Изменения на 2018 год

Проведение реформы по страховым взносам внесло изменения, касающиеся суточных сверх нормы. В виду установленных нововведений, компания обязана уплатить налог с доходов физических лиц вместе со страховыми взносами при условии превышения лимита величины суточных, утвержденного законодательством.

Корректировки налогообложения были введены согласно следующему факту. Теперь за страховые выплаты, кроме тех, которые связаны с травматизмом, отвечает Федеральная Налоговая Служба.

Все перечисления, которые относятся к страховым, теперь необходимо заносить не в Фонд социального страхования, а в Налоговую инспекцию.

Согласно данному изменению, предприятия должны оформлять командировочные затраты рабочим как на территории России, так и за ее пределами, в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации.

В этом году введены дополнения в 422 статью НК РФ, с которыми можно ознакомиться во втором пункте данного закона, где говорится о сверх нормированных суточных.

Изменения по налоговым отчислениям с суточных в этом году не коснулись, они также облагаются НДФЛ. Но кроме данных налоговых взносов организации теперь должны производить отчисления в ФСС, исключая выплаты любых размеров, связанные с травматизмом сотрудников.

Величина нормативов по суточным выплатам ФНС не регламентируется, то есть каждое предприятие может установить собственную величину компенсаций за время, проведенное в командировке.

Налоговый орган устанавливает лишь ограниченные размеры возмещений, которые не облагаются налогами. При превышении данной стоимости компания обязана произвести со сверх нормированных суточных компенсаций оплату НДФЛ, вместе с налоговыми взносами в Пенсионный Фонд России, а также по медицинскому страхованию.

Большинство компаний утверждают свои размеры командировочных возмещений, превышающих законодательные нормативы, с которых осуществляется перечисление страховых выплат.

Как платить страховые взносы

На 2018 год введено обязательное требование налогообложения всех сверх нормированных суточных выплат. В соответствии с установленными нормами 424 статьи Налогового кодекса Российской Федерации, даты оплаты и начисления компенсаций сотруднику за командировку должны совпадать.

Когда рабочий получает суточные сверх нормы, в тот же день утверждают авансовый отчет. Следовательно, произведенные работодателем возмещения за командировочные расходы, превышающие лимит, относятся к системе по страховым выплатам на тот же календарный месяц, когда осуществляют утверждение авансового отчета должностного лица.

Если размер суточных не превысил установленные законодательством нормы, то их не облагают страховыми отчислениями.

Исключить претензии к предприятию, которые могут поступить от Пенсионного фонда, Налоговой службы и Фонда социального страхования поможет выполнение прописанных в нормативных актах рекомендаций по начислению командировочных.

Из дополнительных расходов работника на его проживание вне дома, а также превысивших утвержденные нормативы производят отчисления страховых взносов. Но это условие применяется к командировкам, длительностью более 24 часов.

Порядок учета

Расчет НДФЛ сопровождается нормированием величины суточных выплат. К суммам, необлагаемым налогами, относится:

• один день нахождения в поездке по работе на территории Российской Федерации (700 рублей);
• командировка за границей (2500 рублей).

Если размер данной компенсации выше указанных нормативов, тогда удерживается НДФЛ.

Когда предприятие возмещает служащему суточные сверх нормы, он имеет налогооблагаемый доход. Его признают относительно последнего дня месяца, когда производят утверждение авансового отчета, направленного сотрудником, вернувшегося с рабочей поездки.

НДФЛ удерживается в ближайшие произведенные выплаты должностному лицу, в том числе, заработной платы. Перечислить НДФЛ необходимо в первый рабочий день, следуя за перечисленными выплатами доходов работнику. Это правило соответствует статье 226 НК РФ.

Суточные, превышающие нормативы, оплачиваются сотруднику в соответствии с установленным законом. Кроме подобных выплат, работодатель обязан возместить служащему следующие затраты, связанные с рабочей поездкой:

• на транспорт, тип которого определяется генеральным директором компании;
• на оплату жилья в другом городе;
• дополнительные личные нужды на проживание не по месту жительства.

