Статья: Аудит командировочных расходов: специфика и нормативная база (Кисилевич Т.И.) («Аудиторские ведомости», 2010, n 3)

«Аудиторские ведомости», 2010, N 3 АУДИТ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ: СПЕЦИФИКА И НОРМАТИВНАЯ БАЗА Приводится аудиторская и арбитражная практика, связанная с решением некоторых спорных вопросов, которые касаются оформления расходов, осуществляемых при командировках в пределах Российской Федерации. Перечисляются соответствующие нормативные документы. Аудиторская проверка авансовых отчетов, связанных с командировочными расходами сотрудников, требует большого внимания к первичным бухгалтерским и оправдательным документам каждого командированного. Как показывает практика, не все организации имеют положения о командировочных расходах и другие локальные акты, регламентирующие порядок и размеры выплаты командировочных расходов. У аудитора должно быть четкое представление о возможных последствиях тех или иных выплат аудируемым субъектом в спорах с налоговым органом. Клиент должен быть предупрежден аудитором о неоднозначно классифицируемых расходах и прочих выплатах. Рассмотрим некоторые вопросы, связанные с оформлением командировочных расходов на территории Российской Федерации, которые могут помочь аудиторам сократить трудовые затраты и снизить налоговые риски. 1. Для целей налогового учета командировочные расходы сотрудника, направленного в командировку с целью приобретения объекта основных средств, в первоначальную стоимость объекта не включаются. В соответствии со ст. 257 «Порядок определения стоимости амортизируемого имущества» НК РФ командировочные расходы не формируют первоначальную стоимость объекта (см. Постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.2009 N А55-5612/2008), поэтому единовременно включаются в расходы. 2. Аудиторы, получающие предусмотренные договором компенсации командировочных расходов, связанные с предоставляемыми услугами, должны проверить правильность документального оформления полученной компенсации у заказчика — аудируемого субъекта, так как в ряде случаев налоговые органы классифицируют такие расходы как необоснованные. Согласно п. 2 ст. 709 ГК РФ цена работы включает вознаграждение исполнителю и компенсацию его издержек, предусмотренную договором. На основании пп. 17 п. 1 ст. 264 «Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией» НК РФ возмещаемые командировочные расходы включаются в стоимость аудиторских услуг (см. Постановление ФАС Поволжского округа от 19.01.2009 N Ф09-10311/08-С3). 3. Довольно распространена ситуация, при которой находящийся в командировке сотрудник возвращается на выходные дни домой. Некоторые налоговые органы в такой ситуации доначисляют налог на прибыль и соответствующие санкции, исключая расходы, как не связанные с производством. В свою защиту налогоплательщик может привести следующие аргументы. Во-первых, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не связывает размер командировочных расходов с количеством поездок сотрудника к пункту назначения и месту постоянной работы. Во-вторых, проживание сотрудника в гостинице может стоить дороже, чем билеты до дома и обратно. При необходимости можно составить расчет экономической обоснованности расходов как критерии их целесообразности (ст. 252 «Расходы. Группировка расходов» НК РФ). В-третьих, целесообразно сослаться на п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция N 62), в котором указывается на то, что возможность возвращения в течение командировки работника домой зависит от решения руководителя предприятия (см. Постановление ФАС Московского округа от 10.03.2009 N КА-А40/571-09). 4. Неоднозначна ситуация с обложением налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) суточных, выплачиваемых за однодневную командировку. По мнению ФНС России, суточные при однодневных командировках не относятся к компенсационным выплатам и, следовательно, облагаются НДФЛ. Арбитражная практика противоречива: в пользу налогоплательщика приняты Постановления ФАС Северо-Западного округа от 13.03.2008 N А56-17909/2007, ФАС Центрального округа от 27.05.2008 N А62-4451/2007, от 07.02.2007 N А62-3895/06; в пользу налоговых органов — Постановления ФАС Уральского округа от 29.06.2009 N Ф09-4274/09-С2, ФАС Волго-Вятского округа от 16.08.2007 N А28-1084/2007-3/29. 5. Приказ на командировку и служебное задание в целях налога на прибыль можно не оформлять. В соответствии с п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749, далее — Положение N 749) обязательным является только оформление командировочного удостоверения. Согласно Письму Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169 приказ о направлении сотрудника в командировку можно и не составлять. Служебное задание целесообразно оформлять, так как оно подтверждает производственный характер командировочных расходов. По мнению Минфина России (см. Письмо от 26.05.2008 N 03-03-06/02/60), командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания сотрудника в командировке и является документом, на основании которого выплачиваются суточные и оплачиваются проездные расходы. Арбитражная практика по вопросу о необходимости командировочного удостоверения противоречива. Большинство судов выносит решение в пользу налогоплательщика, но есть и другая позиция (см. Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 07.05.2009 N А78-2791/08-С3-22/72-Ф02-1965/09). В Положении N 749 не указано на необходимость составления приказа. Между тем имеются утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 унифицированные формы N Т-9 и N Т-9а, которые являются первичными учетными документами по труду и заработной плате. При проверке организации представителями трудовой инспекции за отсутствие этих документов может быть наложен штраф на сумму от 30 000 до 50 000 руб. в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. По мнению Управления ФНС России по г. Москве (Письмо от 08.08.2008 N 28-11/074505), служебное задание унифицированной формы N Т-10а следует оформлять. Другое мнение заключается в необходимости наличия служебного задания, только если это требуется локальным актом организации (Письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 18.08.2009 N 3-2-06/90). На наш взгляд, служебное задание целесообразно оформлять с целью проверки фактического выполнения задания и подтверждения производственного характера командировки. ФНС России в Письме от 25.11.2009 N МН-22-3/890 разъяснила свою позицию по вопросу документального подтверждения командировочных расходов. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н утверждены унифицированные формы журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Заметим, что ведение таких журналов не является нововведением. В Инструкции N 62 содержатся образцы таких журналов. На налоговый учет расходов наличие или отсутствие журналов не влияют. Однако, по-нашему мнению, возможны встречные проверки факта производственного характера командировочных расходов при поездках в командировку за счет, например, бюджетных средств и при иных обстоятельствах. И, хотя журналы выбытия и прибытия командированных работников не относятся к унифицированным формам документов, которые необходимо заполнять в целях бухгалтерского (налогового) учета, их наличие может использоваться как дополнительное подтверждение нахождения работника в командировке, а значит, и производственных затрат. С выходом Приказа N 739н организациям необходимо применять новые формы журналов в соответствии с п. 8 Положения N 749. Организация должна назначить приказом руководителя работника, ответственного за ведение журналов, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях. Как показывает аудиторская практика, такие приказы в организациях, как правило, отсутствуют. Возможность дополнения сведений в журналы не предусмотрена. При отсутствии журналов в организации не исключен штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб., а для назначенного приказом ответственного за их ведение сотрудника предусмотрен штраф от 1000 до 5000 руб. по нормам ст. 5.27 КоАП РФ. Работодатель или уполномоченное им лицо обязаны обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке. 6. Много вопросов возникает в связи с приобретением электронных билетов. Налоговые органы считают необходимым к электронному билету на поезд или самолет прилагать посадочный талон пассажира, а при его утере — справку перевозчика с указанием фамилии пассажира, даты, маршрута и номера рейса. По желанию командированного транспортная компания может выдавать билет и посадочный талон на бумажном носителе (см. Письма Минфина России от 05.06.2009 N 02-06-10/2282, от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476). 7. Сотруднику можно оплатить расходы на такси в аэропорт и из аэропорта при их документальном подтверждении (см. Письмо Минфина России от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162). Инспекторы на местах в некоторых случаях расходы на такси исключают. Имеется арбитражная практика в поддержку налогоплательщика (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2008 N Ф04-2260/2008(3201-А45-40). В Письме Минфина России от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505 сделан вывод об уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов на проезд командированного работника на такси при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы. 8. При расчете среднего заработка командированному лицу может оказаться, что он ниже фактического. Доплату до размера фактического заработка можно включить в расходы для целей налога на прибыль при условии наличия такого положения в локальном нормативном акте организации (см. Письмо Минфина России от 03.04.2009 N 03-03-06/2/77). 