Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства

Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства Статьи и интервью 16.09.2006

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур — от момента создания документов до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТа Р’6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения.

Например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированная в Минюсте РФ27.01.06, рег. № 7418, устанавливает порядок ведения делопроизводства в министерствах, службах, агентствах.

В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций.

Инструкция по ведению делопроизводства в организации

Основным локальным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации (далее — Инструкция), закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности органи­зации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации.

Однако с практической точки зрения целесообразней показать в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающий обработку документов из специальных (функциональных) групп (кадровых, бухгалтерских и т. д.).

Структура Инструкции

Инструкция может включать различные разделы, основными из которых являются:

• общие положения;

• состав документов организации;

• подготовка документов, организация документооборота;

• информационно-поисковая система организации;

• контроль исполнения документов;

• организация документов в делопроизводстве;

• передача документов на архивное хранение.

В «Общих положениях» указывается, в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние и совершенствование делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами. Здесь же устанавливается порядок ввода Инст­рукции в действие и внесения в нее изменений и дополнений.

В разделе «Состав документов организации» называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций. Создание документов, т. е. документирование принимаемых управленческих решений, является обязательной составляющей процесса управления любой организации.

Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство Российской Федерации.

Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица.

Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т. е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам.

Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, докумен­тации по личному составу и т. п.

При работе с такой документацией предусматриваются:

• своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств;

• заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных форм документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;

• внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью «привязки» их к особенностям деятельности конкретной организации.

Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, «жесткой» регламентации по форме и содержанию и ежедневно создаются в каждой организации в большом количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы, связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком оформления.

Для организации процессов документирования, прежде всего, следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и др. ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений. Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм документов (далее — Табель), в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям.

Табель форм документов

Цель подготовки Табеля — определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее орга­низационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.

Форма Табеля определяется самой организацией. В Табель могут входить сведения:

• о наименовании формы документа;

• о присвоенном этой форме коде;

• о наличии общегосударственной формы документа;

• об условиях ее составления (периодичность; лицо, ответственное за подготовку документа, и др.);

• о степени ограничения доступа к документу.

Наименования форм документов могут располагаться в Табеле либо по алфавиту, либо по функциональной принадлежности, что предпочтительнее (см. Приложение). Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) — например, канцелярией — на основе материалов, представленных структурными подразделениями организации. Проект Табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации.

Вступивший в силу Табель под расписку доводится до ответственных исполнителей — специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов.

Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в Табель.

Следует отметить, что специалисты служб документационного обеспечения управления, кадровых служб и др. далеко не всегда выбирают оптимальные способы документирования при возникновении тех или иных управленческих ситуаций. Это приводит в одних случаях к составлению лишней документации, а в других — к ее нехватке.

Например, если в организации имеется график отпусков, содержащий конкретную дату начала отпуска, и у работника нет причин для его перенесения на другое время, то тогда с юридической точки зрения от работника не требуется личное заявление с просьбой о предоставлении очередного отпуска. Однако многие органи­зации при документировании процедуры предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков в обязательном порядке требуют от работников такое заявление, что приводит к неоправданному росту объема документооборота.

В то же время для перевода работника на другую постоянную работу недостаточно будет одного заявления работника, хотя это нередко практикуется в негосударственных организациях. Обязательным документом в данной ситуации является дополнительное соглашение к трудовому договору, который был заключен с работником при приеме на работу. Отсутствие названного документа — грубое нарушение действующего трудового законодательства, вызванное серьезной ошибкой в процедуре документирования факта перевода работника.

Требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель, излагаются в разделе «Подготовка документов, организация документооборота» Инструкции.

Здесь рассматриваются состав реквизитов документов и правила их написания, виды бланков документов, особенности подготовки отдельных групп документов (например, организационных, распорядительных, информационно-справочных и т. д.), порядок придания документам юридической силы.

Отдельно должен быть затронут вопрос о согласовании проекта документа, как с ответственными работниками организации, так и с представителями других организаций (внутреннее и внешнее согласование).

В самостоятельный подраздел желательно выделить требования к языку и стилю служебных документов.

Обязательным дополнением (приложением) к данному разделу Инструкции должны стать Альбом форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов, о создании которых мы расскажем вам в следующих статьях журнала.

Локальный нормативный акт организации

Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит 12.12.2016 Email

Локальный нормативный акт организации – это документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Общие требования к локальным нормативным актам организации

К основным общим требованиям можно отнести следующие требования:

• локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников в случаях, установленных Трудовым кодексом;

• нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями;

• локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;

• локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.

Форма и виды локальных нормативных актов

Наиболее распространенные формы таких актов — положение, правила и инструкция.

Локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п.

К локальным нормативным актам относятся также штатное расписание и график отпусков.

Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения.

Локальные нормативные акты можно разделить на следующие виды:

• обязательные — состав таких актов определен трудовым законодательством. К обязательным, в частности, относятся:

• документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например, Положение о персональных данных;

• документ, устанавливающий систему оплаты труда, например, Положение об оплате труда;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• правила и инструкции по охране труда;

• документ, определяющий порядок аттестации.

