Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

Образец унифицированной формы Т-2

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты (далее — постановление от 06.04.01).

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:

1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);

2) трудовая книжка;

3) военный билет;

4) документ об окончании учебного заведения:

5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

7) приказ о приеме на работу.

Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. постановлением от 06.04.01 № 26.

Заполнение разделов формы

Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество «Энергострои». Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.

Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

Идентификационный номер налогоплательщика ‘л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.

В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.

Характер работы указывается: ‘ ‘постоянно’, «временно» и т. л.

Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

Пол обозначается буквой «М» или «Ж».

Фамилия, имя, отчество записываются полностью ‘л разборчиво.

Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.

При указании места рождения нужно учитывать следующее:

• длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
• районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город — гор., деревня — дер., край -кр., округ — окр., область — обл., поселок — пос., район — рн., станция — ст.;
• слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;
• код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления. ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО); например, при рождении в г. Москве в графе «Код» указывается: 45.

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Заполнение графы «Гражданство»

Гражданство	Код по ОКИН
Гражданин Российской Федерации	1
Гражданин Российской Федерации и иностранного государства	2 (в случае двойного гражданства указывается гражданство какого именно государства)
Иностранный гражданин	3 (указывается какого государства)
Лицо без гражданства	4

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Сведения о знании языков

Степень знания языка	Код по ОКИН
владею свободно	3
читаю и могу объясняться	2
читаю и перевожу со словарем	1

При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй — степень его знания.

Например: «Английский — читаю и перевожу со словарем» записывается в графе «Код» как: 014 1.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.

Вид образования	Код по ОКСО
Начальное (общее) образование	02
Основное общее образование	03
Среднее (полное)общее образование	07
Начальное профессиональное образование	10
Среднее профессиональное образование	11
Неполное высшее образование	15
Высшее образование	18
Послевузовское образование	19

Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Сведения о неоконченном образовании

Работник, имеющий неоконченное образование	Вид образования по классификации.
Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его	Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)
Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе	Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается
Окончивший три курса высшего учебного заведения	Неполное высшее образование
Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его	Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)
Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей,гимназию	Среднее (полное) общее образование
Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение	Начальное профессиональное образование

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора’, «им. академика» и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.

Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

• для высших учебных заведений — «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» — специальность;
• для средних учебных заведений — «техник», «товаровед» и др.

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу .лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке

Состояние в браке	Код по ОКИН
Никогда не состоял (не состояла) в браке	1
Состоит в зарегистрированном браке	2
Состоит в незарегистрированном браке	3
Вдовец (вдова)	4
Разведен (разведена)	5
Разошелся (разошлась)	6

В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.

В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы — и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Сведения о воинском учете

	Граждане, пребывающие в запасе	Граждане, подлежащие призыву
Пункт 1. Категория запаса	На офицеров запаса не проставляется На лиц, не являющихся офицерами, заполня­ется в соответствии с предоставленным военным билетом (графа «Категория учета»)	Не заполняется
Пункт 2. Воинское звание	Проставляется в соответствии с записью в военном билете	Делается запись: «Подлежит призыву»
Пункт 3. «Состав (профиль)». Заполняется без сокращений	Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например, «командный’, «медицинский’ или «солдаты», «матросы» и т. п.	Че заполняется
Пункт 4. «Полное кодовое обозначение ВУС» Записывается полное обозначение — шесть цифр или шесть цифр и буквенный знак	Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например «021101» или «113194А»	Проставляется в соответствии с записью в удостоверении граждани­на, подлежащего призыву на военную службу
Пункт 5. «Категория годности к военной службе»	Записывается буквами: А — годные к военной службе Б — годные к военной службе с незначительными ограничениями В — ограниченно годные к военной службе Г — временно не годные к военной службе При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»	Записывается буквами: А — годные к военной службе Б — годные к военной службе с незначительными ограничениями В — ограниченно годные к военной службе Г — временно не годные к военной службе Д — не годные к военной службе Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу
Пункт 6. «Наименование военного комиссариата по месту жительства»	Проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом в военном билете	Проставляется в соответствии с последней записью, или последним штампом в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу
Пункт 7. «Состоит на воинском учете» Заполняется простым карандашом	Строка а) — в случаях наличия мобилизацион­ного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; Строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время	Не заполняется
: Пункт 8. «Отметка о снятии ‘с воинского учета» При условии достижения предельного возраста .пребывания в запасе, ‘или признания не годным к военной службе по состоянию здоровья	Делается отметка: «Снят с воинского учета по возрасту’ или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья»	Делается отметка: «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья»

После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, оо9.. о повышении квалификации, поощрениях и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений

Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.