9. Спорным в настоящее время является и вопрос исчисления НДФЛ со стоимости оплаченного организацией билета, если командированный вернулся из командировки позже, например, задержавшись на выходные. Позиции ведомств неоднозначны. В Письме Минфина России от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74 оплата билета приравнивается к получению сотрудником экономической выгоды в сумме оплаченного билета. С целью избежания спора организация может продлить приказом срок командировки (см. Письмо Минфина России от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191). 10. При продлении срока командировки приказом руководителя сотрудник может оказаться в ситуации приобретения нового проездного документа, понеся дополнительные расходы. Расходы по замене билета могут быть учтены при расчете налога на прибыль в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ как расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Обосновать расходы по замене билета производственной необходимостью следует приказом об изменении срока командировки (см. Письмо Минфина России от 02.05.2007 N 03-03-06/1/252). 11. Подотчетное лицо представляет к авансовому отчету счет за проживание в гостинице нескольких командированных сотрудников. Налоговые инспекторы неправомерно исключают такие суммы из расходов. Однако НК РФ не содержит ограничений по сумме затрат на проживание, поэтому отчитаться по расходам за проживание может оплативший сотрудник, что подтверждается решениями судов (см. Постановление ФАС Московского округа от 05.03.2009 N КА-А40/935-09). 12. В счетах, выдаваемых гостиницей, детализируются предоставляемые услуги (телевизор, холодильник, телефон и т.п.). Минфин России такие расходы не принимает как не поименованные в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Целесообразно в положении о командировках по организации предусмотреть и описать такие случаи. Тогда сотрудник сможет попросить счет без расшифровки расходов. Кроме того, инспекторы включают такие суммы в налоговую базу по ЕСН И НДФЛ, с чем не соглашаются суды (см. Постановление ФАС Уральского округа от 23.01.2008 N Ф09-4857/07-С2). 13. При включении в счет гостиницы платы за питание (как правило, за завтрак) данные расходы для целей прибыли в затраты не включаются, но могут оплачиваться командированному лицу в соответствии с положением о командировках в организации с удержанием НДФЛ. В этом случае работодатель не освобождается от обязанности оплаты суточных в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ). 14. Срок командировки не ограничивается п. 4 Инструкции N 62 сорока днями. В настоящее время Инструкция N 62 применяется в части, не противоречащей Положению N 749, которое не содержит ограничений по продолжительности командировки. 15. За время командировки работу в выходной или нерабочий праздничный день следует оплачивать как обычно в соответствии со ст. 153 ТК РФ исходя из двойного оклада. Суммы такой оплаты, а также время работы в выходные командировочные дни при дальнейшем расчете среднего заработка в целях отпускных, командировочных и больничных не учитываются. 16. Спорным является вопрос о выплате сотруднику суточных при направлении в командировку в местность, где у него есть постоянная регистрация. По мнению Минздравсоцразвития России, суточные работодатель обязан выплатить (см. Письмо от 30.03.2009 N 22-2-1100). Вместе с тем суточные являются возмещением дополнительных расходов, которые возникают у сотрудника в связи с проживанием во время командировки вне места постоянного жительства. Если сотрудник командирован в местность, откуда может ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не полагаются в соответствии с п. 11 Положения N 749. Организации при выездной проверке придется документально обосновывать экономическую целесообразность выплаты суточных сотруднику. 17. Поездка в командировку на личном автотранспорте также вызывает некоторые вопросы. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (в ред. от 09.02.2004) организация может выплатить сотруднику компенсацию, уменьшающую налоговую базу по налогу на прибыль в соответствии с п. 38 ст. 270 НК РФ и не облагаемую ЕСН и НДФЛ согласно п. 3 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя и акта об использовании машины. В должностной инструкции сотрудника целесообразно предусмотреть обязанность командировок (см. Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140). Можно также заключить договор аренды автомобиля, оформить путевой лист, документально подтвердить расходы на бензин (ст. 606 ГК РФ). Сумма арендной платы и расходы на бензин включаются в затраты для целей исчисления налога на Статья: Операции с готовой продукцией на сельскохозяйственных предприятиях: аудиторская проверка (Логвинова Т.И.) (‘Аудиторские ведомости’, 2010, n 3) « ← НазадВперед → 12

