Организация складского учета

Для успешного развития любого предприятия, независимо от формы собственности и осуществляемого вида деятельности, необходимо правильно организовать работу его склада.

В большинстве случаев для хранения товаров выделяется отдельное, хорошо оборудованное и охраняемое помещение. Благодаря складскому учёту обеспечивается сохранность всего объема товарных и материальных ценностей.

Особенно это важно для компаний, специализирующихся на реализации и производстве продукции, где необходимо иметь постоянно обновляющиеся данные о проданном и оставшемся на складе товаре.

Особенности

Согласно распоряжению Министерства Финансов России, организация складских операций возлагается на материально-ответственное лицо.

Лет 15 – 20 назад практически все коммерческие организации ведение складских операций осуществляли вручную, так как далеко не все предприятия могли себе позволить использовать компьютерную технику.

Сегодня ситуация кардинально изменилась и ведение складского учёта осуществляется посредством специально разработанного программного обеспечения и полной автоматизации работы склада.

• Складское помещение может использоваться в следующих целях:
• для хранения товаров, подлежащих дальнейшей реализации;
• для хранения готовой продукции;
• для хранения рабочей одежды, инвентаря, ветоши, средств индивидуальной защиты и т. д;
• для хранения запасных частей и комплектующих, задействованных в производственных и ремонтных процессах;
• для ответственного хранения товарных и материальных ценностей.

Какие требования к работникам склада

Ни один склад не будет эффективно работать без участия таких высококвалифицированных специалистов, как: заведующий складом, кладовщик (если склад принадлежит крупному предприятию, то кладовщиков может быть несколько) и конечно, деятельность склада немыслима без грузчиков и уборщиц.

На каждого работника склада возлагаются определённые обязанности, которые должны быть прописаны в учётной политике предприятия.

Требования, предъявляемые к заведующему складом Руководитель склада должен грамотно организовать работу всех сотрудников, находящихся в его подчинении. Он лично контролирует все движения по складу: приход товаров, расход товаров, внутреннее перемещение товаров.

На заведующего складом возлагается и материальная ответственность за сохранность доверенных ему товарных и материальных ценностей.

На такую должность могут претендовать специалисты, отвечающие следующим требованиям:

• люди, имеющие среднее или высшее образование по специальностям, связанным с бухгалтерским учётом, финансами и экономикой;
• люди, занимавшие ранее руководящие должности;
• люди, имеющие определенный стаж работы на складе (при наличии соответствующего образования).

Требования, предъявляемые к кладовщику Кладовщик – работник склада, в обязанности которого входит организация складского учета материальных ценностей. Ежедневно он выполняет следующие функции:

• принимает поступившие на склад товарные и материальные ценности;
• выполняет проверку их сопроводительной документации;
• самостоятельно вносит данные о прибывшем товаре в складскую учётную документацию;
• выдает товарные и материальные ценности;
• выписывает расходные документы;
• делает соответствующие отметки в складской учётной документации;
• проводит переучёт имеющихся на складе товарных и материальных ценностей и т. д.

Согласно опыту компаний, предоставляющих услуги по обеспечению информационной безопасности, основная доля утечки данных происходит по вине сотрудников компании. Грамотный и профессиональный подход к обеспечению безопасности информации банков подразумевает слаженную работу всех отделений и беспрерывное функционирование финансовых систем. Подробнее о защите банковских данных читайте .

Требования, предъявляемые к грузчикам и младшему обслуживающему персоналу Приём людей на должность грузчика склада производится при условии соответствия кандидата определенным требованиям.

В частности, грузчик должен: обладать хорошим здоровьем, быть физически развит, и должен уметь управлять специализированной техникой, которая обычно задействуется при поднятии и перемещении большого количества груза (погрузчики). Дополнительное требование к кандидату на должность грузчика – отсутствие вредных привычек.

Младший обслуживающий персонал должен содержать помещение склада в чистоте, делая регулярную сухую и влажную уборку, а также своевременно вывозить скопившийся мусор.

