Заполнение
расчета

Владимир МАЛЫШКО
Эксперт «ПБУ»

Основными документами, регламентирующими действия организаций при осуществлении кассовых операция, являются:

• Положение о правилах наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 № 14-П (утв. Советом директоров Банка России 19.12.97 № 47; далее — положение);
• Порядок ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40; далее — порядок).

Этими документами устанавливаются правила приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов, ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением расчетно-кассовой дисциплины.

Так, наличные денежные средства могут храниться в кассе организации только в пределах установленного обслуживающим банком лимита остатка денежных средств (п. 2.5 положения). Этот лимит устанавливается обслуживающими банками ежегодно всем организациям, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности.

Для установления величины лимита организация представляет в банк, осуществляющий расчетно-кассовое обслуживание, специальный расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (форма приведена в приложение 1 к положению).

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима её деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в банк ежедневно в конце рабочего дня, лимит остатка кассы устанавливается в размерах, необходимых для обеспечения нормальной их работы с утра следующего дня.

Если организация имеет денежную выручку и сдает наличные денежные средства в банк на следующий день, то лимит остатка кассы для неё устанавливается в пределах среднедневной выручки наличными деньгами.

Для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в банк не ежедневно, лимит остатка кассы определяется в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки.

Для организаций же, не имеющих денежной выручки, лимит остатка кассы устанавливается в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

Исходя из этого, в расчете требуется привести величины среднедневной выручки и среднедневного расхода. Они же исчисляются делением общей суммы полученной выручки (произведенных расходов) за последние три месяца на число рабочих дней.

В расчете помимо приведения испрашиваемой суммы лимита, организация указывает также и периодичности внесения денежных средств в банк.

Напомним, что «сверхлимитные» наличные денежные средства, образовавшиеся в кассе, организация должна сдавать в банк (п. 2.6 положения). Можно хранить в кассе в течение трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до пяти дней), включая день получения денег в банке, наличные деньги сверх установленных лимитов только при выдаче заработной платы, выплат социального характера и стипендии. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в банк.

Как было сказано выше, организации могут сдавать наличные денежные средства в банк ежедневно, на следующий день или один раз в несколько дней. В положении оговорена возможность применения каждого варианта. Организациям, расположенным в населенном пункте, где нет учреждений банков, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, могут быть установлен срок сдачи «сверхлимита» раз в несколько дней. Сдача наличных, превышающих установленный лимит на следующий день, может предоставляться организациям, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства. Всем же остальным организациям необходимо будет сдавать «лишнюю» сумму в день поступления наличных денег в кассу (п. 2.4 положения).

Последней заполняемой позицией в расчете является указание цели, на которые предполагается использовать полученную наличную выручку. Так, в положении уточняется, что организации могут расходовать поступающую в их кассу денежную выручку только по согласованию с обслуживающими их учреждениями банков и только на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории РФ, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России (п. 2.7 положения).

Банк России рекомендовал коммерческим банкам согласовывать расходование поступающей в кассу выручки на:

• заработную плату и выплаты социального характера;
• закупку сельскохозяйственной продукции у населения;
• скупку тары и вещей у населения;
• командировочные расходы;
• покупку канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря и ГСМ;
• оплату срочных ремонтных работ;
• выплату возмещений убытков по договорам страхования физических лиц (п. 3 указания Банка России от 12.11.96 № 360).

Но в то же время в документах не прописана ответственность за нецелевое использование выручки.

Отметим, что организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

Расчет представляется в банк в двух экземплярах. Второй экземпляр с решением обслуживающего банка по лимиту остатка кассы и перечнем возможных расходных статей возвращается клиенту.

Особенности

Обычно лимит остатка кассы устанавливается банком на календарный год. Однако он может пересматриваться в течение года по обоснованной просьбе организации. В качестве обоснования вполне подойдут резкое увеличение объемов кассовых оборотов или же изменение условий сдачи «сверхлимита». Организация представляет в банк расчет, в котором приводит новые данные.

Довольно часто организации заключают договоры на расчетно-кассовое обслуживание с несколькими банками. Возникает ли в этом случае у организации необходимость представления вышеупомянутого расчета во все обслуживающие банки? Положение предписывает организации обратиться с расчетом в один из обслуживающих банков. После установления банком лимита остатка кассы организация направляет уведомления об определенном ей лимите в другие банки, в которых у нее открыты счета. При проверке данной организации все банки будут руководствоваться именно этой величиной лимита остатка наличных денег в кассе.

