Как замерить бензин в баке при инвентаризации

В случаях, если до начала проведения инвентаризации или за время измерений при ее проведении производится прием ГСМ на склад, председатель комиссии принимает решение об отнесении принимаемого продукта на прошедший или на текущий месяц с соответствующим оформлением в книге остатков или о переносе времени измерения. 7.10. После заполнения (опорожнения) трубопровода проводят следующие операции на каждом резервуаре: — определяют уровень (высоту наполнения) ГСМ и наличие подтоварной воды; — измеряют плотность и температуру ГСМ в пробе, отобранной по методике ГОСТ 2517-85 и ГОСТ 3900-85. По данным изменений и градуировочной таблице определяют количество ГСМ в объемных единицах (л, с точностью до 1 л) с последующим перерасчетом в единицы массы (кг). 7.11.

Инвентаризация гсм на предприятии

При применении переносных пробоотборников температура измеряется в каждой пробе, взятой с нижней, средней и верхней точек отбора (п. 4.3.3). В каждой точке отбора пробоотборник выдерживают не менее 5 мин, после чего извлекают на поверхность.
4.5.4.

Инфо Средняя температура топлива в резервуаре определяется по формуле (3) где tв, tс, tн — температура индивидуальной пробы соответственно верхнего, среднего, нижнего слоя, °С; n — число долей индивидуальной пробы среднего слоя. 4.5.5. Если резервуар оборудован стационарным прибором для измерения температуры (например, для измерения температуры на трех уровнях), то средняя температура определяется по их показаниям по формуле (3).
При уровне топлива в резервуаре ниже расположения верхней точки измерения температуры средняя температура вычисляется как полусумма показаний средней и нижней точек.

Особенности инвентаризации гсм в учреждениях

Уровень «мертвого» остатка для каждого резервуара и емкости определяется в течение первого года их эксплуатации комиссией (см. п. 1.5) и утверждается районным (производственным) энергетическим управлением (объединением). 1.10. «Мертвый» остаток при инвентаризации должен приниматься: — для электростанций с расходом мазута 100 т/ч и более — в двух расходных резервуарах; — для остальных электростанций — в одном расходном резервуаре. Увеличение количества расходных резервуаров с «мертвым» остатком по п.
1.10 допускается

РЭУ (ПЭО) при соответствующем технологическом обосновании. 1.11. В случае, когда в промежутке между инвентаризациями в резервуаре не было движения топлива (подача, отбор), масса топлива в этом резервуаре может приниматься по результатам предыдущей инвентаризации.

1.12.

Акт снятия остатков топлива в баках автомобилей

В состав инвентаризационной комиссии по ГСМ целесообразно включить главного инженера предприятия. Также в состав инвентаризационной комиссии обычно включают представителей службы аудита: внутреннего или независимого.

Внимание Важно помнить, что результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными в случае отсутствия при проведении инвентаризации хотя бы одного члена комиссии. Подготовительные мероприятия перед инвентаризацией ГСМ Перед проверкой фактического количества ГСМ инвентаризационная комиссия должна запросить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и отчеты о движении топлива и смазочных материалов.
Материально ответственные лица предоставляют расписки о том, что все расходные и приходные документы на ГСМ к началу инвентаризации переданы в бухгалтерию или сданы комиссии.

7. содержание и порядок проведения инвентаризации гсм

При этом в расчетах принимают следующие величины погрешностей (по ГОСТ 26976-86): 0,8% — для емкостей, содержащих до 100 т, 0,5% — для емкостей, содержащих от 100 т и выше, а также для определения погрешности при расходовании через счетчик. Инвентаризационная комиссия рассчитывает потери ГСМ по нормам естественной убыли (приложение 32) и погрешности измерения ГСМ по счетчикам, исходя из количества прокаченного через них ГСМ. 7.15. В Акт снятия остатков (приложение 28) вносятся данные из книги остатков, фактическое количество ГСМ по ведомости замеров (приложение 29), расхождение в количествах ГСМ, естественную убыль, суммарную погрешность средств измерения и вместимостей по каждой марке ГСМ и подсчитывают излишки и недостачи. 7.16. Количество ГСМ, которое должно числиться в подотчете материально ответственных лиц, определяется следующим образом: 7.16.1.

