Начисление больничных проводки

Содержание

Бухгалтерские проводки по больничному листу при начислении пособия за счет ФСС

Бухгалтеру следует учитывать тот факт, что отражение в бухгалтерском учете операции по начислению пособия по временной нетрудоспособности будет зависеть от причины пребывания на больничном (общее заболевание, бытовая травма, беременность и роды, производственная травма).

★ Книга-бестселлер «Расчет больничного и страховые взносы в 2018» для чайников (пойми как рассчитывать страховые взносы за 72 часа) куплено 3000+ книг

Важно! Чтобы отразить начисление больничного пособия из средств Фонда социального страхования по больничному листу в случае производственной травмы, материнства и нетрудоспособности должны быть открыты отдельные субсчета к счету 69.

ДЕБЕТ

КРЕДИТ Операция, комментарий
69 70
  • Начисление больничного пособия с 4-ого дня пребывания сотрудника на больничном.
  • Выплата пособия по временной нетрудоспособности за весь период пребывания на больничном (если весь больничный оплачивается за счет ФСС).

Дебет субсчета (для расчета по социальному страхованию от несчастного случая на производстве) к счету 69

70

При начислении больничного пособия по случаю получения сотрудником производственной травмы (все дни оплачиваются из средств ФСС).

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Бухгалтерские проводки по больничному листу для предприятий из регионов, не участвующих в пилотном проекте ФСС

Бухгалтерский учет по выплатам пособия по временной нетрудоспособности для компаний из регионов, не участвующих в пилотном проекте Фонда социального страхования, отличается от учета в фирмах из регионов-участником проекта тем, что руководитель заболевшего сотрудника оплачиваем ему пребывание на больничном полностью – как первые 3 дня, так и последующие дни. Соответственно, и проводки по бухгалтерскому учету будут не такими, как во втором случае:

ДЕБЕТ

КРЕДИТ Операция
20 «Основное производство» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Произведено начисление больничного пособия сотруднику за счет работодателя (за 1, 2, 3 день пребывания на болезни)

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

70 Произведено начисление пособия по нетрудоспособности из бюджета Фонда социального страхования
70 68 «Расчеты по налогам и сборам»

Произведено удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) с суммы больничного пособия

70

50 «Касса» или

51 «Расчетные счета»

Произведена выплата больничного пособия сотруднику

Важно! Если сотрудник, оформивший больничный лист, задействован не на основном производстве (которому соответствует ДЕБЕТ счета 20), бухгалтер указывает другой, соответствующий ситуации счет. Это может быть ДЕБЕТ счета 23 «Вспомогательное производство», счета 25 «Общепроизводственные расходы», счета 26 «Общехозяйственные расходы», счета 44 «Расходы на продажу».

Читайте также статью ⇒ “Начисление страховых взносов на больничный лист в 2018 году”.

Экспертное мнение к вопросу о том, какие делаются бухгалтерские проводки по больничному листу при выплате средств с расчетного счета или из кассы

Эксперты Федеральной налоговой службы напоминают бухгалтерам предприятий о том, что до того, как отражать в бухгалтерском учете перечисление средств по листку нетрудоспособности, необходимо произвести удержание НДФЛ, как в случае с заработной платой (ДЕБЕТ счета 70 КРЕДИТ счета 68). Пособие по беременности и родам нельзя облагать НДФЛ.

★ Книга-бестселлер «Расчет больничного и страховые взносы в 2018» для чайников (пойми как рассчитывать страховые взносы за 72 часа) куплено 3000+ книг

В зависимости от того, откуда поступают средства на выплату пособий по временной нетрудоспособности (с расчетного счета предприятия или из наличными кассы), бухгалтерские проводки будут различными:

ДЕБЕТ

КРЕДИТ
70 50

При выплате больничного пособия наличными из кассы

70

51

При выплате пособия по временной нетрудоспособности в безналичной форме с расчетного счета компании

Важно помнить о том, что компенсация больничного Фондом социального страхования производится исключительно на расчетный счет компании, вне зависимости от способа выдачи денежных средств работнику. То есть проводка будет следующая – ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 69 (по КРЕДИТУ необходимо использоваться отдельный субсчет).

Читайте также статью ⇒ “Как рассчитать больничный лист в 2018 году”.

Ответы на распространенные вопросы о том, какие нужно сделать бухгалтерские проводки по больничному листу

Вопрос №1: Какие регионы участвуют в пилотном проекте Фонда социального страхования по состоянию на 2018 год?

Ответ: Полный перечень регионов-участников пилотного проекта ФСС Вы можете посмотреть по следующей .

Вопрос №2: Применимы ли схемы отражения в бухгалтерском учете факта начисления и выплаты пособия по временной нетрудоспособности для регионов, участвующих и не участвующих в пилотном проекте ФСС, в отношении больничного пособия по беременности и родам?

Ответ: Нет, поскольку больничное пособие по беременности и родам полностью оплачивается из средств бюджета Фонда социального страхования, работодатель не оплачивает первые 3 дня пребывания на больничном.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Бесплатная юридическая консультация
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Регион работодателя не участвует в пилотном проекте ФСС

Если регион, в котором ведет деятельность работодатель, не участвует в пилотном проекте ФСС, то всю сумму пособия, причитающегося работнику на основании листка нетрудоспособности, работнику перечисляет работодатель. В этом случае начисление и выплата больничного оформляются следующими проводками:

Операция Проводка
Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет средств работодателя (за первые 3 дня болезни) Дебет счета 20 «Основное производство» — Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Если заболевший работник занят не в основном производстве, то используется счет, соответствующий занятости данного работника (т.е. дебетуется счет 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» или др. )
Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет средств ФСС (за оставшиеся дни болезни) Дебет счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» — Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Удержан НДФЛ из пособия по временной нетрудоспособности Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»
Пособие по временной нетрудоспособности выплачено работнику Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кредит счета 51 «Расчетные счета» или Кредит счета 50 «Касса»

Что такое временная нетрудоспособность

Чтобы правильно определить и указать временную нетрудоспособность в документах, важно знать, по каким признакам утверждается эта категория

Если сотрудник пропускает работу из-за болезни или травмы, полученной на производстве, он имеет право на компенсацию и пособие. Однако, если болезнь или травма не связаны с работой, компенсация в этом случае не полагается. При этом за работником сохраняется право на получение пособий или страхового покрытия по болезни в рамках краткосрочной программы по инвалидности.