Документы при организации складского учета ТМЦ

Работники склада должны заполнять первичную документацию при совершении любой хозяйственной операции, касающейся товарных и материальных ценностей.

Также в их обязанности входит составление регулярных отчётов, которые относятся к внутренней документации предприятия. Сроки и порядок их составления устанавливается непосредственно руководством компании, которой принадлежит склад.

Согласно действующему на территории России Федеральному законодательству, организация складского учета на предприятии должна происходить при соответствующем документальном оформлении каждой совершённой операции с ТМЦ.

К таким документам относятся:

• акт формы МХ – 1 «О приёме – передаче ТМЦ на хранение»;
• акт формы МХ – 3 «О возврате ТМЦ, которые были сданы на хранение»;
• складское свидетельство;
• складская квитанция;
• доверенности М – 2, М – 2а, на основании которых можно получить товары со склада от имени любого предприятия;
• приходный ордер М – 4 – документ, необходимый для учёта ТМЦ, прибывших от поставщиков;
• акт приёмки ТМЦ М-7, где указываются все данные о поступившем на склад товаре;
• лимитно-заборная карта М-8;
• накладная – требование М-11. Используется для внутреннего учёта ТМЦ;
• накладная М-15, заполняемая при отгрузке товарных и материальных ценностей сторонним организациям;
• карточка учёта ТМЦ М-17, предназначенная для внутрискладского учёта материальных ценностей;
• акт приходования ТМЦ М-35, заполняемый при демонтаже основных фондов и т. д.

Систему защиты информации образует комплекс определённых мер (законодательные, административные, аппаратно-программные, физические), которые будут направлены на устранение угрозы безопасности, Качественные системы информационной безопасности предприятия учитывают всевозможные объекты угроз, их источники, цели, способы овладения информацией, а также варианты и средства защиты. Подробнее о безопасности предприятий читайте .

На каждом складе, помимо первичной документации, должны вестись учётные регистры, в которые регулярно ответственные лица вносят соответствующие данные.

Ответственность за знание номенклатуры товарных и материальных ценностей, их сортов, видов, свойств и т. д., возлагается на кладовщика. Этот сотрудник склада должен знать складские программы, свободно ориентироваться в помещении и при первом требовании получателя выдать необходимое количество ТМЦ.

В конце каждого месяца заведующий складом должен подвести итоги его работы. Для этого он изучает отчёты кладовщиков и вносит сводные данные (точное количество принятых и отгруженных за отчётный период товаров) в книгу складского учёта.

После этого им собирается вся полученная и выписанная первичная документация и, вместе с заполненной заборной картой (в ней помимо данных о ТМЦ указывается информация относительно возвратной тары), передаётся сотрудникам бухгалтерии.

Ответственность за нарушения при организации складского учета

В том случае, когда работниками склада нарушаются требования действующего законодательства, касающиеся документального учёта прихода или расхода товарных и материальных ценностей, ответственные лица подвергаются финансовым санкциям.

Последующие нарушения, произошедшие в течение одного отчётного года, могут повлечь за собой увеличение штрафных санкций, сумма которых может возрасти. Эти требования, к которым относится правильная организация учета складских операций, регламентированы статьёй 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Каждый руководитель давно работающего или только открытого ООО, коммерческого или государственного предприятия должен со всей ответственностью подходить к организации работы своего склада.

Это касается как сотрудничества с высококвалифицированными специалистами, так и современного технического оснащения складского помещения (компьютерной техникой, специализированной грузоподъёмной техникой и т. д.).

Регулярный контроль работы склада поможет исключить хищение товарных и материальных ценностей, утечки информации, что негативно сказывается на финансовом благополучии любого предприятия, независимо от формы его собственности.

↓ ЗАКРЫТЬ ↓

Как оформляется складская расписка?

Складской распиской согласно гражданскому законодательству России признается документация, подтверждающая заключение договоров хранения в простом письменном виде, которые оформляются между владельцами имущества (поклажедателями) и складами (хранителями), принимающими на сохранность различные виды товарно-материальных ценностей.

В связи с отсутствием надлежаще оформленного складского документа договор может быть признан как незаключенный на основании не соблюденной его формы.

Особенности документа

Данный вид документа подтверждает принятие складом на себя обязательств и ответственности по хранению переданных ему вещей на установленный в оформленной расписке срок и за определенную оплату, а также предоставляет владельцу вещи возможность в любой временной отрезок без трудностей и препятствий получить свой товар (его часть) обратно.

Складская расписка оформляется сотрудником организации, занимающейся таким видом деятельности, и передается поклажедателю лично или лицам, действующим на основании доверенностей, оформленных надлежащим образом. Третьим лицам документы передаче с использованием передаточной надписи не подлежат, поскольку не являются ценной бумагой в отличие от простого и двойного складских свидетельств.

При приемке имущества уполномоченными сотрудниками организаций и составлении складской расписки осуществляются следующие мероприятия, которые затем отражаются в тексте документа:

• выявляется количество сдаваемого имущества;
• уточняются типы (виды) передаваемых вещей и их состояние в момент заключения договора хранения путем документального оформления.

На основании выданной расписки владелец имущества в любой момент в период хранения вправе осуществить осмотр сданных товарно-материальных ценностей, их состояние и сохранность

Основные функции документа

Складская расписка, называемая иногда складской квитанцией, призвана осуществлять функции в следующем виде:

• гарантии сохранности имущества согласно требованиям, указанным в тексте документальной расписки;
• гарантии безопасности (вещь не может быть выдана при предъявлении копий квитанций);
• прав собственника вещи на предъявление претензий к организации-хранителю (складу);
• возможности получать вещь со склада не полностью, а по частям;
• использования документа как банковского инструмента в случае необходимости залога по кредитному договору.

Правила заполнения

Законодательными актами унифицированной формы расписки не установлено, за исключением документов, оформляемых экспедиторами согласно правилам, утвержденным Приказом Министерства транспорта России от 11.02.2008 года № 23.

Однако гражданским законодательством определены обязательные реквизиты документа, несоблюдение которых при оформлении может повлечь недействительность составленной складской расписки.

Реквизитами, признаваемыми обязательными при составлении квитанции, являются:

• персональные данные о собственнике товаров и складе, включая их название, местонахождение;
• наименование передаваемых вещей с полной характеристикой их индивидуально-определенных признаков и перечислением имеющихся конкретных недостатков, дефектов;
• количество товаров с использованием единиц измерения для определенных типов товара (штук, литров, килограммов);
• указание мест хранения с перечислением номеров ячеек, стеллажей и т.п.;
• сроки передачи товарно-материальных ценностей (в случае отсутствия указания на срок, переданное имущество должно быть возвращено либо в течение семи дней с момента получения извещения от владельца товаров, либо в разумный срок);
• размер вознаграждения хранителя либо установленного на складе тарифа, по которому в дальнейшем можно определить сумму оплаты за предоставленные услуги;
• определенный сторонами порядок, устанавливающий процедуру оплаты за оказанные услуги;
• условия сохранности имущества (для соблюдения в установленных случаях рекомендованного температурного режима или определенного расположения складирования товара, принятого на хранение);
• дата оформления складской квитанции;
• порядковый номер документа по применяемому у хранителя реестру;
• подписи владельца имущества, как передающей стороны, и хранителя, выступающего в роли принимающей стороны, с проставлением печатей.

Складская квитанция подписывается уполномоченным лицом организации, которая оказывает услуги по хранению, имеющим надлежаще оформленное подтверждение его полномочий в виде копий приказов о наделении правом соответствующей подписи либо доверенности от имени руководителя предприятия.