Наличие в составе организации обособленных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и счетов в банках, несколько добавят работы бухгалтерским службам. Как и для любой организации в этом случае будет установлен лимит остатка кассы. Причем он единый для организации в целом. Поэтому сумма остатков в кассах обособленных подразделений на конец дня не должна превышать установленную величину. Поэтому целесообразно приказом руководителя ежегодно доводить лимит остатка кассы до каждого структурного подразделения.

Если же обособленные подразделения имеют отдельный баланс и расчетные счета в банках, то для них лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими банками по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

Не представление расчета на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в один из обслуживающий банк приводит к тому, что лимит остатка кассы организации будет считаться нулевым. Не сданная в таком случае в банк денежная наличность считается сверхлимитной. А это может повлечь за собой наложение штрафных санкций за нарушение правил наличного денежного оборота.

Ответственность

За накопление денежных средств сверх установленного лимита предусматривается административная ответственность. Она установлена статьей 15.1 КоАП РФ. Административный штраф может налагаться как на должностных лиц, так и на юридическое лицо. Сумма налагаемого административного штрафа на должностных лиц установлена в пределах от 40 до 50 МРОТ. При наложении штрафа на юридическое лицо ее величина достигает 400-500 МРОТ.

КоАП РФ определил также административный порядок рассмотрения дел о нарушениях порядка работы с денежной наличностью. Рассматривают дела о таком административном правонарушении налоговые органы (п. 23.5 КоАП РФ). Причем рассматривать их от имени налоговых органов вправе:

• руководитель МНС России и его заместители;
• руководители территориальных Управлений МНС России по субъектам РФ и их заместители;
• руководители территориальных органов МНС России в городах и районах.

Постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения административного правонарушения. При длящемся административном правонарушении срок, в течение которого должно быть вынесено постановление, начинает исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).

Напомним, что до 1 июля 2002 года (момента введения КоАП РФ) ответственность за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов была установлена пунктом 9 Указа Президента РФ от 23.05.94 № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей». Величина штраф составляла трехкратный размер выявленной сверхлимитной кассовой наличности. На руководителей организаций, допустивших указанное нарушение, налагался административный штраф в сумме 50 МРОТ.

Кассовый остаток

Компании обязаны устанавливать лимит кассы, то есть определять объем наличности, которую они не будут сдавать в банк. Марина Скудутис посчитала чужие деньги, чтобы узнать, на какие нюансы нужно обратить внимание при расчете кассового остатка.

Начну с главной новости: на момент подготовки номера к печати регистрацию в Минюсте проходило Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У. Документ, который был призван заменить собой Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П), вернули на доработку. Данное Указание отменяло обязанность субъектов малого и среднего бизнеса устанавливать лимит остатка наличных. В остальном процедура работы с наличностью измениться не должна.

Обратите внимание: обособленные подразделения юрлиц, у которых открыт банковский счет, также определяют лимит остатка.

Об установлении предельной суммы нужно издать распорядительный документ. С момента вступления в силу Указания N 3210-У советую убрать из бумаги ссылку на ранее действующий документ и сослаться на новый акт. Согласовывать лимит остатка с какими-либо органами не требуется. Наличность сверх установленного максимального значения нужно хранить на банковских счетах.

Накопление денег в кассе допускается в дни выплат заработной платы, стипендий и т.д., а также в выходные, нерабочие праздничные дни, в случае если фирма в эти дни работает. В других случаях накопление наличности запрещено и компании может грозить серьезный штраф от 40 000 до 50 000 руб. — для юрлиц и от 4000 до 5000 руб. — для должностных лиц (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Однако если наличная выручка не была вовремя сдана в банк по независящим от организации причинам, например по вине инкассаторов, то ответственность по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ применяться не может ввиду отсутствия события правонарушения. Такой вывод сделал ФАС Поволжского округа в Постановлении от 4 июня 2010 г. по делу N А57-3999/2010.

Формула расчета

Чтобы рассчитать размер наличности в кассе, которая не сдается в банк, нужно использовать формулу:

,

где:

L — это лимит кассы;

V — объем поступлений наличных за расчетный период в рублях. Компания, у которой есть обособленные подразделения, определяет эту сумму в том числе для своих «дочек»;

P — расчетный период, за который учитывается размер поступлений денег. Обратите внимание: этот показатель не может быть больше 92 дней;

— время между сдачей наличных в банк. Не забывайте: этот коэффициент не может быть больше 7 рабочих дней. При отсутствии офиса банка в населенном пункте, где ведет свою деятельность фирма, максимальный период может быть увеличен до 14 дней.

Для расчета лимита кассы можно взять данные, например, за IV квартал прошлого года. Еще один вариант — использовать показатели того месяца (квартала), в котором бизнес получил максимальную выручку. Рассмотрим расчет лимита кассы на примере.

