Статья: Зачем нужен забалансовый учет и накажут ли за его отсутствие (Королева А.А.) («Главная книга», 2010, n 15)

«Главная книга», 2010, N 15
ЗАЧЕМ НУЖЕН ЗАБАЛАНСОВЫЙ УЧЕТ
И НАКАЖУТ ЛИ ЗА ЕГО ОТСУТСТВИЕ
Ни для кого не секрет, что забалансовым счетам не уделяется столько внимания, сколько основным счетам бухучета, поскольку при составлении баланса они не влияют на формирование активов и пассивов, а к налогам вообще не имеют никакого отношения. Исходя из этого, некоторые бухгалтеры делают вывод, что вести забалансовый учет не нужно и никаких негативных последствий это не повлечет. Давайте разберемся, так ли это на самом деле.
Учета нет — ответственность есть
Начнем с того, что бухгалтера больше всего интересует ответственность за неведение учета.
За нарушение правил ведения бухучета организацию могут привлечь к ответственности по ст. 120 НК РФ, а ее должностных лиц (к которым относится и бухгалтер) — по ст. 15.11 КоАП. Однако последняя статья в данном случае неприменима, поскольку предусматривает наказание только за искажение статей отчетности.
Для отражения данных забалансовых счетов в балансе (форма N 1) предусмотрен раздел «Справка о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах». Также эти данные отражаются в Приложении к балансу (форма N 5). Но нужно учитывать, что указанные формы не обязательны, а рекомендованы для применения . Организация может применять и другие формы. Главное, чтобы в них были все данные, предусмотренные ПБУ 4/99 . А согласно этому ПБУ данные, отраженные на забалансовых счетах, раскрываются в пояснениях к балансу . Однако как должны выглядеть эти пояснения, Положением прямо не установлено. Следовательно, данные о забалансовых счетах вы можете отразить и в пояснительной записке к балансу.
Никаких отдельных строк статей отчетности для забалансовых счетов в этом случае просто не будет, а значит, и наказать за их искажение нельзя.
А вот привлечь организацию к ответственности по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета можно, поскольку в число таких нарушений входит систематическое неотражение операций на счетах бухучета . А забалансовые счета — это тоже счета бухучета, поскольку они предусмотрены Планом счетов . Если организация не учла хотя бы две операции, ее оштрафуют на 5000 руб. . И некоторые суды с такой позицией согласны .
Но, как показывает практика, налоговики при проведении проверки очень любят штрафовать организации по ст. 120 НК РФ. Если вы не ведете забалансовый учет — вас оштрафуют за это, если ведете — найдут что-нибудь еще. В то же время неотражение на забалансовых счетах каких-либо данных не влияет на расчет налогов. Поэтому повышенного штрафа в 15 000 руб. (за правонарушения, указанные в п. 1 ст. 120 НК РФ, если они совершены в течение более одного налогового периода) всегда можно избежать. Поскольку в данной ситуации непонятно, налоговый период по какому именно налогу надо брать в расчет.
При этом если у организации нет данных о стоимости забалансовых активов (например, о стоимости арендованного имущества) или о размере забалансовых обязательств и по этой причине она не отразила сведения за балансом, суды отказывают налоговикам во взыскании штрафа по ст. 120 НК РФ .
———————————
Пункт 3 Приказа Минфина России от 22.07.2003 N 67н.
Пункт 20 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утв. Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н.
Пункт 27 ПБУ 4/99.
Статья 120 НК РФ.
Утвержден Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.
Пункт 1 ст. 120 НК РФ.
Постановление ФАС УО от 01.09.2008 N Ф09-6162/08-С3.
Постановления ФАС ЗСО от 08.09.2004 N Ф04-6301/2004(А75-4445-14); ФАС ВСО от 29.07.2008 N А19-566/08-20-Ф02-3528/08.
Так нужен ли нам забалансовый учет?
Как видим, фактически никакой ответственности нет. Тем не менее забалансовый учет лучше все-таки вести, поскольку во многих случаях его отсутствие приведет к тому, что заинтересованные пользователи не будут иметь полного представления о финансовом состоянии организации .
Именно поэтому на отсутствие такого учета всегда обращают внимание аудиторы, хотя к модификации заключения это приводит только в крайних случаях.
Из авторитетных источников
Ефремова Анна Алексеевна, заместитель генерального директора ЗАО «АКГ «РБС»
«Отношение к забалансовому учету на практике гораздо более спокойное, чем к системным записям, то есть к записям по счетам балансового учета. Если бухгалтер «забыл» отразить принятие к учету основных средств или признание выручки, это считается грубой ошибкой. Однако каждый сталкивался с тем, что в учете не отражены нематериальные активы, полученные организацией в пользование , сырье, поступившее для переработки на давальческих условиях, или товары, принятые на ответственное хранение . Отсутствие учета таких операций часто рассматривается бухгалтерами как мелкий недочет, и очень часто претензии аудиторов по поводу отсутствия соответствующей информации в отчетности воспринимаются чуть ли не как придирки, не имеющие практического смысла.
На самом деле это совсем не так. Ориентация учета исключительно на цели налогообложения действительно часто становится причиной игнорирования забалансового учета, поскольку он не связан с формированием налоговых баз.
Однако если выйти за рамки ожидания штрафов от налоговой проверки, то все встанет на свои места.
Приведу такой пример. Если выданные залоги и поручительства существенно превышают величину не только чистых активов, но и величину валюты баланса, то риск нарушения принципа непрерывности деятельности организации игнорировать может только неквалифицированный или недобросовестный аудитор.
Ведь в случае предъявления требований о погашении обязательств у организации отсутствует возможность для их удовлетворения. Этот факт должен быть отражен в аудиторском заключении. И наш опыт показывает, что часто только после получения аудиторского заключения с подобной оговоркой организации начинают оценивать негативные факторы, способные привести к сокращению деятельности либо ликвидации организации.
Еще одна распространенная ситуация. Часто информация об арендованных объектах отсутствует в бухучете из-за того, что стоимость арендованного имущества не согласована сторонами.
Однако отсутствие такой информации в финансовой (бухгалтерской) отчетности не дает пользователям этой отчетности полного представления об имущественном положении общества. Например, зачастую, судя по отчетности, производство совершенно не нуждается в производственном оборудовании, торговля — в складских помещениях, а аппарат управления — в офисе. Такая информация об организации никак не может быть признана достоверной, и аудитор в случае существенности объемов неотраженных в отчетности арендованных объектов обязан включить соответствующую оговорку в аудиторское заключение.
Для правильного учета организации необходимо согласовать стоимость арендованных объектов в договоре с арендодателем, а если это невозможно (часто арендодатели уклоняются от предоставления подобной информации) — самостоятельно оценить их стоимость. Такая внедоговорная оценка будет все же меньшим искажением данных, чем их полное отсутствие».
Итак, забалансовый учет лучше вести. Тем более что делать это не сложно — он ведется по простой схеме без применения метода двойной записи. Разве трудно, например, отразить на счете 001 стоимость арендованного офиса?
Также забалансовый учет удобно использовать для контроля за активами или обязательствами, уже списанными с балансовых счетов. Например, за малоценными объектами, стоимость которых списана на расходы при вводе в эксплуатацию .
Для учета этих активов Планом счетов не предусмотрены забалансовые счета. Но вы можете использовать самостоятельно открытый счет (например, в рабочем плане счетов его можно назвать счет 012 «Активы сроком полезного использования более 12 месяцев и стоимостью менее 20 000 руб.»).
Конечно, контролировать движение малоценных объектов можно без применения забалансового учета. Но зачем что-то изобретать, когда есть готовый вариант такого учета.
* * *
Как видим, забалансовый учет незаслуженно обделен вниманием бухгалтеров.
Если пользователям вашей отчетности нужна полная информация и вы не хотите проблем с налоговыми органами, забалансовый учет вести необходимо.
———————————
Пункт 1 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н; п. п. 6, 11 ПБУ 4/99.
Пункт 39 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов», утв. Приказом Минфина России от 27.12.2007 N 153н.
Пункт 10 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.
Пункт 5 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н.
Пункты 4, 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.
А.А.Королева
Налоговый консультант
Подписано в печать
23.07.2010

Что обычно учитывается?

Предлагаю рассмотреть наиболее часто встречающиеся активы и обязательства, которые находят место для отражения за балансом. Данный перечень не является руководством к действию. Это наиболее распространенные ситуации, которые бывают у большинства компаний.

Счет 001 «Арендованные основные средства»

А) Отражаем помещения, которые арендуем. Основанием для отражения является акт приема-передачи помещения, который подписывается при заключении договора. Чаще всего информации о стоимости помещений в договоре нет. Можно запросить у арендодателя данные о стоимости, но скорее всего вы получите отказ. Смысла заказывать оценщика за деньги в данном случае нет, можно использовать условную оценку. Например, 1 руб. за каждый арендованный квадратный метр. Главное – прописать правила условной оценки в учетной политике или корпоративных учетных принципах.

Б) Имущество, переданное вместе с арендуемыми помещениями, согласно акта приема-передачи. Это могут быть кондиционеры, жалюзи, столы, шкафы и т.д.

В) Напольные кулеры, полученные от поставщиков за плату или бонусом полученные к воде, потребляемой в бутылях 18,9 л. Учет ведется по акту о приеме-передачи оборудования в момент получения кулера от поставщика. В этом акте, как правило, указывается залоговая стоимость, по которой кулер отражается за балансом.

Счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»

Чаще всего здесь учитываются бутыли 18,9 л для кулера. В день привоза воды поставщик, кроме стандартной накладной прилагает приходную накладную на бутыли и расходную (или комбинированный вариант). Залоговая стоимость бутылей может быть указана либо в этих приходных-расходных накладных, либо в договоре.

Еще один наиболее часто встречающийся пример того, что учитывается на счете 002 – это коврики, которые принадлежат клининговой компании. Эти коврики регулярно меняются на основании актов приемки-сдачи.

Счет 006 «Бланки строгой отчетности»

Обычно БСО учитываются в условной оценке, а количество подлежащее отражению в учете, определяется методом прямого счета.

Типовые операции, которые учитываются на счете 006:

– чековые книжки, полученные организацией от банка;

– бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;

– абонементы, подлежащие выдаче;

– чистые бланки дипломов и удостоверений.

Менее тривиальные варианты использования счета 006:

– исполнительные листы на сотрудников (по которым уплачиваются алименты);

– больничные листы (те, что принесли сотрудники после закрытия больничного);

– учредительные документы (ИНН, ОГРН, листы записи и т.д).

Полезность данного учета заключается в возможности отслеживания ответственных лиц за хранение данных документов.

Счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»

Отражается списанная дебиторка. Срок отражения на счете – в течение 5 лет. Основанием для отражения в учете будет бухгалтерская справка и приказ о списании задолженности.

Счет 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные»

Полученные гарантии, после получения документа, например, от банка, подтверждающего эти гарантии, должны быть отражены на счете 008. Чаще всего с банковскими гарантиями сталкиваются компании, у которых покупателями являются государственные компании.

Счет 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные»

В случае, когда наша компания является поручителем – данная информация должна быть отражена по счету 009, в сумме данного поручительства. Основанием для отражения информации в учете будет договор.

Виды забалансовых счетов

На забалансовых счетах могут отражаться разные виды имущества и обязательств. На них может учитываться чужое имущество:

• ОС, переданные компании в аренду (счет 001);
• ТМЦ, которые приняты на ответственное хранение (счет 002);
• давальческое сырье, принятое в переработку (счет 003);
• товары, поступившие комиссионерам по договору комиссии (счет 004);
• оборудование, полученное подрядчиком для выполнения работ по монтажу (счет 005).

Для учета бланков строгой отчетности (билетов, дипломов и т.д.) используется одноименный счет 006.

Для установления возможности взыскания долга в случае изменения имущественного положения должника на счете 007 осуществляется учет списанной дебиторской задолженности.

На счете 008 учитываются полученные в обеспечение исполнения обязательств гарантии и другие виды обеспечений. Обеспечение, выданное самой организации, учитывается на счете 009.

Для учета износа жилфонда, объектов дорожного и лесного хозяйства и т.д. используется счет 010.

И наконец, счет 011 используется для учета основных средств, которые компания сдает в аренду, когда по условиям договора имущество числится на балансе арендатора.

Указанные 11 видов счетов, их назначение предусмотрены планом счетов, утвержденным Минфином в приказе № 94н. По своему усмотрению организация может использовать и иные виды забалансовых счетов.

Особенности инвентаризации забалансовых счетов

При проведении инвентаризации имущества, которое находится за балансом, следует учитывать общие правила, установленные Методическими указаниями по инвентаризации (приказ Минфина России от 13.06.95 № 49).

Так, для проведения инвентаризации необходимо создать комиссию. Все ее члены должны присутствовать при проведении проверки забалансового имущества, так же как и материально ответственные лица. Результаты инвентаризации забалансовых счетов отражаются в описях, которые подписываются присутствующими лицами. При наличии расхождений составляются сличительные ведомости. Это общие правила, но есть и некоторые особенности.

Согласно п. 3.7 Методических указаний инвентаризация арендованных основных средств, а также средств, находящихся на ответственном хранении, проводится одновременно с инвентаризацией собственного имущества. Результаты проверки чужого имущества должны отражаться в отдельной описи. Для этого может использоваться та же унифицированная форма ИНВ-1, в которой нужно сделать ссылку на документы, на основании которых основные средства переданы в аренду или на ответственное хранение. При этом на арендованное имущество опись составляется в 3-х экземплярах, один из которых передается арендодателю.

Отдельная форма описи (ИНВ-5) утверждена для принятых на ответственное хранение ТМЦ. Она составляется в 2-х экземплярах (один для бухгалтерии, второй для материально ответственного лица).

При установлении расхождений с данными бухучета по чужому имуществу (арендованному, переданному на ответственное хранение или в переработку) должны составляться отдельные сличительные ведомости (формы ИНВ-18 и ИНВ-19).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по корпоративным спорам. Вопросы судебной практики: Предоставление обществом с ограниченной ответственностью информации об обществе- а также об обязании ООО «СКИФ» предоставить доступ в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента вступления в силу решения суда привлеченным участником ООО «СКИФ» — ЗАО «ЭкоПроект» аудиторам (ООО «Аудиторская фирма «Вектор Право», ОГРН 1067761080131 и ЗАО «ДР Груп», ОГРН 1097746019271) к оригиналам всех документов ООО «СКИФ» за период начиная с 2007 по текущую дату на момент исполнения решения суда, включая вышеперечисленные документы, документы финансово-хозяйственной деятельности и первичные учетные документы ООО «СКИФ», регулируемые Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденном Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 N 34н, а также следующие документы: аудиторское заключение по итогам проверки ООО «СКИФ» за первое полугодие 2011 года; все редакции уставов общества; список участников общества, по состоянию на 10 число каждого месяца за 2011 год и на текущую дату предоставления, заверенный генеральным директором; все хозяйственные договоры ООО «СКИФ», подтверждающие деятельность общества и ЗАО «Мега-Траст» за период с 01.01.2007 на конечную дату последнего отчетного периода, в том числе, но не исключая, договоры купли-продажи; договоры соинвестирования; договоры подряда; договоры дарения; договоры мены; договоры аренды; договоры залога; договоры займа; кредитные договоры; договоры поручительства; договоры подряда, договоры безвозмездного пользования; договоры совместной деятельности; свидетельства о регистрации права собственности на недвижимое имущество с приложением актов приема-передачи имущества к каждому договору и иные договоры, по которым осуществлялись расчеты общества и ЗАО «Мега-Траст»; документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на балансе общества и на забалансовых счетах, за период с 01.01.2007 на конечную дату последнего отчетного периода: договоры купли-продажи; договоры аренды; договоры займа и иные договоры общества; свидетельства о регистрации права собственности на недвижимое имущество, с приложением актов приема-передачи имущества к каждому договору; документы о проведении инвентаризаций имущества (приказы о составе инвентаризационной комиссии, сличительные ведомости, ведомости результатов, выявленных инвентаризацией, приказы по результатам инвентаризации); внутренние документы Общества; протоколы общих собраний участников общества за период с 01.01.2007 по настоящий момент; годовые бухгалтерские отчеты (все формы) за период с 01.01.2007 на конечную дату последнего отчетного периода с отметкой налогового органа о принятии; сводную бухгалтерскую отчетность, которая объединяет бухгалтерскую отчетность дочерних обществ ООО «СКИФ», в том числе, но не исключая, ЗАО «Мега-Траст» за период, начиная с 01.01.2007 на конечную дату последнего отчетного периода на дату исполнения решения суда за подписью главного бухгалтера и генерального директора ООО «СКИФ»; декларация по налогу на прибыль за период с 01.01.2007 на конечную дату последнего отчетного период на дату исполнения решения суда с отметкой налогового органа о принятии; оборотно-сальдовая ведомость по 01 и 02 счету; оборотно-сальдовая ведомость по 62 счету на последнюю отчетную дату; заключения ревизионной комиссии и аудитора по проверкам финансовой отчетности за все года, начиная с 01.01.2007; информация о размере вознаграждения членов дирекции, главного бухгалтера, генерального директора; трудовые договоры с главным бухгалтером общества и генеральным директором общества; информацию о выданных, авалированных и приобретенных векселях общества; информация о статье баланса «Кредиторская задолженность» с расшифровкой (наименование кредитора, предмет обязательства, сумма долга, дата наступления срока исполнения обязательства) по состоянию на текущую дату; информация о статье баланса «Дебиторская задолженность» с расшифровкой (наименование должника, предмет обязательства, сумма долга, дата наступления срока исполнения обязательства) по состоянию на текущую дату; информация о контрагентах общества по долгосрочным (от 6 месяцев) действующим договорам; списки аффилированных лиц общества.