При заполнении разд. 4 «Аттестация» личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:

• дата прохождения аттестации;
• решение комиссии, например «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т. д.;
• ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.

Графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе «Повышение квалификации» указываются:

• даты начала и окончания обучения;
• вид повышения квалификации;
• наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
• вид документа (свидетельство, удостоверение);
• графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении разд. «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

Учет отпусков

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится «де факто», после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе »Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы за год	Первоначальный стаж работы, например с 15 мая 2002 г. по 14 мая 2003 г.
Менее 7 дней мая 2003 г.	Остается прежним, т. е. с 15 мая 2002 г. по 14
Более 7 дней, например 10 дней	Сдвигается на количество дней отпуска без сохранения заработной платы, т. е. на 10 дней. В данном примере: с 15 мая 2002 г. по 24 мая 2003 г.

Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).

Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы

1	2
Непрохождение в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда	Протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине
Непрохождение в установленном порядке обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра	Протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине
Выявление в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором	Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине

В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются:

• сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания):
• сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
• заключение МСЭК об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI «Основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Изменение сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.

Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ «Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами». В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, «при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами». Далее «все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров». Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.

Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема — с зачеркиванием.

.В. МИТРОФАНОВА, канд. экон. наук, директор «Центра профессионального развития»

Рубрика:

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Ключевые слова:

• Личная карточка
• Документооборот

Опубликовано 2007-10-18 16:39 пользователем Jan

Личная карточка сотрудника (форма Т-2)

Личная карточка сотрудника является обязательным документом, составляемым при приеме на работу. Вести ее обязаны все организации (вне зависимости от организационно-правовой формы) и ИП, имеющие наемных сотрудников.

Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме:

• Т-2 – для сотрудников большинства ИП и ООО.
• Т-2 ГС (МС) – для государственных и муниципальных служащих.
• Т-4 – для научных и научно-педагогических сотрудников.

Примечание: организация вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, с учетом требований, предъявляемых законодательством. Личная карточка должна быть распечатана на картоне типографским способом. Срок хранения указанного документа – 75 лет.

Основания для заполнения формы Т-2

Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании следующих документов:

• приказ о приеме на работу;
• документ, удостоверяющего личность;
• трудовая книжка;
• СНИЛС;
• ИНН;
• военный билет;
• диплом, аттестат и иные документы, подтверждающих квалификацию, профессиональные знания и образование сотрудника;
• другие документы (при необходимости).

Особенности заполнение личной карточки работника

Раздел I

• П. 5 «Знание иностранного языка» заполняется следующим образом: «владеет свободно», «читает и может объясниться», «читает и переводит со словарем».
• П. 8 «Стаж работы» заполняется в соответствии с трудовой книжкой и иными документами, подтверждающими общий трудовой стаж.
• П. 10 «Состав семьи» и п. 12 «Фактический адрес места жительства» заполняются со слов сотрудника.

Раздел II

На граждан, находящихся в запасе:

• П. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется.
• П. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (командный, матросы и т.п.).
• П. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – указывается полное обозначение.

• П. 5 «Категория годности к военной службе» – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные.

  Примечание: если в военном билете данные о годности к военной службе отсутствуют в п. 5 указывается значение «А».

• П. 7 «Состоит на воинском учете» – строке «а» заполняется если есть мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. Строка «б» заполняется в случае если гражданин забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву:

• П. 1, п. 3, п. 4, п. 7 – не заполняются.
• П. 2 – указывается «подлежит призыву».
• П. 5 – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные, Д – не годные к военной службе.

Раздел III

Данные в указанный раздел вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу.

Раздел IV-VII

В указанные разделы работодатель вносит сведения о повышении квалификации, переаттестации, профпереподготовки и наградах.

Раздел VIII

Содержит сведения об отпусках сотрудника.

Раздел IX

Данный раздел заполняется если сотрудник имеет право на социальные льготы.