Пример. ООО «Гамма» решило использовать для расчета лимита кассы показатели за апрель 2013 г., в этот месяц организация получила максимальную за год выручку. В компании установлена пятидневная рабочая неделя.

Расчет будет таким: 450 000 руб. (объем поступлений наличных за проданные товары) / 22 (количество рабочих дней в апреле) x 5 (период времени между сдачей наличных в банк) = 112 500 руб. Эта величина и есть максимальное количество наличности, которое может законно накопиться в кассе ООО «Гамма» до сдачи в банк.

И еще один пример, где в качестве расчетного периода берется квартал.

Пример. Магазин «Продукты» работает ежедневно без выходных. Выручка за I квартал 2013 г. составила 1 650 000 руб., период составляет 90 дней (31 + 28 + 31). Наличность сдается в банк каждые 4 дня. Следовательно, лимит кассы будет таким: 1 650 000 руб. / 90 x 4 = 73 333 руб.

Если поступления наличности отсутствуют, то расчет необходимо делать по другой формуле:

,

где:

L — лимит остатка наличности в рублях;

R — объем выдач денег, за исключением сумм, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и других компенсаций работникам, за расчетный период в рублях;

P — расчетный период, тут подразумевается количество дней, за которые учитывается объем выдач наличных. При определении этого показателя могут приниматься во внимание периоды пиковых объемов выдач наличных, а также их динамика за аналогичные периоды прошлых лет. Ограничение в 92 рабочих дня установлено и тут;

— период между днями получения по денежному чеку в банке наличных, за исключением сумм, предназначенных для выплат зарплаты, стипендий и других средств. Показатель рассчитывается в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней или, если нет банка в населенном пункте, — 14.

Расчет лимита остатка кассы

Лимит остатка денежных средств в кассе устанавливается в соответствии с Приложением к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому лимит остатка кассы предприятия определяется, исходя из объема полученных наличных денежных средств за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) или объема выданных наличных денежных средств (за исключением средств, выданных на оплату труда) за определенный период, но не превышающий 92-х рабочих дней.

Вновь созданными организациями лимит остатка кассы определяется, исходя из ожидаемого объема поступлений наличных денежных средств или ожидаемого объема выдач наличных денег за определенный период, но не превышающий 92-х рабочих дней (Приложение к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Организация, имеющая обособленные подразделения, которые сдают наличные деньги в кассу компании, лимит остатка кассы устанавливает с учетом объема поступлений (выдач) наличных денег в обособленных подразделениях (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Организации, имеющие обособленные подразделения, которые инкассируют выручку напрямую на расчетный счет в банке, остаток лимита денег в кассе устанавливают отдельно по каждому обособленному подразделению (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

О ведении кассовых операций в обособленных подразделениях читайте статью «Касса в ОП: необходимый минимум».

Остаток средств на начало года включен в план по расходам

Не использованные в текущем финансовом году остатки средств, предоставленных бюджетным учреждениям в соответствии с абзацем первым пункта 1 статьи 78.1 Бюджетного кодекса РФ, используются в очередном году для достижения целей, ради которых эти учреждения созданы. Это следует из пунктов 17, 18 статьи 30 Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».

Если в текущем году не истрачены средства, полученные бюджетным учреждением в соответствии с абзацем вторым пункта 1 статьи 78.1 и пунктом 5 статьи 79 БК РФ на иные цели, то они должны быть перечислены в соответствующий бюджет. Перечисленные остатки могут быть возвращены бюджетным учреждениям в следующем году, если есть потребность в направлении их на те же цели в соответствии с решением соответствующего главного распорядителя бюджетных средств. Аналогичные положения установлены для автономных учреждений в пунктах 3.15 и 3.17 статьи 2 Федерального закона от 03.11.2006 № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях».

Таким образом, по средствам субсидий на выполнение государственного, муниципального задания (КФО 4) учреждение может запланировать расходов больше, чем доходов, в пределах суммы остатка средств на счете учреждения на начало года. По решению учредителя остаток средств субсидии на иные цели на начало года также может быть включен в план по расходам текущего года.

Разумеется, по приносящей доход деятельности (КФО 2) и по средствам обязательного медицинского страхования (КФО 7) учреждение может запланировать расходов больше, чем доходов, в пределах суммы остатка средств на счетах учреждения по соответствующим КФО на начало года.

Согласно пункту 8 Требований к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения (утв. приказом Минфина России от 28.07.2010 № 81н) в разделе «Показатели по поступлениям и выплатам учреждения» Плана ФХД планируемые остатки денежных средств на начало и на конец года отражаются в табличной части Плана ФХД обособленно. Следовательно, остаток денежных средств в строку поступлений не включается.

