Как создать свою подпись и печать в электронном виде на компьютере бесплатно

В век информационных технологий на смену бумажным документам приходят электронные носители информации. Для придания им юридической значимости их также необходимо заверять подписью и печатью. В связи с чем у многих пользователей возникает вопрос, как сделать электронную печать и подпись самому. Чтобы ответить на него, необходимо выяснить, что же такое электронно-цифровая подпись (ЭЦП)?

ЭЦП — информация о подписанте, присоединенная к другой информации (подписываемому документу).

Выделяют 2 вида ЭЦП: простую и усиленную. Усиленная, в свою очередь, делится на квалифицированную и неквалифицированную.

Простая ЭЦП (ПЭП) — подпись, состоящая из набора символов и паролей. Ярким примером ПЭП является использование банковской карты. При ее оформлении регистрируется логин и пароль, а при совершении платежных действий абоненту на зарегистрированный в банковской системе телефонный номер приходит код, который следует ввести для подтверждения платежа.

Подробности см. в материале: «Как сделать простую электронную подпись?».

Неквалифицированная ЭП — сведения об абоненте, зашифрованные с использованием криптографического преобразователя информации, которые позволяют отследить подписанта, а также все вносимые в документ изменения после его подписи.

Квалифицированная ЭП обладает теми же свойствами, что и неквалифицированная подпись, но обязательным ее атрибутом является сертификат ключа проверки ЭЦП.

Простая и неквалифицированная ЭП соответствуют визе на бумажном документе, квалифицированная — это электронная печать и подпись.

Об основных отличиях усиленной подписи читайте в материале «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?».

Сделать подпись на компьютере и заверить ею документ можно несколькими способами. Какими именно, рассмотрим далее.

Программа Карма для создания ЭЦП без MS Office

Программное обеспечение «Карма» — продукт криптографического обеспечения, разработанный российскими программистами, который может использоваться в различных системах любого уровня:

• для юридически значимого электронного документооборота (ЭДО);
• для работы в системе 1С;
• для сообщений, отправляемых по электронной почте;
• для управленческого документооборота;
• для подписания файлов, открываемых проводником Windows, и т. д.

Особенностью системы является возможность добавления в документ графического изображения подписи и печати (факсимиле). При использовании данной функции бумажная копия практически не отличается от подлинника.

Кроме того, отправитель может прикрепить к подписываемому документу стикер, записав в нем сообщения, комментарии или поручения, предназначенные для получателя документа. При этом софт имеет интуитивно-понятный интерфейс, не требующий специальных знаний от обычного пользователя.

Однако подпись, сгенерированная программой «Карма», не подходит для отправки отчетности в ФНС или для работы на портале госуслуг.

Как создать ЭЦП и зарегистрировать сертификат онлайн

Чтобы сделать электронную подпись онлайн для ЭДО с ИФНС, физлицу необходимо зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика (ЛКН). Для получения сертификата в ЛКН следует перейти в раздел «Профиль» и кликнуть на кнопку «Получение сертификата ключа проверки электронной подписи». Данный ключ действителен в течение 1 года, по истечении которого сертификат запрашивается повторно. В ЛКН генерируется электронная подпись онлайн бесплатно.

Данная функция доступна только физлицам, к которым не относятся ИП, частные нотариусы и другое самозанятое население. Кроме того, ЭЦП, полученная физлицом в ЛКН для отправки отчетности в ФНС, не подходит для работы на портале госуслуг. Чтобы вести электронный документооборот через сайт госуслуг, гражданину необходимо воспользоваться универсальной электронной картой, полученной до 2017 года, или электронным паспортом (при наличии), а также приобрести специальное считывающее устройство (картридер).

Для организации ЭДО с фискальными органами и фондами, а также для работы на площадках, предназначенных для участия в тендерах по закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ, абоненты могут получить сертификат ключа проверки ЭЦП только в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).

ВНИМАНИЕ! Для работы на сайте госзакупок по закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ участникам ЭДО сертификат ключа проверки ЭЦП следует получать в территориальном отделе Федерального казначейства (письмо Минэкономразвития РФ от 26.10.2016 № Д28и-2792).

Основные разновидности подписей

ЭЦП – это электронная цифровая подпись, то есть зашифрованный код, который с помощью специального программного обеспечения превращается в набор символов для удостоверения личности. Различают следующие типы подписей:

• Простая (ПЭП). Это обычные пароль и логин, которые использует каждый пользователь для посещения интернет-банка или входа на портал госуслуг. Как самому сделать электронную подпись бесплатно? Для этого необходимо зайти на страницу сервиса и пройти процедуру регистрации.
• Неквалифицированная (НЭП). Это зашифрованные сведения об обладателе, такая подпись позволяет не только удостоверить личность, но и защитить документ от внесения в него изменений.
• Квалифицированная (КЭП). Как и неквалифицированная, она представляет собой защищенный код, однако она имеет важное отличие – сертификат ключа проверки. Это гарантия сохранности информации и контроль внесения изменений.

Первый и второй вариант подписи можно сравнить с визой, которую руководитель ставит на обычном бумажном документе. Последняя разновидность – это полноценная цифровая подпись, которая придает документу юридическую силу. КЭП используется для участия в электронных торгах, отправке отчетности в государственные надзорные органы и не только.

Создание подписи самостоятельно

Неквалифицированную электронную подпись на документе можно создать своими руками с помощью программ MS Office, которые установлены практически на каждом компьютере в офисе. Как сделать электронную подпись на компьютере самому? Офисный пакет позволяет подписывать документы в электронном виде, хотя такая подпись приобретает силу далеко не во всех случаях.

Для создания подписи разработана следующая пошаговая инструкция:

• Откройте документ и наберите нужный текст. После этого поместите курсор на то место, где в дальнейшем будет стоять электронная подпись.
• После этого зайдите в раздел «Вставка», а там выберите пункт меню «Строка подписи».
• Откроется диалоговое окно, в котором в поля необходимо внести инициалы и фамилию подписывающего лица, а также его должность.
• После этого на месте в документе появится отметка подписи.

Проверить такую подпись на подлинность практически невозможно, поэтому и юридической силы при заключении важных контрактов она не имеет.

Также можно воспользоваться похожим российским сервисом под названием «Карма». Это криптографический продукт, позволяющий генерировать не только текст, но и изображение. Факсимильная подпись и печать внешне неотличимы от настоящих, это позволяет использовать программу при ведении внутреннего электронного документооборота. С помощью программы «Карма» можно подписывать деловые сообщения в корпоративной элеткронной почте и не только.

Оба варианта не помогут ответить на вопрос, как сделать электронную подпись для госуслуг самому. Поскольку они не гарантируют защищенности информации инее позволяют проверить подлинность, чаще всего они используются только для внутреннего документооборота внутри организации, но не с внешними контрагентами.

Получение квалифицированной подписи

Чтобы получить возможность работать с порталом госуслуг, заключать через интернет всевозможные контракты и отправлять отчетность, необходимо обратиться в удостоверяющий центр и заказать изготовление электронной подписи. Для этого необходимо представить набор документов: для физлица это паспорт, копии ИНН и СНИЛС, а также заявление, а для организации – выписка из ЕГРЮЛ, приказ о назначении руководителя и другие виды документов.

Чтобы пользоваться такой электронной подписью, на компьютер необходимо установить специальную программу «КриптоПро»или ее аналоги для расшифровки криптографического кода. кроме того, перед подписанием документа необходимо вставить в устройство носитель, на котором записан сертификат проверки ключа.

Далее необходимо подписать файл по алгоритму в соответствии с установленной версией программы. После визирования документ приобретает юридическую силу и может быть отправлен по назначению. Использование электронной подписи гарантирует сохранность от исправлений и использования пересылаемой информации в противоправных целях.

Общие сведения об электронных подписях

Традиционные бумажные документы заверяют с помощью персональной подписи и печати. ЭЦП – это инструмент, позволяющий заверять электронные документы (к коим относят не только текстовые файлы, но и графические изображения, архивы и так далее). Электронная подпись представляет собой набор мета-данных, по которому можно установить авторство и подписанта файла. Такой инструментарий существовал буквально с 2000-х годов, был изначально внедрен в операционные семейства Windows. Позже многие государства разрабатывали собственные механизмы аутентификации с помощью ЭЦП. В РФ подобная система сейчас тоже работает, многие органы уже поддерживают работу с электронными документами (с интеграцией в системе ФГИС).

На текущий момент работа с ЭЦП регулируется Федеральным Законом 63, последние правки в который были внесены в 2015 году. Там же указывается список тех подписей, которые можно использовать для подписи документов, после чего те обретают юридическую силу.

Согласно закону, в РФ признаются следующие вариации ЭЦП:

1. Простые. Простая связка логин/пароль, не может использоваться для авторизации на сайтах портала Госуслуг.
2. Усиленные. Являются набором мета-данных с криптошифрованием. Являются аналогом связки подпись/печать на обычных бумажных документах.

Для работы с ФГИС подходят только усиленные, которые в свою очередь разделяются на:

• неквалифицированные;
• квалифицированные.

Как бесплатно получить ЭЦП?

Мнение эксперта Александра Степанова Консультант по подбору ЭЦП

Бесплатное создание электронной подписи, которую впоследствии можно использовать для работы с ИФНС, доступно через персональный электронный кабинет налогоплательщика. Первым делом необходимо зарегистрироваться на сайте, для чего потребуется отправиться в ближайшее представительство ФНС с паспортом и ИНН (не обязательно по месту прописки). Там нужно будет заполнить заявление, указав персональные данные, после чего будет выдан пароль доступа. Вход на сайт выполняется по комбинации ИНН/пароль.

Зайти в личный кабинет налогоплательщика можно на сайте lkfl2.nalog.ru. В нем необходимо открыть «Профиль», далее – кликнуть на «Получение сертификата ключа». Генерация ключа – бесплатная, но такая возможность доступна только гражданам РФ, являющихся физическими лицами. Для предпринимателей или юридических лиц воспользоваться такой услугой не получится.

Для каких целей подойдет такой сертификат? Чаще всего его используют для сдачи электронных финансовых деклараций по окончанию налогового периода. Физические лица в таких документах указывают прибыль, полученную, к примеру, с продажи недвижимости, сдачи её в аренду. Активно ею пользуются и фрилансеры, зарабатывающие разовыми контрактами с работодателями.

Как самостоятельно создать ЭЦП?

Как создать сертификат электронной подписи самостоятельно? Это возможно только для простых ЭЦП. И они не подойдут для создания электронных документов, обладающих юридической силой. Это можно сделать, к примеру, в программе Microsoft Office (рекомендуемая версия 2007 или старше).

Для этого необходимо:

• завершить редактирование документа (любой доступный формат для Microsoft Offcie);
• перейти в меню «Файл», далее – «Сведения»;
• выбрать «Защита документа», затем – «Добавить цифровую подпись»;
• ввести запрашиваемые данные об авторе документа и нажать «Ок».

После подписи файла его редактирование приведет к удалению ЭЦП.

К сожалению, такие электронные подписи не являются сертифицированными в РФ, соответственно, они не дают документу юридическую силу. Но их можно использовать, к примеру, во внутреннем документообороте предприятия. Аналогичным образом можно создать электронную подпись в Outlook, что позволит шифровать отправляемые электронные письма на e-mail (а прочитать его содержимое получится только с применением ключа сертификата, который можно получить только у владельца ЭЦП).

Как создать электронную цифровую подпись без установленного Microsoft Office? Для этого можно воспользоваться программой «Карма» — она распространяется свободно, разработана в РФ. Главное преимущество данного приложение – это поддержка добавления вотермарок, графической печати. Но, опять же, юридической силы создаваемые в программе ЭЦП не имеют, использовать их, к примеру, для отправки деклараций в ФНС не получится, авторизоваться на сайтах портала Госуслуг также не получится.

Как создать усиленную электронную подпись?

Создание квалифицированной электронной подписи допускается только в аккредитованных для этого удостоверяющих центрах, получивших соответствующее разрешение в Минкомсвязи.

Для этого понадобится:

• на Едином Портале Электронных Подписей выбрать ближайший к себе удостоверяющий центр (обращаться можно в любой, независимо от своего места регистрации, прописки, проживания);
• получить информацию о вариантах ЭЦП, которые выдает выбранный удостоверяющий центр;
• предоставить запрашиваемые в УЦ документы и оплатить заявку за изготовление электронной подписи;
• дождаться создания и регистрации ключа сертификата и забрать его в ближайшем пункте выдачи.

Рекомендуется запрашивать изготовление именно квалифицированной электронной подписи. При этом ещё нужно указать цели, для которых будет использоваться ЭЦП (для ФГИС, ФНС, участия в электронных торгах, аутентификации на сайтах портала Госуслуг и так далее).

В большинстве случаев можно использовать и неквалифицированную усиленную подпись, но в скором времени они будут упразднены. Сейчас чиновники рассматривают возможность перехода на более защищенные алгоритмы использования электронных подписей, а используемые сертификаты будут шифроваться по специальному стандарту, установленному ГОСТ. А в будущем планируется и вовсе отказаться от рутокенов, eToken и смарт-карт в пользу обычных SIM-карт, на которые и будет записываться открытый ключ сертификата.

Создание запроса на создание усиленной ЭЦП

Некоторые удостоверяющие центры предлагают удаленно подавать запросы на создание электронной подписи через интернет.

ПО для создания ЭЦП и запроса на их создание выдают непосредственно в УЦ, чаще всего для этого используют клиент СЭД «АРМ» (это бесплатное программное обеспечение). Там все предельно просто, программу даже не нужно устанавливать. Нужно её сохранить на ПК, далее – запустить.

Дальнейший алгоритм создания запроса следующий:

• выбрать «Создать запрос на сертификат»;
• выбрать необходимые цели;
• отметить пункт «Формировать квалифицированный сертификат»;
• нажать «Далее», ввести запрашиваемые персональные данные;
• создать сертификат.

Получившийся файл и нужно будет отправить в удостоверяющий центр (адрес электронной почты можно получить у них же). И уже на его основе будет создаваться электронная подпись с необходимыми разрешениями и допусками. Останется лишь отправить пакет документов и оплатить заявку за изготовление ЭЦП.

Аналогичный запрос можно создать непосредственно на сайте КриптоПро, но потребуется установить плагин для браузера КриптоПро plugin (он бесплатен, можно скачать с их официального сайта). Запрос создается на странице https://www.cryptopro.ru/certsrv/certrqma.asp. Там все аналогично: необходимо указать контактные данные, задать цели для создаваемого сертификата. В итоге будет создан файл-запроса (необходимо лишь отметить пункт «Использовать локальное хранилище», в противном случае файл сгенерируется и будет храниться на сервере КриптоПро), который можно отправить в любой удостоверяющий центр для последующего создания сертификата. Ключевое преимущество вышеуказанного сервиса – он позволяет перевыпускать сертификат, добавляя к нему дополнительные цели.

Сколько стоит создание электронной подписи?

Ещё до подачи заявки необходимо у удостоверяющего центра уточнять сколько у них стоит создание сертификата ЭЦП, так как тарифная политика у разных организаций кардинально различается.

Минимальные цены стартуют с отметки в 1 тысячу рублей. Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей это обойдутся в 2 – 3 раза дороже. Самые высокие цены встречаются в удостоверяющих центров, расположенных в Москве и регионе. Там нередко за изготовление квалифицированной усиленной подписи с записью на токен запрашивают до 12 – 15 тысяч рублей. Но зато в эту сумму сразу включают и информационную поддержку, и первичную настройку оборудования, а порой – и лицензию на использование КриптоПро CSP (только данная программа позволяет полноценно использовать все возможности электронных подписей в РФ).

Можно ли создать ключ электронной подписи без обращения в удостоверяющие центры? Это возможно, к примеру, в ФНС, но только для физических лиц. В остальных случаях – нет. Ещё важно отметить, что срок действия выдаваемых сертификатов – всего 12 месяцев, после – необходимо изготавливать новый, тоже платно.

Итого, как создать цифровую подпись? Простую можно сделать самостоятельно с помощью специального программного обеспечения («Карма», Microsoft Office). Усиленную – либо через ФНС, либо обращаясь в удостоверяющий центр с последующей верификацией личности. Самостоятельно же можно создать только файл-запрос на изготовление сертификата. Данные правила установлены законодательными нормативами.