Хранение кадровой документации
Содержание
- Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения
- Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве
- Сроки хранения кадровых документов на примере
- Таблица сроков хранения
- Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?
- Документ об оплате труда и подлежащие длительному хранению бумаги
- Срок хранения положения об оплате труда и других важных документов
Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения
Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.
Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.
Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.
На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).
С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Подробнее об этом – в материале «Сокращен срок хранения ”свежих” документов по личному составу».
Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве
На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.
Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».
Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).
ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.
Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 75 лет.
ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.
О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».
Сроки хранения кадровых документов на примере
Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.
Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.
Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.
Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.
Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 558. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.
Таблица сроков хранения
Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.
Наименование |
Информация из Перечня, утвержденного приказом № 558 |
Состояние документа |
||
Статья |
Срок хранения |
Примечание |
||
Табели учета рабочего времени за период с 2005 по 2016 год |
5 лет (1) |
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет |
Частичная утрата текстовой информации |
|
Списки премированных работников ООО «Премьера» за 2007–2010 годы |
5 лет |
— |
Трудночитаемые |
|
Личные дела работников |
75 лет ЭПК |
— |
Имеющиеся личные дела в полном объеме не укомплектованы, по 3 сотрудникам отсутствуют |
|
Резюме и анкеты лиц, не принятых на работу в ООО «Премьера» за 2012–2017 годы |
3 года |
— |
— |
|
Командировочные удостоверения сотрудников за 2016 год |
5 лет |
— |
— |
|
Списки работников ООО «Премьера», ушедших на пенсию в 2006–2016 годах |
5 лет |
— |
— |
|
Графики предоставления отпусков за 2006–2016 годы |
1 год |
— |
Текст частично выгорел от воздействия солнечного света |
|
Приказы по административно-хозяйственным вопросам за 2006–2016 годы |
5 лет |
— |
— |
|
Приказы по основной деятельности ООО «Премьера» за 2006–2016 годы |
Весь период деятельности компании |
— |
— |
Из содержания последней графы таблицы следует, что часть кадровой документации необходимо восстанавливать, так как срок хранения ее еще не истек. А другие бумаги просто занимают место, так как их нормативный период хранения закончился. О последствиях разбора кадровой документации расскажем в следующем разделе.
Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?
Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 75 лет. Поскольку оформлялись эти данные самим работодателем и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет.
Просто выбросить пришедшие в негодность табели (без их замены на аналогичные) нельзя — тогда произойдет самовольное уменьшение нормативно установленных сроков хранения данного вида кадровых документов. А это грозит наказанием для руководства фирмы (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).
А вот от графиков предоставления отпусков можно избавиться — их необходимо сохранять всего 1 год, и к моменту сортировки кадровой документации он уже истек (кроме графиков за 2016 год). Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2006–2015 годы не придется.
Трудночитаемые списки премированных работников за 2007–2010 годы можно уничтожить в полном объеме — их 5-летний срок хранения тоже закончился.
А вот отлично сохранившиеся резюме и анкеты соискателей на рабочие места в ООО «Престиж» за 2012–2017 годы, а также списки работников фирмы, ушедших на пенсию в 2006–2016 годах, необходимо отсортировать, отложив на хранение те, по которым срок хранения продолжается.
Отсутствующие личные дела сотрудников подлежат оформлению (или восстановлению), остальные — доукомплектованию с последующей организацией их хранения в течение установленных Перечнем 75 лет.
Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта. Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.
Ознакомиться с процедурой уничтожения документации можно в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Документ об оплате труда и подлежащие длительному хранению бумаги
Начиная с 01.10.10, обязательные для хранения документы, которые оформляются в процессе деятельности любой организации, определяет приказ Минкульта РФ № 558. Дата принятия – 25.08.2010. Постановление устанавливает правила, как для кадровых, так и бухгалтерских или налоговых бумаг.
Приказ Минкульта утвердил Перечень документации для типовой управленческой архивной деятельности, которая образуется в процессе работы организации. Входят в него и документы об оплате труда. В целом для каждой бумаги из списка определяются не только правила, но и сроки хранения.
Указанный Перечень включает 12 разделов, к которым относятся следующие:
- Раздел 1 – документация, которая отражает распорядительные и организационные функции управления и контроля. Плюс регламентирует правовое обеспечение управленческих структур, эффективную организацию документального обеспечения управления и правила хранения документации предприятий.
- Разделы 2-4 – бумаги, раскрывающие в последовательном порядке планирование, ценовую политику, финансовые вопросы, получение кредитов, налоговый или бухгалтерский учёт и отчётность.
- Раздел 5 – документы, касающиеся различных связей, в том числе экономических, научно-исследовательских, культурных и пр.
- Раздел 6 – документация, отражающая информационное обслуживание деятельности предприятия за конкретные периоды.
- Раздел 7 – документы об оплате труда, а также об организации, тарификации, безопасности и нормировании рабочей деятельности.
- Раздел 8 – кадровые бумаги, раскрывающие разные моменты по работе сотрудников (например, увольнения, аттестации или премирование).
- Раздел 9 – документация, касающаяся материального и технического обеспечения деятельности предприятия и хранения имущественных материальных ценностей.
- Раздел 10 – бумаги по хозяйственному и административному обслуживанию (к примеру, использование служебных построек, обеспечение безопасной деятельности организации или внутренние правила).
- Раздел 11 – бумаги, решающие социальные и бытовые вопросы сотрудников, начиная от соцстрахования и заканчивая планированием досуга.
- Раздел 12 – документация, которая комплексно отражает организацию работы первичных общественных объединений вроде профсоюзов.
Срок хранения положения об оплате труда и других важных документов
Любая документация из означенного ранее Перечня должна храниться в течение установленных сроков. Для этого необходимо использовать бумажные или электронные носители. Исчисление срока начинается с 1 января года, который следует за годом, когда завершилось делопроизводство над отправляемыми в архив документами.
Для лучшего понимания существующего положения дел предлагаем рассмотреть сроки хранения следующих документов:
- Аналитическая документация к годовой бухотчётности – 5 лет.
- Срок хранения положения об оплате труда и премировании сотрудников – 75 лет (раньше было 5).
- Составленные по правилам НК РФ счета-фактуры – 4 года.
- Бумаги об инвентаризации активов и обязательств – постоянное хранение.
- Документы по инвентаризации товарных и материальных ценностей – 5 лет.
- Образцы подписей материально ответственных лиц и заверяющих первичную документацию сотрудников – 5 лет.
- Договоры и бумаги по имущественному лизингу – хранение на постоянной основе.
- Соглашения и документация по залогам движимого имущества – 10 лет.
- Договоры и документы по залогу недвижимости – постоянное хранение.
- Подтверждающие передачу прав на движимое имущество бумаги – 10 лет после заключения соответствующей сделки.
- Акты о передаче прав на недвижимое имущество – бессрочное хранение.
Добавить комментарий