Документальное оформление операций по учету основных средств

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский документ — письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации, в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах», должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

Постановлением от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» Госкомстат Российской Федерации утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. Данные формы первичной учетной документации распространяются на организации всех форм собственности, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные учреждения.

Итак, в настоящее время действуют следующие формы по учету основных средств:

Номер формы	Наименование формы
ОС-1	Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
ОС-1а	Акт о приеме-передаче здания (сооружения)
ОС-1б	Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
ОС-2	Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
ОС-3	Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
ОС-4	Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)
ОС-4а	Акт о списании автотранспортных средств
ОС-4б	Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)
ОС-6	Инвентарная карточка учета объекта основных средств
ОС-6а	Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств
ОС-6б	Инвентарная книга учета объектов основных средств
ОС-14	Акт о приеме (поступлении) оборудования
ОС-15	Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж
ОС-16	Акт о выявленных дефектах оборудования

Следует обратить внимание, что на практике может возникнуть ситуация, когда ни одна из вышеперечисленных унифицированных форм не подходит. В качестве примера можно привести ситуацию, когда к организации-лизингополучателю по договору лизинга поступает основное средство, учет которого ведется на балансе лизингодателя. Поступление такого основного средства нельзя оформить ни одной из унифицированных форм по учету основных средств. Не подходит для этих целей и Акт приемки-передачи по форме №ОС-1, поскольку, выписав такой акт, организация должна принять к учету основное средство по счету 01 «Основные средства» и поставить его на баланс, но, по условиям примера, учет основного средства осуществляется лизингодателем. В данном случае, приемку основного средства, полученного по договору лизинга, следует осуществить на основании документа, составленного в произвольной форме с указанием в нем всех необходимых реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, а также при выбытии объектов из состава основных средств, предусмотрены следующие документы:

· Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1);

· Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма №ОС-1а);

· Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б).

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту должна быть приложена техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.

Акт о приеме–передаче основных средств состоит из трех разделов.

Первый раздел заполняется на основании данных передающей стороны. Для объектов основных средств, бывших в эксплуатации, в нем указываются дата ввода в эксплуатацию, фактический срок полезного использования, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость объекта. В том случае, если объект основных средств приобретается через розничную сеть, этот раздел не заполняется.

Второй раздел заполняет организация – получатель основного средства только в своем экземпляре и указывает в нем первоначальную стоимость объекта, срок полезного использования, установленный организацией, способ начисления амортизации, норму амортизационных отчислений.

Третий раздел содержит краткую характеристику объекта основных средств.

В акте предусмотрен раздел для отражения данных об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций. Такие данные записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности, при этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности с указанием их доли в праве общей собственности. Если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте, в этом разделе указываются сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.

Данные приема и исключения объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).

Очень часто объекты основных средств перемещаются внутри организации из одного структурного подразделения в другое. Для оформления и учета таких перемещений применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств формы №ОС-2.

Накладная выписывается передающим подразделением в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально-ответственного лица подразделения, передающего основное средство, а третий экземпляр передается в подразделение, получающее основное средство.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).

Оформление и учет приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации оформляется Актом о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств формы №ОС-3.

Акт состоит из двух разделов. В первом указываются сведения о состоянии объекта основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию, во втором разделе указываются сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств.

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств. Если ремонт выполнялся сторонней организацией, то акт должен быть подписан представителем этой организации, если же ремонт был произведен структурным подразделением организации, то свою подпись должен поставить в акте представитель структурного подразделения, проводившего ремонт, реконструкцию, модернизацию, утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом акт сдается в бухгалтерию.

Следует отметить, что если ремонт, реконструкция и модернизация проводится силами сторонней организации, акт составляется в двух экземплярах, первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма №ОС-6).

В соответствии с пунктом 68 Методических указаний №91н, в целях организации контроля за своевременным получением основных средств из ремонта, инвентарные карточки по этим объектам в картотеке рекомендуется переставлять в группу «Основные средства в ремонте». При поступлении объекта основных средств из ремонта производится соответствующее перемещение инвентарной карточки.

Списание пришедших в негодность объектов основных средств также оформляется документально. Для этих целей применяются следующие документы:

· Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС-4);

· Акт о списании автотранспортных средств (форма №ОС-4а);

· Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС-4б).

Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию, вместе с актом, также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации.

Учет оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования в качестве объекта основных средств, оформляется Актом о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14). Акт составляется в двух экземплярах комиссией, уполномоченной на прием основных средств, и утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

В том случае, если при поступлении на склад невозможно провести качественную приемку оборудования, акт составляется по наружному осмотру и является предварительным.

Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15). Если монтажные работы проводятся подрядным способом, в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае, отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма №ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется по формам №ОС-1 или №ОС-1б.

Учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой с использованием следующих документов:

· Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма №ОС-6);

· Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а);

· Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б).