Раздел Х

В качестве дополнительных сведений в указанном разделе работодатель может отразить наличие прав на вождение автомобиля, заграничного паспорта и т.п.

Бланк личной карточки работника

Унифицированная форма Т-2 ().

Унифицированная форма Т-2ГС ().

Унифицированная форма Т-4 ().

Образец заполнения личной карточки по форме Т-2

Ниже представлен образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2:

Пожалуйста, оцените или поделитесь статьей, если она была вам полезна: 3 5 2 Поделиться Поделиться Твитнуть Остались вопросы? На этом сайте вы можете бесплатно задать свой вопрос нашему специалисту в разделе вопросов и ответов.

]]>]]>

lori-0004908555-bigwww.jpg

Copyright: фотобанк Лори

Работодатели должны вести учет начисленных в пользу своих сотрудников выплат и иных вознаграждений, а также рассчитанных с них сумм страховых взносов. Для ведения такого учета в 2016 году Пенсионный фонд РФ и ФСС России рекомендуют использовать бланк карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов. Форма карточки приведена в Приложении к письму ПФР №АД-30-26/16030, ФСС РФ №17-03-10/08/47380 от 9 декабря 2014 года.

Данная форма не является обязательной, поэтому контролирующие ведомства не устанавливают каких-либо строгих требований к форме и порядку ее ведения. Соответственно, в нее можно вносить изменения – дополнять необходимыми графами (строками) и удалять ненужные. Кроме того, не запрещено вести учет по иной форме, которую страхователь разработает самостоятельно исходя из специфики деятельности, а рекомендованный бланк карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат использовать как образец. Главная цель данного документа – отразить полную и достоверную информацию о начисленных выплатах сотрудникам в натуральной и денежной формах и рассчитанных страховых взносах, а также социальных расходах.

Заполнение карточки индивидуального учета

Карточка включает в себя 3 страницы. В шапке документа необходимо заполнить:

• реквизиты плательщика (название компании, ИНН, КПП);
• Коды тарифа ОПС, ОМС, ФСС.
• ФИО застрахованного работника, его гражданство, страховой номер, ИНН, является ли работник инвалидом;
• Вид договора (трудовой или ГПД), номер договора, дату заключения.

Далее идет большая таблица, в которой отражены выплаты в пользу работника. Выплаты указываются за каждый месяц и нарастающим итогом с начала года. Выплаты, облагаемые и не облагаемые страховыми взносами, указываются в таблице отдельно. Далее в таблице карточки индивидуального учета страховых взносов необходимо указать базы для начисления взносов отдельно на ОПС, ОМС и ФСС. Затем – сколько страховых взносов было начислено по каждому виду страхования. Сведения, указанные в таблице, подтверждает подпись главного бухгалтера.

На странице 2 следует отражать сведения по работникам, которые работают на тяжелых или вредных производствах. Этот раздел также состоит из объемной таблицы, которая делится на несколько частей. Перечислим некоторые из них:

• выплаты работникам по всем видам работ;
• выплаты, произведенные работникам по видам работ, по рабочим местам с классом условий «опасные»;
• выплаты, произведенные по видам работ, по рабочим местам с классом условий «вредные» и т.д.

На странице 3 карточки индивидуального учета необходимо указать выплаты по видам пособий на случай возникновения временной нетрудоспособности в связи с беременностью и материнством, выплаты пособий по страхованию от чрезвычайных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Первая часть раздела посвящена выплатам в связи с беременностью и материнством. Работодателю необходимо заполнить отдельно все виды выплат:

• по временной нетрудоспособности;
• выплаты, произведенные сотрудницам по беременности и родам;
• выплаты сотрудницам, которые встали на учет по беременности на ранних сроках;
• пособие сотрудникам при рождении ребенка и т.д.

Каждая строчка с указанием того или иного вида выплаты делится на несколько частей: сумма, в том числе сумма из федерального бюджета, количество выплат.

Во второй части раздела, в которой отражаются выплаты по видам пособий по страхованию от чрезвычайных (несчастных) случаев и профессиональных заболеваний, также необходимо указать по отдельности все виды выплат:

• пособия сотрудникам по временной нетрудоспособности, возникшей из-за несчастного случая, случившегося при выполнении трудовых обязанностей;
• пособия сотрудникам по временной нетрудоспособности, возникшей из-за профессиональных заболеваний и т.д.

