Электронный документооборот и электронная отчетность: тенденции развития в бухгалтерском учете Текст научной статьи по специальности «Экономика и экономические науки»

• Чумакова Наталья Анатольевна
• Адамян Жанна Ашотовна

CC BY 146 22 Поделиться Журнал Научный вестник Южного института менеджмента 2017 Область наук

• Экономика и экономические науки

Ключевые слова ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ / ЭЛЕКТРОННАЯ ОТЧЕТНОСТЬ / НАЛОГОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ / БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ / НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ / НАЛОГОВАЯ ДЕКЛАРАЦИЯ / ЦИФРОВАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ / СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ ПРОГРАММЫ ДЛЯ СДАЧИ ЭЛЕКТРОННОЙ ОТЧЕТНОСТИ / «1С-ОТЧЕТНОСТЬ» / «КОНТУР-ЭКСТЕРН» / СБИС++» / «1С-СПРИНТЕР» / ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT / ELECTRONIC REPORTING / TAX REPORTING / ACCOUNTING / TAX ACCOUNTING / TAX DECLARATION / ELECTRONIC DIGITAL SIGNATURE / SPECIALIZED PROGRAMS FOR THE DELIVERY OF ELECTRONIC STATEMENTS “1C-ACCOUNTING» / “KONTUR-EXTERN» / “SBIS++» / “LC-SPRINTER»

Аннотация научной статьи по экономике и экономическим наукам, автор научной работы — Чумакова Наталья Анатольевна, Адамян Жанна Ашотовна

Еще 15 лет назад было сложно поверить, что бумажные документы потеряют свою актуальность. Но эпоха бумаги прошла, наступил век электронного документооборота. Развитие интернета способствует ускорению процессов управления организацией и электронная отчетность лишь начало пути. Все больше клиентов предпочитают переходить на электронный документооборот для взаимодействия с контролирующими органами и контрагентами. Несколько лет назад сама идея сдачи отчетности в электронном виде была новой и передовой. К настоящему моменту уже можно говорить о рынке программных продуктов, предназначенных для сдачи отчетности в электронном виде. Как и всякий рынок, он может предложить клиенту выбор, обусловленный спросом и возможностями производителей. Что же представляет собой электронная система документооборота? Какова его роль и значимость в управлении компанией? Каковы преимущества и недостатки электронной отчетности? Ответы на эти вопросы подробно рассмотрены в настоящей статье.

Похожие темы научных работ по экономике и экономическим наукам , автор научной работы — Чумакова Наталья Анатольевна, Адамян Жанна Ашотовна,

• Внутренний аудит в системе налогового учета Республики Казахстан 2016 / Альпенова Б.А.
• Развитие механизма налогообложения организаций — участников электронной коммерции как критерий повышения эффективности налогового администрирования России (часть 2) 2017 / Осокина Ирина Валентиновна
• Развитие механизма налогообложения организаций участников электронной коммерции как критерий повышения эффективности налогового администрирования России (часть 1) 2017 / Осокина Ирина Валентиновна
• Учет налога на добавленную стоимость в программе 1C: Бухгалтерия 8. 3 2015 / Якубенко Марина Николаевна, Гапон Марина Николаевна
• Цифровой фактор оптимизации системы таможенно-налогового администрирования ВЭД 2014 / Курникова Людмила Петровна

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT AND ELECTRONIC REPORTING: DEVELOPMENT TRENDS IN ACCOUNTING

15 years ago it was hard to believe that paper documents will lose their relevance. But the era of paper passed, came the age of electronic documents. The development of the Internet accelerates the process of organization management and electronic reporting is only the beginning. More and more customers prefer to switch to electronic document management to interact with regulatory agencies and contractors. A few years ago the idea of Deposit accounts in electronic form was new and innovative. To date, we can talk about the market of software products designed for the delivery of the reporting in electronic form. Like any market, it can offer the customer a choice, due to the demand and opportunities to manufacturers. What is an electronic document management system? What is its role and importance in the management of the company? What are the advantages and disadvantages of electronic reporting? The answers to these questions in detail in this article.