Постановление Правительства № 749 о командировках

Налог-налог 11 июля 2017 7303

Постановление Правительства 749 о командировках — один из ключевых нормативных актов, регулирующих взаимодействие работодателя и сотрудника, направленного решать производственные задачи в другой населенный пункт. Изучим специфику данного источника права и корреспондирующих с ним нормативных актов подробнее.

Постановление 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»: ключевые нормы

Постановление 749: сущность командировки

Положение о командировках: сроки поездки

Оплата труда командируемого

Компенсация расходов командируемого

Компенсация расходов командируемого за границу

Подготовка документов о командировке

Итоги

Постановление 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»: ключевые нормы

Рассматривая положения регулирующего командировки Постановления 749, можно выделить следующие ключевые нормы данного нормативного акта:

1. Об определении сущности командировки.

2. Об определении срока командировки.

3. Об оплате труда командируемого.

4. О компенсации работодателем расходов командируемого.

5. О компенсации работодателем расходов работника, командируемого за границу.

6. О подготовке документов, которые необходимы для расчетов с сотрудником.

Отметим, что многие из тех норм, которые установлены Постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749, корреспондируют с положениями ТК РФ, и их обязательно следует рассматривать в контексте данных положений.

Изучим подробнее содержание указанных ключевых норм Постановления № 749 и ряд значимых нюансов их толкования.

Постановление 749: сущность командировки

Командировка — это работа штатного сотрудника (пп. 2, 3 Положения, утвержденного Постановлением № 749):

• выполняемая вне места постоянной трудовой деятельности (в том числе если командируемый отправлен в структурное подразделение работодателя в другом городе);
• выполняемая на основании письменного решения работодателя (как правило, оформляемого в виде приказа директора фирмы);
• осуществляемая в рамках определенного срока.

Поездка штатного работника, осуществляющего трудовые функции разъездного характера (например, если человек работает экспедитором в межрегиональной транспортной компании), не признается командировкой вне зависимости от географии работы.

Положение о командировках: сроки поездки

При определении сроков поездки следует иметь в виду, что (пп. 4, 7 Положения):

• Длительность командировки устанавливается работодателем исходя из особенностей служебного задания, которое предстоит решить сотруднику.
• День начала командировки отсчитывается с даты отправления транспортного средства от места штатной работы командированного (города, из которого работник уезжает), а днем ее завершения будет дата прибытия в место штатной работы (с учетом возможного времени на преодоление расстояния между аэропортом, станцией или пристанью и городом).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При этом если командируемый уехал (приехал) до 12 часов ночи, то он считается уехавшим (прибывшим) в текущие сутки. Если после 12, то отсчет командировки начинается со следующего дня.

