Власть времени: Как использовать электронную пропускную систему

Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит

17 июня 2015 г. 13:31 E-mail Об авторе статьи Архив

Ю. Ивлева

Журнал «Главная книга» № 11/2015
http://www.facebook.com/G.kniga
http://ok.ru/glavkniga
http://vk.com/glavkniga

Директор решил оснастить офис электронной пропускной системой, и время прихода и ухода работников теперь отмечается автоматически. Могут ли данные такой системы подтверждать факт прогула или опоздания работника? Можно ли ее использовать как систему учета рабочего времени и отказаться от ведения табеля? Давайте посмотрим, в чем электронная пропускная система действительно способна упростить решение кадровых и бухгалтерских задач, а когда она не в силах помочь.

Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая

Что представляет собой электронная пропускная система? Офис оснащается техническими устройствами, например турникетами, которые:

— ограничивают допуск на территорию. Пройти могут только обладатели заветных электронных пропусков;

— фиксируют время, когда пропуск был использован на вход или выход. Поскольку каждый пропуск при этом закреплен за конкретным работником, тем самым отмечается время прихода и ухода каждого из них.

Все зафиксированные на проходной данные стекаются в специальную компьютерную программу. А вот возможности такого программного обеспечения уже могут быть разными.

Вариант 1. В самой простой комплектации программа обеспечивает решение лишь двух задач:

— отмечает фактическое время прихода и ухода работников;

— позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период.

При этом в отчетах, сформированных такой программой:

— учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет;

— фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, но не его причина.

Поэтому в рассматриваемом случае возможностей такой компьютерной программы для учета рабочего времени просто недостаточно. Для расчета зарплаты и прочих выплат, причитающихся работнику за прошедший месяц, ее данные без дополнительной обработки неприменимы.

Вариант 2. Более продвинутое программное обеспечение предполагает наличие дополнительных функций, которые дают возможность:

— автоматически учитывать отработанное работником время в пределах его рабочего графика;

— отмечать причины отсутствия работника;

— планировать графики работы;

— подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-разному;

— рассчитывать заработную плату.

Вот такую систему можно использовать и для учета рабочего времени.

Почему нельзя отказаться от ведения табеля учета рабочего времени

Даже если в вашей организации установлен второй вариант «пропускного» программного обеспечения и у вас есть возможность использовать его для учета рабочего времени, отказываться от ведения табеля на бумаге нельзя. Работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработано каждым работником <1>. В этих целях утверждены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N Т-12 и Т-13 <2>. И лучше вести именно их, чтобы не было проблем при проверках трудинспекцией <3>. Более продвинутые электронные системы позволяют формировать табель по формам N Т-12 и Т-13. Но вам все равно необходимо ежемесячно его распечатывать и подписывать.

Данные пропускной системы как подтверждение опоздания или прогула

Даже если у вас нет возможности применять электронную пропускную систему как систему учета рабочего времени, это не значит, что ее нельзя использовать для организации контроля за дисциплиной труда. Решений, когда суд принимает во внимание распечатки из обычной электронной пропускной системы в качестве доказательства опоздания или прогула, много <4>. В одном споре работник пытался доказать, что сведения с электронной проходной в виде распечаток с компьютера не могут служить доказательством опоздания или преждевременного ухода с работы. Судьи же указали, что такие распечатки являются письменными доказательствами и должны учитываться при разрешении спора <5>.

Но чтобы данные электронной пропускной системы имели вес в суде, важно зафиксировать ее использование в локальных нормативных актах организации. Иначе суд может не принять такие данные в качестве доказательства <6>.

Ведь именно локальными нормативными актами определяются обязательные для работников правила поведения. В частности, правилами внутреннего трудового распорядка регламентируется режим работы и отдыха <7>. Поэтому в них вы можете предусмотреть, что:

— вход на территорию организации и выход с нее производится по персональным электронным картам;

— время такого входа и выхода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением работниками режима работы;

— передача пропуска третьим лицам не допускается.

При этом важно также регламентировать порядок действий работника на случай, если он забыл электронный пропуск или потерял его.

Советуем руководителю

Чтобы на основании данных пропускной системы можно было выносить дисциплинарные взыскания (в частности, за опоздания или прогулы), ее использование нужно зафиксировать в ЛНА компании, например в правилах внутреннего трудового распорядка.

Дополнительные доказательства никогда не лишние

В случае спора с работником по факту его опоздания или прогула иногда бывает достаточно и исключительно данных электронной пропускной системы. Например, Свердловский областной суд признал опоздание работника банка доказанным на основе отчета электронной системы и даже проигнорировал свидетельские показания в пользу работника <8>. Но переоценивать вес отчетов пропускной системы не следует. В большинстве своем суды исходят из совокупности представленных работодателем доказательств — актов, служебных записок, свидетельских показаний, табелей учета рабочего времени.

Кроме того, данные электронной системы могут быть дискредитированы ее частыми сбоями или тем, что, в общем-то, попадать на свое рабочее место и уходить с него работник может и минуя эту систему <9>.

Так что, как обычно это бывает в кадровых вопросах, чем больше у вас будет бумаг, доказывающих проступок работника, тем лучше.

* * *

Расходы на приобретение электронной пропускной системы вы можете учесть при налогообложении прибыли. Такая система предназначена для управления организацией. В частности, ее внедрение может быть обосновано:

<или> требованиями безопасности;

<или> повышением качества контроля за дисциплиной труда или учета рабочего времени.

Стоимость электронной пропускной системы, как правило, более 40 000 руб., а срок полезного использования — более года. Поэтому в налоговом учете ее нужно включить в состав основных средств, а расходы на приобретение списывать через амортизацию в составе первоначальной стоимости ОС <10>.

<1> ст. 91 ТК РФ

<2> Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1

<3> Письмо Минтруда от 24.05.2013 N 14-1-1061 (п. 3)

<4> Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012; Апелляционное определение Мосгорсуда от 14.06.2013 N 11-10052/13; Решение Солнечного районного суда Хабаровского края от 01.06.2012 N 2-407/2012

<5> статьи 55, 71 ГПК РФ; Апелляционное определение ВС Чувашии от 30.07.2012 N 33-2430-12

<6> Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 12.09.2012 N 33-5779/2012

<7> ст. 189 ТК РФ

<8> Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012

<9> Определение Мосгорсуда от 22.06.2011 N 33-16597

<10> п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ

VidSyst.ru Системы контроля доступа Турникет Обзор видов турникетов для проходной

• Системы контроля доступа
• Турникет

Турникеты удобно устанавливать на больших предприятиях или учреждениях, которые находятся под охраной и при этом пропускают большое количество людей. Их эффективность особенно проявляется там, где организация ведет учет рабочего времени своих сотрудников.
Турникеты-триподы, установленные на проходной университета

Принцип работы и характеристики

Сегодня турникеты можно встретить практически на каждом шагу, их устанавливают в магазинах, музеях, на входе в метро или учебные заведения, в аэропортах и вокзалах. Внешне турникет напоминает вертящуюся рогатку, которая вращается при прохождении человека через нее, либо открываются специальные выдвижные перегородки, в зависимости от типа турникета.

Принцип работы турникетов заключается в следующем:

• Сначала турникет устанавливается в выбранном месте;
• Далее формируется база данных сотрудников либо учащихся заведения, где устанавливаются турникеты;
• Вся информация по сформированным базам данных заносится в память системы контроля доступа, встроенную в турникет;
• Выдаются пропуска сотрудникам компании/учащимся заведения в соответствии с базой данных;
• На основе произведенных действий осуществляется контроль безопасности заведения.

Выше описана упрощенная схема работы турникетов.

Благодаря данной системе можно исключить различные попытки проникнуть в заведение граждан по чужим пропускам, так как содержащаяся информация на пропуске, считывается встроенной системой контроля на турникете и отображается на компьютере службы безопасности учреждения. Если указанная информация содержит фотографию, опознать нарушителя можно достаточно быстро.

Работой контролирующей системой на турникете можно управлять дистанционно.

Приобретение и установка турникетов на проходной учреждения является правильным выбором. Использование данного оборудования позволит снизить расходы на охране объекта, сделает вход и выход людей значительно быстрее, конфликтные ситуации исключаются, так как отсутствует человеческий фактор.

Виды, преимущества и недостатки

1. Полноростовые турникеты для проходной сделаны в виде металлической конструкции высотой выше человеческого роста, входной проход которой выполнен в виде горизонтальных труб – они являются преградой во время входа. Палки начинают вращаться, то есть открываться после того, как будет приложена электронная карта/пропуск к считывающему устройству. Данный вариант контроля пропускного режима удобен для общежитий, крупных фирм и заводов, но при выходе из строя контроль осуществлять будет невозможно, здесь потребуется наем отдельного специалиста для ухода за устройством и его своевременного ремонта, к тому же само оборудование достаточно дорогостоящее.

На фото представлен пример полноростового турникета

2. Роторные турникеты могут быть разной высоты: полноростовые, как описано выше, и полуростовые. Имеют несколько лопастей, расположенных на вертикальном столбе, который вращается вокруг свое оси. Лопасти могут быть как сплошными, так и из отдельных горизонтальных планок. Устанавливается данное оборудование в заведения любого типа, от банка до общежития. Требуют постоянно присутствия специалиста по ремонту оборудования, так как из-за выхода из строя контроль осуществлять будет невозможно.

На снимке пример роторного полуростового турникета

3. Створчатые турникеты представляют собой механизм, перекрывающий путь, состоящий из одной или двух створок, которые автоматически выдвигаются при помощи специальных приводов. По высоте они также как и роторные могут быть как в половину человеческого роста, так и в полный рост. Одним из основных недостатков данного типа турникетов является то, что створки можно заранее придержать руками, что не даст им полностью выдвинуться и перекрыть вход. Во избежание подобного турникеты оборудуют оптическими датчиками, чтобы определить подход человека заранее. Зато положительный момент в том, что нет необходимости нанимать специалистов по обслуживанию такого оборудования. Створчатые турникеты имеют простую конструкцию и легки в эксплуатации.

Створчатый турникет на фото

Триподы – турникеты данного типа чаще всего используют в общественном транспорте и метрополитене. Пропуск осуществляется путем опускания жетона в приемник, благодаря чему происходит разблокировка осей, либо же используется электронный проездной, информация о котором хранится в соответствующей базе данных и считывается устройством в момент прикладывания его к датчику. Трипод представляет собой металлическую вращающуюся ось с тремя трубками на ней. Данная конструкция имеет небольшие габарит и проста в использовании. Минусом является то, что существует возможность свободно преодолевать осевые преграды, поэтому необходимо присутствие человека, контролирующего поток людей.

На снимке представлен турникет-трипод

Электронные

Электронные проходные представляют собой турникеты, в которые встроена электронная система контроля доступа и предлагаются они, как правило, в комплекте с готовым программным обеспечением. Как уже упоминалось выше, создается база данных с информацией о всех работниках, вносится в систему и каждому сотруднику выдается пропуск с загруженными личными данными. На входе электронный пропуск прикладывают к считывающему устройству, далее информация отображается на мониторе у контролирующего лица.

Устройство

Устройство турникета на проходной включает в себя следующие элементы:

• Сам турникет, обозначающий и ограничивающий проход;
• Встроенный в базу данных идентификатор;
• Считывающее устройство для электронных пропусков;
• Дистанционный пульт управления;
• Программное обеспечение.

Типовое устройство турникета на проходной представляет собой закрепленный турникет в указанном месте и подключенный к компьютерной сети и электричеству.

Для прохождения беспрепятственно на территорию охраняемого объекта необходимо приложить пропуск к считывающему устройству, если информация на карточке совпадает с базой данных, то вход открыт, в противном же случае, турникет заблокирует проход.

Стоимость турникетов для проходной

В зависимости от устройства и комплектации турникета зависит стоимость на него. В среднем от 10 000 до 50 000 тысяч может обойтись проходное устройство для небольшого предприятия.

Где купить турникет для проходной?

Где купить в Москве:

1. Компания ООО «СЕК-ГРУПП СБ», Черницынский проезд, дом 3, строение 3, контактный телефон: 8 (495) 462-00-10;
2. Монтаж систем безопасности «ИНТЕМС», ул. Адмирала Макарова, дом 2, контактный телефон: 8 (499) 350-35-28;
3. Компания «ПРОАВТОМАТИКА», ул. Щелковское шоссе, дом 3с1, 2 этаж, ТЦ «Глобус-Экстрим», контактный телефон: 8 (499) 995-06-02.

Где купить в Санкт-Петербурге:

1. Монтаж систем безопасности «ИНТЕМС», пункт самовывоза — ул. Кременчугская, дом 25, корпус 4, литера «П», контактный телефон: 8 (495) 133-02-98;
2. Компания «Стандарт безопасности», Левашовский пр., дом 24, контактный телефон: 8 (812) 380-41-51;
3. Комплексные системы безопасности «Аврора», набережная р. Фонтанки, дом 113, контактный телефон: 8 (812)640-43-90.

Видео

Смотрите на видео описание работы автоматизированных турникетов на проходной:

Турникеты представляют собой отличное решения для контроля посещаемости на предприятие, а также контроля пропускной способности в различных учреждениях.