Производственные травмы дают сотруднику право на получение пособия

Согласно трактовке ТК временной нетрудоспособностью считается период, течение которого работник не может исполнять свои служебные обязанности.

Временная нетрудоспособность: понятие и классификация

Такая нетрудоспособность классифицируется по двум категориям:

  • временная;
  • постоянная.

Исходя из специфики трудовой деятельности, она может быть общей или профессиональной. Если по ряду причин сотрудник более не может выполнять свои служебные названия согласно должностной инструкции, такую нетрудоспособность признают профессиональной. Но, вместе с этим, на других видах работ сотрудник может быть задействован.

Профессиональная нетрудоспособность предполагает невозможность сотрудника выполнять свои прежние задачи

Вне зависимости от того, произошел ли инцидент на работе или в нерабочее время, каждый рискует стать нетрудоспособным, неспособным работать и нуждаться в помощи в рамках краткосрочного страхования по инвалидности. Это покрытие предоставляет финансовую поддержку для компенсации потерянного дохода, пока сотрудник отдыхает и поправляет свое здоровье.

Определяя степень нетрудоспособности, комиссия учитывает целый спектр факторов:

  • рабочий график;
  • трудовую активность;
  • наличие психического или физического напряжения;
  • общую нагрузку;
  • специфика производства;
  • условия работы и т.д.

Исходя из анализа этих критериев, устанавливается степень и вид нетрудоспособности.

Виды нетрудоспособности

Если сотрудник чувствует себя физически нездоровым, но при этом может продолжать выполнять свои трудовые обязанности, он не считается нетрудоспособным. То есть такой статус может установить только созданная комиссий, которая проведет анализ по нескольким оценочным факторам. Нетрудоспособность объявляется в том случае, если лицо по физическим причинам не может дальше продолжать выполнять свои служебные обязанности.

Причины временной нетрудоспособности

Оценочные критерии, которыми руководствуются врачи для определения нетрудоспособности, зафиксированы ФЗ №323 от 21.11.2011.

ФЗ №323 от 21.11.2011.

Согласно этому документу, врачи должны установить причинно-следственную связь между нормальным состоянием сотрудника и ухудшением его самочувствия. Причинной может стать:

  • болезнь;
  • чрезвычайная ситуация;
  • беременность;
  • карантин;
  • отстранение;
  • уход за тяжелобольными родственниками;
  • санаторное лечение;
  • протезирование.

Наиболее распространенной причиной является болезнь, из-за которой субъект не может полностью выполнять свои служебные обязанности. Чрезвычайная ситуация может возникнуть либо на производстве, либо бытовых услугах, что также фиксируется врачами.

Причины оформления временной нетрудоспособности

При беременности женщина оформляет отпуск по уходу за ребенком, однако этот период также относится к категории временной нетрудоспособности, по которому начисляется пособие. Длительность перерыва в работе по этой причине зависит от количества детей, тяжести протекания беременности, длительности послеродового восстановления.

Чтобы правильно оформить пособие и произвести начисление больничного пособия, необходимо после родов предоставить справку руководству. Только после этого оформляется отпуск по уходу.

При карантине сотрудник также не может выполнять свои должностные обязанности, так как его рабочее место является опасным и временно недоступным. Работник либо полностью отстраняется от выполнения служебных обязанностей, либо его предоставляется замена места.

Карантин может стать причиной для временной нетрудоспособности целого штата сотрудников

Не всегда только ухудшение здоровья является причиной временной нетрудоспособности. При отстранении сотрудника от занимаемой должности, ему оформляется также статус временной нетрудоспособности. При этом причина отстранения может быть самой разной: несоответствие квалификации, лишение водительских прав, несданная аттестация и т.д.

В ходе разбирательства, вплоть до момента возвращения на службу или увольнения, работнику оформляется статус временной нетрудоспособности. Далее уже руководство определяет дальнейшие меры:

  • понижение должности;
  • перевод на другие условия труда;
  • повышение квалификации;
  • образовательные курсы и т.д.

Во избежание увольнения начальство может принять решение об отправке сотрудника на курсы повышения квалификации

При этом сотрудник не увольняется, а временно отстраняется от работы с сохранением пособия по временной нетрудоспособности.

Временная нетрудоспособность по уходу за больным родственником

Также причиной оформления временной нетрудоспособности может стать уход за тяжелобольными родственниками. При оформлении отпуска по уходу за матерью, отцом или ребенком, сотрудник может рассчитывать на получение такого пособия. Однако продолжительность периода имеет ограничения. Тогда сотрудник оформляет у врача стандартный больничный, где указывается причина недееспособности пациента. При этом выплата пособия идет не из фонда работодателя, а из фонда соцстраха. Работнику оплачивается больничный по среднему трудовому заработку.

При оформлении листа нетрудоспособности учитывается код, указывающий на то, за каким родственником ухаживает сотрудник

Для каждого из родственников предусмотрен свой код ЛН:

  • 38 – мать;
  • 39 – отец;
  • 42 – другой родственник.

Временная нетрудоспособность может быть установлена при санаторном лечении только в том случае, если врач определяет необходимость проведения такой реабилитации. Медицинский работник должен подтвердить, что без принудительного лечения здоровье сотрудника может ухудшиться.

Еще одной причиной, которая является основанием для оформления временной нетрудоспособности, является процесс усыновления ребенка (не старше трех месяцев). К такой ситуации применимы все правовые стандарты декрета.