Каждый заполненный раздел бланка карточки учета страховых взносов, актуальной для 2016 года, заверяет подпись главного бухгалтера.

Ниже приведен образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат:

Популярное

Бухгалтерская отчетность
Сроки сдачи отчетности в 2019 году: таблица

Выплаты персоналу
Пособие на погребение в 2019 году

НДФЛ
Справка 2-НДФЛ: новая форма 2019

Декретный отпуск
Выплаты по беременности в 2019 году

Статистическая отчетность
Статистическая отчетность

НДФЛ
Справка 2-НДФЛ: новая форма-2018

Экологические платежи
Сдача отчета МСП за 2018 год

Кадровое делопроизводство
Производственный календарь-2019 с праздниками и выходными

Страховые взносы ПФР
Образец заполнения СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1

Страховые взносы ФСС
Подтверждение вида деятельности в ФСС 2019: сроки

Транспортный налог
Ставки транспортного налога по регионам 2018 (таблица)

Налоги и взносы
Календарь бухгалтера: 2019 год

Страховые взносы ПФР
ОДВ-1 – новая форма

Страховые взносы ПФР
Как узнать номер СНИЛС

Личная карточка работника

Сайт о бухгалтерском и налоговом учете, аудите, компаниях Москвы, предоставляющих бухгалтерские и аудиторские услуги Примечание. Зачастую в небольших организациях на бухгалтеров помимо их основной работы по организации бухгалтерского учета возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства. Последнее же требует правильного оформления всех документов, в том числе и личной карточки работника.

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 3, 4 ст. 66 ТК РФ).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) предписывают работодателю ознакамливать владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник также должен расписаться в личной карточке (п. 12, абз. 3 п. 41 Правил ведения трудовых книжек). Таким образом, личной карточке работника отводится роль документа, позволяющего обеспечить право работника на ознакомление с вносимыми в его трудовую книжку записями и на проверку их правильности.
Все тот же п. 12 Правил ведения трудовых книжек устанавливает, что форма личной карточки должна утверждаться Федеральной службой государственной статистики. Среди утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты имеется и форма N Т-2 «Личная карточка работника».
С начала текущего года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Часть 4 ст. 9 этого Закона позволяет экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов для бухгалтерского учета. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, приведенные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Формы же первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, за исключением тех форм первичных учетных документов, которые установлены уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
В бухгалтерском учете нередко используются отдельные формы первичной учетной документации по учету труда. Поэтому возникает вопрос: может ли экономический субъект разработать форму личной карточки самостоятельно? Негосударственные организации, по мнению трудовиков, вправе с 1 января текущего года пользоваться формами первичных учетных документов (в том числе формой личной карточки), разработанными ими самостоятельно (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).
Однако указанная позиция Роструда небесспорна:

• во-первых, унифицированная форма N Т-2 утверждена в целях реализации требований ТК РФ;
• во-вторых, ведение личной карточки работника по форме N Т-2 (разд. II) для осуществления воинского учета предусмотрено п. 27 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 в соответствии с п. 6 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).

Согласно же приведенным выше разъяснениям Минфина России первичные учетные документы, принятые в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению.

Если же работодатель последует вышеприведенным разъяснениям Роструда и решит все же использовать свою форму личной карточки, то в эту форму как минимум необходимо «скопировать» из разд. II «Сведения о воинском учете» и III «Прием на работу и переводы на другую работу» формы N Т-2. Ведь помимо внесения повторяющейся записи из трудовой книжки в личной карточке надлежит вести воинский учет призывников и военнообязанных (п. 23 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008).

Полнота сведений, содержащихся в личных карточках работников, является одним из показателей оценки качества ведения организациями воинского учета при осуществлении проверок военными комиссариатами и органами местного самоуправления (пп. «б» п. 4 Приложения N 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации, утв. Приказом Минобороны России от 19.11.2007 N 500).

Примечание. Если при разработке формы работодателем не будут учтены требования трудового законодательства, это может повлечь претензии со стороны проверяющих органов. На наш взгляд, целесообразнее все же использовать унифицированную форму N Т-2. Ее применение можно утвердить приложением к учетной политике или отдельным приказом руководителя организации.