Данные документы ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре на каждый инвентарный объект, записи в них при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и других документов). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке в соответствии с классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением №1, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов — по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).

Организация, насчитывающая небольшое количество объектов основных средств, учет объектов может осуществлять в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объектах основных средствах, по их видам и местам нахождения.

В инвентарной карточке (инвентарной книге) должны быть приведены:

· основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования;

· способ начисления амортизации;

· отметка о неначислении амортизации, если она имеет место;

· сведения об индивидуальных особенностях объекта.

Для учета арендованных основных средств рекомендуется также открывать инвентарную карточку, причем учет таких объектов может вестись арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

Если в организации насчитывается большое количество объектов основных средств по месту их нахождения в структурных подразделениях, их учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе. В инвентарном списке должны содержаться сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта основных средств, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии либо перемещении объекта.

Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также на выбывшие объекты основных средств, в течение месяца могут находиться (до конца месяца) обособленно от инвентарных карточек остальных основных средств.

Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

Учет объектов основных средств в инвентарных карточках ведется в рублях. Допускается ведение учета объектов основных средств в инвентарных карточках в тысячах рублей.

По объектам основных средств, стоимость которых при приобретении выражена в иностранной валюте, в инвентарных карточках указывается также контрактная стоимость в иностранной валюте.

В инвентарной карточке отражается также корректировка первоначальной стоимости объекта основных средств, если по результатам достройки, дооборудования, реконструкции и модернизации объекта принято решение об увеличении его первоначальной стоимости. В том случае, если отражение корректировок затруднено, взамен открывается новая инвентарная карточка, в которой отражаются новые показатели, характеризующие этот объект, однако, ранее присвоенный инвентарный номер сохраняется.

При применении унифицированных форм первичной учетной документации необходимо руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

В соответствии с этим порядком в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Однако, все реквизиты утвержденных Госкомстатом Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавления строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Если форма документа для отражения каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена альбомом унифицированных форм, первичный учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать требования пункта 13 Положения №34н, а также статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности первичный учетный документ будет принят к учету только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа. В наименовании заключается содержание хозяйственной операции, которая подлежит отражению в учете и бухгалтер организации не должен принимать к учету документы с нечетким наименованием либо вовсе без наименования, а также сам составлять подобные документы. Унифицированные формы первичных учетных документов содержат «Код формы», представляющий собой семизначный номер документа по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности, который печатается в правом верхнем углу документа. В самостоятельно разработанном документе может не содержаться реквизита «Код формы», однако, в случае обработки документа с помощью средств вычислительной техники, наличие данного реквизита необходимо и система кодировки разрабатывается организацией самостоятельно.

Дату составления документа. Этот реквизит позволяет определить конкретную дату совершения хозяйственной операции, указанной в наименовании документа или в самом документе. Дата оформляется арабскими цифрами следующим образом: в начале указываются день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, например дата 4 июня 2005 года будет записана следующим образом: 04.06.2005.

Наименование организации, от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации.

Содержание хозяйственной операции, вытекающее из названия документа, например, накладной на внутреннее перемещение материалов оформляется только передача товарно-материальных ценностей из одного структурного подразделения организации в другое и данным документом нельзя оформить никакую другую хозяйственную операцию.

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Вообще в учете применяется натуральные, трудовые и денежные измерители. С помощью натуральных измерителей получают сведения об объектах учета в натуральных показателях, таких как меры длины, веса, площади, объема и других. С помощью трудовых измерителей:

— устанавливается количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг;

— определяются такие показатели, как производительность труда, выполнение норм выработки;

— начисляется заработная плата.

Денежный измеритель является обобщающим, в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации.

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Как правило, конкретный работник организации совершает тот или иной вид хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции и указания должности лица, совершившего операцию, служит для контроля над правомерностью совершения операции.

Личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Обратите внимание, в расшифровке подписи вначале следует ставить инициалы, и лишь затем фамилию, например: И.С.Петров. Если отсутствует лицо, подпись которого должна стоять в документе, вместо него документ может подписать его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Следует также обратить внимание, что в первичных учетных документах не допускается факсимильное воспроизведение подписи лиц, ответственных за правильность оформление документов и совершение хозяйственных операций.

Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер документа, адрес организации, основание совершения хозяйственной операции и другие.

Самостоятельно созданные документы должны достоверно описывать хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные документы.

Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, при этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции. Если же составить документ сразу невозможно, его следует составить непосредственно после завершения хозяйственной операции.

Правила заполнения первичных документов содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 года №105. В пункте 2.8 указанного Положения содержатся требования о том, что записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечивали сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичный учетный документ считается окончательно оформленным только в том случае, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.

Более подробно с вопросами, касающимися особенностей учета основных средств, Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Основные средства».

Как передать другому материально ответственному лицу в пределах одного собственника?