Правила оформления временной нетрудоспособности

Учитывая то, что больничные выплачиваются не из основного фонда заработной платы, а из соцстраха, любому руководителю важно вернуть эти средства. Так как изначально работнику переводит деньги сама компания, а ей уже возвращает пособие соцстрах на основании предоставленных документов.

ФСС может отказать в выплате пособий

Поэтому на бухгалтере лежит ответственность за правильность оформления больничного, иначе деньги государственным органом могут быть не возвращены. При этом компания не может взыскать обратно деньги с работника. Поэтому руководство и бухгалтерия должны быть хорошо осведомлены о том, какие именно факторы могут повлиять на отрицательное решение ФСС в финансировании по предоставленному ЛН.

К основным причинам, из-за которых страховщик может не произвести выплаты являются:

  • на ЛН не стоит печать медицинского учреждения;
  • неправильно указана дата начала и окончания больничного;
  • неправильный бланк;
  • не стоит подпись лечащего врача;
  • в документе допущены ошибки, исправления;
  • неправильно написано наименование организации, ее код;
  • бланк заполнен не медицинским учреждением, а самим работником;
  • не проставлен код (причина) болезни.

Также при приеме больничного листа от работника, необходимо обратить внимание на продолжительность периода.

Образец заполнения бланка ЛН

Врач может самостоятельно определять временную нетрудоспособность на срок до 15 дней. При ситуации, когда сотрудника требуется больше времени для реабилитации, выздоровления, назначается специальная врачебная комиссия.

Порядок назначения пособия по временной нетрудоспособности

Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от общего трудового стажа, категории субъекта. Сотрудник имеет право на 100% выплату пособия согласно своему среднему заработку при наличии трудового стажа не менее 8 лет. Также в полном объеме зарплата выплачивается субъекту, который имеет статус инвалидности.

Ниже приведена таблица, в которой указаны причины, при которых сотруднику полагается полное возмещение его заработной платы в случае временной нетрудоспособности.

Таблица 1. Причины нетрудоспособности и степень их возмещения

Основание для нетрудоспособности 100% оплата
Заболевание, травма (на производстве, в быту) 8 лет
По болезни ребенка (при условии его лечения в стационаре) 8 лет
По болезни ребенка (при условии его лечения амбулаторно) 8 лет. Дополнительно оформляется лист нетрудоспособности на срок до 10 дней.
Уход за родственником 8 лет

В иных условиях, при наличии меньшего стажа, сотруднику из ФСС возместится до 80% заработной платы. На полное возмещение зарплаты имеют также льготные категории лиц (чернобыльцы, инвалиды, матери, воспитывающие детей самостоятельно, матери, воспитывающие большее трех детей). Если женщина замужем за военнослужащим и оформлена по договору, то при оформлении ЛН ей также полагается полное возмещение его заработка.

Размер пособия по временной нетрудоспособности

К особой категории лиц, которым полагается полная выплата пособия, относятся и доноры крови. Условием является не мене 5-ти кратная сдача крови для мужчин и трехкратная для женщин. Оформление больничного должно быть выполнено не позднее календарного года с даты последней сдачи крови. Если прошло более одного года, то выплата пособия рассчитывается на общем основании.

Оформление нетрудоспособности без назначения выплаты

Бывают случаи, когда сотруднику вместо положенных 80 % ФСС произведет выплату только 50 %. Причиной может стать факт получения травмы во время опьянения, либо заболевание вследствие несоблюдения предписаний врача. Если увечье или травма получены во время прогула работы, то ЛН будет оформлен в любом случае, а вот выплата пособия по документу составит только 50 %.

Выплата производится из бюджета ФСС

Такие ситуации достаточно спорные и часто решаются в судебном порядке. Также многие вопросы остаются в компетенции руководителя предприятия. Например, управленец может полностью отказать в выплате пособия, если будет доказан факт ухудшения здоровья по причине уклонения от прохождения регулярного медицинского осмотра. Неявка к врачу, утаивание симптомов, намеренное причинение себе травм с целью уклонения от работы тоже относится тоже к этому. Но для доказательства такого нарушения, руководству придётся предоставить документальное подтверждение.

Работодатель может отказать в выплате в ряде случаев при отказе сотрудника посетить врача

Если же компенсация за больничный частично будет переведена, а уже после будет доказан факт мошенничества, то руководитель предприятия может взыскать возврат денег в судебном порядке.

Расчет и выплата компенсации по временной нетрудоспособности

Порядок выплаты пособия зависит от нескольких факторов:

  • вид ЛН;
  • продолжительность трудового стажа;
  • формат лечения.

О том, какими способами можно узнать свой трудовой стаж можно прочесть ниже.

Как рассчитывается трудовой стаж

При беременности, независимо от стажа, заработная плата по ЛН выплачивается в полном объеме. Стаж работы на этом предприятии должен составлять не менее 6 месяцев. При длительном амбулаторном лечении, ФСС может снизить выплату пособия почти вдвое.

Воспользуйтесь калькулятором расчета выплаты пособия по беременности и родам 2019г.

Для определения расчета больничного, бухгалтер берет в учет заработную плату сотрудника за 24 месяца. Но независимо от размера зарплаты, ФСС устанавливает верхнюю границу при выплате такого пособия. Если трудовой стаж меньше 24 месяцев или полученный средний заработок ниже отметки МРОТ, то компенсация назначается в размере МРОТ (из расчета количества дней нетрудоспособности).

Правила начисления пособия

В 2019 году расчет по среднему МРОТ за день составляет 311,96 рублей. При этом коэффициент уменьшения пособия (по стажу) будет применен даже к минимальному начислению. Например, если общий стаж составляет менее 5 лет, то сотруднику будет выплачено только 60 % от этой суммы.

Особенности бухгалтерской проводки по больничному пособия

Последовательность бухгалтерской проводки по временной нетрудоспособности происходит в следующем порядке:

  • сотрудник приносит правильно оформленный ЛН;
  • специалист производит расчет среднего заработок сотрудника;
  • производится сверка полученного СЗ с МРОТ на текущий год;
  • происходит расчет общей суммы больничного;
  • удерживается налог;
  • осуществляется расчет с сотрудником;
  • происходит передача документов в ФСС для возмещения средств из бюджета государственного органа.