Текст научной работы на тему «Электронный документооборот и электронная отчетность: тенденции развития в бухгалтерском учете»

УДК 657 ББК 65.052 Ч 90

ЭЛЕKТРОННЫЙ ДОKУМЕНТООБОРОТ

И ЭЛЕКТРОННАЯ ОТЧЕТНОСТЬ:

ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

(Рецензирована)

Чумакова Наталья Анатольевна,

старший преподаватель кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита Южного института менеджмента, г. Краснодар. Тел.: (918) 490 90 42, е-mail: orinat@mail.ru

Адамян Жанна Ашотовна,

студентка Южного института менеджмента, г. Краснодар. Тел.: (918) 465 80 90, е-mail: zhanna-adamyan@mail.ru

Аннотация. Еще 1S лет назад было сложно поверить, что бумажные документы потеряют свою актуальность. Но эпоха бумаги прошла, наступил век электронного документооборота. Развитие интернета способствует ускорению процессов управления организацией и электронная отчетность — лишь начало пути. Все больше клиентов предпочитают переходить на электронный документооборот для взаимодействия с контролирующими органами и контрагентами.

Несколько лет назад сама идея сдачи отчетности в электронном виде была новой и передовой. К настоящему моменту уже можно говорить о рынке программных продуктов, предназначенных для сдачи отчетности в электронном виде. Как и всякий рынок, он может предложить клиенту выбор, обусловленный спросом и возможностями производителей.

Что же представляет собой электронная система документооборота? Какова его роль и значимость в управлении компанией? Каковы преимущества и недостатки электронной отчетности? Ответы на эти вопросы подробно рассмотрены в настоящей статье.

Ключевые слова; электронный документооборот, электронная отчетность, налоговая отчетность, бухгалтерский учет, налоговый учет, налоговая декларация, цифровая электронная подпись, специализированные программы для сдачи электронной отчетности, «1С-Отчетность», «Контур-Экстерн», Сбис++», «1С-Спринтер».

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT AND ELECTRONIC REPORTING: DEVELOPMENT TRENDS IN ACCOUNTING

(Reviewed)

Chumakova Natalia Anatolievna,

senior lecturer of department of Accounting, analysis and audit of the Southern Institute of Management, Krasnodar. Ph.: (918) 490 90 42, е-mail: orinat@mail.ru

Adamyan Zhanna Ashotovna,

student of the Southern Institute of Management, Krasnodar. Ph.: (918) 4658090, е-mail: zhanna-adamyan@mail.ru

Summary. 15 years ago it was hard to believe that paper documents will lose their relevance. But the era of paper passed, came the age of electronic documents. The development of the Internet accelerates the process of organization management and electronic reporting is only the beginning. More and more customers prefer to switch to electronic document management to interact with regulatory agencies and contractors.

A few years ago the idea of Deposit accounts in electronic form was new and innovative. To date, we can talk about the market of software products designed for the delivery of the reporting in electronic form. Like any market, it can offer the customer a choice, due to the demand and opportunities to manufacturers.

What is an electronic document management system? What is its role and importance in the management of the company? What are the advantages and disadvantages of electronic reporting? The answers to these questions in detail in this article.

Keywords: electronic document management, electronic reporting, tax reporting, accounting, tax accounting, tax Declaration, electronic digital signature, specialized programs for the delivery of electronic statements «lC-account-ing», «Kontur-extern», «SBIS++», «1C-Sprinter».

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с документооборотом. Десятки лет оттачивались схемы работы с бумажными документами. Сегодня на смену им пришли электронные . На данный момент тяжело представить, что некогда, в 1980 году, электронный документооборот в нашей стране только начинал зарождаться. Тогда его появление затрагивало лишь государственные структуры и организации, сегодня же, электронная документация охватила все сферы хозяйственной и трудовой деятельности граждан нашей страны и мирового сообщества в целом. Вряд ли кто-нибудь сейчас может представить себе ведение документации на строго бумажных носителях и, более того, их хранение в специализированных архивах. Это, как минимум, затратно, нерационально к использованию трудового времени и, наконец, просто не эффективно. Конечно, нельзя отрицать того факта, что есть организации, не использующие электронный документооборот, но это, как правило, микропредприятия.