Ведение карточки

Личную карточку работника, как правило, заводят после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. Первой ее записью в разд. III является дублирование записи о приеме на работу, внесенной в трудовую книжку работника.

В унифицированную форму личной карточки включены 11 разделов, в которые надлежит занести сведения о трудовом стаже сотрудника, его семейном положении, социальных льготах, присвоенном ИНН, знании иностранных языков, аттестации, повышении квалификации и т.д.

При заключении трудового договора соискатель, как известно, должен представить (ст. 65 ТК РФ):

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Для заполнения всех разделов личной карточки работника информации из указанных документов недостаточно. Поэтому работодателю придется обратиться к работнику с просьбой о представлении дополнительных документов (например, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе). Если работник откажется представить какие-либо дополнительные сведения (это его право), некоторые позиции карточки при ее оформлении останутся незаполненными.

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 1) не содержат рекомендаций, в каком виде необходимо вести этот документ — электронном или бумажном. Поэтому возможны оба варианта. Но учитывая, что с некоторыми записями сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, а работник, ответственный за ведение личной карточки, должен заверять все вносимые исправления своей подписью, использование карточки на бумажном носителе как минимум желательно.

Если программное обеспечение, используемое работодателем для кадрового учета, предусматривает ведение личных карточек в электронной форме, то для соблюдения требования об ознакомлении работника с информацией, содержащейся в его личной карточке, можно порекомендовать следующее.

На этапе первичного заполнения личной карточки следует распечатать разд. I, II полностью, III же — в количестве строк, необходимом для отражения приема на работу, и представить их работнику для ознакомления и заверения его личной подписью. Выводимые листы должны содержать информацию о местонахождении машиночитаемого документа или идентификатор файла в электронном виде (эта информация может оформляться в виде отметки или колонтитула, проставляемых в верхней или нижней части страницы документа и содержащих наименование файла на машинном носителе, дату, другие поисковые данные). Подписанные работником листы помещаются на хранение в личном его деле либо в папку хранения личных карточек работников, если указанные дела на работников работодателем не формируются.

По мере внесения новых сведений в разд. III личной карточки (о переводе на другую работу) печатаются заполненные строки из таблицы этого раздела. При этом на каждом листе приводятся данные, позволяющие провести идентификацию дополнения к личной карточке, а именно выраженную в табличной форме на первой странице личной карточки информацию от кодов по ОКУД до отчества работника включительно. На каждом листе также должен быть идентификатор электронной версии. Распечатанные и заверенные подписями сотрудника кадровой службы и работника листы помещаются в файл (конверт, папку) с первыми листами личной карточки.

Возможен вариант и с полным выводом на печать разд. III карточки и его хранением. По мере внесения соответствующих сведений в электронную версию данный раздел заполняется вручную и представляется на подпись работнику.

Вполне возможно, что работник откажется расписаться в личной карточке об ознакомлении. Ни в Указаниях по заполнению личной карточки, ни в иных нормативных правовых актах не существует правил оформления такого отказа. В этой ситуации напрашиваются следующие действия:

• внесение в личную карточку отметки о том, что работник отказался от проставления подписи, и
• составление акта об отказе работника от проставления подписи.

Форма такого акта не установлена, следовательно, он может быть оформлен в произвольном виде.

Заполнение карточки

Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется на работников:

• пребывающих в запасе, — на основании военного билета;
• подлежащих призыву, — на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

На работников, пребывающих в запасе:

• п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
• п. 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты» и т.п.);
• п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);
• п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами:

А — годные к военной службе;

Б — годные к военной службе с незначительными ограничениями;

В — ограниченно годные к военной службе;

Г — временно не годные к военной службе

(при отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория А);

• п. 7 «Состоит на воинском учете» — заполняется (простым карандашом):

строка «а» — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На работников, подлежащих призыву на военную службу:

• п. п. 1 «Категория запаса», 3 «Состав (профиль)», 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
• п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;
• п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами:

А — годные к военной службе;

Б — годные к военной службе с незначительными ограничениями;

В — ограниченно годные к военной службе;

Г — временно не годные к военной службе;

Д — не годные к военной службе

(заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу).