Для того, чтобы получить компенсацию потраченных на оплату больничного средств, бухгалтер направляет отчет в ФСС

Согласно ФЗ-255 от 29.12.2006. работодатель, принимая на работу сотрудника, обязуется выплачивать ему пособие по временной нетрудоспособности в первые три дня болезни. Если отсутствие на работе по этой причине превышает три дня, то все последующие дни выплачиваются из фонда социального страхования. Пособие по беременности, инвалидности выплачивается с первого дня из ФСС.

Бухгалтерский учет больничного пособия

Чтобы получить пособие, необходимо правильно оформить ЛН и обратиться в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления документа, устанавливает соответствие ЛН утвержденным стандартам и сверяет количество нетрудоспособных дней с информацией по табелю учета рабочего времени.

Коды для фиксации причины в табеле

Такой документ ведется на всех предприятиях и лицо, ответственное за его заполнение, в обязательном порядке фиксирует отсутствие работника с указанием причины. В случае временной нетрудоспособности (больничного) в графе ставится соответствующий код. Отметка может быть выполнена в цифровом или буквенном назначении. Руководство самостоятельно определяет формат ведения документа.

Согласно ТК, выплата больничных должна быть осуществлена точно в срок. При обнаружении нарушения (неправильного начисления, несвоевременной выдачи денег), работодателю грозит штраф. Согласно ФЗ-255 выплата по больничному листу должна быть произведена в десятидневный срок после даты получения ЛН от сотрудника.

У работодателя есть десять дней на то, чтобы оплатить сотруднику больничный

Пособие, согласно законодательству, выплачивается из бюджета ФСС. Но есть ряд установленных случаев, когда компенсация может быть выполнена полностью (или частично) из средств работодателя.

Пример проводки

Сотрудник находился на больничном с 01.05.2018 по 10.05.2018. 11 05.2018 он приступал к работе и принес правильно оформленный ЛН. По итогам расчетам сумма выплат составила 890 руб за каждый день. За первые три дня начислена сумма 2670 руб за счет работодателя. За 7 дней – 6230 из ФСС.

Право на налоговые вычеты отсутствует.

Проводка такого пособия идентична и выплатам заработной платы. Единственное отличие – указание источника выплаты. Выплата средств из фонда предприятия отмечается в проводке на счетах «Д 20» и «К-70». Из средств ФСС – на счетах Д- 69 и К-70.

Код проводки

Все начисления по временной нетрудоспособности сотрудника, которые впоследствии возмещаются из ФСС, фиксируются в бухгалтерской отчетности на счету 69.

Счет кредит — обозначение всех начисленных пособий.

Счет дебета — фактические выплаты сотрудникам.

При выплате пособия, с сотрудника также удерживает НДФЛ. Исключение составляет случай с декретом. Независимо от причины оформления больничного и формата лечения, страховыми взносами пособие не облагается.

Из пособия всегда вычитается подоходный налог

Как рассчитывается больничный лист

Пособие по временной нетрудоспособности начисляется на основании больничного листа, со всеми необходимыми отметками и печатями. Больничный выплачивается сотруднику если болеет он сам или он ухаживает за больным родственником.

Размер выплаты зависит от стажа работника:

  • Если общий трудовой стаж меньше 5 лет, сотруднику выплачивается 60% от среднего заработка
  • Если общий трудовой стаж меньше 8 лет, сотруднику выплачивается 80% от среднего заработка
  • Если общий трудовой стаж больше 8 лет, сотруднику выплачивается 100% от среднего заработка

Средний заработок рассчитывается, как сумма выплат за предыдущие 2 года и делится на 730. Если в течение этих двух лет у сотрудника были дни болезни, то их вычитают из 730, а суммы выплат – из общего заработка.

При смене места работы сотрудник предоставляет новому работодателю справку с прошлой работы, чтобы можно было начислить пособия. При ее отсутствии организация делает запрос о сумме зарплаты за предыдущие два года в ПФ.

Если у сотрудника не было заработка за предыдущие 2 года, ему выплачивают пособие, исходя из МРОТ. Сумму МРОТ (5965 руб.) умножают на 24 месяца и делят на 730. Получают значение 196,10 – среднедневной заработок. Его умножают на процент, в зависимости от трудового стажа, и только после этого – на количество дней по больничному листу.

Первый три дня по больничному работодатель выплачивает за счет своих денег, остальные – возмещает ФСС.

Начисление пособия по временной нетрудоспособности отражают записью Дебет 69.1 Кредит 70, выплата – Дебет 70 Кредит 50 (51). Выплачивают пособие в день зарплаты или аванса.

Начисление больничного за счет ФСС

Проводки по начислению больничного листа за счет соцстраха зависят от того, было ли заболевание связано с производственной травмой или нет. Для отражения расчетов по соцстрахованию в связи с нетрудоспособностью или материнством и расчетов по соцстрахованию от производственных травм открываются отдельные субсчета к счету 69.

Начиная с четвертого дня больничного листа, при обычных заболеваниях выплата осуществляется за счет средств соцстраха. Начисление этой части пособия отражается операцией:

Дт соответствующего субсчета к счету 69 Кт 70.

Такой же проводкой будет начислена оплата всей продолжительности декретного больничного.

Если больничный был выдан в связи с производственной травмой (код причины нетрудоспособности — 04), то при проведении расследования и оформлении соответствующих документов начисление производится в соответствии с нормами ст. 9 закона «Об обязательном соцстраховании от несчастных случаев и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Эти нормы предусматривают оплату всех дней нетрудоспособности за счет средств соцстраха.

Начисление больничного в связи с производственной травмой отражается проводкой:

Дт субсчета к счету 69 для расчетов по соцстрахованию от несчастных случаев Кт 70

Проводки по перечислению пособия по болезни: выплата из кассы, с расчетного счета

Прежде чем делать перечисление по больничному листу, необходимо с общей суммы начисленного пособия удержать НДФЛ. Данная операция отражается так же, как и при удержании налога с обычной зарплаты:

Дт 70 Кт 68.

