Как оценить работу бухгалтера

Чем же они занимаются?

• 321

Бухгалтер на предприятии занимает далеко не последнее место в штате. Основная деятельность бухгалтерской службы – ведение первичной финансовой документации, составление отчетности, ее контроль, анализ и сдача в органы ФНС, внебюджетные фонды и статистику, а также предоставление финансовой отчетности руководителям и учредителям организации. При этом у многих встает вопрос, как оценить работу бухгалтера, на какие критерии стоит обратить особое внимание.

Чем занимается бухгалтер, и как рассчитать его трудозатраты

Очень часто между руководителем и главным бухгалтером на предприятии возникает спор относительно численности штата бухгалтерской службы. Причем первая сторона никак не хочет понять, что можно делать в отделе в течение рабочего дня в таком составе. Не имея профильного образования, это действительно понять трудно.

Для начала определите, какие именно специалисты необходимы вашей компании:

• По работе с кассовыми операциями.
• По работе с банком.
• По расчету с персоналом и подотчетными лицами.
• По расчету с поставщиками.
• По расчету с покупателями.
• По учету инвестиций и займов.
• По учету ТМЦ и ОС.
• По составлению и сдаче налоговой отчетности.
• По оформлению и представлению управленческой отчетности.

Если деятельность предприятия не слишком многообразна, некоторые отделы можно совместить. Чтобы это определить, необходимо оценить работу каждого человека, входящего в состав службы. Для этого нужно рассчитать трудозатраты. Но бухгалтер ничего не производит, так на что следует обратить внимание? Делегирование обязанностей лучше возложить на главного бухгалтера, именно он знает, какие отделы можно совместить без ущерба для деятельности компании.

Рассчитать норматив трудозатрат можно несколькими способами, наибольшей популярностью пользуются следующие:

• Составление фотографии рабочего дня.
• Бенчмаркинг.
• Микроэлементное нормирование.

В первом случае специалист в течение дня ведет наблюдение за сотрудником бухгалтерии и делает соответствующие записи, замеряет время, которое затрачивает бухгалтер на оформление документа. Затем, исходя из своих пометок, составляет трудовые нормативы.

Второй вариант наиболее приемлем для маленьких компаний. В этом случае руководитель просто сравнивает трудозатраты на своем предприятии с другой аналогичной организацией, делает соответствующие выводы и составляет штатное расписание для своей службы.

Наиболее точным при расчете трудовых нормативов считается микроэлементное нормирование. Для его осуществления необходимо разбить сотрудников бухгалтерии на отдельные участки, затем произвести замер трудозатрат, сколько времени они расходуют на оформление отдельных форм и выполнение других обязанностей. На основании произведенных расчетов определяется необходимое количество сотрудников отдела.

Наиболее точным при расчете трудовых нормативов считается микроэлементное нормирование.

Однако стоит обратить особое внимание на работу отделов, которые занимаются оформлением и сдачей отчетности. Ведь фотография дня, сделанная не в отчетный период, может резко отличаться от той, которая будет составлена в период сдачи определенных форм.

Для оценки работы бухгалтерской службы можно использовать специализированные аудиторские конторы. Наиболее крупные организации содержат в своем штате внутреннюю службу аутсорсинга, которая и решает этот вопрос.

Сегодня существует много программ, которые значительно облегчают деятельность бухгалтера. Уже не нужно бежать в ФНС и бюджетные фонды, чтобы отстоять очередь и сдать отчет, нужно лишь нажать на клавишу, и отчет будет сдан. Расчет зарплаты, банковских и прочих операций можно осуществлять с помощью новых ИТ-технологий, где заблаговременно заложены необходимые формулы и нормативы, согласно действующему законодательству.

Но, несмотря на все возможности, которые предлагают сегодня программные обеспечения, работа бухгалтера остается достаточно сложной и требует большого внимания. Поэтому перед принятием решения о численности отдела очень важно определить нормативы трудозатрат ваших сотрудников, как мы описали выше.

3. Анализ и рекомендации по распределению работ и загруженности работников службы управления персоналом

Похожие главы из других работ:

Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш»

3. Анализ разделов должностные инструкции работников службы документационного обеспечения управления ОАО «Желдорреммаш»

Все должностные инструкции, которые приняты в ОАО «Желдорреммаш» имеют единую форму и включают следующие разделы: Общие положения; Должностные обязанности; Права; Ответственность. В разделе «Общие положения» устанавливается категория…

Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш»

4. Функциональный анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш»

В службе документационного обеспечения управления присутствуют следующие должности: Экспедиция: Делопроизводитель — 1 нд. Документовед — 2 ед. Экспедитор-курьер — 1 ед. Отдел ДОУ Инспектор по исполнению поручений — 1 ед Делопроизводитель — 2 ед…

Анализ и пути совершенствования деятельности службы управления персоналом в ФГУ ГЗК «Калужская» г. Калуги

2 Практическая глава. Анализ и пути совершенствования деятельности службы управления персоналом в ФГУ ГЗК «Калужская» г. Калуги

Анализ и пути совершенствования деятельности службы управления персоналом в ФГУ ГЗК «Калужская» г. Калуги

2.2 Анализ деятельности службы управления персоналом в ФГУ ГЗК «Калужская»

Анализ управления персоналом на предприятии выполняет специализированная служба — отдел кадров. Отдел кадров выполняет функции организации набора и отбора персонала, включая тестирование…

Кадровая политика ООО «Покрофф-Восток»

2.3 Анализ должностных инструкций работников кадровой службы

Основополагающим документом в кадровой службе являются должностная инструкция — документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность…

Место и роль службы управления персоналом

Глава 3. Анализ места и роли службы управления персоналом на ЗАО «Петелинская птицефабрика»

Для достаточно крупной компании размер службы управления персоналом не велик. Так как на общее количество людей, работающих на фабрике, всего 6 человек отдела кадров. Поэтому охватить каждого сотрудника организации в отдельности…

Оптимизации работы службы управления персоналом

1.1 Требования к организации службы управления персоналом в системе государственной службы

Федеральным законом от 27 мая 2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы» определены правовые и организационные основы системы государственной службы страны…

Оптимизации работы службы управления персоналом

ГЛАВА 2. Анализ эффективности работы службы управления персоналом в УФНС России по Новосибирской области

Оптимизации работы службы управления персоналом

2.1 Анализ эффективности работы службы управления персоналом

Для предстоящего анализа эффективности работы кадровой службы Управления Федеральной налоговой службы по Новосибирской области следует дать общую характеристику этой государственной организации…

Оптимизация распределения работ и загруженности службы управления персоналом на основе матрицы РАЗУ

2. Оптимизация распределения работ и загруженности работников службы управления персоналом ООО «Сервико»

рациональность разделение труд управление ООО СЕРВИКО — крупнейший дистрибьюторский логистический центр Восточной Сибири (темпы роста около 45% в год)…

Организация деятельности служб управления строительным производством на примере оперативно-диспетчерского отдела домостроительного комбината

РАЗДЕЛ III. Определение численности работников службы управления

Система управления персоналом: проблемы создания и функционирования

2.2 Анализ работы службы управления персоналом

ОАО «СУЭК» — один из крупнейших работодателей в России. На предприятиях компании трудится более 36 000 человек. Среди приоритетов работы компании — уважение к личности, создание комфортных условий для работы сотрудников…

Совершенствование системы управления персоналом на предприятии на примере МБОУ «СОШ № 15»

3 Анализ процедуры аттестации работ в Муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении «Средней общеобразовательной школе №15» как ключевые элементы управления персоналом в образовательном учреждении

Уровень профессионального развития педагога мы можем оценить при помощи такого мероприятия, как аттестация. Она является оценкой деятельности и профессионального развития педагога в межаттестационный период. Рассмотрим…

Теория организации фирмы малого бизнеса

§ Организация работ по обеспечению деятельности службы управления

§ Подбор и адаптация персонала § Стимулирование работников организации § Условия возникновения конфликтной ситуации и меры по урегулированию конфликтов § Организация деятельности службы управления персоналом и оценка ее…

Теория организации фирмы малого бизнеса

1.2 Организация работ по обеспечению деятельности службы управления

В данном разделе в первую очередь необходимо отметить методологию управления персоналом, которая позволяет выделить факторы успешного взаимодействия, в том числе и делового общения и реализации кадровой политики: 1…

Критерии качества в работе бухгалтерии

Каталог консалтинговых компаний

• Войти в личный кабинет
• Поиск компаний
• Семинары
• Новости и пресс-релизы
• Конференции

Библиотека управления Показать все разделы библиотеки управления

Многолетние наблюдения за предприятиями различных форм собственности выявили одну общую проблему, имеющую непосредственное отношение к качеству работы персонала вообще и ведению бухгалтерского и налогового учета в частности.

Характерной особенностью всех обследованных предприятий является то, что качество ведения бухгалтерского и налогового учета в их бухгалтериях зависит только от опыта и квалификации главного бухгалтера и других ведущих сотрудников бухгалтерии. При этом опыт имеет ключевое значение. Это приводит к повышенному спросу на бухгалтеров с опытом работы и как следствие к росту затрат на содержание таких работников.

Такая ситуация могла бы быть признана нормальной в естественных рыночных условиях. Но в современной России это зачастую приводит к диктату и шантажу руководителей со стороны таких специалистов. Несмотря на то, что Российское законодательство вполне жестко регламентирует процессы в сфере бухгалтерского и налогового учета, для большинства руководителей предприятий она остается terra incognita. И в такой ситуации опытный бухгалтер является единственным в компании носителем знаний ведения бухгалтерского и налогового учета.

Это приводит к тому, что:

• Не понимая сути происходящих в бухгалтерии процессов, руководитель не в состоянии адекватно оценивать качество выполняемой работы, ее объем и эффективность;
• Руководитель не в состоянии самостоятельно оценить профессиональную пригодность нанимаемых сотрудников бухгалтерии и должен по этим вопросам консультироваться с главным бухгалтером или доверить подбор рекрутинговому агентству, что все равно не дает гарантий качества выполняемой работы сотрудниками бухгалтерии;
• Руководитель не может самостоятельно правильно оценить потребность в дополнительных сотрудниках бухгалтерии, на которой настаивает главный бухгалтер;
• Руководитель принимает как факт высокие зарплаты опытных сотрудников бухгалтерии, а также их постоянный рост;
• Руководитель попадает в зависимость от «профессионалов» своей бухгалтерии — в случае их увольнения восстановить учет будет непросто и дорого, а порой и невозможно.

Все вышеперечисленное создает проблему: ситуацию в вопросах ведения бухгалтерского и налогового учета контролирует не руководитель, а сотрудники. Это может иметь пагубные для предприятия последствия.

Вопрос качества бухгалтерского учета на предприятии лежит в сфере управления качеством выполняемых работ. Этой тематике посвящено много исследований как зарубежных, так и российских авторов.

Стремление компаний повышать свою конкурентоспособность инициировало создание нового общеорганизационного метода непрерывного повышения качества всех организационных процессов, производства и сервиса. Этот метод получил название — всеобщее управление качеством (TQM). Главная идея TQM состоит в том, что компания должна работать не только над качеством продукции, но и над качеством организации работы в компании, включая работу персонала. Постоянное параллельное усовершенствование 3-х составляющих — качества продукции, качества организации процессов и уровня квалификации персонала — позволяет достичь более быстрого и эффективного развития бизнеса.

Качество в данном вопросе определяется следующими категориями:

• степень реализации требований клиентов
• рост финансовых показателей компании
• повышение удовлетворенности служащих компании своей работой

Всеобщее управление качеством — это система управления, основанная на производстве качественных с точки зрения заказчика продукции и услуг. TQM определяется как сосредоточенный на качестве, сфокусированный на заказчике, основывающийся на фактах, управляемый командный процесс. TQM направлена на планомерное достижение стратегической цели организации через непрерывное улучшение работы. Принципы TQM также известны как «всеобщее улучшение качества», «качество мирового уровня», «непрерывное улучшение качества», «всеобщее качество услуг» и «всеобщее качество управления».

Слово «всеобщее» в понятии «Всеобщее управление качеством» означает, что в данный процесс должен вовлекаться каждый сотрудник организации, слово «качество» означает заботу об удовлетворении потребностей клиента, и слово «управление» относится к сотрудникам и процессам, необходимым для достижения определенного уровня качества.

Если применить все вышесказанное к вопросу организации бухгалтерского учета на российских предприятиях, то становится понятно, что ввиду отсутствия четкой продуманной стратегии развития у подавляющего большинства фирм задача соответствия качества учета этой самой стратегии не стоит. Бухгалтерский учет существует как бы сам по себе. Он не влияет на первый взгляд на конкурентные преимущества предприятия и нужен в большей степени для учета работы других подразделений компании, а также для фискальных органов. Но это только на первый взгляд. С точки зрения менеджмента бухгалтерия такое же подразделение, как и любое другое в компании. А стало быть, для него в полной мере актуальны вопросы производительности и эффективности. Пусть даже речь идет об эффективности вторичных, обслуживающих процессов в компании. С точки зрения учета затрат бухгалтерия такой же центр доходов/расходов и, следовательно, им можно и нужно управлять с целью оптимизации этих самых затрат.

Как управлять бухгалтерией в данной ситуации? Для начала нужно определиться с тем, что является критериями качества в работе бухгалтерии. Проведенный нами анализ предприятий позволил выявить следующие критерии:

• достоверность ведения регистров бухгалтерского учета (правильность),
• своевременность формирования налоговой и управленческой отчетности (быстрота),
• полнота сведений в бухгалтерской и налоговой отчетности (объем).

Для каждого критерия можно установить свои единицы измерения. Так «точность» «достоверность» может измеряться количеством неправильных проводок по отношению к общему количеству проводок бухгалтерии. «Своевременность» формирования налоговой и управленческой отчетности можно измерять по отклонению от времени, когда она должна быть подготовлена. Установив 100% в качестве максимального значения для каждого критерия, можно оценивать степень соответствия реальных показателей заданным.

Что влияет на качество бухгалтерской работы? Какие условия должны быть соблюдены в процессе выполнения бухгалтерами своей работы, чтобы значение каждого из установленных критериев качества стремилось к максимально возможному? Каждый сотрудник бухгалтерии, прежде всего, должен обладать элементарными знаниями принципов и правил ведения бухгалтерского учета. Это необходимое условие. Но не достаточное. Кроме того, он должен обладать еще и профессиональными навыками, которые приобретаются только с опытом. Без таких навыков формирование правильной бухгалтерской отчетности (с первого раза) для новичков представляет практически невыполнимую задачу. Это уже достаточное условие.

Таким образом, необходимые и достаточные условия качественного ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии состоят в следующем:

• сотрудники бухгалтерии должны обладать элементарными знаниями принципов и правил ведения бухгалтерского учета,
• сотрудники бухгалтерии должны обладать профессиональными навыками, необходимыми на закрепленном за ними участке работ.

Работники вашей бухгалтерии в полной мере отвечают этим условиям? Тогда вы с высокой степенью вероятности можете рассчитывать на качественный бухгалтерский учет на вашем предприятии. А если у вас молодая компания и вы не можете пока позволить себе «суперпрофессионалов»? А если и смогли, но теперь такой работник собирается покинуть вашу компанию? Что будет с учетом? Вернее, с его качеством.

Много лет назад был найден выход из такой ситуации. В компаниях стали внедрять Системы менеджмента качества. Каждая компания старалась придумать свою систему («6 сигма» в Моторолла, «принципы ДАО» в Тойота…). Позже появились стандарты управления качеством (ISO). Целью любой СМК является соответствие результатов процессов компании потребностям потребителя, организации и общества (соответствие, как явным требованиям, так и подразумеваемым потребностям). Надо заметить, что изначально все СМК были ориентированы на выстраивание процессов на предприятии таким образом, чтобы обеспечить стабильное и высокое качество производимых товаров или оказываемых услуг. При этом, хотя и декларируется ориентация на удовлетворение предопределенных потребностей потребителей внешних и внутренних, преимущество все же отдается первым. Но даже когда все процессы на предприятии в соответствии с принятым стандартом (например, ISO 9000/9002) удовлетворяют потребности не только внешних, но и внутренних потребителей, это совсем не гарантирует высокое качество продукции или услуг, а всего лишь отмечает Соответствие требованиям и рекомендациям этих стандартов и говорит о способности предприятия делать все максимально возможное для достижения поставленных перед ним целей и улучшать результативность своей деятельности.

Таким образом, даже если попытаться настроить работу бухгалтерии в соответствии с одной из распространенных систем управления качеством (явно ни одна из систем не регламентирует работу этого подразделения!), качественный результат не гарантирован. Более того, в ряде случаев внедрение на предприятиях СМК без очевидной стратегической цели приводит к неоправданному росту расходов и лишней бюрократии, которая вряд ли пойдет на пользу предприятию.

Возможен ли выход из данной ситуации?

Возможен. Проанализировав огромное количество ошибок в работе бухгалтеров разной квалификации, мы обнаружили, что при выполнении того или иного задания каждый работник совершает некоторый набор элементарных действий. Причем этот набор тем меньше, чем выше квалификация работника и больше его опыт. Анализ этих действий с учетом требований, предъявляемых к результатам работы, позволил в каждом случае установить вполне определенную минимальную последовательность элементарных действий, необходимых и достаточных (!!!!) для получения качественного результата. Слово «качественный» применительно к бухгалтерскому учету означает наивысшую (максимальную) степень соответствия критериям качества, описанным выше.

Данные выводы легли в основу теории Последовательных Элементарных Правильных Шагов (Consecutive Elementary True Steps — CETS). Согласно этой теории для решения любой задачи с заданными критериями качества необходимо и достаточно выполнить правильно некую минимальную последовательность элементарных действий. Для правильного выполнения данной последовательности исполнитель должен обладать только двумя вещами: элементарными знаниями об указанных действиях и внимательностью.

Применительно к проблеме, поднятой в начале статьи, это значит, что исполнитель должен обладать элементарным знанием языка ведения бухгалтерского учета и иметь качество характера — внимательность. Таких людей в разы больше, чем опытных бухгалтеров, они дешевле стоят и изначально замотивированы работать.

С использованием положений теории CETS авторами разработан уникальный алгоритм, позволяющий выявить Последовательность Элементарных Правильных Шагов для любой задачи в сфере организации бухгалтерского, налогового учета и документооборота.

Критерии качества в работе бухгалтерии:

• достоверность ведения регистров бухгалтерского учета (правильность),
• своевременность формирования налоговой и управленческой отчетности (быстрота),
• полнота сведений в бухгалтерской и налоговой отчетности (объем).

Необходимые и достаточные условия качественного ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии состоят в следующем:

• сотрудники бухгалтерии должны обладать элементарными знаниями принципов и правил ведения бухгалтерского учета,
• сотрудники бухгалтерии должны обладать профессиональными навыками, необходимыми на закрепленном за ними участке работ.

В результате исследований обнаружено, что при выполнении того или иного задания каждый работник совершает некоторый набор элементарных действий. Причем этот набор тем меньше, чем выше квалификация работника и больше его опыт. Анализ этих действий с учетом требований, предъявляемых к результатам работы, позволил в каждом случае установить вполне определенную минимальную последовательность элементарных действий, необходимых и достаточных для получения качественного результата. Слово «качественный» применительно к бухгалтерскому учету означает наивысшую (максимальную) степень соответствия установленным критериям качества.

Согласно разработанной нами теории CETS, для решения любой задачи с заданными критериями качества необходимо и достаточно выполнить правильно некую минимальную последовательность элементарных действий (Consecutive Elementary True Steps — CETS).

Алгоритм построения такой последовательности получил название CETS-алгоритм.

Для правильного выполнения данной последовательности исполнитель должен обладать только двумя вещами: элементарными знаниями об указанных действиях и внимательностью.

Применительно к проблеме бухгалтерского и налогового учета это значит, что исполнитель должен обладать элементарным знанием языка ведения бухгалтерского учета и иметь качество характера — внимательность. Таких людей в разы больше, чем опытных бухгалтеров, они дешевле стоят и изначально замотивированы работать.

Какие гарантии дает использование CETS-алгоритма?

CETS-алгоритм — первый продукт на рынке, использование которого гарантирует 100% результат. В отличие от распространенных стандартов управления качеством процессов (ISO 9000/9002и проч.), которые всего лишь отмечают «соответствие требованиям и рекомендациям» этих стандартов, применение CЕTS-алгоритма позволяет установить и выполнить ту последовательность действий и операций, которая необходима для гарантированного достижения заранее известного результата. Применительно к бухгалтерскому и налоговому учету, требования к качеству которых закреплены законодательно, это позволяет гарантировать 100% результат.

Дает руководителю компании эффективный инструмент управления бухгалтерией; надежное средство контроля и оценки результатов работы, как всего подразделения, так и каждого сотрудника в отдельности.

Доказывает, что возможно получить независимость процессов ведения (результатов) бухгалтерского учета в компании от опыта сотрудников и при этом обеспечить качество.

Предоставляет руководителю компании эффективный инструмент управления затратами на ведение бухгалтерского учета в компании, построенный на использовании CETS-алгоритма.

Показывает, как использовать продукты деятельности бухгалтерии в управлении компанией.

Применение CETS-алгоритма на практике доказало его высокую эффективность. Алгоритм с успехом может быть применен для широкого круга задач.

Версия для печати

Как измерить и сделать эффективной работу бухгалтерии

10.05.2012 | статьи | |

• Людмила Шустерова, заместитель генерального директора аутсорсингового подразделения BDO

опубликовано:

• «Ваш партнер-консультант» №18 (9434) 2012

• Людмила Шустерова, заместитель генерального директора аутсорсингового подразделения BDO

опубликовано:

• «Ваш партнер-консультант» №18 (9434) 2012

Руководители компаний нередко считают, что в бухгалтерской службе слишком много сотрудников, и не понимают, чем они занимаются. В свою очередь финансовым директорам и главным бухгалтерам приходится обосновывать количество сотрудников этой службы и аргументировать увеличение штата. Какие инструменты способны ускорить взаимодействие между менеджерами, сотрудниками бизнеса и бухгалтерией и позволяют сократить затраты на обработку документов? Об этом рассказывает Людмила Шустерова, заместитель генерального директора аутсорсингового подразделения BDO.

Бухгалтерия — инструмент руководства компании для оценки бизнеса. Результатами ее работы пользуются не только фискальные органы. Менеджерам и собственникам компании необходимы оценка эффективности бизнеса и оперативные отчеты. Соответственно процессы в бухгалтерии должны быть выстроены с учетом ожиданий и требований менеджеров по содержанию и срокам представления отчетности. Сегодня, например, перед бухгалтерией стоит задача закрывать год не 28 марта, а 25 января. Как любой инструмент, она должна быть грамотно настроена и корректно функционировать.

Предпосылкой для оценки эффективности работы бухгалтерии является и динамика бизнеса. Численность данного подразделения, как правило, растет быстрее и сокращается медленнее бизнеса и поэтому требует постоянной корректировки.

Бухгалтерия — объект нормирования

Для оценки эффективности работы бухгалтерии и определения необходимой численности персонала деятельность бухгалтеров нужно оценивать. Для этого необходим обоснованный подход, в частности нормирование процессов в бухгалтерской службе, определение нормативов и последующая оптимизация деятельности. У бухучета есть все признаки процесса: исполнители, информация о деятельности компании на входе (первичная документация), регламентирующие документы (ПБУ, НК РФ и т.д.), сложившиеся подходы и практика ведения учета. Результат процесса — отчетность, предоставляемая в определенных форматах в налоговую инспекцию и другим бизнес-пользователям (рис. 1). Поэтому бухгалтерия должна быть объектом нормирования. Если нормативы есть, их можно улучшать.

Нормативы трудозатрат — необходимое количество сотрудников компании для получения одной единицы результатов работы.

Нормативы бывают:

• как есть — фиксируют состояние компании на момент расчета, фактические;
• как должно быть — рассчитываются на основе данных по отрасли и показывают, к чему можно стремиться, целевые, или бенчмаркинг — затраты после оптимизации процесса.

Существующие методы нормирования трудозатрат различаются трудоемкостью и точностью (рис. 2).

Фотография рабочего дня (ФРД) больше подходит для однородных процессов и для бухгалтерии не всегда применима и не всегда удобна.

При микроэлементном нормировании процесс подразделяется на подпроцессы.

Бенчмаркинг — лучшие практики, согласно которым для обработки некоторого количества счетов, например в оптовой торговле, нужно определенное количество бухгалтеров (например, три). Если фактически их четыре, стоит задуматься и проанализировать ситуацию. Рассмотрим подробнее метод факторного нормирования применительно к бухгалтерии.

Технология факторного нормирования

Использование такой технологии в бухгалтерии предполагает несколько этапов. Сначала деятельность бухгалтерии как процесс подразделяется на подпроцессы (участки). В компании, где больше одного бухгалтера, можно оценить, сколько времени в месяц бухгалтер в среднем тратит на тот или иной подпроцесс или какое количество документов либо транзакций в среднем обрабатывает за месяц.

Затем оцениваются трудозатраты по каждому подпроцессу — определяются фактические трудозатраты по участкам и квалификационному уровню, количество сотрудников определенной квалификации в чел./мес. (в днях неудобно).