Для регистрации плановых (прогнозных) показателей поступлений и выбытий, а также для последующей их корректировки в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» предназначен документ Плановые назначения. В спецификации документа Плановые назначения указываются статьи плана и планируемые суммы доходов и/или расходов. Сумма плановых назначений по расходам в документе может быть больше, чем сумма плановых назначений по доходам.

Изменение остатков средств отражается в разделе 3 «Источники финансирования дефицита средств учреждения» Отчета об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) (далее — Отчет (ф. 0503737)). Заполнение Отчета (ф. 0503737) регламентируется Инструкцией о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н (далее — Инструкция № 33н).

Согласно пункту 38 Инструкции № 33н по строке 700 графы 4 раздела «Источники финансирования дефицита средств учреждения» отражается запланированный Планом ФХД (сметой доходов и расходов) учреждения показатель изменения остатков денежных средств учреждения относительно начала отчетного финансового года: в части планового изменения остатка денежных средств учреждения, в том числе (увеличения, уменьшения) средств, размещенных автономным учреждением на его депозитные счета:

• плановый показатель увеличения остатка денежных средств учреждения отражается по строке 700 со знаком «минус»;
• плановый показатель уменьшения остатка денежных средств учреждения отражается по строке 700 со знаком «плюс».

Таким образом, превышение плановых назначений по расходам над плановыми назначениями по доходам следует отразить в Отчете (ф. 0503737) по строке 700 графы 4 раздела «Источники финансирования дефицита средств учреждения» со знаком «плюс».

В приведенном на рисунке 1 документе Плановые назначения планируемые расходы на 100 000 больше доходов, следовательно, в строке 700 графы 4 раздела 3 следует указать «100 000» (рис. 2).

Рис. 1. Плановые назначения по расходам превышают плановые назначения по доходам

Рис. 2. Заполнение раздела 3 Отчета (ф. 0503737) при дефиците бюджета

Сумма дефицита (превышения расходов над доходами) отражается в Отчете (ф. 0503737) по стр. 450 со знаком «минус» (рис. 2).

Тесты для самоконтроля

1) Лимит кассового остатка каждое предприятие:

А. Определяет индивидуально по согласованию с банком.

Б. Определяет индивидуально без согласования с банком.

В. Определяет индивидуально по согласованию с учредителями.

Г. Не определяет, этот лимит устанавливает НБУ.

2)Наличные деньги в кассу кассир принимает:

А. По расходному кассовому ордеру.

Б. По приходному кассовому ордеру.

В. По кассовой книге

Г. По объявлению на взнос наличными.

3) Лимит остатка наличности в кассе – это:

А. Сумма, свыше которой банк не будет выдавать наличность по денежному чеку с текущего счета в кассу.

Б. Сумма остатка средств на конец каждого рабочего дня, свыше которой предприятия обязаны сдавать в банк для зачисления на текущий счет.

В. Сумма остатка средств в кассе на конец последнего рабочего дня каждого квартала, свыше которой предприятия обязаны сдавать в банк для зачисления на текущий счет.

4) Лимит остатка наличности в кассе для каждого предприятия (кроме с/х предприятий) устанавливается:

А. Кассиром предприятия.

Б. Руководителем предприятия.

В. Коммерческим банком, в котором открыт текущий счет

5) Какое время предприятия имеют право хранить в кассе наличность сверх лимита, полученную в банке для выплаты зарплаты?

А. 1 день.

Б. 3 дня.

В. 5 дней.

6) В какие сроки должны отчитаться лица, получившие наличность под отчет на командировочные расходы?

А. Не позднее 3 рабочих дней со дня получения наличности.

Б. Не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки.

В. Не позднее 10 рабочих дней со дня получения наличности.

7) Какие делаются бухгалтерские записи на счетах бухгалтерского учета, если возвращены в кассу неиспользованные подотчетные суммы?

А. Д-т 372 К-т 301

Б. Д-т 301 К-т 372

В. Д-т 301 К-т 361

8) Какие делаются бухгалтерские записи на счетах бухгалтерского учета, если получены в кассу средства с текущего счета на выплату заработной платы?

А. Д-т 661 К-т 311

Б. Д-т 311 К-т 301

В. Д-т 301 К-т 311

9) Какие делаются бухгалтерские записи на счетах бухгалтерского учета, если получены в кассу средства от покупателей за продукцию?

А. Д-т 301 К-т 36

Б. Д-т 311 К-т 70

В. Д-т 301 К-т 70

10) Расчеты наличностью предприятиями должны проводиться с оформлением следующих первичных документов:

А. Приходный кассовый ордер.

Б. Расходный кассовый ордер.

В. Кассовый чек

Г. Товарный чек

Д. Авансовый отчет

Е. Денежный чек

Ж. Договор купли-продажи

И. Платежное поручение