ВНИМАНИЕ! Пособие по БиР не облагается подоходным налогом (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Перечислить пособие необходимо вместе с ближайшей зарплатой. Это прописано в п. 8 ст. 13 закона 255-ФЗ. Выплата пособия отражается аналогично операциям по выплате заработной платы:

  • Дт 70 Кт 50 при выплате наличными;
  • Дт 70 Кт 51 при выплате с расчетного счета.

Возмещение больничного соцстрахом производится только на расчетный счет предприятия, независимо от того, как выплачивалось пособие сотруднику. Получение пособия от соцстраха отразится проводкой Дт 51 Кт 69. По кредиту будет использован соответствующий субсчет.

ВАЖНО! В регионах проведения пилотного проекта ФСС перечисляет пособие напрямую на счет сотрудника, минуя работодателя. Следовательно, страхователи, осуществляющие деятельность в данных субъектах РФ, в бухучете фиксируют только ту часть пособия, которая выплачивается за счет собственных средств, т. е. за первые 3 дня болезни.

Какие регионы участвуют в пилотном проекте ФСС, см. .

Итоги

Большинство проводок по начислению и выплате больничного не отличаются от зарплатных. Начисление части пособия за счет средств соцстраха отражается на соответствующих субсчетах 69 счета. Работодатели, участвующие в пилотном проекте, пособие за счет ФСС в бухучете не отображают.

Согласно п. 1 ст. 1 Федерального закона от 22.12.2005 N 180-ФЗ
(как и в предыдущий год) пособие по временной нетрудоспособности, наступившей
в результате заболевания или травмы, выплачивается застрахованному за первые
два дня временной нетрудоспособности за счет средств работодателя, а с третьего
дня временной нетрудоспособности — за счет средств Фонда социального страхования.

И. ЧВЫКОВ- ведущий эксперт АКДИ «Экономика и жизнь»

При других случаях временной нетрудоспособности (по уходу за
заболевшим членом семьи или ребенком, при карантине, протезировании, искусственном
прерывании беременности и в других случаях, определенных нормативными актами),
а также в связи с беременностью и родами пособия выплачиваются с первого дня
нетрудоспособности за счет средств ФСС России.

Выше мы уже говорили о том, что период временной нетрудоспособности
исчисляется в календарных днях. А вот оплачиваются только фактически пропущенные
из-за нетрудоспособности рабочие дни (часы), предусмотренные графиком работы.

ПРИМЕР.
Правилами внутреннего трудового распорядка установлена
5-дневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем.
Нетрудоспособность у работника наступила 28
апреля и продолжалась по 4 мая 2006 г.
Как установлено Законом N 180-ФЗ, первые два
дня нетрудоспособности оплачивает работодатель, а с третьего дня — Фонд социального
страхования.
28 апреля — рабочий день, предусмотренный графиком
работы, а 29 и 30 апреля — выходные. Кроме того, 1 мая — нерабочий праздничный
день.
В этом случае за счет средств работодателя оплачивается
только один день — 28 апреля. Но и за счет средств ФСС России подлежат оплате
дни нетрудоспособности, которые были по графику рабочими, т.е. со 2 по 4 мая
2006 г.
Если два первых дня нетрудоспособности приходятся
на выходные дни, то работодатель не должен оплачивать за счет своих средств
ни одного дня. Все остальные рабочие дни, пропущенные из-за болезни, оплачиваются
за счет средств ФСС России.
Подтверждает справедливость такого подхода и
ФСС России в письме от 15.02.2005 N 02-18/07-1243.
Бывают случаи, когда работодатели составляют
графики работы без учета положений Трудового кодекса РФ. Это приводит к совершенно
неожиданным для работодателей результатам.

Арбитраж

ФАС Волго-Вятского округа рассмотрел такой спор между организацией и ФСС
России. Два работника были нетрудоспособны соответственно с 28 по 30 декабря
2000 г. и 31 января 2001 г. За эти дни им были выплачены пособия по временной
нетрудоспособности.

К моменту нетрудоспособности один работник отработал 191 час при месячной
норме 159 часов, а второй — 177 часов при месячной норме 160 часов, что превышает
установленную законодательством продолжительность рабочего времени.

ФСС данные выплаты к зачету не принял, посчитав, что, поскольку месячная
норма рабочего времени к этому времени работниками уже была выполнена, эти
дни согласно действующему законодательству должны быть для этих работников
выходными.

Суд установил, что согласно пунктам 27, 29 — 31, 44, 72, 73 Положения о порядке
обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию, утвержденного
Постановлением Президиума ВЦСПС от 12.11.1984 N 13-6, пособие по временной
нетрудоспособности выплачивается только за рабочие дни, пропущенные вследствие
нетрудоспособности. Такие рабочие дни определяются на основании графика работы,
составленного в пределах установленной законодательством нормы часов рабочего
времени. Нормальная продолжительность рабочего времени работников на предприятиях,
в учреждениях, организациях не может превышать 40 часов в неделю.

Доказательств того, что на предприятии установлен суммированный учет рабочего
времени и что превышение нормальной продолжительности рабочего времени вызвано
привлечением работников к сверхурочным работам, организация не представила.

Поэтому суд признал, что ФСС России правомерно отказал в зачете выплаченных
сумм пособий по временной нетрудоспособности сверх нормативной продолжительности
рабочего времени (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22.07.2002 N
А29-10163/01А).

В тех же случаях, когда работодатель трудовое законодательство соблюдает,
попытки ФСС России сэкономить свои средства не удаются.

Арбитраж

ФАС Волго-Вятского округа рассмотрел спор организации с отделением ФСС России.
Суть спора заключалась в следующем. Для работников был установлен суммированный
учет рабочего времени с учетным периодом, равным одному году. При расчете
пособия по временной нетрудоспособности ОАО определяло количество пропущенных
часов работы по графику работы, который в месяце болезни превышал нормальную
продолжительность рабочего времени.

ФСС России при проверке организации использовал в качестве учетного периода
месяц, а не год и сделал вывод о незаконной выплате организацией работникам
пособий по временной нетрудоспособности за часы, превышающие нормальную продолжительность
рабочего времени. Фонд ссылался при этом на ст. 91 ТК РФ и утверждал, что
график работы не может превышать 160 часов в месяц.

Организация обратилась в арбитражный суд с иском о признании незаконным решения
Фонда.

Суд установил, что порядок и условия, касающиеся выплаты пособия по временной
нетрудоспособности, в рассматриваемой ситуации определяются на основе Постановления
Совмина СССР и ВЦСПС от 23.02.1984 N 191 и Положения о порядке обеспечения
пособиями по государственному социальному страхованию, утвержденного Постановлением
Президиума ВЦСПС от 12.11.1984 N 13-6.

Рабочие дни определяются на основании графика работы, составленного
в пределах установленной законодательством нормы часов рабочего времени. В
рассматриваемом случае Фонд не представил в суд доказательств того, что графики
были составлены с нарушением требований трудового законодательства и соответственно
дни, по которым отказано в зачете расходов по пособиям, являлись нерабочими
днями. Поэтому суд признал, что оплата пособий по временной нетрудоспособности
была произведена правильно (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 09.06.2003
N А29-8385/02А).

Налоговый учет

При исчислении прибыли расходы работодателя на оплату первых
двух дней нетрудоспособности включаются в расходы как прочие расходы, связанные
с производством и реализацией (подп. 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Работодатели могут застраховать своих работников на случаи
временной нетрудоспособности. Для того чтобы включить страховую премию
в расходы, необходимо выполнить несколько условий (подп. 48.2 п. 1 ст. 264 НК
РФ):

  • — страховая организация должна иметь лицензию на этот вид деятельности;
  • — выплаты работникам пособий по временной нетрудоспособности за первые два
    дня будут производиться страховщиком;
  • — сумма страховой выплаты работникам по договорам не превысит размера
    пособия по временной нетрудоспособности за первые два дня, исчисленного из
    ограничения в 15 000 руб.;
  • — совокупная сумма взносов работодателя и взносов по договорам добровольного
    личного страхования, заключаемым исключительно на случай наступления смерти
    застрахованного работника или утраты застрахованным работником трудоспособности
    в связи с исполнением им трудовых обязанностей, не должна превышать 3% от
    суммы расходов на оплату труда.

Работодатель может доплачивать работникам сверх сумм пособий
по временной нетрудоспособности, которые рассчитаны исходя из норм законодательства
о социальном страховании, и предусмотреть это условие в коллективных или трудовых
договорах. Логичен вопрос: можно ли учесть такую доплату в расходах при исчислении
налога на прибыль?

Минфин России в письме от 04.05.2005 N 03-03-01-04/2/74 дает
утвердительный ответ. Он считает, что размер фактически выплачиваемого
работодателем пособия по временной нетрудоспособности, исчисленного согласно
трудовым договорам и законодательству Российской Федерации, может превышать
сумму установленного ограничения. Это превышение включается в расходы при исчислении
налога на прибыль как расходы на оплату труда по п. 15 ст. 255 НК РФ.

Но одновременно Минфин обращает внимание, что сумма, выплачиваемая
работнику сверх исчисленного в соответствии с законодательством пособия, подлежит
обложению ЕСН в общем порядке.

Бухгалтерский учет

Пособие по временной нетрудоспособности, наступившей в результате
заболевания или травмы, выплачивается работнику за первые два дня за счет средств
работодателя, а с третьего дня — за счет средств Фонда социального страхования.

Отражение в бухгалтерском учете расходов на выплату пособий
за счет средств ФСС России не изменилось: эти суммы отражаются по дебету счета
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсчет «Расчеты по социальному
страхованию», в корреспонденции с кредитом счета 70 «Расчеты с персоналом по
оплате труда».

Оплата первых двух дней нетрудоспособности относится к расходам
работодателя. Поскольку эти расходы связаны с затратами на содержание персонала
организации, их следует признать расходами по обычным видам деятельности по
правилам ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Как предусмотрено п. 8 ПБУ 10/99, при формировании расходов
по обычным видам деятельности организация должна обеспечить их группировку по
следующим элементам:

  • материальные затраты;
  • затраты на оплату труда;
  • отчисления на социальные нужды;
  • амортизация;
  • прочие затраты.

Так вот суммы на оплату первых дней нетрудоспособности следует
включать в прочие затраты и учитывать на тех счетах бухгалтерского учета затрат
на производство (расходов на продажу), на которые отнесены затраты по оплате
труда работников, получающих пособия (см. письмо Минфина России от 06.05.2005
N 07-05-06/132).