• необязательные — такие документы прямо не предусмотрены трудовым законодательством, работодатель принимает их по своему усмотрению. К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

Оформление локального нормативного акта

При оформлении локального нормативного акта используется бланк, который включает в себя:

• наименование организации. Указывается оно в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;

• наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);

• дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;

• место составления документа.

Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Структура и содержание локальных нормативных актов

Структура и содержание локальных нормативных актов зависят от круга вопросов, в отношении которых необходимо принятие таких актов.

Условно структуру локальных нормативных актов можно разделить на следующие части:

• общие положения: перечень регулируемых вопросов; нормативные правовые акты, в соответствии с которыми локальный нормативный акт принимается; подразделения или категории работников, подпадающие под его действие;

• основная часть: права и обязанности работника и работодателя; процедуры, не определенные законодательством; порядок взаимодействия структурных подразделений в зависимости от специфики локального нормативного акта; действия сторон, сроки, ответственность и пр.

• заключительные положения: время вступления локального нормативного акта в силу, порядок внесения изменений и дополнений, а также его отмены, перечень локальных нормативных актов или отдельных положений, прекращающих действие в связи с принятием нового акта.

Локальные нормативные акты могут содержать приложения, касающиеся вопросов, отраженных в этих актах. В этом случае делается отметка о наличии приложения.

Порядок принятия локальных актов

Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.

Принятие локальных нормативных актов

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в этом документе.

Работодатель может принять локальные нормативные акты следующими способами:

• утвердить;

• издать приказ (распоряжение) об утверждении локального нормативного акта.

Утверждая локальный нормативный акт, работодатель должен поставить подпись в реквизите «Гриф утверждения документа».

Если локальный нормативный акт принимается путем издания приказа (распоряжения), то в приказе об утверждении локального нормативного акта необходимо отразить:

• дату введения его в действие;

• указание об ознакомлении работников с локальным нормативным актом и сроки для этого;

• фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение локального нормативного акта;

• другие условия.

Ознакомление работников с локальными нормативными актами

Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными нормативными актами, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Подтвердить факт ознакомления работников с локальными актами можно несколькими способами.

— подписью работника на листе ознакомления. Также должны быть указаны его фамилия, имя, отчество и дата ознакомления.

Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица;

— подписью работника на отдельном документе — журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.

В отличие от листа ознакомления этот журнал предусматривает возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.

См. также:

• Нормативный правовой акт

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Локальный нормативный акт организации: подробности для бухгалтера

• Выплата премий: вопросы из практики … и условия выплаты преду­смотрены локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, и … строго в соответствии с положениями локальных нормативных актов организации, которыми регулируется порядок выплаты премий …
• Выплачиваем компенсацию за задержку выдачи зарплаты … 150 Пример. В соответствии с локальными нормативными актами организации зарплата за вторую половину месяца …
• Выплата премии: когда она обязательна, а когда — нет? … . Так как система премирования регулируется локальными нормативными актами организации, соответствующие основания должны быть прописаны …
• Расчет оплаты труда тренера-преподавателя при подушевом методе … (приказа руководителя). При этом в локальном нормативном акте организации (например, в положении о материальном …
• Страховые взносы не начисляются на сумму возмещения расходов при разъездной работе … локальным нормативным актом; выплаты предусмотрены локальными нормативными актами организации, есть подтверждающие документы (путевые листы … разъездным характером работы на основании локального нормативного акта организации, не включаются в базу для …
• Обзор писем Министерства Финансов РФ за апрель 2017 года … , размер и условия выплаты предусмотрены локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, и …
• Компенсация стоимости питания работников: нужно ли исчислить НДФЛ и взносы? … счет собственных средств на основе локальных нормативных актов организации, а не в соответствии с …
• Налог на прибыль в 2017 году. Разъяснения Минфина России … и условия их выплаты предусмотрены локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, при … , размер и условия выплаты предусмотрены локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, и … работникам организации, осуществляемые на основании локальных нормативных актов организации, содержащих нормы трудового права, могут …
• Как оформить результаты проведения инструктажей по охране труда? … требований охраны труда, содержащихся в локальных нормативных актах организации, инструкциях по охране труда, технической … комплектом журналов необходимо закрепить в локальном нормативном акте организации. * * * Все принимаемые на работу лица …
• Штрафы сотрудников: взгляд юриста … премии, если такая мера предусмотрена локальным нормативным актом организации. Поэтому закрепление штрафов в правилах … премии, если такая мера предусмотрена локальным нормативным актом организации. Поэтому закрепление штрафов в правилах …
• Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов? … приказ о передаче полномочий — это локальный нормативный акт организации, которым все или часть прав …
• Какие выплаты следует облагать НДФЛ и страховыми взносами? … они не превышают размер, установленный локальным нормативным актом организации (Письмо ФСС от 17.11 …
• Строительство и вахта … , в размере, установленном коллективным договором, локальным нормативным актом организации, трудовым договором, не облагаются ни … коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом организации, не относящейся к бюджетной сфере …
• Оказание бюджетным учреждением платных услуг … предоставляются обучающимся в порядке, установленном локальными нормативными актами организаций, осуществляющих образовательную деятельность. Как следует …
• Отпуск в рабочих днях … за вредные условия труда определяется локальными нормативными актами организации, но не может быть менее … за вредные условия труда определяется локальными нормативными актами организации, но не может быть менее …