• То, во сколько командируемый приходит на работу (уходит с нее) в день поездки (возвращения), устанавливается по договоренности с работодателем.
• Точное время отъезда (прибытия) работника устанавливается проездными документами. Если работник ездил в командировку на служебной или своей машине и проездные документы, подтверждающие дату убытия/прибытия, отсутствуют, то срок пребывания работника на месте командировки отражается в служебной записке, дополненной документом, подтверждающим маршрут поездки. Например, это может быть путевой или маршрутный лист. При отсутствии таких документов срок пребывания работника в месте командировки подтверждается гостиничной квитанцией либо ее аналогом. Если подтверждающих документов нет, то сотруднику следует предоставить служебную записку, командировочное удостоверение либо иной документ с отметкой (штампом, печатью при наличии, подписью уполномоченного лица) о дате прибытия и отъезда принимавшей его стороны.

Оплата труда командируемого

В период нахождения в командировке (в который включаются дни, проведенные в пути) работнику выплачивается зарплата, исчисляемая на базе среднего заработка (п. 5 Положения, ст. 167 ТК РФ).

Зарплата командированного в статусе совместителя исчисляется по среднему заработку у отправившего его в поездку работодателя (и выплачивается только за его счет). Если человек командируется от обоих работодателей (основного и по совместительству), то средний заработок исчисляется у каждого из них и выплачивается обоими. Сопутствующие командировке затраты распределяются в пропорции, определяемой по договоренности сторон.

Узнать больше о специфике исчисления среднего заработка при командировке вы можете в статье «Расчет среднего заработка для командировки».

Компенсация расходов командируемого

Расходы командируемого покрываются работодателем в порядке (пп. 10–14, 25 Постановления, ст. 168 ТК РФ):

1. Предоплаты

В этих целях работнику предоставляется аванс, который можно потратить (при условии последующего предоставления отчета):

• на транспорт и проживание — в любом разумном объеме, если иное не оговорено между командированным и работодателем;
• на прочие ежедневные (суточные) расходы — в объеме, установленном локальными нормативами и с учетом длительности командировки (включая дни в пути).

Если командировка однодневная (с учетом времени в пути) по России, то суточные работнику не полагаются.

2. Возмещения

По факту предоставления работником авансового отчета после командировки ему выплачивается разница между подтвержденными расходами (включая суточные в пределах лимитов) и выданным авансом. Если сумма аванса больше соответствующих расходов, то эта разница подлежит возврату работником в кассу предприятия.

Если в период нахождения в командировке сотрудник заболел и заболевание подтверждается больничным листом, то ему оплачиваются жилье (при условии лечения вне стационара) и суточные в течение всего времени нахождения в командировке.

Кроме того, работодатель оплачивает пособие по временной нетрудоспособности.

Компенсация расходов командируемого за границу

Расходы командируемого за границу покрываются работодателем по тем же основным принципам, что определены Положением для российских командировок, но с учетом следующих особенностей (пп. 17–24 Положения, ст. 168 ТК РФ):

1. Локальным нормативом работодателя устанавливается порядок компенсации расходов командируемых сотрудников в валюте и в рублях — соответственно, при их нахождении на территории России и за границей.

2. Компенсация расходов в валюте начинается со дня пересечения командируемым границы РФ, который устанавливается:

• по отметкам в паспорте — в общем случае;
• по проездным документам, если сотрудник ездил в государство СНГ, которое в соответствии с соглашением с Россией не проставляет отметки в паспортах граждан РФ (например, Беларусь, Казахстан).

3. При пересечении границы туда и обратно в один день сотруднику выплачивается 50% суточных, установленных локальным нормативом для обычных заграничных командировок.

4. Командированному за рубеж дополнительно компенсируются:

• расходы на получение загранпаспорта, виз и иных документов, необходимых для поездки;
• консульские и иные сборы (например, аэропортовые, транзитные при пользовании автомобильным транспортом);
• страховка (к примеру, обязательная при оформлении европейских виз);
• прочие обязательные платежи.

Подготовка документов о командировке

Документальное оформление командировки предполагает (пп. 3, 26 Положения):

1. Письменное закрепление работодателем:

• решения на отправку сотрудника в командировку;
• сроков поездки.

На практике данное закрепление осуществляется в приказе о командировке.