ПРИМЕР.
Правилами внутреннего трудового распорядка установлена
5-дневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем.
Нетрудоспособность у работника наступила 28
апреля и продолжалась по 4 мая 2006 г.
28 апреля — рабочий день, предусмотренный графиком
работы, а 29 и 30 апреля — выходные. Кроме того, 1 мая — нерабочий праздничный
день.
За счет средств работодателя нужно оплатить
один день — 28 апреля, а за счет средств ФСС России — со 2 по 4 мая 2006 г.
Непрерывный трудовой стаж работника к моменту
наступления нетрудоспособности — более 8 лет, поэтому он имеет право на получение
пособия в размере 100% среднего заработка.
Средний дневной заработок работника за расчетный
период с 1 апреля 2005 г. по 31 марта 2006 г. составил 740 руб.
Поскольку непрерывный стаж работника более 8
лет, то для определения максимального размера пособия принимаем сумму среднедневного
заработка — 740 руб.
Максимально возможный размер дневного пособия
исходя из количества рабочих дней в каждом месяце нетрудоспособности составит:
— в апреле — 750 руб. (15 000 руб. : 20 дней);
— в мае — 714,29 руб. (15 000 руб. : 21 день).
За один день — 28 апреля 2006 г. — пособие работнику
выплачивается из расчета среднего дневного заработка в 740 руб., поскольку
максимальный размер пособия в этом месяце — 750 руб.
За период со 2 по 4 мая 2006 г. пособие работнику
выплачивается из расчета 714,29 руб., так как эта сумма меньше его среднего
заработка (740 руб.). Сумма пособия за счет средств ФСС России составит 2142,87
руб. (714,29 руб. х 3 дня).
В бухгалтерском учете на эти суммы делаются
следующие проводки:
Дебет 20 (23, 26, 29, 44) —
Кредит 70 — 740 руб. — начислено пособие по
временной нетрудоспособности за счет средств работодателя;
Дебет 69/1 — Кредит 70 — 2142,87 руб. — начислено
пособие по временной нетрудоспособности за счет средств ФСС России.
Суммы начисленного пособия по временной нетрудоспособности
облагаются НДФЛ на общих основаниях независимо от источника их выплаты (п.
1 ст. 217 НК РФ) по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Начисление НДФЛ отражается
по дебету счета 70 и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Основания для начисления декретных сумм

Главной задачей государства является обеспечение своего населения достойным уровнем жизни и оказание необходимой социальной и материальной поддержки. Помимо этого, рождение каждого конкретного ребенка влияет на улучшение демографического положения страны. Вследствие приведенных причин законодательство РФ регламентирует обеспечение женщины в течение ее беременности, а также дальнейшего ухода за ребенком вплоть до 3 лет.

Материальная помощь может назначаться женщине на таких основаниях:

  • врач фиксирует наличие беременности на ранних сроках;
  • по факту протекания беременности и дальнейших родов;
  • по факту рождения ребенка матери обеспечивается пособие на новорожденного;
  • при оформлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет;
  • возмещение в объеме 50 руб. каждый месяц при оформлении отпуска по уходу за отпрыском до 3 лет.

Так, женщина должна состоять на учете у ведущего ее беременность гинеколога, который оформляет листок нетрудоспособности на 30 неделе беременности. Больничный лист оформляется на 140 дней при стандартной беременности (70 дней до и 70 дней после родов). Также в случае наличия осложнений могут быть добавлены дополнительные дни. В случае многоплодной беременности больничный оформляется уже на 28 неделе, и его продолжительность составляет 194 дня.

Пособие может назначаться таким категориям женщин:

  • имеющим официальное трудоустройство;
  • частным юристам и нотариусам, а также частным в случае добровольного оформления страхового соглашения с ФСС;
  • нетрудоустроенным гражданкам, если они состоят на учете в центре занятости;
  • студенткам очной формы обучения;
  • военнослужащим женщинам.

Кто осуществляет выплаты декретных средств

В большинстве случаев молодые родители не задаются вопросом о том, кто выплачивает декретные суммы. Тем не менее, всем субъектам, получающим подобные выплаты, рекомендуется быть информированными об органе, который осуществляет начисления.

Так, исходя из ФЗ № 255 от 29.12.2006г. «Об обязательном социальном страховании при временной нетрудоспособности и в связи с материнством», исчисление и предоставление декретных сумм, пособия по БиР, а также пособия по уходу за малышом сотрудницы, осуществляет наниматель. Впрочем, ФСС РФ впоследствии должен возместить затраченные на рассматриваемые выплаты средства работодателю.

Общая схема данной процедуры проходит по таким этапам:

  1. Сотрудница предоставляет руководителю предприятия лист нетрудоспособности на основании беременности. Затем женщиной составляется заявление по установленной форме с прошением обеспечить ей отпуск и соответствующие выплаты в связи с рождением малыша и уходом за ним. В данной ситуации субъекту рекомендуется заранее выяснить, кто оплачивает декретный отпуск: работодатель или государство, а также в какие сроки будет начислено пособие. Это позволит избежать конфликтов в случае, если срок выплаты будет нарушен, и придется выяснять виновника нарушения.
  2. На основании предоставленных бумаг управленец исчисляет положенные суммы предполагаемого пособия, требуемого к начислению.
  3. Затем сотрудница получает пособие путем перечисления денежных средств на ее банковский счет или посредством выдачи финансов из кассы. В данных условиях также важно быть информированной о том, кто выплачивает декретные: государство или работодатель. Это позволит оперативно разрешить конфликт в случае обнаружения меньшей суммы, чем законодательно положено беременной.
  4. При сдаче соответствующего отчета в ФСС управленец указывает сведения о беременной сотруднице, а также предоставляет оправдательные документы (заявление подчиненной, лист ее временной нетрудоспособности) и прошение о возмещении затраченных сумм на декретные выплаты.
  5. ФСС анализирует предоставленные бумаги, а также осуществляет проверку подлинности бумаг. В случае если к работодателю нет вопросов или претензий, осуществляется возмещение финансовых средств.

Основания, по факту которых ФСС откажет работодателю в возмещении декретных сумм

В части того, кто оплачивает декретный отпуск, ФСС может осуществлять возмещения только после тщательной проверки предоставленных бумаг. В частности, проверяются подлинность документов, а также правильность их оформления. Большое значение имеет также грамотность осуществленного исчисления декретных сумм.

Вследствие обнаружения ошибок в расчетах, соцстрах может не только пересчитать объем возмещаемых средств, но и вовсе отказать в компенсации. Причинами отказа от возмещения могут стать:

  • образование сотрудницы не соответствует занимаемой ей должности, отсутствие у субъекта требуемой квалификации для исполнения конкретных обязанностей;
  • излишне высокая заработная плата сотрудницы, исходя из ее должности и тех обязанностей, которые она исполняет;
  • ввод должности сотрудницы в штатное расписание незадолго до ее ухода в декрет;
  • существенное увеличение заработной платы подчиненной незадолго до ее ухода в декрет;
  • декретное пособие было предоставлено женщине в тот момент, когда она фактически исполняла свои трудовые обязанности.

