Заполнение кассовых документов

Составляет и заполняет кассовые документы сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Это может быть бухгалтер, главный бухгалтер, кассир. Если в штате нет бухгалтерских работников, этим занимается сам руководитель или ИП.

Заполнять кассовые документы можно несколькими способами (п. 4.7 указания № 3210-У):

1. От руки.
2. На компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе.
3. В электронном виде. В этом случае должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Такие кассовые документы подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

В первых 2 случаях документы подписываются собственноручными подписями уполномоченных лиц. Электронный же документ может подписать электронной подписью не только тот, кто его сформировал, но и получатель денежных средств – в случае оформления расходного кассового ордера. А если сотрудник формирует электронный приходный кассовый ордер, то квитанция такого документа может быть направлена вносителю денежных средств по электронной почте (п. 5.1 указания № 3210-У).

Обо всех нововведения в сфере регулирования кассовой дисциплины вы можете прочесть .

6.2 Порядок оформления кассовых документов

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром. Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем.
При выдаче денег по расходному ордеру отдельному лицу записываются номер и наименование документа, удостоверяющего личность получателя. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача производится по доверенности, в ордере пи-шется ФИО лица, которому доверено получение денег. Если выдача производится по ведомости, перед распиской кассир делает запись «по доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к документу.
Зарплата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям. На титульном листе платежной и расчетно-платежной ведомостей делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписью руководителя и главного бухгалтера с указанием сроков выдачи. По истечении установленных сроков кассир должен в платежной ведомости против фамилии лица, которому не произведена оплата, сделать отметку «депонировано», записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и на ведомости поставить номер расходного ордера. Бухгалтерия производит проверку записей, а депонированные суммы сдаются в банк по расходно-кассовому ордеру. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Подчисток, помарок, исправлений в этих документах допускать нельзя. В приходном и расходном кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. При получении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:
наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера и руководителя;
правильность оформления документов;
наличие перечисления приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы для оформления. После получения или выдачи денег приходные и расходные кассовые ордера подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «оплачено» с указанием даты. Таким образом, погашаются и другие кассовые ордера.
Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу за-писываются в бухгалтерии в журнале регистрации, и документу присваивается порядковый номер. Журнал регистраций построен т. о., что по его
данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятия.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копирку. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист с приходным и рас-ходным кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера (табл. 22).
Таблица 22
Отчет кассира за 02.02.02 № От кого получено, Корреспондирующий Приход Расход документа кому выдано счет Остаток на 02.02.02. 1000 п/о № 12 От КБ, чек 11234 51 5000 п/о № 13 От Ивановой остаток 71 50 суммы по авансовому отчету р/о № 456 Выдана з/п по платеж 70 4000 ной ведомости 12 за ян- варь ИТОГО за день 5050 4000 Остаток на 03.02.02 2050 …

Порядок действий при оформлении кассовых документов в бухгалтерии

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

• проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

• оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;

• получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;

• регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

• передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием наличных денег в кассу

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.

При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и монеты Банка России, утв. Положением ЦБ РФ от 09.10.2002 № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации»

Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере (форма № КО-1).

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Можно использовать электронную подпись

Как разъяснил Банк России в письме от 11 августа 2014 г. № 29-1-1-ОЭ/3002, бухгалтер, работающий удаленно, вправе оформить кассовые документы в электронном виде и поставить на них электронную подпись. Потом документы передаются кассиру, который должен их распечатать, подписать и проставить штамп организации.

Предложенный банкирами способ весьма удобен и практичен. Однако для его использования хозяйству нужно внедрить систему внутреннего электронного документооборота. А сотрудники, которые оформляют и подписывают кассовые документы, должны получить электронную подпись.

Правила использования и виды электронных подписей установлены Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63ФЗ (далее – Закон № 63-ФЗ). В соответствии с пунктом 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ выделяют простую и усиленную электронные подписи. При этом различаются усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная электронные подписи.

Согласно пункту 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ, электронный документ, заверенный квалифицированной подписью, приравнивается к бумажному с собственноручной подписью, кроме случая, когда законодательство требует оформления документа исключительно на бумаге.

И хотя в письме № 29-1-1-ОЭ/3002 не поясняется, какую именно подпись использовать для кассовых документов, хозяйству безопаснее применять именно квалифицированную электронную подпись.

Важно запомнить

Кассовые документы могут оформляться в электронном виде, если они заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.