В п. 8 разд. II личной карточки работника, достигшего предельного возраста пребывания в запасе или признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, по свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Сведения об итогах аттестации, повышения квалификации, профессиональной переподготовки указываются в разд. IV «Аттестация», V «Повышение квалификации», VI «Профессиональная переподготовка» на основании соответствующих документов.

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, какие награды, поощрения и почетные звания заслуживают внесения в разд. VII «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки работника. Логично предположить, что указывать надлежит те же, что вносятся в трудовую книжку работника, а именно сведения (п. п. 24, 25 Правил ведения трудовых книжек):

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, ни в трудовую книжку, ни в личную карточку не вносятся.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разд. VIII «Отпуск», в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

В случае если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, в разд. IX с таким названием вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указываются номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.

В личной карточке работника не предусмотрено специального раздела для сведений о работе по совместительству. На практике такие сведения вносят в один из разделов: III либо X «Дополнительные сведения».

Для заполнения п. 8 «Стаж работы (по состоянию на «__» ________ 20__ г.)» разд. I необходимо рассчитать стаж работы сотрудника по состоянию на дату заполнения его личной карточки.

Согласно Указаниям по заполнению личной карточки стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет и на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. Об алгоритме расчета в документе ничего не говорится.

Для подсчета стажа вполне логично воспользоваться порядком определения страхового стажа застрахованного лица по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Исчисление периодов работы (службы, деятельности) производится в календарном порядке из расчета полных месяцев (30 дней) и полного года (12 месяцев). При этом каждые 30 дней указанных периодов переводятся в полные месяцы, а каждые 12 месяцев этих периодов переводятся в полные годы. Причем перевод каждых 30 дней указанных периодов в полные месяцы, а каждых 12 месяцев этих периодов — в полные годы предусматривается только для неполных календарных месяцев и неполных календарных лет. Если же календарный месяц или календарный год отработан работником полностью, делить количество отработанных дней на 30 дней и соответственно на 12 месяцев не нужно.

Пример 1. В организацию 25 ноября 2013 г. принят Мейтин А.Я. На этот день в его трудовой книжке имеются записи по работе в периоды: с 12.07.1985 по 19.04.1992, с 25.06.1992 по 19.09.1999, с 30.10.1999 по 03.04.2008, с 05.05.2008 по 18.11.2013.
Стаж Мейтина:

• на первой работе составил 7 лет 9 месяцев и 7 дней;
• второй — 7 лет 2 месяца и 25 дней;
• третьей — 8 лет 5 месяцев и 4 дня;
• четвертой — 5 лет 6 месяцев и 13 дней.

Совокупность каждой из составляющих — 27 лет (7 + 7 + 8 + 5), 22 месяца (9 + 2 + 5 + 6) и 49 дней (7 + 25 + 4 + 13). 22 месяца дают 1 год и 10 месяцев, 49 дней — 1 месяц и 19 дней. Следовательно, стаж работника на день приема — 28 лет (27 + 1) 11 месяцев (10 + 1) и 19 дней.

Если сотрудник устроился на работу впервые, по строкам стажа работы п. 8 разд. I личной карточки проставляются нули.

Коды из Классификаторов

Выше упомянута необходимость наличия в выводимых листах личной карточки кода ОКУД. Таковой в унифицированной форме карточки проставлен в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации 0301002. Помимо данного Классификатора при заполнении карточки понадобится обращение еще к пяти Классификаторам (каждый из которых кодирует определенную информацию), а именно к:

• Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
• Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО);
• Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН);
• Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО);
• Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Значение кода ОКПО содержится в информационном письме территориального органа Росстата, которое, как правило, хранится в организации (Положение о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений, утв. Приказом Росстата от 06.04.2012 N 107). Код необходимо указывать в унифицированных формах для правильного отражения данных об организации.

В разд. I «Общие сведения» по позиции «Место рождения» необходимо проставить цифровой код по ОКАТО. Данные о месте рождения вносятся на основании паспорта работника. Сведения должны соответствовать коду, который указан в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления (утв. Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 413).

Коды ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении, утв. Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 412) указываются в разд. I личной карточки при заполнении граф позиций «Гражданство», «Знание иностранного языка», «Образование» и «Состояние в браке». В этих графах проставляются следующие значения кодов:

• по позиции «Гражданство» проставляется код:

1 — если сотрудник — гражданин Российской Федерации;

2 — гражданин Российской Федерации и иностранного государства;

3 — иностранный гражданин (с указанием названия государства);

4 — лицо без гражданства;

• по позиции «Знание иностранного языка» указывается код:

1 — если работник читает и переводит со словарем;

2 — читает и может объясняться;

3 — владеет свободно.