2. Подготовка работником и передача работодателю авансового отчета о совершенных расходах.

К такому отчету прилагаются документы, подтверждающие командировочные расходы.

Локальными нормативами также может быть предусмотрено применение служебного задания и отчета о командировке (функцию обоих документов, по существу, может выполнять унифицированная форма № Т-10а).

Итоги

Постановление № 749 определяет сущность командировок и регламентирует порядок взаимодействия работодателей и сотрудников во время таких поездок. Многие из содержащихся в данном нормативном акте положений корреспондируют с нормами ТК РФ, которые устанавливают различные права и обязанности сторон трудовых правоотношений при командировках. Постановление так же, как и ТК РФ, допускает принятие работодателем локальных норм различного назначения, более детально в сравнении с федеральным законодательством регламентирующих взаимодействие фирмы и работника, направленного в командировку.

Узнать больше о специфике законодательного регулирования взаимодействия работодателя и сотрудника при командировках вы можете в статьях:

• «Командировка дистанционщика уменьшает прибыль»;
• «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».

Проводки по учету командировочных расходов: пример расчета

Для бухгалтерского учета командировочных расходов и расчетов с командируемым работником используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражаются выданные работнику суммы, по кредиту — все расходы, понесенные им в командировке.

При направлении в командировку сотруднику под отчет выдается определенную сумма денежных средств, при возвращении сотрудник обязан в течении трех дней сдать оформленный авансовый отчет форма АО-1 и командировочное удостоверение форма Т-10, к этим документам должны прилагаться все документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные, билеты, чеки, договор аренды транспорта, договор найма жилья и прочее).

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением приходного кассового ордера.

Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется расходный кассовый ордер.

Проводки по расходам свыше выданного аванса

Дебет	Кредит	Название операции
		Выданы денежные средства под отчет
		Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу
		Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса

Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.

Если по произведенным расходам выделяется НДС и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, бланки строгой отчетности), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль).

Проводки по бухучету командировочных расходов

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Дебет	Кредит	Название операции
20 (23, 25, 26, 29)		Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия.
		Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия.
		Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства
		Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов
		Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции
		Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями
		Выделен НДС по командировочным расходам
68.НДС		НДС направлен к вычету

Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей заработной платы (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.

		Удержаны командировочные затраты, не признанные работодателем, из заработной платы работника
50 (51)		Возмещении работником затрат, не признанных работодателем, в кассу или на расчетный счет.

Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:

Дебет	Кредит	Название операции
		Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя
20, 23, 25, 26, 29 (44)		Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем.
		Выделен НДС по этим расходам (если выделяется)
68.НДС		НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса». При этом выполняются следующие проводки:

Дебет	Кредит	Название операции
		Куплен билет командируемому работнику.
		Билет выдан работнику
20, 23, 25, 26, 29 (44)		Списаны расходы на покупку билета
68.НДС		НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Пример учета командировочных расходов

Сотрудник Иванов направляется в командировку на 5 дней, ему выдана под отчет сумма 20000 руб. Суточные у Иванова составляют 1000 руб. При возвращении он предоставляет авансовый отчет с приложенным документами: билеты на поезд туда и обратно на общую сумму 8000 руб. (в том числе НДС 1220 руб., как посчитать НДС из суммы смотрим , по ссылке находится онлайн калькулятор для расчета), НДС выделен отдельной строкой. счет от гостиницы на бланке строгой отчетности на сумму 5000 руб. (в том числе НДС 763 руб.) НДС также выделен отдельной строкой.