В случае возвращения переданного для сохранности имущества собственнику по частям организации, осуществляющие коммерческую деятельность по хранению, переоформляют документ, внеся в него соответствующие изменения.

При осуществлении транспортно-экспедиционной деятельности также составляется складская расписка по унифицированной форме, утвержденной законодательно, подтверждающей факт складирования грузов в связи с их сбережением, накоплением, консолидацией, сортировкой, переупаковкой.

Установленные формы документа предусматривают оформление пятнадцати граф на основании обязательных Правил заполнения данной квитанции при осуществлении транспортно-экспедиционной деятельности.

Образец(бланк) складской расписки

Советы юристов

Рассматриваемый документ рекомендуется составлять при принятии каждой из партий передаваемых товаров в аналогичном порядке, который используют специализированные предприятия, занимающиеся услугами по хранению, оформляя первичные учетные документы в виде Актов о приеме-передаче и возврате хранящихся товарно-материальных ценностей, утверждающих нормативными актами формы документации.

Кроме того, по рекомендациям опытных юристов следует оформлять документ с использованием на его оборотной стороне сведений, касающихся выдачи ценностей поклажедателю и отсутствии претензий с его стороны по услугам хранения и состоянию его имущества.

Международная финансовая практика, в том числе российская, использует данную складскую документацию в качестве обеспечения исполнения финансового обязательства, подтверждающего реальное наличие товарно-материальных ценностей определенного вида и фактически установленного количества, сданных на сохранение, что является основой для безопасного кредитования заемщиков, а также существенного снижения процентной ставки для финансирования.

Ответственное хранение имущества: документальное оформление

Узнайте самые значимые изменения в работе бухгалтеров в 2019 году

практические решения для работы, советы по применению законодательства и кейсы по проверкам и отчетности от лучших спикеров ИРСОТ

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ рассказали какими первичными учетными документами оформляются прием-передача имущества на ответственное хранение, а также возврат такого имущества (его части) представителю транспортной компании, уполномоченному владельцем имущества

20.09.2016 Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Гусихин Дмитрий

Нормативное регулирование ответственного хранения

По договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей другой стороной (поклажедателем), и возвратить эту вещь в сохранности (п. 1 ст. 886 ГК РФ).

На основании п. 1 ст. 887, пп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ договор хранения между юридическими лицами должен быть заключен в письменной форме. При этом простая письменная форма договора хранения считается соблюденной, если принятие вещи на хранение удостоверено хранителем выдачей поклажедателю сохранной расписки, квитанции, свидетельства или иного документа, подписанного хранителем (п. 2 ст. 887 ГК РФ).

Запрета на возврат имущества с хранения частями (по желанию поклажедателя) гражданское законодательство не содержит. Поэтому полагаем, что такой порядок может быть определен условиями договора хранения. Правомерность возврата имущества с хранения несколькими частями косвенно подтверждается постановлением ФАС Московского округа от 03.03.2010 № КГ-А40/876-10 по делу № А40-44559/09-16-386.

В силу п. 1 ст. 408 ГК РФ надлежащее исполнение прекращает обязательство. Однако, учитывая требования п. 1 ст. 900 ГК РФ, передача хранителем переданной на хранение вещи лицу, иному нежели поклажедатель, возможна лишь в результате указания последнего.

То есть хранителю необходимо доказать не только сам факт выдачи спорных вещей третьему лицу, но и то, что такая выдача произведена по указанию поклажедателя (смотрите также постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.02.2011 № 19АП-47/2011).