Важно ТТЦ и произвела инвентаризацию остатков топлива на складах по состоянию на 24 ч 00 мин. 19 г. Дата, месяц Наименование резервуара Уровень, см Объем, м3 Объем «мертвого» остатка, м3 Рабочий объем топлива, м3 Плотность, т/м3 Влажность, % Масса топлива, т Дополнительные сведения «мертвого» остатка рабочего остатка «мертвого» остатка рабочего остатка 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Пример расчета для электростанции с расходом топлива менее 100 т/ч Расходный № 1 930 3078,334 264,652 2813,682 0,912 3,2 2,0 241,363 233,639 2566,078 2514,756 Расходный № 2 898 3071,460 94,317 2977,143 0,921 3,0 2,1 86,866 84,260 2741,950 684,368 Резервный № 1 1325 4538,651 92,940 4445,711 0,945 5,0 3,1 87,828 83,369 4201,197 4070,960 Резервный № 2 1301 — — — — — — 90,938 86,391 4311,525 4225,294 По данным последней инвентаризации Приемная емкость № 1 41 59,041 59,041 — 0,943 3,0 — 55,676 54,005 — Итого …

Отбор проб с заданного уровня Изготовление по месту Плотность Ареометр по ГОСТ 18481-81Е Расхождение между параллельными определениями, полученное одним исполнителем, не более 0,0006 г/см3 Пикнометры по ГОСТ 22524-77Е Расхождение между параллельными определениями, полученное одним исполнителем, не более 0,0007 г/см3 Температура Термометры по ГОСТ 215-73 Цена деления шкалы не более 1 °C, предел измерений 0 — 100 °С Влажность ГОСТ 2477-65. Аппарат для количественного определения воды в нефтепродуктах по ГОСТ 1594-69Е Расхождения между результатами двух параллельных определений, полученными одним лаборантом на одной и той же аппаратуре и идентичном испытуемом материале в одинаковых условиях не должны превышать 0,1 см3 при объеме воды меньшем или равном. 1,0 см3 · 0,1 см3 или 2 % среднего значения (в зависимости от того, какая из этих величин больше) — при объеме воды более 1,0 см3. 1.
Объединенную пробу составляют смешением одинаковых по объему точечных проб верхнего и нижнего уровней. При высоте уровня топлива менее 1000 мм отбирают одну точечную пробу с нижнего уровня. 4.3.5. В горизонтальных резервуарах диаметром более 2500 мм при отборе проб переносным пробоотборником объединенная проба, составляется из проб, отобранных с трех уровней согласно п. 4.3.3 и смешанных в соотношении 1:6:1. 4.3.6. Пробы топлива из горизонтальных резервуаров диаметром менее 2500 мм, а также более 2500 мм, но заполненных до половины высоты, отбирают с середины столба топлива и на расстоянии 250 мм от днища.

Объединенная проба составляется смешением проб среднего и нижнего уровней в соотношении 3:1. 4.3.7. Проба, отобранная стационарными пробоотборниками с разных уровней в один прием, является объединенной.