Проводки бухучета командировочных расходов:

Сумма	Дебет	Кредит	Название операции
			Выданы денежные средства под отчет из кассы
			Списаны расходы на билеты без учета НДС
			Выделен НДС по расходам на билеты
	68.НДС		НДС направлен к вычету
			Списаны расходы на гостиницу без учета НДС
			Выделен НДС по расходам на гостиницу
	68.НДС		НДС направлен к вычету
			Списаны суточные
			Работником возвращены оставшиеся денежные средства в кассу предприятия

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Автономное учреждение находится в поселении, отдаленном от райцентра. В связи с этим работники представляют авансовые отчеты в централизованную бухгалтерию на компенсацию (возмещение) расходов по служебному проезду (выдается маршрутный лист и не оформляется приказ на командировку) от поселения до райцентра и обратно (маршрутный автобус, маршрутное такси) по своим обязанностям (руководитель — совещание, педагог — мероприятие и т.д.). Сотрудник приобретает проездной билет, учреждение ему не выдает проездные документы. Приказ на командировку не оформляется. В учреждение на электронную почту приходит сообщение о необходимости присутствия того или иного сотрудника на совещании или ином мероприятии. Время и место присутствия работника фиксируются в путевом листе. По какому коду вида расходов (далее — КВР) и какой подстатье КОСГУ оплатить компенсацию расходов по служебному проезду: КВР 112 и подстатья КОСГУ 212 или КВР 112 и подстатья КОСГУ 222?

28 марта 2017

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Для того чтобы в учреждении имелось основание для возмещения указанных в вопросе расходов по коду вида расходов 112 и подстатье 212 КОСГУ, необходимо, чтобы в учреждении был разработан нормативный акт, предусматривающий выплату компенсации работникам при приобретении ими проездных документов в целях исполнения своих должностных обязанностей. В ином случае возмещение расходов сотрудникам учреждения целесообразно осуществлять по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».
Применение элемента вида расходов 112 в увязке с подстатьей 222 «Транспортные услуги» КОСГУ при выплате компенсаций должностным лицам возможно в случае, если обязанность по обеспечению таких лиц проездными документами предусмотрена законодательством Российской Федерации.

Обоснование вывода:
Согласно пп. 5.1.1 раздела III Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н), расходы государственных (муниципальных) учреждений детализируются по видам расходов.
Перечень видов расходов, применяемых автономными учреждениями, а также соответствующие им статьи (подстатьи) КОСГУ приведены в Таблице соответствия (Приложение 5 к Указаниям N 65н).
Одним из существенных требований утвержденной структуры видов расходов являются разграничение выплат физическим лицам по форме, в которой они осуществляются (денежной или «натуральной»), между соответствующими элементами видов расходов группы 100 «Расходы на выплаты персоналу в целях обеспечения выполнения функций государственными (муниципальными) органами, казенными учреждениями, органами управления государственными внебюджетными фондами» и видом расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».
Применительно к рассматриваемой ситуации под «натуральной» формой обеспечения гарантий работнику следует понимать заключение от имени учреждения договора в пользу физических лиц (смотрите, в частности, письмо Министерства экономического развития РФ от 12.01.2015 N Д28и-9). При этом закупка может быть осуществлена учреждением через подотчетное лицо, действующее от имени учреждения.
Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее — Инструкция N 157н). Иными словами, положения Инструкции N 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном порядке или перечислены на банковскую карту сотрудника.
Однако практика показывает, что приобретение сотрудниками какого-либо имущества либо услуг в интересах учреждения за счет личных средств с последующей компенсацией расходов, как правило, не расценивается контролирующими органами в качестве нарушения.
На наш взгляд, возмещение расходов работникам, не получавшим под отчет денежные средства, возможно при наличии документов, подтверждающих их полномочия на осуществление расходов в интересах учреждения.
Соответственно, если работник, являясь подотчетным лицом и приобретая проездной документ на свое имя, действовал от имени учреждения, возмещение расходов следует осуществить с применением элемента видов расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьей 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.
Обеспечение гарантий работнику путем выплаты ему денежной компенсации, в том числе в сумме фактически понесенных им расходов, для учреждения закупкой не является. Указаниями N 65н прямо предусмотрено, что расходы государственных (муниципальных) учреждений по осуществлению компенсаций работникам, обусловленных их статусом в соответствии с трудовыми договорами, законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами, не включенные в фонд оплаты труда, отражаются с применением элемента вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда».
Согласно Таблице соответствия элемент вида расходов 112 может применяться как с подстатьей 212 «Прочие выплаты», так и с подстатьей 222 «Транспортные услуги» КОСГУ (в части возмещения должностным лицам расходов на приобретение проездных документов в служебных целях на все виды общественного транспорта, в случае, если они не были обеспечены в установленном порядке проездными документами в соответствии с законодательством Российской Федерации). Соответственно, применение элемента вида расходов 112 в увязке с подстатьей 222 «Транспортные услуги» КОСГУ возможно при выплате компенсаций должностным лицам, в случае если они не были обеспечены в установленном порядке проездными документами в соответствии с законодательством Российской Федерации*(1). Если же гарантии, связанные с обеспечением проездными документами работника учреждения, установлены не законодательством Российской Федерации, а коллективным договором или иным локальным актом учреждения, то выплата компенсации должна осуществляться с применением элемента вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» с отнесением расходов на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
Таким образом, для того, чтобы в учреждении имелось основание для возмещения указанных в вопросе расходов по коду вида расходов 112 и подстатье 212 КОСГУ, необходимо, чтобы в учреждении был разработан нормативный акт, предусматривающий выплату компенсации работникам при приобретении ими проездных документов в целях исполнения своих должностных обязанностей. Так, нормативный акт может предусматривать возмещение подобных расходов в фиксированной сумме или в размере документально подтвержденных расходов (в рассматриваемом случае, например, путевой лист, проездной билет, приобретаемый сотрудником самостоятельно).
В ином случае возмещение расходов сотрудникам учреждения целесообразно осуществлять по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».