«Первичка» по ответственному хранению имущества

Согласно ч.ч. 1, 3 ст. 9, п. 8 ст. 3 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни, то есть сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств, подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Нормативно-правовые акты, регулирующие порядок бухгалтерского учета материально-производственных запасов, не устанавливают, какими именно документами (актами, накладными и т.п.) должны оформляться операции по передаче товаров на хранение другой организации по договору, равно как и их возврат, в связи с чем состав и формы таких документов должны быть определены руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Обязательные реквизиты, которыми должен обладать любой первичный учетный документ, перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Применяемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены в учетной политике экономического субъекта для целей бухгалтерского учета (абзац 4 п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Таким образом, операции по приему-передаче имущества на ответственное хранение, а также по возврату такого имущества (его части) представителю транспортной компании, уполномоченному владельцем имущества, могут быть оформлены любыми документами, содержащими поименованные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ реквизиты, которые в установленном порядке утверждены для этих целей.

Формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в настоящее время не являются обязательными к применению (дополнительно смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18206, от 06.05.2013 № 03-03-06/1/15770, от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971). Однако нормы Закона № 402-ФЗ не содержат запрета на их использование, поэтому организация в случае удовлетворения их требованиям ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ может продолжать применять их, если примет такое решение.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения утверждены постановлением Российского статистического агентства от 09.08.1999 № 66 (далее — Постановление № 66).

Так, согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (далее — Указания), утвержденным Постановлением № 66, для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации-хранителю, применяется акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма № МХ-1). Данный документ применяется как при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом с участием профессиональных хранителей. Составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании и в соответствии с договором хранения (на определенный срок и «до востребования»). Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяются в каждом конкретном случае.

Для учета возврата поклажедателю товарно-материальных ценностей, принятых организацией-хранителем на хранение, применяется акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма № МХ-3). Он составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации-хранителя по истечении срока хранения товарно-материальных ценностей при возврате их поклажедателю. Один экземпляр остается в организации-хранителе, второй — передается поклажедателю (Указания, дополнительно смотрите письмо УФНС по г. Москве от 10.10.2012 № 16-15/096134@).

Учитывая, что унифицированные формы указанных актов отвечают требованиям ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, считаем, что они могут быть использованы в качестве форм первичных учетных документов для оформления приема-передачи имущества на ответственное хранение сторонней организации, а также его возврата (его части), в том числе представителю транспортной компании, уполномоченному владельцем имущества, при условии их утверждения для этих целей в установленном порядке.

К сведению:

По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату (п. 1 ст. 785 ГК РФ). Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом) (п. 2 ст. 785 ГК РФ).

Из ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Закон № 259-ФЗ), п. 6 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлениемПравительства РФ от 15.04.2011 № 272, следует, что в случае, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, транспортная накладная составляется грузоотправителем.

Согласно п. 4 ст. 2 Закона № 259-ФЗ грузоотправитель — это физическое или юридическое лицо, которое по договору перевозки груза выступает от своего имени или от имени владельца груза и указывается в транспортной накладной.

Таким образом, грузоотправитель — это лицо, заключающее с перевозчиком договор перевозки.

При этом грузоотправителем может быть: владелец (собственник) груза либо лицо, имеющее склад и выступающее грузоотправителем по поручению владельца груза, или лицо, совершающее действия от своего имени, но за счет и по поручению собственника товаров (смотрите, например, постановления Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.02.2011 № 19АП-245/2011, от 03.12.2010 №19АП-8172/10).

На основании изложенного считаем, что в случае, если по поручению поклажедателя — собственника товаров хранитель уполномочен выполнять функции грузоотправителя, то в его обязанности может входить и составление транспортной накладной.

Подписка Разместить: Налогообложение в отраслях:

торговля, нефтегазовая, энергетика, телекоммуникации, банки и финансовые институты, лизинг, алкогольная отрасль, горнодобывающая строительство

Налогообложение договоров:

договор поставки (купля-продажа), договор аренды, договор подряда, инвестиционный договор, договор простого товарищества, посреднические договоры (договор комиссии, поручения, агентский), договор кредита (займа), договор страхования

Виды налогов:

Налоги 2012: НДС, налог на прибыль, страховые взносы, подоходный налог (НДФЛ), налог на имущество, транспортный налог, УСН, ЕНВД, НДПИ, земельный налог