4.4. Определение плотности 4.4.1.
Наличие ГСМ в ТЗ, МЗ по документам определяется как разность между количеством выданного ГСМ водителю при последнем наполнении ТЗ, МЗ на складе и количеством ГСМ, сданным водителем ТЗ, МЗ, по требованиям формы N ГСМ-1. При необходимости фактическое количество ГСМ в ТЗ, МЗ при снятии остатков можно определить путем слива их из ТЗ, МЗ в резервуар и замера в резервуаре слитого количества. 7.13. Учет количества затаренных ГСМ производится по массе, указанной на трафарете тары (упаковки) при условии, что ГСМ находится в заводской таре (упаковке), тара (упаковка) не повреждена, на ней отчетливо видна маркировка. Маркировка тарных ГСМ должна быть выполнена согласно ГОСТ 1510-84. 7.14. В ходе проведения инвентаризации в ведомость замеров ГСМ вносят данные измерений и производят определение количества ГСМ каждой марки.
Пробы мазута должны переноситься в закрытых металлических или пластмассовых сосудах. 2.9. При инвентаризации резервуаров с сырой нефтью, газотурбинным топливом, заменителями топлива и жидкими присадками с персоналом проводится дополнительный инструктаж в связи с повышенной взрывоопасностью и токсичностью этих нефтепродуктов. 3.1. Слить топливо из цистерн и полностью освободить от него сливные лотки. 3.2. Отобрать пробы из нижнего уровня в резервных резервуарах за 1 — 2 сут. до начала инвентаризации, убедиться в наличии отстоя воды и удалить его. 3.3. Произвести проверку работоспособности стационарных уровнемеров и датчиков температуры. 3.4. Подготовить средства измерений и пробоотборники топлива, применяемые при инвентаризации (см. приложение 3), и чистые, просушенные лабораторные сосуды с плотно закрывающейся крышкой для сбора и переноса отобранных проб.

Опубликовано 18.05.2018

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2018-2019 годах

Налог-налог 09 января 2019 236572 Все материалы сюжета «Путевые листы: бланки, образцы, примеры» Учет ГСМ по путевым листам – 2018-2019 (далее — ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива. Рассмотрим алгоритм бухгалтерского и налогового учета ГСМ по путевым листам более детально.

Понятие ГСМ

Что такое путевой лист

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Бухгалтерский учет ГСМ

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Пример списания ГСМ по путевым листам

Итоги

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом в 2018 году.

О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
• «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме».

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .

О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнать из наших обсуждений в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

О путевых листах для ИП читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Скачать образец акта о списании ГСМ

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре 2018 года закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
		3 800	Оприходован бензин (ТОРГ-12)
			Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
			Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Qн= 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Qн — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
			Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

Предыдущая статья Следующая статья

Как списывать ГСМ без путевых листов?

13 марта 2018 8817 0 Поделиться Рекомендуем подборку «Практические советы по списанию ГСМ» Как списывать ГСМ без путевых листов юрлицу или ИП, использующему собственный или арендованный транспорт при ведении своей основной деятельности, и можно ли вообще это делать? Попробуем разобраться.

Правила, применяемые при учете ГСМ

Как обосновывается расход топлива?

Основной документ, подтверждающий объем списания

Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?

Правила, применяемые при учете ГСМ

Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.

Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.

Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.

Читайте нас в Яндекс.Дзен Яндекс.Дзен

Залитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад. Такими документами являются:

• Акт об объеме и стоимости выданного топлива, отчет о произведенных с ним операциях, если приобретение осуществляется с использованием топливной карты. Эти документы по окончании месяца вместе со счетом-фактурой выдает поставщик, у которого приобретены топливные карты.
• Кассовый чек, если оплата делается наличными. Они прилагаются к авансовому отчету, составляемому водителем, который купил горючее.

Само оприходование осуществляется в обычном порядке с оформлением приходного ордера, который может иметь форму М-4, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.

Как обосновывается расход топлива?

Для определения учитываемого расхода горючего потребуются:

• документ, подтверждающий объем выполненной авто работы;
• утвержденные для применения при выполнении этой работы нормы списания ГСМ.

Установление норм списания преследует как минимум 2 цели:

• обоснование количества топлива, относимого в расходы, принимаемые для целей налогообложения;
• осуществление контроля над расходованием горючего.

Нормы расхода могут разрабатываться своими силами или соответствовать утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Но в любом случае их выбор для применения надо утвердить распоряжением руководителя юрлица или ИП.

Устанавливаются нормы с учетом особенностей функций, выполняемых транспортом каждого вида (легковой, автобус, грузовой, самосвал, специализированный), причем для каждого из этих видов действует своя формула расчета и может применяться свой набор корректирующих коэффициентов, позволяющих увеличить норму списания.

Расчет объема списываемого топлива выполняется по каждой единице авто отдельно. Данные по этому расчету сводятся в единую таблицу. Чтобы можно было получить в ней общий объем списания по ГСМ определенного вида, сведения по транспорту, работающему на нем, компонуются вместе.

Основной документ, подтверждающий объем списания

Наиболее часто для обоснования объема выполненной работы используется такой документ, как путевой лист, оформляемый на каждую единицу автотранспорта. Автотранспортные предприятия оформляют его, как правило, ежедневно.

Существует несколько типовых форм путевого листа, утвержденных Госкомстатом РФ (постановление от 28.11.1997 № 78), которые также различаются в зависимости от вида авто (легковой, грузовой, автомобили специального назначения, автобусы). Но допускается разработка форм таких документов самостоятельно и оформление путевого листа на несколько дней сразу или даже на месяц (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).

В части применения для обоснования объема списываемых ГСМ все варианты путевых листов объединяет несколько моментов. Каждый из них:

• оформляется на определенное авто;
• описывает выполняемое им задание;
• содержит указание на вид используемого топлива;
• отражает остатки горючего при выезде и возвращении, а также объемы залитого в бак за период действия путевого листа горючего;
• указывает на фактически выполненный объем работы с разделением его по специфике (пробег без загрузки, с грузом, с работающим оборудованием, время работы спецоборудования при стоянке, вес груза, число ездок, количество и вес прицепов).

Все указанные данные достаточны для того, чтобы, применяя утвержденные нормы расхода, рассчитать количество необходимого для осуществления этой работы топлива, а также сравнить полученные расчетные данные с фактически израсходованным количеством горючего. Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?

А можно ли списывать ГСМ без путевых листов? Минфин допускает (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем.

Кроме того, не будет обязательным наличие путевого листа, если маршрут строго определен и не допускает отклонений. Например, это может оказаться применимым к оценке расхода горючего для служебной развозки, изо дня в день доставляющей работников к месту работы и обратно по одному и тому же маршруту. Число таких поездок всегда находится под контролем. Соответственно, с учетом однозначной их протяженности и привязки к каждой из них объема топлива в фиксированном размере, рассчитанного по нормам, общий объем списания тоже будет обоснован.

Таким образом, определенные варианты, позволяющие не применять путевой лист для обоснования количества списываемого горючего все-таки есть, но их не так много. И объясняться по ним с проверяющими придется наверняка. А вот в ситуации, когда путевой лист оформлен, лишних вопросов при проверках можно избежать.

О том, влияет ли объем расходуемых ГСМ на величину компенсации за использование сотрудником личного автотранспорта, читайте .

***

ГСМ представляют собой разновидность товарно-материальных ценностей, к которым применяются обычные правила учета ТМЦ: их надлежит сначала оприходовать, а затем списать, обосновав объем списания. Осложняет ведение учета топлива то, что оно, как правило, приобретается вне места дислокации владельца транспорта (юрлица или ИП), сразу поступая в бак работающего авто, и должно учитываться применительно к каждой единице авто.

Обоснованным объем списания оказывается тогда, когда количество израсходованных ГСМ определено применительно к характеру выполненной авто работы по соответствующим этой работе нормам расхода топлива. Нормы расхода разрабатываются владельцем самостоятельно или берутся из рекомендованных Минтрансом. А единственным документом, способным подтвердить объем сделанной авто работы, Минфин России считает путевой лист. И его оформление является предпочтительным несмотря на то, что в определенных случаях этот объем может быть подтвержден и иным способом.

Поделиться Читайте нас в Яндекс.Дзен Яндекс.Дзен Юридическая консультация После прочтения остались вопросы?
Звоните по номеру 8 800 350-83-53 и наши юристы проконсультируют Вас! Звонок бесплатный.

Как списывать горючее: по нормам или по факту?

• RU
• UA

×Закрыть

Вход

04.03.2018 2320 обсудить Темы: Запасы, Экспедирование, транспорт, логистика, Автотранспорт

Статья взята из газеты “Плательщик единого налога” № 9/2018

Все течет, все меняется… Но проблема, как правильно списать горюче-смазочные материалы (ГСМ), — один из тех извечных вопросов, которые из года в год возникают у бухгалтера почти каждого предприятия, на какой бы системе налогообложения оно ни работало. Ведь автомобиль, по меткому высказыванию классиков, уже давно не роскошь, а средство передвижения.
Итак, можно ли в конце концов списывать ГСМ по фактическим расходам или же следует и сейчас применять определенные нормы для их списания?
Будет ли иметь негативные налоговые последствия неиспользование таких норм? Как быть в случае, когда на ваше авто нет утвержденной нормы?
Ответы на эти и другие «горюче-смазочные» вопросы читайте в нашей статье.

Главные тезисы

• НКУ не содержит предписаний об обязательности применения Норм № 431 (или какого-либо другого нормативного документа) для списания ГСМ в налоговых целях.
• Целесообразно разработать собственное положение о списании ГСМ, где будет максимально учтена специфика конкретного субъекта хозяйствования.
• Списание ГСМ в размере фактических расходов не увеличивает сумму единого налога, подлежащего уплате в бюджет.
• Если списание ГСМ происходит по собственным нормам, то нехозяйственными будут только сверхнормативные расходы, на сумму которых придется начислить компенсирующие НО.
• Если же ГСМ списывают вообще без какого-либо нормирования, т. е. по факту, то компенсирующие НО придется начислить на всю сумму НДС.
• Стоимость сверхнормативных ГСМ облагается НДФЛ и ВС.
• Кроме того, существуют основания и для начисления ЕСВ на такие доходы.

1 Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.1998 г. № 43.

Нормы списания ГСМ: обязанность или атавизм?

Сколько раз на вашей памяти менялись правила налогообложения, сразу не ответит, наверное, никто. Но если спросить кого-либо из вас, какой нормативный документ все это время регулирует списание горючего, едва ли не каждый безошибочно ответит: Нормы № 43. Ими вот уже 20 лет фискалы вынуждают пользоваться всех субъектов хозяйствования, эксплуатирующих транспортные средства. Насколько законным является такое принуждение?

Аргументы в пользу обязательности Норм № 43 Во-первых, к этому нас вроде бы склоняет то, что Нормы № 43, как отмечается в них самих, предназначены, в частности, для планирования потребности предприятий в ГСМ и контроля за их расходованием, ведения отчетности, введения режима экономии и рационального использования нефтепродуктов.

Во-вторых, в приказе Мининфраструктуры от 24.01.2012 г. № 36, которым в свое время вносились изменения в Нормы № 43, утверждается, что система нормирования расходов ГСМ предназначена для всех субъектов хозяйствования, которые действуют на территории Украины и эксплуатируют автомобили. Причем позиция этого госоргана остается неизменной и доныне. Более того, в письме Мининфраструктуры от 21.02.2017 г. № 1441/18/10-17 указывается, что установление предприятиями объективных нормативных расходов топлива в соответствии с Нормами № 43 важно для аргументированного определения базы налогообложения субъектов хозяйствования.

В-третьих, налоговики всегда настаивали на том, что списание ГСМ осуществляется исходя из данных о пробеге автомобиля, определенных на основании путевого листа, и Норм № 43 (см., например, устаревшие консультации из категорий 502.07.14 ЗIР, 502.07.20 ЗIР и 502.07.21 ЗIР). Поэтому большинство налогоплательщиков, честно говоря, просто привыкли к рекомендациям фискалов по непременному применению этих Норм, в том числе и в налоговых отношениях.

В то же время стоит отметить, что риторика контролирующих органов на сегодняшний день несколько изменилась. Если в письмах ГФСУ от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 и от 12.08.2016 г. № 17575/5/99-99-13-02-03-15 еще подчеркивалась обязательность применения Норм № 43, а в письме от 22.11.2016 г. № 12487/С/99-99-13-01-02-14 — «нехозяйственность» расходов топлива сверх таких норм, то в более поздних разъяснениях (скажем, в письме от 20.01.2017 г. № 1186/6/99-99-15-02-02-15) речь об этом уже не идет.

Значит ли это, что эра безоговорочного применения Норм № 43 подошла к концу? К сожалению, окончательно говорить об этом еще рано. Однако и в дальнейшем продолжать признавать этот документ обязательным для всех тоже, видимо, не стоит.

Аргументы в пользу необязательности Норм № 43 Во-первых, Нормы № 43 являются обязательными для выполнения только предприятиями, учреждениями и организациями, входящими в сферу управления Минтранса. Другие центральные органы исполнительной власти, а также субъекты хозяйствования должны разработать собственные нормативные документы по нормированию расходов ГСМ в соответствии с законодательством (см. письмо ГлавКРУ от 11.08.2010 г. № 02-14/1232). Суды также указывают на то, что не применяют ФЛП Нормы № 43 по двум причинам: (1) нормы могут касаться только юрлиц (2) и только тех, кто относится к сфере управления Минтранса (решение Запорожского окружного административного суда от 12.02.2018 г. по делу № 808/3457/17, постановление Львовского апелляционного административного суда от 15.01.2018 г. по делу № 809/1248/17).

Во-вторых, Нормы № 43 не могут определять права и обязанности субъектов хозяйствования (не носят для них императивного характера), поскольку не являются нормативно-правовым актом и не прошли государственную регистрацию в Минюсте. С этим соглашаются и суды (см. определение ВАСУ от 13.04.2016 г. № К/800/64715/13, определение Винницкого апелляционного административного суда от 10.11.2017 г. по делу № 822/2258/17, определение ВАСУ от 16.02.2016 р. по делу № К/800/49593/15, определение ВАСУ от 06.06.2013 г. по делу № К-39866/10-С, постановление Львовского апелляционного административного суда от 15.01.2018 г. по делу № 809/1248/17).

Хотя ради справедливости следует озвучить и позицию самого Минюста, согласно которой этот документ является актом нормативно-технического характера, поэтому такой регистрации не подлежит2 (в то же время это — еще одно доказательство того, что Нормы № 43 не носят для большинства субъектов хозяйствования императивного характера).

2 См. письма от 28.02.2014 г. № 1112-0-4-14/10.1 и от 13.03.2014 г. № 2534/25/10-14.

В-третьих, расходы на приобретение ГСМ конкретного плательщика, подлежащие учету в его налоговом учете, не обязательно должны соответствовать данным нормативам. Поэтому соответствующие расходы должны признаваться на основании первичных документов, подтверждающих осуществление налогоплательщиком расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета (см. определение Киевского апелляционного административного суда от 18.08.2016 г. по делу № 826/13368/15).

В-четвертых, списание топлива на предприятии должно быть обязательно урегулировано внутренними приказами и подтверждено соответствующими расчетами. Для списания топлива предприятие должно разработать внутренние документы, которые будут устанавливать нормы его расходов с учетом всех технических характеристик автомобилей, эксплуатационных норм и прочих факторов (см. определение ВАСУ от 16.02.2016 г. № К/800/49593/15).

И наконец, в-пятых, ни в действующем НКУ, ни в прежнем Законе о налоге на прибыль нет и не было предписаний об обязательности применения Норм № 43 (или какого-либо другого нормативного документа) для списания ГСМ в налоговых целях. Этот последний аргумент представляется нам самым главным. По этому поводу ВАСУ в определении от 16.02.2016 г. № К/800/49593/15 подчеркнул, что Нормы № 43 не могут быть обязательными для определения базы при расчете объекта налогообложения, в частности, с учетом того, что среди установленных действующим налоговым законодательством ограничений по формированию состава расходов и налогового кредита отсутствует оговорка о не возможности включения в их состав фактических расходов на топливо, превышающих указанные нормативы в Нормах № 43.

Промежуточные выводы Если ваше предприятие подчинено Минтрансу (сегодня это Мининфраструктуры), то подчиняйтесь Нормам № 43. Ничего здесь не сделаешь, такова уж ваша судьба…

Так же можно действовать и в том случае, если вы просто не привыкли или не хотите спорить с налоговиками.

Если же к указанному министерству вы не имеете никакого отношения (а таких среди наших читателей наверняка подавляющее большинство), то применяйте Нормы № 43 на свое усмотрение. Однако не советуем совсем пренебрегать нормированием топлива. Поэтому наиболее целесообразным для вас будет, опираясь на концепцию, предложенную в Нормах № 43, разработать собственное положение о списании ГСМ, где максимально учесть именно вашу специфику хозяйствования.

На всякий случай кратко напомним правила, прописанные в Нормах № 43, которые стоит взять на вооружение при разработке собственного положения. В упрощенном виде они сводятся к следующему.

По формулам, приведенными в разд. 4 Норм № 43, для каждого конкретного автомобиля (оборудования) в зависимости от его назначения и для каждой рабочей смены (рейса) рассчитывают нормативный расход ГСМ. Для этого нужно знать так называемую базовую линейную норму (для разных марок транспортных средств ее берут из соответствующих приложений к этому документу) и соответствующие корректирующие коэффициенты (установлены в разд. 3 Норм № 43).

Если вашего авто нет в Нормах № 43 Достаточно часто бывает так, что по каким-либо причинам базовая линейная норма для того или иного транспортного средства в указанном документе не приведена. В таком случае существует несколько вариантов (они перечислены в п. 2.1 данных Норм), как при определенных условиях ее можно рассчитать самостоятельно или же вместо нее получить временную индивидуальную норму расхода ГСМ на свое авто.

Отметим, что Мининфраструктуры (см. письмо от 21.02.2017 г. № 1441/18/10-17) рьяно сопротивляется тому, что данные о потреблении топлива, полученные при эксплуатации (в частности, данные контрольных заездов или соответствующих обследований и т. п.), не являются основанием для установления базовых линейных норм или непосредственно нормативных расходов топлива. Однако эти данные могут быть использованы предприятиями для обоснования установления конкретных значений корректирующих коэффициентов (в регламентированных пределах) при расчете нормативных расходов топлива в определенных условиях эксплуатации.

По нашему мнению, такое сопротивление объясняется чисто ведомственными интересами, ведь ГП «ГосавтотрансНИИпроект», разрабатывающее временные индивидуальные нормы расходов ГСМ, подчинено именно Мининфраструктуры. К тому же, его услуги обойдутся вам в довольно кругленькую сумму. Поэтому в таком случае на практике можно пойти другим путем: соответствующим приказом по предприятию установить свою норму расходов ГСМ и использовать ее для контроля.

А теперь — непосредственно о налоговых последствиях списания ГСМ.

Единый налог «факта» не боится!

Для всех упрощенцев (как юридических, так и физических лиц — предпринимателей) ответ на вопрос, как списывать ГСМ — только по нормам, (собственным или утвержденным Мининфраструктуры) или можно и по фактическому потреблению — для целей взимания единого налога тоже не имеет решающего значения. Ведь никакие ваши расходы никак не влияют на сумму этого налога, причитающуюся к уплате.

Можете убедиться в этом еще раз, заглянув в ст. 293 НКУ. Там установлены фиксированные ставки ЕН (в процентах размера минимальной заработной платы для ФЛП — представителей групп 1 и 2), а также процентные ставки ЕН (в процентах дохода — для ФЛП и юрлиц — представителей группы 3 и в процентах нормативной денежной оценки сельхозугодий — для юрлиц — представителей группы 4).

Как видите, никакие расходы не меняют базу обложения единым налогом. Следовательно, сколько бы горючего вы ни списали, ваши налоговые обязательства по этому налогу не увеличатся ни на копейку.

Начало хорошее, не так ли?

Но, к сожалению, это почти и все, что можно сказать утешительного.