К сведению:
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (часть первая ст. 166 ТК РФ).
Порядок направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств регулируется ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).
В п. 3 Положения уточнено, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Поездка в обособленное подразделение организации-работодателя (представительство, филиал), если такое подразделение находится вне места постоянной работы сотрудника, также признается командировкой.
Кроме того, из п. 11 Положения следует, что поездка работника для выполнения служебного поручения в местность, откуда он исходя из условий транспортного сообщения и характера служебного поручения имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, также признается командировкой.
С учетом приведенных норм нам представляется, что в рассматриваемой ситуации поездки работников в райцентр, находящийся вне места постоянной работы сотрудника, являются не чем иным, как командировками и должны оформляться соответствующим образом. Применение кодов видов расходов и статей (подстатей) КОСГУ при служебных командировках описано в Энциклопедии решений «Применение КОСГУ и кодов видов расходов при оплате командировочных расходов».

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Порядок применения кодов видов расходов;
— Энциклопедия решений. Группа видов расходов 100 «Расходы на выплаты персоналу…»;
— Энциклопедия решений. Подстатья 212 «Прочие выплаты» КОСГУ;
— Энциклопедия решений. Служебная командировка;
— Энциклопедия решений. Оформление служебной командировки;
— Энциклопедия решений. Применение КОСГУ и кодов видов расходов при оплате командировочных расходов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

9 марта 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Смотрите, в частности:
— постановление Правительства РФ от 17.09.2004 N 483 «О порядке обеспечения проездными документами на все виды общественного транспорта городского, пригородного и местного сообщения (кроме такси) должностных лиц таможенных органов Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями);
— постановление Правительства РФ от 27.12.2004 N 850 «О порядке обеспечения прокурорских работников, сотрудников и федеральных государственных гражданских служащих Следственного комитета Российской Федерации, судей и судебных приставов в служебных целях проездными документами на проезд всеми видами транспорта общего пользования (кроме такси) городского, пригородного и местного сообщения» (с изменениями и дополнениями);
— постановление Правительства РФ от 05.02.2013 N 89 «О порядке обеспечения проездными документами сотрудников некоторых федеральных органов исполнительной власти и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации».