Использование служебного автомобиля руководителем

Как списать бензин на личный автомобиль директора

Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо

Многие организации принимают на работу водителей, использующих для служебных поездок собственную машину. Оформить такое сотрудничество можно различными способами, но при каждом возникают трудности со списанием бензина. Мы рассмотрели моменты, которые чаще всего вызывают вопросы у бухгалтеров и у индивидуальных предпринимателей.

Очень часто использование личного автомобиля в служебных целях оформляется как аренда автомобиля без экипажа. Сотрудник выступает в роли арендодателя и сдает собственную машину компании, в которой работает. В свою очередь работодатель является арендатором и ежемесячно начисляет сотруднику арендную плату. При этом в договоре есть пункт о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация.

На практике такой вариант вызывает много сложностей, потому что сотрудник-арендодатель ездит на своей машине и в рабочее, и в свободное время. Соответственно, часть бензина расходуется на служебные поездки, а часть — на личные. В результате трудно определить, какую сумму можно списать на расходы компании, а какую должен заплатить сам водитель.

Чтобы получить обоснованные данные о «производственном» расходе топлива, организации разрабатывают и утверждают некую систему контроля. Чаще всего встречаются системы, основанные на учете по путевым листам, и системы, в основе которых лежат лимиты.

Учет по путевым листам

Прежде всего, для каждой машины нужно установить норму расхода топлива на один километр. Если для автомобиля есть норма, утвержденная Минтрансом России*, то следует придерживаться ее. Если такой нормы нет, организации придется разработать свою собственную (подробно о том, как рассчитать норму, читайте в статье «Практические советы по учету и списанию ГСМ»).

Затем необходимо определить, какое время считается рабочим, а какое — личным. В начале «рабочего» периода необходимо снять показание одометра, зафиксировать его в путевом листе, и выдать этот лист водителю. В конце «рабочего» периода нужно снова снять показание одометра и еще раз зафиксировать в путевом листе. После чего сотрудник должен сдать путевой лист в бухгалтерию.

Далее бухгалтер высчитывает, сколько километров проехал автомобиль в течение «рабочего» периода, и полученную цифру умножает на установленную норму. В итоге получается количество топлива, израсходованного на нужды компании.

При использовании этого метода надо учесть две важных детали.

Первая — продумать и закрепить в приказе или распоряжении директора, какие моменты времени являются началом и окончанием «рабочего» периода. Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером. Но тогда дорога из дома до офиса и обратно будет считаться служебной поездкой. Возможен и другой вариант — выписывать путевые листы ежедневно, и не учитывать в них перемещение от работы до дома и от дома до работы. Это обеспечит более высокую точность, но потребует больше хлопот. Для водителей, которые работают посменно, например, «день через день», путевой лист можно оформлять на каждую смену.

Вторая деталь — назначить работника, который будет снимать показания одометра. Поручать это самому водителю не корректно, поскольку он является лицом заинтересованным, а в подобном деле необходимо участие независимой стороны. Чтобы данные о километраже не вызывали сомнений (в том числе у налогового инспектора), можно завести специальный журнал, куда ответственный работник станет заносить показания спидометра. В результате цифры, указанные в путевом листе, будут совпадать с цифрами из журнала, что лишний раз докажет обоснованность расчетов.

Обратите внимание: когда путевые листы выдаются на неделю или смену продолжительностью в несколько дней, и последнее число месяца приходится на середину недели или смены, придется выписать два путевых листа. В одном отразить поездки с начала недели (смены) и до конца месяца, в другом — с начала месяца и до конца недели (смены). Это позволит бухгалтеру разнести затраты по месяцам.

Учет по лимитам

Эта система контроля подразумевает, что для каждого сотрудника-арендодателя установлен некий лимит средств, которые он ежемесячно тратит на бензин во время служебных поездок. Деньги, израсходованные на бензин сверх лимита, водитель платит «из своего кармана», причем соответствующий пункт есть в трудовом договоре.

Существуют разные способы реализации такой системы. В некоторых организациях используют так называемые топливные карты. Для этого деньги переводят на счет топливной компании, и та выдает карты, при помощи которых можно расплачиваться на автозаправочной станции. Количество карт соответствует числу водителей-арендодателей, а сумма на каждой карте равна ежемесячному лимиту. Встречается и другой вариант, когда организация просто выдают сумму лимита из кассы.

Система, основанная на лимитах, проста в применении, когда маршрут передвижения и расход бензина изо дня в день примерно одинаков. Если же по производственной необходимости произошел перерасход, бухгалтеру придется оформить дополнительные бумаги: распоряжение директора и справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ. Из этих документов должно четко следовать, по какой причине водитель не уложился в лимит, и какую сумму ему пришлось переплатить. Тогда превышение можно списать за счет организации и отразить в налоговом учете, а водителю выдать дополнительную сумму.

Компенсация расходов, связанных с использованием автомобиля

Есть и другой распространенный способ, как оформить использование личной машины для нужд работодателя. Он основан на статье 188 Трудового кодекса, где говорится: при использовании работником личного имущества в интересах и с ведома работодателя, компания должна выплатить сотруднику компенсацию за износ и возместить все расходы.

Данный способ не требует большого количества бумаг. Достаточно личного заявления водителя, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации. На основании этих документов бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы.

Но и здесь не обходится без сложностей. Бухгалтеры зачастую не могут разобраться, допустимо ли утвердить разным водителям разные суммы компенсации, и как учесть затраты на ГСМ.

Разные суммы компенсации

В большинстве организаций водители «загружены» по-разному: кто-то ездит по городу, кто-то выезжает в другие регионы, одни развозят товар на десятки точек, другие — на две-три точки и т д. Соответственно, машины эксплуатируются не одинаково, и логично установить для каждой свой, индивидуальный, размер компенсации.

Никаких препятствий для этого нет, но нужно учесть ограничение, которое закреплено в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Согласно этой норме, облагаемую базу разрешено уменьшить не на всю сумму компенсации, а лишь на величину в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92. Таких норм три: для легковых авто с объемом двигателя 2000 куб. см. и менее — 1200 руб. в месяц; для легковых авто с объемом двигателя более 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц; для мотоциклов — 600 руб. в месяц.

Таким образом, величина норматива зависит только от объема двигателя, а количество «рабочих» поездок и их расстояние на норматив не влияют. Следовательно, даже если руководитель утвердит для водителей разные величины компенсации, в налоговом учете будут отражены только суммы в пределах норматива.

Обойти это правило можно, если помимо трудовых договоров заключить с собственниками машин гражданско-правовые договоры. Тогда сверхнормативные суммы можно списать как вознаграждение по договору подряда. Этот вывод подтверждается в письме Минфина России от 15.10.08 № 03-03-07/24. Но у такого варианта есть существенный минус. Дело в том, что с выплат по гражданско-правовому договору нужно делать отчисления в фонды, тогда как компенсация от взносов освобождена.

Затраты на ГСМ

Много путаницы возникает из-за списания расходов на бензин в ситуации, когда сотруднику-собственнику машины выплачивается компенсация. Суть всех неясностей сводится к следующему: может ли компания помимо компенсации выдавать работнику-владельцу машины деньги на бензин и отразить их в учете? Или компенсация уже включает в себя стоимость горюче-смазочных материалов, и списать их повторно нельзя?

Некоторые эксперты полагают, что затраты на топливо входят в компенсацию. Подобную позицию несколько лет назад высказывал и Минфин России (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140).

Однако, на наш взгляд, компенсация и возмещение стоимости топлива — это две независимые выплаты, причем одна не исключает другую. Такой вывод прямо следует из статьи 188 ТК РФ, где компенсация за износ личного имущества упомянута отдельно от возмещения расходов, связанных с его использованием. Значит, организация вправе учесть при налогообложении деньги, выданные сотруднику на бензин, в обычном порядке, то есть на основании путевых листов и чеков автозаправочной станции.

Автомобиль индивидуального предпринимателя

Затруднения возникают и у предпринимателей, которые используют личный автомобиль для осуществления предпринимательской деятельности. Не совсем понятно, как правильно оформить такую эксплуатацию, чтобы без проблем списать издержки на бензин, техосмотр и ремонт. На практике применяются различные варианты оформления.

Первый — заключить договор аренды автотранспортного средства без экипажа. В рамках этого договора ИП выступает сразу в двух ролях: арендодателя и арендатора. По условиям договора все расходы, связанные с машиной, несет арендатор. Как следствие, он имеет полное право учесть эти суммы при налогообложении. Формально все законно, но по сути договор, заключенный с самим собой, выглядит несколько абсурдно.

Второй вариант подразумевает, что предприниматель выплачивает себе компенсацию за износ собственного автомобиля, и плюс к этому возмещает расходы на ГСМ, ремонт и техосмотр. Такой подход тоже производит довольно странное впечатление, ведь речь идет не о двух сторонах — работнике и работодателе, а об одном и том же человеке.

Третий вариант предусматривает составление письменного решения с перечнем имущества, которое ИП использует в своей предпринимательской деятельности. В этом списке, в числе прочего, поименован автомобиль. Благодаря этому, предприниматель может беспрепятственно списать все суммы, связанные с эксплуатацией машины. Именно этот вариант кажется нам наиболее обоснованным и простым в применении.

* Нормы расхода приведены в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р.

Источник: БухОнлайн.ру Елена Маврицкая, ведущий эксперт «Бухгалтерии Онлайн»

Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях

На производстве встречаются различные случаи по использованию автотранспортного средства. Не исключается ситуация, когда какой-либо сотрудник использует личный автомобиль в производственных целях.

Но он при этом заключает письменный договор аренды со своим работодатель, хотя нередко пользование осуществляется по устной договоренности.

Можно ли

Предприятие в целях налогообложения прибыли должно учесть расходы на покупку ГСМ, включая затраты на поддержание автотранспорта в надлежащем исправном виде, эксплуатационные расходы. Но оно должно заключить договор на аренду автомобиля со своим сотрудником.

На основе договора предприятие может без каких-либо затруднений списать ГСМ по предоставленным сотрудником путевым листам в установленном порядке.

При этом необходимо вести первичные документы, отражающие фактический израсходованный объем топлива и смазочного материала.

Также оно может производить списание на основе товарной накладной на отпуск ГСМ, которая выдается автозаправочной станцией.

Бухгалтерский учет на оприходование и списание нужно вести на протяжении одного месяца, по истечению которого списать горюче-смазочный материал сообразно норме потребления.

Для обоснования расходов предприятие должно осуществлять бухгалтерскую проводку. Оно должно списывать ГСМ вне зависимости от способа использования личного автотранспорта.

Расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство должно приниматься предприятием с учетом распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которое было опубликовано за номером АМ-23-р.

Указанный документ был утвержден постановлением правительства № 395, обнародованного 30 июля 2004 года.

Сообразно правилам установленного на предприятии документооборота должно осуществляться:

  • оформление первичных документов по учету расхода топлива и смазочных материалов;
  • сроки передачи их в бухгалтерию для составления ведомости потребления ГСМ.

Если на предприятии организовано ежедневное движение ГСМ на счету бухгалтерского учета в количественно-суммовом выражении, то лучше использовать учетные цены. в такой ситуации оприходование следует производить на основе отчета водителя, к которому прилагаются чеки АЗС с объемом купленного топлива.

Списание ГСМ в сложившейся ситуации надлежит осуществлять аналогично первому варианту. В любом случае выбор способа учета определяет предприятие.

Учет по лимитам

Предприятие, использующее автомобиль сотрудника в производственных целях может установить систему контроля ГСМ «учет по лимитам».

Он подразумевает установление некого лимита ресурсов, которые предприятие каждый месяц тратит на покупку топлива на период служебных поездок и смазочных материалов, необходимых для поддержания автомобиля в надлежащем виде.

Денежные средства, потраченные на покупку топлива сверх лимита, водитель в такой ситуации вынужден платить из собственных сбережений. Такой пункт должен быть введен в трудовой договор либо в договор аренды автомобиля.

Такой вид контроля реализуется различными способами. В отдельных предприятиях применяют топливные карты, которые выдает поставщик топлива.

Средства перечисляются на счет поставщика, поэтому он выдает бензин соразмерно уплаченным средствам.

Топливная карта оформляется отдельно на каждый автомобиль, поэтому сумма денежных средств должна соответствовать установленному ежемесячному лимиту.

Не исключается вероятность выдачи на руки сотруднику всей суммы лимита из кассы предприятия, чтобы он своевременно заливал необходимый объем топлива, приобретал смазочные материалы.

Указанная система учета не вызывает проблем, если маршрут передвижения автомобиля и потребление топлива изо дня в день приблизительно одинаково.

При перерасходе ГСМ материальный бухгалтер должен оформить:

  • распоряжение директора на выделение дополнительных средств;
  • справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.

В документах будет четко прослеживаться причина превышения лимита, размер переплаченной сотруднику суммы. По усмотрению руководства не исключается вероятность списания ГСМ за счет предприятия.

В сложившейся ситуации нужно будет отразить о превышении лимита в налоговом учете. Сотруднику полагается выдать разницу сумм лимита и превышения. В противном случае сотрудник должен погасить сумму превышения из собственных средств.

Как составить приказ на списание ГСМ по Глонасс, описывается в этой статье.

Одним из наиболее распространенных способов стало использование личного автомобиля в служебных целях, который основан на указаниях статьи 188 Трудового кодекса.

В ней отмечено, что компания должна выплатить компенсацию, если работник использует свой личный автотранспорт и интересах работодателя. Но работник должен так поступать с его согласия и ведома.

В сложившейся ситуации работодатель должен выплатить работнику некие денежные средства за износ автотранспорта и покрыть все его расходы.

Оформляется такой вид использования автотранспорта в заявительной форме, для чего работник должен подать заявление.

К нему следует приложить копию технического паспорта автомобиля. На его основании руководство предприятия издает соответствующий приказ, в котором устанавливает размер компенсации и порядок его выплаты.

Бухгалтерия предприятия производит начисление компенсации, после чего списывает расходы на покупку ГСМ и эксплуатацию автомобиля.

Но в данной ситуации наиболее рациональным будет установление индивидуального размера компенсации, исходя из производственных заданий работника, загруженности автомобиля с учетом дальности поездок, их маршрута.

Сообразно предписаниям статьи 264 НК облагаемая налогом база уменьшается на величину определенной нормы.

Такого рода ограничения установлены постановлением правительства № 92, которое было обнародовано 8 февраля 2002 года. Они предусмотрены для использования транспортных средств на период времени, равный одному месяцу.

Ограничения по размеру компенсации установлены для легковых автомобилей в зависимости от объема двигателя:

2000 куб. см и меньше 1200 рублей
более 2000 куб. см 1500 рублей

Также предусмотрена для мотоциклов норма, размер которой равен 600 рублей. На величину норматива расстояние поездок не влияет, она полностью обусловлена объемом двигателя.

В бухгалтерском учете отражается исключительно установленная норма, поэтому списание ГСМ производится по ней.

Если дополнительно заключить гражданско-правовой договор по подряду, то можно списать суммы, превышающие установленные нормы в качестве вознаграждения. О чем отмечено в письме Минфина РФ № 03-03-07/24, которое было опубликовано 15 октября 2008 года.

Недостаток указанного способа списания расходов на ГСМ заключается в возникновении необходимости уплаты отчислений в социальные фонды.

Компенсация и вознаграждение за использование личного автомобиля в производственных целях являются двумя независимыми друг от друга выплатами.

Данное положение разъяснено в статье 188 ТК, в которой дается четкое определение компенсации и возмещения. Первая выплата производится за износ автомобиля, вторая – возмещает расходы относительно его использования.

Списание ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основе первичных документов, то есть путевом листе и накопительной ведомости, составленных по чекам автозаправочных станций выданных за покупку топлива.

И в заключении необходимо отметить, что использование личного автотранспорта в производственных целях оформляется в качестве аренды без экипажа. Сотрудник выступает в лице арендодателя, предприятие – арендатора. Он обязан платить каждый месяц арендную плату.

Как показывает практика, в сложившейся ситуации возникает много затруднений, так как сотрудник ездит на арендованной машине в служебное и свободное время.

При этом часть потребляемого топлива расходуется на служебные поездки, другая часть на личные поездки, поэтому трудно вычленить объем топлива, израсходованного на служебные поездки.

Списание ГСМ по путевым листам рассматривается тут.

О процедуре банкротства юридического лица рассказывается по ссылке.

Минфин: стоимость ГСМ, компенсированная работникам при использовании личного транспорта, списывается на расходы в пределах установленных норм

Организация возмещает работникам расходы на бензин за использование личного транспорта в служебных целях. Можно ли учесть стоимость топлива при определении налоговой базы по налогу на прибыль в полном объеме? Нет, нельзя, поскольку такие расходы списываются строго в пределах норм, установленных правительством РФ, считают в Минфине России (письмо от 04.12.15 № 03-03-06/70852).

Чиновники ссылаются на подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Согласно этой норме, расходы на выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей работников для служебных поездок могут быть учтены в пределах норм, установленных постановлением правительства РФ от 08.02.02 № 92. Напомним, что действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, а свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

В Минфине полагают, что возмещение затрат на топливо относится к выплате компенсации, упомянутой в статье 264 НК РФ. В связи с этим расходы на оплату стоимости ГСМ сотрудникам, которые используют личные автомобили в служебных целях, можно учесть только в пределах указанных выше норм.

Отметим, что вывод Минфина не является бесспорным. Статья 188 ТК РФ гласит: при использовании личного транспорта работнику выплачивается компенсация за использование имущества, а также возмещаются расходы, связанные с использованием этого имущества. То есть помимо выплаты компенсации работодатели должны возмещать работникам расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях, в частности, затраты на топливо. Для расходов на бензин каких-либо лимитов в Налоговом кодексе не установлено. Поэтому, на наш взгляд, в описанной ситуации организация вправе списать расходы на ГСМ в обычном порядке, то есть на основании путевых листов и чеков автозаправочной станции. Также см. «Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)» и «Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо».

Минфин: нельзя учесть расходы на ГСМ, если работник получает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях

В выплачиваемой работнику компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок уже учтено возмещение затрат на содержание транспорта, в том числе на топливо. Поэтому стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая работникам, не может быть включена в состав расходов при налогообложении прибыли. Такой неблагоприятный для компаний вывод следует из письма Минфина России от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239.

Как известно, выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса. Размер компенсации определяется по письменному соглашению работника с работодателем. При этом в налоговую базу по налогу на прибыль компенсация включается в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Напомним, что данные нормы составляют для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно — 1200 руб. в месяц, а свыше 2000 куб. см. — 1500 руб. в месяц.

Помимо выплаты компенсации, работодатели должны возмещать работникам расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях, в частности, затраты на топливо. Об этом также сказано в статье 188 ТК РФ. На наш взгляд, компенсация и возмещение стоимости топлива — это две независимые выплаты, причем одна не исключает другую. Следовательно, организация вправе учесть при налогообложении расходы на бензин в обычном порядке, то есть на основании путевых листов и чеков автозаправочной станции. Данные суммы учитываются в расходах в полном размере, поскольку для них в Налоговом кодексе не установлено каких-либо лимитов (п. 49 ст. 264 НК РФ). См. также «Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)», «Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо».

Но, как следует из комментируемого письма, расходы на ГСМ учесть при налогообложении прибыли не получится. Специалисты финансового ведомства считают, что в сумме компенсации работнику уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного автомобиля (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому оснований для списания в расходы стоимости горюче-смазочных материалов, помимо сумм компенсаций, нет. Отметим, что тем самым чиновники Минфина повторили свою давнюю позицию, высказанную еще в письме от 16.05.05 № 03-03-01-02/140.

Источник: БухОнлайн.ру

Автомобиль директора: служебный или личный?

Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит По теме Читайте все материалы (117) по теме «Компенсация сотрудникам за использование личных автомобилей» подписаться. Есть обновление (+101), в том числе:

  • Освобождаемые от взносов выплаты за личные авто не нормируются, указали суды
  • Сотрудники используют личный транспорт в служебных целях: оформление аренды или безвозмездного использования для списания ГСМ

21 июня 2011 г. 15:45 E-mail Об авторе статьи Архив

Автор статьи: Мария Кузнецова, аудитор аудиторской компании «Бетроен»

Журнал «Актуальная бухгалтерия»

Все расходы, принимаемые в расчет при исчислении базы по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Расходы на обслуживание легкового автотранспорта не являются исключением. Но в ситуации, когда автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей, могут возникнуть сложности с налоговым учетом расходов на ГСМ. Один из авторов журнала «Актуальная бухгалтерия» порекомендовал как фирме можно подстраховаться от претензий проверяющих.

Путевой лист: выбираем удобный вариант

Расходы на приобретение топлива в налоговом учете списываются не сразу.

Исходя из разъяснений налоговиков (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 № 16-15/068679@) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты авансовых платежей (т. е. на дату приобретения карты), ни в момент фактической заправки бензина и списания с топливной карты его стоимости. Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, по мнению чиновников, является путевой лист, который предназначен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Перевозка пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями без оформления путевого листа запрещается.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

1) наименование и номер;

2) сведения о сроке действия;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы (п. 2 пост. Госкомстата России от 28.11.1997 № 78; письмо Минфина России от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214 ) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации.

Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно. При выборе последнего варианта учтите, что такой бланк путевого листа должен быть утвержден в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты (указаны выше).

Обратите внимание: перечень обязательных реквизитов не требует вписывать маршрут следования автомобиля. То есть в собственную форму путевого листа компания может не включать эту информацию, что особенно важно, если автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей.

Эти же выводы подтверждает и судебная практика.

Например, интерес представляет одно из решений ФАС Северо-Западного округа, которое было принято в пользу компании (пост. ФАС СЗО от 23.11.2009 по делу № А56-4991/2009).

Из документа:

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 ноября 2009 г. № А56-4991/2009

<…> Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы, и в совокупности с иными первичными документами, оформленными Обществом в соответствии с требованиями Закона № 129-ФЗ, подтверждают их экономическую оправданность. <…>

Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений. Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход.

Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами директора, приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы.

Судьи сделали вывод, что при решении вопроса о документальном подтверждении расходов для определения базы по налогу на прибыль принимаются любые, даже косвенные доказательства. Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы и в совокупности с иными первичными документами, оформленными надлежащим образом, подтверждают их экономическую оправданность.

Еще одно положительное для фирм судебное решение было принято ФАС Московского округа (пост. ФАС МО от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10 ).

Из документа:

Постановление ФАС Московского округа от 20 июля 2010 г. № КА-А40/7436-10

<…> суды исходили из того, что налоговым органом не представлено доказательств, что данные расходы являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

Кроме того, форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 <…> носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. <…>

Налоговики пытались доказать, что если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля, то такой документ не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ.

Обосновывая произведенные расходы, фирма представила первичные документы на получение топлива от поставщиков, их отчеты об объемах произведенных заправок автомобилей, платежные поручения, нормы расхода топлива, утвержденные приказом руководителя. Кроме того, путевые листы с указанием всех обязательных реквизитов, подтверждающие ежедневный пробег автомобиля, с информацией о получении и расходовании топлива, ежемесячные акты на списание топлива, оформленные должным образом.

Выводы суда были следующими: налоговым органом не доказано, что расходы на ГСМ являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

Как видим, организации имеют полное право включать затраты на бензин в состав налоговых расходов на основании документов, подтверждающих факт приобретения бензина, и самостоятельно разработанной формы путевого листа, в которой отсутствует маршрут следования. При этом путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца (п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

И если из каких-либо других документов не следует непроизводственный характер поездок (например, из должностной инструкции водителя или письменных поручений директора), то компания вправе полностью учесть затраты на бензин (в т. ч. и израсходованный в поездках для личных целей) в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

Минусы унифицированного путевого листа

Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения» и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. пост. Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

Из документа:

Постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20

<…> В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. <…>

Поэтому следует тщательно проверять, чтобы в качестве мест отправления и назначения не были указаны «подозрительные» адреса, которые могут послужить для налоговиков сигналом, что поездка не связана с исполнением директором своих обязанностей.

Если сведения о маршруте не указаны или пункты назначения говорят о непроизводственном характере поездки, фирма не сможет принять в состав расходов для целей исчисления прибыли эти затраты на бензин.

Кроме того, в такой ситуации у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде стоимости топлива, с которого организация, будучи налоговым агентом, должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить обязательные страховые взносы (ст. 211, 226 НК РФ; ч. 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ).

НДС, принятый к вычету со стоимости непроизводственного бензина, тоже может быть признан налоговым органом необоснованным (п. 1 ст. 171, п. 2 ст. 172 НК РФ).

Списание топлива — строго по норме

Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р).

Эти нормы расхода топлива обязаны применять не только автотранспортные предприятия, но и все фирмы, которые эксплуатируют автомобили. Они предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению.

Следовательно, во избежание претензий налоговиков количество фактически израсходованного топлива компании необходимо сопоставлять с нормами, которые содержатся в Методических рекомендациях (письмо Минфина России от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57).

Из документа:

Письмо Минфина России от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57

<…> при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик учитывает Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением от 14.03.2008 № АМ-23-р. <…>

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, фирме следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письмо Минфина России от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6).

Экспертиза статьи: Сергей Родюшкин, служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт

пора учиться!

  • 15 января 2019 / Интернет «Международные стандарты в аудите», Квалификация «Специалист по международным стандартам в аудите» (IAPBE)
  • 22 января 2019 / Интернет Налогообложение Российской Федерации
  • 25 января 2019 / Интернет Дробление бизнеса: правовые проблемы, защита от претензий налоговых органов
  • 29 января 2019 / Интернет Сертифицированный главный бухгалтер по МСФО (IAB). Январский набор
  • 29 января 2019 / Интернет Как читать управленческую отчетность. Бесплатный вебинар.
  • 06 февраля 2019 / Интернет Валютное регулирование и валютный контроль в РФ с учетом последних изменений законодательства
  • 11 февраля 2019 / Интернет Недобросовестные поставщики: как сохранить налоговые вычеты и не допустить нарушения законов
  • 13 февраля 2019 / Интернет «Система управления бизнес-проектами», Квалификация «Project management» (IAPBE)
  • 13 марта 2019 / Интернет Программа CIMA “Управление эффективностью операций”. Уровень Р1 (подготовка к майской сессии 2018 г.)
  • 14 января 2019 / Санкт-Петербург Профессиональный внутренний аудитор: современная организация, управление и методическое обеспечение (по программе профессионального стандарта «Специалист по внутреннему контролю» 5 уровень)
  • 15 января 2019 / Москва Курс обучения “IPFM:МСФО.Базис”
  • 15 января 2019 / Санкт-Петербург Последние изменения в международных стандартах финансовой отчетности (МСФО)

Ещё семинары и курсы

УСН. Автомобиль руководителя используется в служебных целях

Вход на сайт Регистрация Вход для зарегистрированных: Закрыть Войти через Раньше вы входили через Восстановление пароля Регистрация Восстановление пароля Форум Форум Страницы: 1 2

LaМурка (автор вопроса) 92 балла, г. Ростов-на-Дону 16 декабря 2010 в 13:36 Изменено в 17:07

Здравствуйте, уважаемые!
Возник такой вопросик. У руководителя организации есть свой личный автомобиль, который он использует в рабочих целях. До 2011 года организация была на Доходах и я включала запсчасти и ремонт машины в расходы организации, а с 2011 года мы перешли на Доходы-Расходы и теперь каждый расход надо доказывать. Так вот, я где-то вскользь слышала, что можно заключить договор с руководителем об использовании его личного авто в рабочих целях и выплате руководителю на ремонт и бензин в месяц некоторой суммы денег. При этом это нужно прописать в учетной политике. Собственно вопрос: как правильно это сделать? где можно найти пример данного договора (или хотя бы его название!)? и что именно нужно прописать в учетной политике?
Кручинина Наталья 107 611 баллов, г. Самара

Цитата (LaМурка):Здравствуйте, уважаемые!
Возник такой вопросик. У руководителя организации есть свой личный автомобиль, который он использует в рабочих целях. До 2011 года организация была на Доходах и я включала запсчасти и ремонт машины в расходы организации, а с 2011 года мы перешли на Доходы-Расходы и теперь каждый расход надо доказывать. Так вот, я где-то вскользь слышала, что можно заключить договор с руководителем об использовании его личного авто в рабочих целях и выплате руководителю на ремонт и бензин в месяц некоторой суммы денег. При этом это нужно прописать в учетной политике. Собственно вопрос: как правильно это сделать? где можно найти пример данного договора (или хотя бы его название!)? и что именно нужно прописать в учетной политике?
Вы можете платить компенсацию или заключить договор аренды.
Компенсацию можете платить в пределах нормы, тогда достаточно приказа и копии тех.паспорта. Если сверх нормы, то это нужно указать в трудовом договоре, а также нужны документы, подтверждающие, что расходы на компенсацию были произведены в интересах организации (путевые листы, чеки АЗС, документы по ремонту). Здесь ваши расходы — это компенсация.
Если заключите договор аренды, то будете платить руководителю арендную плату, а также имеете право нести расходы на ГСМ и ремонт ( опять же, путевые листы, чеки АЗС, документы по ремонту). Здесь ваши расходы — это арендная плата, ГСМ и ремонт.
LaМурка (автор вопроса) 92 балла, г. Ростов-на-Дону

Цитата (Кручинина Наталья): Цитата (LaМурка):Здравствуйте, уважаемые!
Возник такой вопросик. У руководителя организации есть свой личный автомобиль, который он использует в рабочих целях. До 2011 года организация была на Доходах и я включала запсчасти и ремонт машины в расходы организации, а с 2011 года мы перешли на Доходы-Расходы и теперь каждый расход надо доказывать. Так вот, я где-то вскользь слышала, что можно заключить договор с руководителем об использовании его личного авто в рабочих целях и выплате руководителю на ремонт и бензин в месяц некоторой суммы денег. При этом это нужно прописать в учетной политике. Собственно вопрос: как правильно это сделать? где можно найти пример данного договора (или хотя бы его название!)? и что именно нужно прописать в учетной политике?
Вы можете платить компенсацию или заключить договор аренды.
Компенсацию можете платить в пределах нормы, тогда достаточно приказа и копии тех.паспорта. Если сверх нормы, то это нужно указать в трудовом договоре, а также нужны документы, подтверждающие, что расходы на компенсацию были произведены в интересах организации (путевые листы, чеки АЗС, документы по ремонту). Здесь ваши расходы — это компенсация.
Если заключите договор аренды, то будете платить руководителю арендную плату, а также имеете право нести расходы на ГСМ и ремонт ( опять же, путевые листы, чеки АЗС, документы по ремонту). Здесь ваши расходы — это арендная плата, ГСМ и ремонт.
Спасибо за ответ!
Как я поняла эта сумма будет платиться исходя из этих документов(путевые листы, чеки АЗС, документы по ремонту), а можно раз в месяц выплачивать фиксированную сумму без доказательств в виде чеков с АЗС и ремонта?
Кручинина Наталья 107 611 баллов, г. Самара 16 декабря 2010 в 15:06 Изменено в 15:13

Цитата (LaМурка):Спасибо за ответ!
Как я поняла эта сумма будет платиться исходя из этих документов(путевые листы, чеки АЗС, документы по ремонту), а можно раз в месяц выплачивать фиксированную сумму без доказательств в виде чеков с АЗС и ремонта?
Суммы компенсации в пределах нормы установлены Правительством, и подтверждающих документов не надо.
Арендную плату вы платите, опираясь на рыночные цены на подобные услуги в вашем регионе. При этом расходы на ГСМ и ремонт вы принимаете в суммах, указанных в документах (путевые, чеки, акты, накладные).
LaМурка (автор вопроса) 92 балла, г. Ростов-на-Дону

Цитата (Кручинина Наталья): Цитата (LaМурка):Спасибо за ответ!
Как я поняла эта сумма будет платиться исходя из этих документов(путевые листы, чеки АЗС, документы по ремонту), а можно раз в месяц выплачивать фиксированную сумму без доказательств в виде чеков с АЗС и ремонта?
Суммы компенсации в пределах нормы установлены Правительством, и подтверждающих документов не надо.
Арендную плату вы платите, опираясь на рыночные цены на подобные услуги в вашем регионе. При этом расходы на ГСМ и ремонт вы принимаете в суммах, указанных в документах (путевые, чеки, акты, накладные).
А где можно уточнить сумму компенсации?
Кручинина Наталья 107 611 баллов, г. Самара

Цитата (LaМурка):А где можно уточнить сумму компенсации?
Постановление Правительства № 92 от 08.02.2002 года (в ред. от 09.02.2004г.):
легковые автомобили с
рабочим объемом двигателя
до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц,
свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц,
мотоциклы — 600 руб. в месяц.
НКК Консультант

Добрый вечер!
Рекомендую оформить пользование автомобилем директора в интересах организации и до 2011 г., так как в противном случае Вам могут предъявить претензии о неуплате НДФЛ и взносов в ПФ РФ с затрат на содержание авто, которые понесла организация (при отстутствии оформления, получается что в интересах физлица).
LaМурка (автор вопроса) 92 балла, г. Ростов-на-Дону 16 декабря 2010 в 17:49 Изменено в 17:51

Цитата (НКК):Добрый вечер!
Рекомендую оформить пользование автомобилем директора в интересах организации и до 2011 г., так как в противном случае Вам могут предъявить претензии о неуплате НДФЛ и взносов в ПФ РФ с затрат на содержание авто, которые понесла организация (при отстутствии оформления, получается что в интересах физлица).
Спасибо за ответ!
Этот договор оформляется с определенного числа, скажем с 1 янв 2011 г, или как? и при чем тут НДФЛ и ПФ, если речь идет об авто? Там же платится подоходний налог 13%, или я что-то путаю?
НКК Консультант

Цитата (LaМурка): Цитата (НКК):Добрый вечер!
Рекомендую оформить пользование автомобилем директора в интересах организации и до 2011 г., так как в противном случае Вам могут предъявить претензии о неуплате НДФЛ и взносов в ПФ РФ с затрат на содержание авто, которые понесла организация (при отстутствии оформления, получается что в интересах физлица).
Спасибо за ответ!
Этот договор оформляется с определенного числа, скажем с 1 янв 2011 г, или как? и при чем тут НДФЛ и ПФ, если речь идет об авто? Там же платится подоходний налог 13%, или я что-то путаю?
Доброе утро!
НДФЛ и есть подоходный налог 13%.
Данный налог, а также взносы в ПФ РФ могут начислить с расходов, которые несла компания в пользу своего директора (в виде расходов на его машину) при отсутствии договора аренды либо соглашения об использовании имущества работника в интересах компании с компенсацией компанией расходов по использованию такого имущества.
Договор аренды либо соглашение можно оформить когда угодно.
LaМурка (автор вопроса) 92 балла, г. Ростов-на-Дону

Могу ли я расход по ГСМ (норму в 1200 р) списать в авансовый отчет? если да, то что писать в подтверждающих документах?
Люба2010 1 194 балла

Я начисляю ежемесячную компенсацию за авто и выдаю вместе с з\п без всяких авансовых отчетов.
Валера 4 432 балла, г. Красноярск

У нас на сайте есть прекрасная статья https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2009/9/2163
Валера 4 432 балла, г. Красноярск

Цитата (LaМурка):Могу ли я расход по ГСМ (норму в 1200 р) списать в авансовый отчет? если да, то что писать в подтверждающих документах?
1200 — это компенсация за использование личного автомобиля.
Для подтверждения расходов на списание ГСМ нужно составлять путевые листы. Для удобства руководителя, их можно составлять один раз в месяц, например, последним днем каждого месяца.
Авансовый отчет нужно составлять если ГСМ Вы приобретаете наличными.
LaМурка (автор вопроса) 92 балла, г. Ростов-на-Дону

Цитата (Валера): Цитата (LaМурка):Могу ли я расход по ГСМ (норму в 1200 р) списать в авансовый отчет? если да, то что писать в подтверждающих документах?
1200 — это компенсация за использование личного автомобиля.
Для подтверждения расходов на списание ГСМ нужно составлять путевые листы. Для удобства руководителя, их можно составлять один раз в месяц, например, последним днем каждого месяца.
Авансовый отчет нужно составлять если ГСМ Вы приобретаете наличными.
Да, ГСМ приобретаются наличными. Как я понимаю на норму 1200 руб не нужно подтверждения в виде чеков с заправки или нужны?
Валера 4 432 балла, г. Красноярск 2 февраля 2011 в 20:10 Изменено в 20:12

нет, это только компенсация! Компенсация и чеки за ГСМ не имеют ничего общего. Это разные вещи.
Чеки нужны чтобы подтвердить покупку ГСМ и офрмить на основании чеков авансовый отчет, чтобы принять к расходам.
LaМурка (автор вопроса) 92 балла, г. Ростов-на-Дону

Цитата (Валера):нет, это только компенсация! Компенсация и чеки за ГСМ не имеют ничего общего. Это разные вещи.
Чеки нужны чтобы подтвердить покупку ГСМ и офрмить на основании чеков авансовый отчет, чтобы принять к расходам.
Мне в банк нужно сдать кассовую дисциплину, запросили — ведомости по зп, авансовый отчет, карта 71 счета и кассовую книгу. Мне нужно доказать, что подотчетные деньги, выданные на хоз.нужды фирма истратила по назначению! Как мне оформить эту компенсацию на автомобиль, чтобы банк это увидел? В авансовый отчет я включить не могу, потому что чеков нету, как я поняла на компенсацию в 1200р они и не нужны, тогда как быть и что делать?
Заранее оргомное спасибо, что прояснили многие моменты!!!!!!!
Faty 33 033 балла, г. Махачкала

Цитата (LaМурка): Цитата (Валера):нет, это только компенсация! Компенсация и чеки за ГСМ не имеют ничего общего. Это разные вещи.
Чеки нужны чтобы подтвердить покупку ГСМ и офрмить на основании чеков авансовый отчет, чтобы принять к расходам.
Мне в банк нужно сдать кассовую дисциплину, запросили — ведомости по зп, авансовый отчет, карта 71 счета и кассовую книгу. Мне нужно доказать, что подотчетные деньги, выданные на хоз.нужды фирма истратила по назначению! Как мне оформить эту компенсацию на автомобиль, чтобы банк это увидел? В авансовый отчет я включить не могу, потому что чеков нету, как я поняла на компенсацию в 1200р они и не нужны, тогда как быть и что делать?
Заранее оргомное спасибо, что прояснили многие моменты!!!!!!!
Вы совешенно правы в том, что при выплате компенсации за пользование автомобилем ГСМ ни причем.
Выплату компенсации оформляете РКО или можно выплачивать вместе с зарплатой по ведомости.
Валера 4 432 балла, г. Красноярск

Цитата (LaМурка):Как мне оформить эту компенсацию на автомобиль, чтобы банк это увидел?
Вам что именно банку показать нужно? Выплату компенсации?
начисление компенсации у Вас должно быть отражено проводкой Дт 26,44, или другой счет Кт 73 сумма 1200 ежемесячно — на основании приказа руководителя. Можете выдавать компенсацию или через кассу Дт 73 Кт 50, или на карту сотруднику Дт 73 Кт 51.
Если у Вас нет чеков на приобретение ГСМ, то можно на основании путевых листов сотрудника возместить ему эти расходы Дт 26,44, или другой счет Кт 73 на сумму произведенных расходов, например, 2 000 руб. — основание приказ руководителя, путевые листы.
Если есть чек, то можно оформить авансовым отчетом Дт 10 Кт 71 — 2000 на основании служебной записки
Faty 33 033 балла, г. Махачкала

Цитата (Валера): Цитата (LaМурка):Как мне оформить эту компенсацию на автомобиль, чтобы банк это увидел?
Вам что именно банку показать нужно? Выплату компенсации?
начисление компенсации у Вас должно быть отражено проводкой Дт 26,44, или другой счет Кт 73 сумма 1200 ежемесячно — на основании приказа руководителя. Можете выдавать компенсацию или через кассу Дт 73 Кт 50, или на карту сотруднику Дт 73 Кт 51.
Если у Вас нет чеков на приобретение ГСМ, то можно на основании путевых листов сотрудника возместить ему эти расходы Дт 26,44, или другой счет Кт 73 на сумму произведенных расходов, например, 2 000 руб. — основание приказ руководителя, путевые листы.
Если есть чек, то можно оформить авансовым отчетом Дт 10 Кт 71 — 2000 на основании служебной записки
Ивините, Валера, но причем здесь ГСМ и чеки, это расходы руководителя из своего кармана, произведенные на сумму полученной компенсации, и никакого отношения к расходам и а/отчетам не имеют .
Валера 4 432 балла, г. Красноярск

Цитата (Faty):Ивините, Валера, но причем здесь ГСМ и чеки, это расходы руководителя из своего кармана, произведенные на сумму полученной компенсации, и никакого отношения к расходам и а/отчетам не имеют .
Позвольте с Вами не согласиться, Цитата:статья 188 Трудового кодекса гласит: если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).
(из статьи https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2009/9/2163 ), единственный вопрос, который не имеет однозначного ответа: можно ли учитывать эти расходы при налогооблажении прибыли?

Смотрят тему: гость Страницы: 1 2