С 1 сентября текущего года вступил в действие Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Данным Законом установлены следующие образовательные уровни общего и профессионального образования (п. п. 4, 5 ст. 10 Закона N 273-ФЗ):

• дошкольное;
• начальное общее;
• основное общее;
• среднее общее;
• среднее профессиональное;
• высшее — бакалавриат;
• высшее — специалитет, магистратура;
• высшее — подготовка кадров высшей квалификации.

В п. 1 ст. 108 Закона N 273-ФЗ приведено соответствие образовательных уровней, установленных до 1 сентября 2013 г., образовательным уровням, принятым Законом N 273-ФЗ (см. образец 1).

Образец 1

Код	Образовательные уровни
	до 01.09.2013	с 01.09.2013
	Начальное (общее) образование	Начальное общее образование
	Основное общее образование	Основное общее образование
	Среднее (полное) общее образование	Среднее общее образование
	Начальное профессиональное образование	Среднее профессиональное образование по программам подготовки квалифицированных рабочих (служащих)
	Среднее профессиональное образование	Среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена
	Высшее профессиональное образование — бакалавриат	Высшее образование — бакалавриат
	Высшее профессиональное образование — подготовка специалиста или магистратура	Высшее образование — специалитет или магистратура
	Послевузовское профессиональное образование в аспирантуре (адъюнктуре)	Высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре)
	Послевузовское профессиональное образование в ординатуре	Высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации по программам ординатуры
	Послевузовское профессиональное образование в форме ассистентуры-стажировки	Высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации по программам ассистентуры-стажировки

В настоящий момент в Общероссийский классификатор информации о населении не внесены соответствующие изменения в кодировку уровней. Поэтому при заполнении позиции «Образование», на наш взгляд, логично использовать прежнюю кодировку, но с учетом новых наименований.

Сведения по позиции «Образование» вносятся на основании диплома, выданного в установленном порядке. Требования к документам об образовании установлены Приказами Минобрнауки России от 02.03.2012 N 163, от 31.08.2009 N 319, от 28.10.2009 N 465, от 25.08.2009 N 315, от 25.08.2009 N 314, от 04.07.2013 N 531.

При заполнении позиции «Состояние в браке» проставляется код:

1 — если работник никогда не состоял (не состояла) в браке;

2 — состоит в зарегистрированном браке;

3 — состоит в незарегистрированном браке;

4 — вдовец (вдова);

5 — разведен (разведена);

6 — разошелся (разошлась).

Значение кода ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию, утв. Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст) используется при заполнении п. 6 разд. I личной карточки работника.

Кодовое обозначение состоит из шести знаков, где 1-й, 2-й знаки соответствуют укрупненным группам специальностей и направлений подготовки, 3-й, 4-й — направлениям подготовки, 5-й, 6-й — специальностям.

Блок дополнительных классификационных признаков содержит информацию о квалификации, присваиваемой по направлению подготовки и (или) по специальности. Эти данные нужно внести в личную карточку работника. В этом случае кодовое обозначение будет состоять из восьми знаков.

В первой позиции блока указывается код, во второй — наименование квалификации. Для 1-го разряда кода квалификации, характеризующего уровень образования с учетом уровней, принятых в Российской Федерации, используются следующие значения:

5 — среднее профессиональное образование;

6 — высшее профессиональное образование.

Для 2-го разряда кода квалификации, характеризующего уровень квалификации, используются следующие значения:

• для среднего профессионального образования:

1 — базовый уровень подготовки;

2 — повышенный уровень подготовки;

— для высшего профессионального образования:

2 — бакалавр;

5 — дипломированный специалист;

8 — магистр.

Пример 2. Работником представлен диплом, в котором указано, что он окончил высшее учебное заведение по специальности «Юриспруденция» с квалификацией «магистр».
При заполнении личной карточки работника в графе строки «Квалификация по документу об образовании» проставляется код 03050068, где:
030000 — гуманитарные науки;
030500 — юриспруденция;
68: 6 — обозначение высшего профессионального образования, 8 — обозначение магистра.

Для заполнения графы позиции «Профессия» разд. I карточки понадобится информация, размещенная в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР) (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367).

Классификатор профессий состоит из двух разделов (по объектам классификации):

• профессии рабочих;
• должности служащих.

Первый раздел включает профессии рабочих в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), а также профессии рабочих, права и обязанности которых предусмотрены в уставах, специальных положениях и постановлениях, регламентирующих состав профессий в отраслях экономики.

Второй раздел разработан на основе Единой номенклатуры должностей служащих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, действующих постановлений и других нормативных документов по вопросам оплаты труда с учетом наименований должностей, применяемых в экономике.
В эту графу следует внести сведения о профессии, которую работник получил после окончания учебного заведения.

Пример 3. В организацию на работу принят слесарь-инструментальщик.
При заполнении личной карточки работника в графе позиции «Профессия» проставляется цифровой код 18452.

К сведению, в Классификаторе профессий помимо данных о кодировании отражена также информация, характеризующая профессии рабочих по следующим признакам:

• виды производств и работ в соответствии с выпусками ЕТКС;
• тарифные разряды;
• классы (категории) квалификации;
• формы и системы оплаты труда;
• условия труда;
• степень механизации труда;
• производные профессии.

Эти сведения предназначены для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, условиям труда, с обеспечением занятости, и иных вопросов.

Изменение записей

Не исключена вероятность, что с течением времени понадобится оформить изменения во внесенные в личную карточку данные. В Указаниях по заполнению форм первичных документов о такой возможности ничего не сказано. При оформлении новых сведений можно воспользоваться рекомендациями, приведенными в п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). Неправильный текст или числовые показатели в этом случае зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Над зачеркнутым надписывается исправленный текст или показатель. При этом делаются ссылки на соответствующие документы. Новые сведения заверяются подписью работника кадровой службы с указанием даты внесения изменений.

Пример 4. Сотрудница Рыкова после заключения брака изменила фамилию на Карпову. В связи с этим ею было подано заявление об изменении фамилии с приложением к нему свидетельства о заключении брака и нового паспорта.
На основании поданного заявления и представленных документов работодателем издается приказ о внесении соответствующих изменений в документы кадрового учета. После чего в личной карточке работницы прежняя фамилия «Рыкова» в п. 1 разд. I зачеркивается одной чертой, а справа или сверху указывается новая фамилия «Карпова». При этом рядом приводятся реквизиты свидетельства о заключении брака (если же места для осуществления такой записи не хватает, то реквизиты документа можно указать в разд. X).
Новую запись работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, заверяет своей подписью с указанием даты ее внесения.
В связи с изменением фамилии соответствующие исправления также вносятся в п. 11 разд. I, в котором приводятся данные паспорта сотрудницы.

Как было сказано выше, в разд. VIII ведется учет всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы в организации. Если по каким-либо причинам работника отзывают из отпуска или происходит преждевременное его окончание, то на основании приказа вносится соответствующая запись в данный раздел личной карточки работника.

Пример 5. Сотрудница Ткач, находясь в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет (с 7 мая 2011 г. по 21 февраля 2014 г., продолжительностью 1021 календарный день), подала заявление на отпуск по беременности и родам с 12 ноября 2013 г., приложив к нему листок нетрудоспособности.
В связи с поступившим заявлением от сотрудницы 12 ноября работодателем были выпущены два приказа:

• N 113 — о прекращении отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет и
• N 29-б — о предоставлении отпуска по беременности и родам.

На основании этих приказов вносятся соответствующие записи в разд. VIII личной карточки сотрудницы. При этом потребуется внести изменения в предыдущую запись по окончании отпуска по уходу за ребенком (11.11.2013) и количеству дней этого отпуска (890). Фрагмент таких записей приведен в образце 2.

Образец 2

———————————
<*> Текст должен быть зачеркнут одной чертой синими или черными чернилами.

Выше приводилось, что при проверках работники трудинспекции не оставляют без внимания личные карточки работников. Их отсутствие может квалифицироваться как нарушение трудового законодательства. Такое нарушение влечет за собой административную ответственность.

За нарушение законодательства о труде и об охране труда в силу ст. 5.27 КоАП РФ может быть наложен административный штраф:

• на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;
• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.