Для каждого процесса выявляются факторы, в большей мере влияющие на трудозатратность учета. Например, при работе с авансовыми отчетами их целесообразно группировать на хозяйственные отчеты и командировки по РФ и заграничные, поскольку нормативы времени обработки этих документов различны. При расчетах с поставщиками и подрядчиками значение имеют не только количество документов, но и их номенклатура, напрямую связанная с бизнес-процессом.

Многое зависит от ответственного за введение данных и документов — бухгалтер либо менеджер по продажам или закупкам. В последнем случае бухгалтер просто сверяет документы.

Из соотношения трудозатрат и факторов выводится норматив трудозатрат для бухгалтеров на процессы (табл. 1).

Универсальных нормативов не существует, поскольку нет похожих процессов в двух компаниях. Тем не менее всем интересна идеальная цифра, к которой желательно стремиться или на которую стоит ориентироваться. С этой целью в табл. 1 приведены некоторые усредненные значения нормативов для отдельных усовершенствованных процессов, которые можно использовать для оценки собственных бухгалтеров. Приведем пример факторного нормирования.

пример

Компания «Трейдинг ООО» занимается оптовой торговлей. У организации четыре склада. В ней трудятся 100 сотрудников. Масштабы деятельности компании характеризуется следующими параметрами:

• 120 поставщиков и десять поставок от каждого поставщика на каждый склад ежемесячно;
• платежи каждому поставщику два раза в месяц (транзакции);
• 1500 покупателей и 15 заказов в месяц от каждого клиента.

Весь объем работ выполняют шесть бухгалтеров.

Рассчитаем, насколько велика бухгалтерия и как эффективно она работает. Упростим пример и не будем учитывать различия в квалификации бухгалтеров. Расчеты приведены в табл. 2.

Необходимы 4,24 бухгалтера плюс один для замены. На практике количество требуемых бухгалтеров будет зависеть и от того, смогут ли они совмещать функции и насколько взаимозаменяемы бухгалтеры.

Если фактические затраты далеки от приведенных нормативов, их нужно сократить. Покажем это на примере подпроцесса «учет реализации», разбив его на отдельные операции (табл. 3). Сначала следует понять, как организован процесс, какие у него трудозатраты. Затем рассчитать его стоимость, сравнить с лучшими практиками и после этого начать поиск возможных решений. Рассмотрим некоторые из них.

Перераспределение функций

Один из способов сокращения трудозатрат в бухгалтерии — перераспределение функций и делегирование отдельных операций другим подразделениям. Решения о распределении ответственности не простые, обычно дополнительную работу и ответственность брать на себя никто не хочет. Воспользоваться можно менеджерским подходом, согласно которому специалисты должны быть заняты в соответствии с их компетен­циями.

Именно менеджерам по продажам, а не бухгалтерии, логично поручить подписание актов. Это будет эффективнее. Аналогично с актами сверки. В некоторых компаниях при подписании большого количества актов сверки в месяц эти транзакции передают менеджерам, работающим с конкретными клиентами и владеющими информацией об их платежах и дебиторской задолженности. Поэтому и затраты на подобные операции у менеджеров ниже, чем у бухгалтеров. А бухгалтерия при этом формирует акты сверки.

ИТ-оптимизация

Используемые в компании ИТ-технологии способны существенно влиять на производительность бухгалтерии по следующим параметрам:

• спектр функциональных возможностей учетной системы;
• уровень автоматизации (степень необходимости ручного ввода);
• степень настройки взаимодействия систем (для случаев, когда используется несколько баз данных). Дублирующий ввод данных — это потеря времени.

Поэтому необходимо учить ИТ-системы «общаться» между собой, чтобы наиболее эффективно использовать возможности ввода информации.

Сравнение вариантов оптимизации учетной функции внутри компании и передачи их на аутсорсинг приведены в табл. 4.

Аутсорсинг

Иногда к аутсорсингу прибегают как к внешнему консультанту и прислушиваются к нему больше, чем к своей бухгалтерии.

Основными предпосылками выбора аутсорсинга являются:

• частичная (или неэффективная) загрузка бухгалтеров;
• быстрый рост или сокращение бизнеса (в российских компаниях широко распространена практика передачи на аутсорсинг отдельных участков);
• необходимость внедрения новой учетной системы или оптимизация существующей;
• необходимость централизации бухгалтерских процессов в холдинге;
• отсутствие регламентов документ оборота, либо они есть, но не работают.

При создании регламентов в большой компании имеет смысл создать центры финансового обслуживания и обсудить этот вопрос с провайдером аутсорсинга. Многие компании сейчас создают подобные центры не в Москве (дорого).

Определение нормативов выработки в час одного бухгалтера (таблица 1)

Подпроцессы (учетные функции)	Наличие процесса	Трудозатраты	Факторы	Норматив	Значение
Учет кассовых операций	х
Учет расчетов по банковским операциям		Два человека	Количество банковских транзакций	Количество платежных поручений в час на одного бухгалтера
Учет расчетов с подотчетными лицами		Три человека	Количество авансовых отчетов х среднее количество документов в АО	Количество авансовых отчетов в час на одного бухгалтера
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками			Количество накладных х х среднее количество номенклатурных позиций в накладной	Количество накладных (актов) в час на одного бухгалтера
Учет реализации			Количество накладных х х среднее количество номенклатурных позиций в накладной	Количество накладных покупателям в час на одного бухгалтера
Управленческая и корпоративная отчетность
Учет долгосрочных инвестиций, основных средств и НМА		Один человек
Учет товарно-материальных запасов	х
Учет финансовых вложений	х
Учет финансирования и займов		Два человека
Подготовка налоговой отчетности
Расчет заработной платы			Количество начислений — удержаний х х количество межрасчетов х х количество сотрудников	Количество сотрудников (расчетных листков) в месяц на одного бухгалтера

Расчет необходимых ресурсов (таблица 2)

Учетные функции	Объем работ	Производительность (с учетом нормативов из табл. 1)	Необходимые ресурсы
Учет расчетов с поставщиками	4 склада х 10 поставок х 120 поставщиков = 4800 накладных от поставщиков в месяц	36 х 21 х 8 = 6048 накладных от поставщиков в месяц	4800 : 6048 = 0,79 бухгалтера
Учет расчетов с покупателями	1500 покупателей х 15 заказов = 22 500 заказов от покупателей в месяц	40 х 21 х 8 = 6720 накладных покупателям в месяц	22 500 : 6720 = 3,3 бухгалтера
Работа с банком	120 поставщиков два раза в месяц = 240 платежных поручений в месяц	15 х 21 х 8 = 2520 платежных поручений в месяц	240 : 2520= 0,9 бухгалтера
Расчет заработной платы			100 : 1500 = 0,06 бухгалтера
Итого			4,24 бухгалтера

Перераспределение функций (таблица 3)

Участок «учет реализации»
Процессы	Кто часто отвечает	Кто должен отвечать
Предоставление информации о реализованных товарах или услугах	Отдел продаж
Составление счетов	Бухгалтерия
Составление отгрузочных документов	Бухгалтерия
Кодирование выставленных счетов для целей фискального учета	Бухгалтерия
Составление отгрузочных документов (акт о выполненных работ/услуг), счетов-фактур	Бухгалтерия
Рассылка счетов	Бухгалтерия	Административный отдел
Координация/подписание отгрузочных документов и счетов-фактур	Административный отдел
Рассылка отгрузочных документов, счетов-фактур	Отдел продаж/административный отдел
Координация процесса и сбор подписанных документов от покупателей	Бухгалтерия	Административный отдел
Ведение книги продаж	Бухгалтерия
Выверка дебиторской задолженности. Подготовка актов выверки расчетов с покупателями	Бухгалтерия
Рассылка актов выверки расчетов с покупателями	Административный отдел
Координация вопросов выверки расчетов с покупателями	Бухгалтерия	Административный отдел

Варианты оптимизации (таблица 4)

	Оптимизация учетных функций компании	Аутсорсинг
	Процесс выстраивается так, чтобы его выполнение требовало минимум времени Численность подразделений определяется с помощью нормативов	Процесс полностью передается провайдеру
+	Затраты на процесс минимальны	Затраты на процесс прогнозируемы: нет проблем с подбором кадров; принцип ключевых компетенций — делаем только то, что нужно для бизнеса; контроль эффективности процесса по конечной цене
–	Требует много времени Обследование и оптимизацию нужно проводить регулярно. Если бизнес меняется, то чаще, если стабилен — не реже одного раза в год	Возможна потеря гибкости (в связи с формализацией процессов взаимодействия). Необходимы трудозатраты внутри компании на внедрение новых процессов). Провайдер может быть более консервативным в налоговых вопросах, чем собственная бухгалтерия (недостаток аутсорсинга)