Компенсация прочих издержек покрывается сотруднику его суточными, предоставленными руководителем предприятия. При этом предусматривается увеличение их суммы по решению работодателя.

Следует помнить, что суточные размером выше нормы облагаются налогом. Несоблюдение данного правила может привести к судебному разбирательству.

Когда определенная организация направляет работника в поездку для выполнения трудовых обязанностей, она должна возместить возникшие затраты за период пребывания в командировке. Это не только расходы, связанные с проездом и проживанием, но и ряд других затрат. К ним относятся:

• интернет и мобильная связь;
• оформление иностранного паспорта вместе с визой;
• комиссия по обмену российских денежных средств на валюту;
• пользование услугами залов вокзалов и аэропортов.

Находясь в командировке, сотрудник не несет финансовых убытков. Работодатель обязан оплатить все расходы должностного лица, возникающие в рабочей поездке в день ближайшей заработной платы. Государство с данных выплат, как и с остальных, взимает соответствующие налоги.

Суточные облагаются страховыми взносами?

Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают указанные выше лимиты (п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами в 2019 году.

Иными словами, при командировках по РФ с суточных свыше 700 рублей страховые взносы нужно будет начислить. А при заграничных командировках страховые взносы начисляются с суточных свыше 2 500 рублей за день командировки.

Обращаем внимание, что при однодневных командировках с суточных страховые взносы нужно начислить со всей суммы. Это связано с тем, что выплаты при однодневных командировках не могут быть признаны суточными, а потому от обложения взносами они не освобождаются (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950).

Хотя если такие выплаты при однодневных командировках оформить не как суточные, а как возмещение расходов, связанных с командировкой, облагаться взносами они не будут. Но понесенные расходы нужно будет подтвердить первичными документами.

Говоря о страховых взносах до этого момента, мы имели в виду взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ, уплачиваемые в соответствии с требованиями НК РФ. Что же касается страховых взносов на травматизм, то суточные не облагаются ими полностью. При этом не важно, превышает или нет установленный работодателем уровень суточных порог 700 рублей или 2 500 рублей (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

НДФЛ

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

• 700 рублей за день нахождения в командировке в России;
• 2500 рублей за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ.

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217 и статьи 210 Налогового кодекса РФ.

Допустим, организация выплатила сотруднику сверхнормативные суточные. Тогда у сотрудника возникает доход для целей НДФЛ.

Доход признается на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, после возвращения сотрудника из командировки. НДФЛ удержите при ближайшей выплате дохода сотруднику – например, зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты дохода сотруднику (под. 3 п. 1 ст. 223, п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ).

Отдельно скажем про загранкомандировки. Возможны два варианта.

Вариант № 1 Суточные выданы в валюте

Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, пересчитайте выплаченную сумму в рубли по курсу Банка России. Сделайте это на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Если доход есть, удержите НДФЛ (письмо Минфина России от 21.01.2016 № 03-04-06/2002).

Вариант № 2 Суточные выданы в рублях

Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, курс валюты на конец месяца не важен. Используйте фактически полученную сотрудником сумму.

Если доход есть, признайте его на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет. А при ближайшей выплате сотруднику денег удержите НДФЛ (письмо Минфина России от 09.02.2016 № 03-04-06/6531).

Обратите внимание

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы размер выплаченных суточных не влияет.

Страховые взносы

При расчете взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний суточные не учитываются, если они:

• предусмотрены действующим законодательством;
• выплачиваются в пределах норм, которые установлены в соответствии с действующим законодательством.

Обязанность организации выплачивать суточные предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Эта же статья обязывает работодателей закрепить порядок и размеры (нормы) суточных в коллективном договоре или других внутренних документах.

Таким образом, суточные в размере, предусмотренном внутренними документами, освобождаются от обложения страховыми взносами. С суточных, размер которых превышает установленные нормы, взносы нужно начислить.

Исключением из этого правила являются выплаты членам экипажей судов загранплавания взамен суточных. На такие суммы начисляют страховые взносы вне зависимости от того, предусмотрены они внутренними документами организации или нет (подп. «и» п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

Расходы в виде суточных подтвердите авансовым отчетом и документами, которые оформляют при направлении в командировку. Чеки и квитанции о том, на какие цели сотрудник потратил деньги во время поездки, не нужны (письмо Минфина России от 11.12.2015 г. № 03-03-06/2/72711).

По общему правилу при методе начисления суточные признавайте в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты. Однако при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных можно только после того, как сотрудник представит авансовый отчет. Поэтому расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (п. 3 ст. 273 НК РФ).

ПРИМЕР

Менеджер ООО «Омерта» в период с 16 по 18 мая находился в служебной командировке в Чехии.

Приказом руководителя организации суточные по командировкам в Чехию установлены в размере 800 чешских крон в день. Суточные при командировках по России организация выплачивает из расчета 700 руб. в день.

21 мая руководитель «Омерты» утвердил представленный сотрудником авансовый отчет.

За время командировки работнику начислили суточные:

– за 2 дня пребывания в Чехии – в размере 1600 крон (800 CZK/дн. × 2 дн.); – за 1 день возврата в Россию – 700 руб.

Курс чешской кроны на 21 мая составил 2,7143 руб./крона (условно).

Всю сумму суточных бухгалтер включил в расходы при расчете налога на прибыль: 1600 CZK × 2,7143 руб./CZK + 700 руб. = 5042,88 руб.

При расчете налоговой базы по НДФЛ за январь бухгалтер не учитывал суточные, так как их размер не превышает:

– по командировкам по России – 700 руб. в день (700 руб. = 700 руб.); – по командировкам в Чехию – 2500 руб. в день ((800 CZK × 2,7143 руб./CZK)

При этом предельный размер суточных по загранкомандировкам бухгалтер рассчитал, исходя из курса, действующего на дату оплаты суточных.

Бухгалтер не включил суточные в облагаемую базу по взносам на обязательное пенсионное страхование и взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Какие расходы возмещаются командированному работнику

Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.

Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.

До начала командировки работодатель должен:

• установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
• подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.

Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:

• на проезд;
• аренду жилого помещения;
• дополнительные расходы на проживание (суточные);
• иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).

Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.

С примером такого внутреннего документа вы можете ознакомиться в статье «Положение о служебных командировках — образец 2019».

Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Что из командировочных облагается НДФЛ?

Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).

См. также: «: Нюансы уплаты при загранкомандировках».

Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.

П. 3 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:

• при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
• нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.

О том, какие ограничения с 2017 года действуют для освобождения суточных от страховых взносов, читайте в материале «На какую дату пересчитывать валютные суточные для взносов?».

Нужно ли уплачивать НДФЛ при однодневных командировках, читайте в публикации «Минфин — о взносах при однодневных командировках».

Пример

В коллективном договоре, утвержденном в ООО «Система», установлено, что при командировках на территории РФ размер суточных для сотрудников инженерно-технического подразделения составляет 1 200 руб., для других сотрудников — 600 руб.

Бухгалтер ООО «Система» выдал главному инженеру Смирнову Н. А. при направлении в командировку с 2 по 17 марта на территории РФ суточные в сумме 1 200 руб.

Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т. е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).

Также пример налогообложения командировочных расходов приведен в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ

В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):

• стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;

См. также «Даты в билетах не совпадают с датами командировки — Минфин напоминает про НДФЛ».

• комиссия за услуги аэропортов;
• стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
• провоз багажа.

Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 НК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.

О том, как учитываются командировочные расходы, читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2018-2019 годах».