НДС: «хозяйственность» расходов превыше всего!

Те из вас, кто зарегистрирован в качестве плательщиков НДС (а ими могут быть и упрощенцы групп 3 и 4), обязательно споткнутся на вопросе, нужно ли на суммы НДС, уплаченные (начисленные) в стоимости приобретенных ГСМ и отнесенные в налоговый кредит, начислять так называемые компенсирующие налоговые обязательства при ненормированном списании таких ГСМ.

По общему правилу, право на налоговый кредит исходя из стоимости приобретенных ГСМ возникает на дату первого из событий: или на дату их оплаты, или на дату их получения (п. 198.2 НКУ) при наличии надлежащим образом оформленной и зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной (п. 198.6 НКУ) или других документов согласно п. 201.11 НКУ. При этом современные правила формирования налогового кредита по НДС не выдвигают никаких требований к хозяйственности осуществленных приобретений. Так что весь «входящий» НДС независимо от назначения ГСМ включается в налоговый кредит.

Вместе с тем, если приобретенные ГСМ будут использованы в операциях, не являющихся хозяйственной деятельностью, придется начислить «компенсирующие» налоговые обязательства (п.п. «г» п. 198.5 НКУ). База обложения НДС в этом случае — стоимость приобретения сверхнормативных ГСМ.

Отсюда приходим к выводу, что в периоде использования ГСМ для целей НДС-учета уже будет иметь значение хозяйственный характер их использования. Осталось только выяснить, что в контексте нашего разговора следует считать хозяйственными расходами ГСМ.

Так вот, если списание ГСМ вы осуществляете по Нормам № 43, то в таком случае сверхнормативные расходы нельзя расценивать как хозяйственные. Следовательно, с налоговым кредитом в этой части придется распрощаться.

Если же вы установили собственные нормы списания ГСМ, то, по нашему мнению, и в этом случае нехозяйственными будут только сверхнормативные расходы. Это значит, что на их сумму вы должны начислить компенсирующие налоговые обязательства. К тому же, вам придется включить такие налоговые обязательства в сводную налоговую накладную с типом причины «13», которую составляют не позднее последнего дня отчетного периода.

А вот в случае, когда вы списываете ГСМ вообще без какого-либо нормирования, то есть по факту, существуют риски, что фискалы будут настаивать не нехозяйственном использовании всего приобретенного объема ГСМ. Это, в свою очередь, означает, что налогового кредита на всю сумму НДС вы лишитесь еще в периоде приобретения ГСМ. Именно тогда, а точнее — не позднее последнего дня отчетного периода, в котором произошло приобретение ГСМ, вы должны составить сводную налоговую накладную, которая и зафиксирует начисление компенсирующих налоговых обязательств. Таким образом, в периоде списания ГСМ по факту вам больше ничего делать не придется.

НДФЛ/ВС

А вот перед теми из вас, кто имеет наемных работников (хоть вы неплательщик НДС, хоть его плательщик), возникает другой вопрос: рассматривать ли стоимость сверхнормативных ГСМ как доход работника, на которого по трудовому договору возложено использование ГСМ, и, соответственно, облагать эти суммы НДФЛ и ВС?

Боимся, что доказать отсутствие дохода в таком случае будет непросто. Стоимость такого топлива включается в базу налогообложения (причем с применением «натурального» коэффициента) и облагается НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %. Причем для определения, что является сверхнормативными расходами, на наш взгляд, надо руководствоваться теми же правилами, что и для НДС, которые были рассмотрены выше.

Кстати, по таким доходам есть основания и для начисления ЕСВ, ведь их можно признать выплатой, которая носит индивидуальный характер (входит в фонд оплаты труда согласно п.п. 2.3.4 Инструкции № 53). Поэтому это является еще одним аргументом в пользу установления и соблюдения норм расходов ГСМ. При расходовании топлива в пределах установленных норм НДФЛ, ВС и ЕСВ не начисляются.

3 Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5. Елена Лозовая, консультант