Постепенный переход на электронный документооборот и сдачу отчетности во многом обусловлен большими затратами труда и времени, необходимых для заполнения всех документов в бумажном виде, проставление подписей и печатей, и сдачи в соответствующие органы. В этих условиях переход на сдачу бухгалтерской отчетности в электронной форме просто неизбежен. В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-Ф3 (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» первичные учетные документы налогового и бухгалтерского учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления . Из этого вытекает два очень важных вопроса: как именно идет фиксация и дальнейшее использование отчетности в электронном виде, а также, что из себя представляет «электронная подпись»?

Для начала, стоит дать определение последнего из терминов. Электронная подпись — это, в первую очередь, обязательный реквизит электронной документации, предназначенный для предотвращения

фальсификации документа. Также, электронная подпись может выступать в качестве помощника при идентификации владельца ключа подписи, что, в дальнейшем, помогает предотвратить возможную деформацию содержания и вида документа.

Согласно действующему законодательству, налогоплательщики вправе представлять отчетность в налоговую инспекцию лично, через представителя, по почте или по телекоммуникационным каналам связи — через Интернет . Для обеспечения возможности представления налоговых деклараций и расчетов в электронном виде с применением электронной подписи, создана общая точка приема документов. Сейчас, благодаря системе электронной отчетности и электронной системе документооборота, налогоплательщик может представить бухгалтерскую отчетность, находясь в любой точке мира, имеющей подключение к сети Интернет, что наглядно демонстрирует увеличение скорости работы по передаче информации в несколько раз.

Таким образом, электронный документооборот по сравнению с бумажным обладает рядом преимуществ, основные из которых представлены на рис. 1.

Внутренняя организация документооборота предполагает работу в определенной программе -это может быть «1С: Документооборот», «Евфрат», «Directum» или же, например, «ЭОС». Важно отметить, что все, вышеперечисленные электронные системы документооборота объединяет наличие таких основных показателей, как хранение и поиск документов, наблюдение за стадией работы над документацией, а также немедленное оповещение, при изменении формата того или иного отчета, либо акта.

Таким образом, организация электронного архива внутренних бухгалтерских документов предприятия позволяет создать большую, надежную базу данных, где можно не только обеспечить сохранность финансовых бумаг, но и совершить с ними любые операции, которые необходимы для целостного и полного функционирования системы управления бухгалтерским учетом.

1. Скорость доставки документа контрагенту

т

о р

о

ю

о о т н е

ем умк

о

д

«

н н

о р

т к е

ч

т

Быстрая доставка документа контрагенту, при наличии у отправителя и получателя электронно-цифровой подписи и телекоммуникационные каналы связи для отправки документа.

Включает всего три основные стадии: создание документа, проставление электронной цифровой подписи, отправка документа адресату

Документы хранятся на электронном носителе

Экономия канцелярских материалов, таких как бумага, картриджи и т.п.

Повышенная система безопасности, включающая использование личной электронно-цифровой подписи

и исключающая несанкционированный доступ

5. Система безопасности

4. Затраты на приобретение необходимых канцелярских принадлежностей

3. Способы хранения и учета документов

2. Оформление и отправка документов

Медленная скорость доставки в

связи с необходимостью распечатки документа, подписи

и проставления печатей, отправки оригинала документа

адресату с помощью почты, курьерской службы либо лично.

Включает длительные стадии создания и отправки: распечатка документа, его заверение, упаковка, отправка, доставка, ручной ввод информации, содержащейся в документе

Необходимы специальные места хранения: шкафы, сейфы, занимающие много места, и осуществлять поиск документов также является трудоемким процессом

Значительные затраты

Вероятность утери и искажения информации. Средняя степень безопасности.

и

у

м а ж н ы й д о к у м е н т о о б о р о т

Рисунок 1. Преимущества электронного документооборота по сравнению с бумажными носителями

электронном виде за 1-2 минуты

Электронный червич обмена

Рисунок 2. Способы передачи информации контрагенту

Также, стоит рассмотреть сложившуюся ситуацию на предприятиях со стороны внешнего взаимо-действеяТ^м: многие иомпании полбостиюили же фрагменаарно ваедияют и автовитизируют свтв внутренние бизнес-процессы за счет применения новейших информационных систем, о чем было сказано ранее. Но, как правило, функционирование оигапазении нт енкадаивтетвянт вн4тмтннмx процессах, в дальнейшем, необходимо взаимодействовать и с контрагентами. Так, например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив документ, сканирует его и заносит в информационную систему, если такая есть в наличии. Затем бухгалтер вручную делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал .

Проследив последовательность операций, можно сказать, что это не самая удобная система взаимодействия (рис. 2).

Проанализировав рисунок 2, можно отметить, что применение электронного документооборота именно во внешнем взаимодействии с контрагентами, позволит существенно минимизировать уровень затрат (как материальных, так и временных). Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Кроме этого, применение системы электронного документооборота позволяет осуществлять сдачу электронной отчетности, что для многих предприятий в обязательном порядке закреплено на законодательном уровне. Отчетность в электронном виде должны сдавать организации, имеющие в

штате сотрудников за предыдущий год свыше 100 чел. Также сдать отчетность по налогу на добавлен-н^ с^с^имвстев^^^^мрвааи^а вид4 пртдется всем илательниаамэтнго ватога, вниючанагеааов ине-плательщиков, которые по каким-то причинам выписали счет-фактуру.

С 2015 года компании с численностью ра-боомиков 2Т человек и более сдают отчетность по страховым взносам в электронном виде в Фонд социального страхования, Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Росстат .

Процедуре сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде предшествует 3 этапа:

1) заключение договора с удостоверяющим центром;

2) получение ключа электронной цифровой подписи;

3) приобретение соответствующего программного обеспечения.

После того, как выбран удостоверяющий центр, получен ключ электронной цифровой печати и установлено необходимое программное обеспечение, пользователь может начинать работать в системе. Как правило, сотрудники центров проводят обучение работе с электронной отчетностью.

К наиболее эффективным программам, предназначенным для сдачи налоговой отчетности в электронной форме, можно отнести те, которые минимизируют возможность возникновения ошибки при составлении отчетов, гарантируют конфиденциальность данных и легко интегрируются с действующими на предприятии системами бухучета. Базовые функции популярных программ практически не различается. С их помощью формируется налоговая отчетность, актуальная с точки

зрения требований ФНС, производят шифрование электронной документации и позволяют отправлять ее в контролирующие органы через интернет.

На сегодняшний день существуют разнообразные программы для сдачи электронной отчетности, но наиболее популярными среди них являются: «1С-отчетность», «Контур-Экстерн», «Сбис++», «1С-Спринтер» .

Все программы имеют свои особенности и отличия друг от друга. Например, основное отличие между «1С-Спринтер», «Сбисс++» и «Контур-Экстерн» заключается в том, что первые две программы устанавливаются локально на конкретный компьютер, а «Контур-Экстерн» работает через веб-интерфейс.

В «Сбис++» и «Контур-Экстерн» можно вручную вводить данные — как на титульный лист декларации, так и непосредственно в отчеты. Как правило, общие реквизиты вводятся единожды, на этапе установки системы. Они автоматически проставляются в отчете, но есть возможность скорректировать их в случае необходимости.

После выбора и установки программного обеспечения, предприятие может сдавать электронную отчетность. При этом подготовка и сдача электронной отчетности проходит в несколько последовательных этапов:

1) в бухгалтерской программе формируется отчет;

2) отчет в формате хт1 выгружается в каталог на компьютере;

3) в специальной программе для сдачи электронной отчетности указывается путь к файлу с отчетом, после этого, в зависимости от системы, осуществляется его проверка и отправка;

4) происходит процесс непосредственной сдачи отчетности: сначала происходит подтверждение, что отчет отправлен с указанием даты и времени отправки, далее пользователь получает подтверждение, что отчет получен проверяющим органом, после этого пользователь получает квитанцию о приеме и на заключительном этапе извещение о результатах обработки;

5) в случае, если отчет не содержит ошибок, приходит положительный ответ в извещении от проверяющего органа, после чего считается, что отчетность сдана. Если при составлении отчетности были допущены ошибки, то пользователь получает протокол с их перечнем.

Несомненно, что сдача бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде так же, как и электронный документооборот, имеет свои преимущества перед бумажным способом отправки документов. Здесь можно отметить простоту создания и хранения документов и высокая скорость

передачи документов; отсутствие затрат времени на дорогу и ожидание в очереди; возможность сдать электронную отчетность до 24.00 отчетной даты, в то время, как отчетность на бумажном носителе можно сдать не позднее приемных часов контролирующего органа, т.е. пользователи электронного сервиса обмена имеют в запасе несколько часов, чтобы вовремя сдать отчетность, защитив себя от штрафов за несвоевременную сдачу.

Но вместе с тем электронная отчетность имеет и свои недостатки:

— высокие финансовые затраты на подключение к системам операторов телекоммуникационных каналов связи;

— в случае возникновения необходимости сдать отчет непосредственно в проверяющий орган, например, в Пенсионный фонд, его могут не принять, мотивируя свой отказ тем, что Пенсионный фонд заключил с предприятием договор об электронном обмене документами, а, следовательно, сотрудники фона не могут принять отчет на бумажном или ином носителе, кроме как через интернет;

— зависимость от обеспечения электроэнергией и стабильного трафика интернета.

Таким образом, можно сделать вывод, что на современном этапе развития общества, в целях экономии средств и времени, применение электронного способа сдачи отчетности является важным элементом реформирования учета на предприятиях.

Но вместе с этим, переход на сдачу электронной отчетности не может произойти сразу, это постепенный процесс, поэтому наряду с электронной отчетностью использование бумажных носителей пока остается неизбежным.

В заключении, хотелось бы отметить, что если молодые компании с самого начала перейдут на электронные системы документооборота, то они потратят гораздо меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки на организацию эффективного бизнеса. Поэтому, не стоит избегать нововведений, следует их изучить, как можно скорее внедрить, облегчив тем самым свою трудовую деятельность.

ИСТОЧНИКИ:

1. Медведева О.В. Основы документационного обеспечения управления. Учебное пособие. — Краснодар: Изд-во Южного института менеджмента, 2012.

2. Хаметова А.Р., Бикмухамбетова С.Д. Электронная отчетность: преимущества и недостатки // Современные научные исследования и инновации. — 2015. — № 10 . — Режим доступа: http://web.snauka.ru/issues/2015/10/57880 (дата обращения: 02.12.2017).

3. Ярушкина Е.А. Нормативное регулирование бухгалтерского учета в РФ // Социально-экономический ежегодник-2012. Сборник научных статей. — Краснодар: Изд-во Южного института менеджмента, 2012. — С. 115-119.

4. Чумакова Н.А., Кормильцина Т.В., Горовикова П.М. Проблемы развития бухгалтерского учета в современных условиях // Мировые инновационные прорывы. Сборник статей по материалам международной научно-практической конференции. В 2-х частях. — 2017. — С. 89-92.

5. Шульгатый О.Л., Кормильцина Т.В. Реформирование налоговой отчетности по страховым взносам в России // Развитие науки в современном мире. Материалы Международной (заочной) научно-практической конференции. Под общей редакцией А.И. Вострецова. — 2017. — С. 252-258.

6. Болтава А.Л. Актуальные изменения в налоговой отчетности субъектов малого бизнеса, применяющих УСН в 2016 году // Современная наука: теоретический и практический взгляд. Сборник статей Международной научно-практической конференции: в 4-х частях. — 2016. — С. 54-56.

Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-52970

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота	Минусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита	Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.

На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».

Удостоверяющий центр:

1. создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
2. устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
3. аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
4. выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
5. ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
6. устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
7. создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
8. проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
9. осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
10. осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.

Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:

1. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
2. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).

В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2/169@».

К таким документам относятся:

1. требования о представлении пояснений;
2. уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
3. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
4. налогового уведомления;
5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
8. иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Как организовать хранение электронных документов?

Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.

Каким образом необходимо хранить документы?

Во-первых, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Во-вторых, необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

В-третьих, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».

В-четвертых, нужно заархивировать документы.

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Формат описи может выглядеть следующим образом:

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи
СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи
Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив)
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи

В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих.

В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.

В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.