Также сотрудников соцстраха может насторожить факт, если женщина принимается на работу незадолго до ее ухода в декрет. Особенно неправдоподобно данные обстоятельства выглядят в том случае, если женщина до этого не работала или в ее трудовой деятельности был существенный перерыв.

Порядок отражения в бухгалтерском учете пособия по беременности и родам (БиР)

Средняя длительность периода временной нетрудоспособности сотрудницы по факту беременности и родов – 140 дней. Однако нередки случаи, когда женщина продолжает исполнять свои трудовые обязанности уже после начала больничного. В таких обстоятельствах пособие будет начисляться только на те дни, когда женщина фактически находилась в отпуске по БиР и занималась своими личными делами. За рабочие дни, несмотря на оформленный больничный, будет начисляться только заработная плата.

Ввиду того, что пособие по БиР возмещается работодателю за счет средств соцстраха, проводка по начислению средств выглядит так: Дт 69 – Кт 70. Выплата пособия отражается таким образом: Дт 70 – Кт 50 (51).

Однако, отвечая на вопрос о том, кто оплачивает декретные: государство или работодатель, можно сказать, что оплата пособия государством напрямую сотрудницам может осуществляться только в определенных условиях. В частности, для тех структур, которые являются компаниями-участницами проекта соцстраха «Прямые выплаты», факт отсутствия женщины, ожидающей ребенка, будет явен только из табеля учета рабочего времени. То есть, в бухучете подобная выплата по БиР не отражается, так как пособие напрямую сотруднице перечисляется со счетов ФСС. Тем не менее, за сохранность всей сопутствующей документации ответственность несет работодатель.

Доплата к пособию по беременности и родам, проводки по данной операции в условиях сложных родов

Исходя из Инструкции Министерства здравоохранения РФ № 01/97 от 23.04.1997г., женщинам может полагаться дополнительный период отпуска в связи с БиР, в таких ситуациях:

  • роды оказались сложными или дали осложнения – дополнительные 16 дней отдыха;
  • женщина родила двое детей или больше за один раз – дополнительный отпуск составит 54 дня.

Максимальный период отпуска по БиР составит 194 дня. Предполагается, что если роды проходили тяжело, и женщина выносила двух и более детей, дополнительные дни отдыха не суммируются.

Для исчислений выплат по дополнительному отпуску используются те же принципы, что и при первичном расчете начислений. Однако необходимо оформить дополнительные дни отдыха как продолжение основного листа по временной нетрудоспособности в связи с родами. В противном случае, если врачом не было указано, что продолжение отпуска является дополнением к уже назначенному отдыху, для исчисления пособия рекомендуется использовать новый расчетный период. Это поможет избежать споров с соцстрахом.

Рассматриваемая доплата за дополнительный отдых родившей женщине будет отражаться на счетах бухгалтерского учета так же, как и основные операции по больничному листу, в частности: Дт 69 – Кт 70 и Дт 70 – Кт 51.

Порядок отражения в бухгалтерском учете пособия по БиР с условием доплаты до заработка за счет нанимателя

Нередко средняя заработная плата сотрудницы, используемая для исчисления пособия, является ниже реального заработка в месяц. Управленец вправе предусмотреть возмещение разницы между пособием, исчисленным по правилам соцстраха, а также фактическим заработком женщины, за счет средств компании. Однако право на подобную процедуру обязательно должно фиксироваться в тексте трудового соглашения с подчиненной. В случае отсутствия подобного положения принятие подобных расходов к учету в разрезе налогообложения прибыли или для исчисления единого налога на УСН является противоправным.

Бухгалтерские проводки для начисления пособия по беременности и родам за счет компании будут зависеть от принятого счета учета затрат на предприятии. В частности:

  • в компании, занимающейся предоставлением услуг, проводка пособия по БиР будет такая: Дт 20 (23, 25, 26) – Кт 70;
  • для торговых компаний начисление пособия представляет такую бухгалтерскую процедуру: Дт 44 – Кт 70;
  • если сотрудница выполняла обязанности, которые напрямую не связаны со сферой деятельности компании, проводка может быть такой: Дт 91 – Кт 70.

Также, если пособие начисляется от нанимателя, он также должен рассчитать от этой суммы НДФЛ и начислить страховые суммы на объем доплаты.

Порядок действий при отказе или задержке работодателя в выплате декретных средств

Также нередки случаи, когда ФСС осуществляет свои обязанности оперативно, то есть перечисляет работодателю финансы еще до момента фактической выплаты. В свою очередь управленец не спешит передавать деньги подчиненной или игнорирует необходимость выплат в принципе.

В такой ситуации рекомендуется действовать следующим образом:

  1. Наиболее простым выходом из сложившейся ситуации станет диалог с работодателем. Женщине необходимо в первую очередь выяснить, нет ли ошибки при оформлении платежного документа – ошибок в номере счета или любого иного недоразумения. В случае сознательного отказа работодателя от выплаты, сотруднице рекомендуется объяснить начальнику, что подобное поведение – прямое нарушение законодательства.
  2. В случае, когда работодатель продолжает игнорировать обязанность предоставить подчиненной декретные выплаты, ей необходимо направить жалобу в фонд соцстраха по адресу расположения нанимателя. Так, ФСС может повлиять на поведение управленца. Однако, если влияния ФСС оказалось недостаточно, субъект вправе обратиться с соответствующим заявлением в прокуратуру.
  3. Помимо жалобы в соцстрах, также правомерно направиться сразу в суд. Если судья вынесет решение в пользу беременной гражданки, ее декретные средства будут взысканы с нанимателя в принудительном порядке.

Таким образом, проводки по выплате пособия по беременности и родам будут зависеть от источника финансирования указанной выплаты. Так, если денежные средства предоставляет соцстрах, начисление фиксируется по дебету 69 счета. Однако если источником выступает работодатель, начисление будет производиться на счете учета затрат, который применяется при отражении в бухучете зарплаты.