Материально ответственным лицом принято считать трудящегося гражданина, профессиональная деятельность которого подразумевает взаимодействие с имуществом компании.

За его сохранность, порчу и состояние сотрудник несет ответственность, и в случае возникновения проблем, компенсирует работодателю нанесенный ущерб.

Для того чтобы передать имущество под ответственность другому материально-ответственному лицу, необходимо осуществить несколько действий.

Прежде всего, нужно провести инвентаризацию. Результаты процедуры оформляются должным образом.

В ходе мероприятия определяется точное количество основных средств и их основные характеристики, в том числе состояние.

В инвентаризации принимают участие оба материальных лица — действующее и будущее, а также члены специально созданной комиссии.

Далее следует оформление договоров. В данном случае их несколько — о смене материально-ответственного лица и о возлагаемой на него ответственности.

Приказ о смене МОЛ.

Составляется по окончанию проведения инвентаризации. В документе указываются сведения о сотрудниках, а также основных средствах.

Также делается отметка о точной дате, с которой ответственность за имущество возлагается на другого работника.

Приказ о передаче ОС другому МОЛ.

Следует учесть, что документация такого характера является достаточно важной. При этом унифицированной формы для ее заполнения не предусмотрено.

При оформлении распоряжения руководство предприятия должно соблюдать определенные правила, касающиеся содержания бумаги.

При наличии формы, разработанной в компании для создания подобных документов, можно воспользоваться ее образцом.

Обязательному отражению подлежат следующие сведения:

• дата оформления;
• порядковый номер;
• полное название компании;
• причина, по которой возникла необходимость внутреннего перемещения основных средств;
• сведения о проведенной инвентаризации;
• данные о материально-ответственных лицах;
• назначение членов комиссии.

В конце приказа должна стоять подпись главного руководителя предприятия или его заместителя.

Кроме этого, при передаче основных средств другому материально ответственному лицу, последним составляется специальная расписка.

Она выступает в качестве согласия с информацией, полученной в ходе инвентаризации. Также она свидетельствует о том, что новое МОЛ не имеет претензий к членам комиссии.

Для оформления записки в инвентаризационной описи присутствует соответствующий раздел.

Смена материально ответственного лица может быть обусловлена несколькими факторами. Среди таковых нужно выделить следующие:

• увольнение;
• оформление действующим МОЛ длительного больничного;
• отъезд в командировку;
• повреждение имущества, его порча и т.д.;
• другие неблагоприятные обстоятельства.

Какие документы нужно оформить при внутренних движениях ОС?

Ранее уже было указано, что перемещение ОС внутри организации должно сопровождаться оформлением специальной документации, которая должна быть составлена должным образом.

При нарушении установленных правил у работодателя могут возникнуть проблемы с проверяющими органами.

В данном случае обязательно оформляется несколько документов — накладная и приказ.

Ранее вместо первой бумаги использовался акт приема-передачи ОС.

В текущий момент необходимо оформлять именно накладную о внутреннем перемещении. С этой целью следует использовать унифицированную форму бланка ОС-2.

Приказ может составляться в свободном виде с учетом общепринятых правил компании.

Также отметки о перемещении ОС в пределах одного собственника ставятся в инвентарных книгах. Изменения вносятся в 4 раздел карточек.

Образец приказа о передаче имущества от одного МОЛ другому

Для оформления приказа о внутреннем перемещении пользоваться унифицированным бланком не нужно. Достаточно придерживаться правил ведения документооборота, используемых в компании.

В распоряжении обязательно должна содержаться информация следующего характера:

• полное наименование бумаги;
• место и дата издания приказа;
• название документа;
• сведения об основных средствах, передаваемых внутри организации — количество, стоимость и другие характеристики;
• наименование подразделений, в котором ранее были и в которое помещаются основные средства;
• отметка об ответственных за перемещение лицах;
• отметка об ответственном за исполнение приказа;
• подписи лиц, ознакомившихся с распоряжением.

Занимается оформлением приказа главный руководитель предприятия. Без его подписи документ считается недействительным.

Скачать образец приказа о внутреннем перемещении основных средств между материально-ответственными лицами – word.

Как оформить накладную, чтобы переместить актив между материально-ответственными лицами?

Не менее важным документом, который должен оформляться при перемещении ОС внутри компании, является накладная. При ее заполнении следует придерживаться унифицированной формы бланка — № ОС-2.

Документация оформляется в 3-х экземплярах. Первый предназначен для лица, ответственного за перемещение, второй для стороны, принимающей основные средства, третий — для бухгалтерии компании.

В верхней части накладной отображаются сведения о предприятии:

• наименование организации;
• сведения о сдатчике и приемщике ОС;
• форма ОКУД;
• код ОКПО.

Далее ставится номер бумаги, дата ее составления. Следующая часть накладной выглядит в виде таблицы. Она состоит из 7 граф.

Наименование каждой графы должно отражать следующий смысл:

• порядковый номер основного средства;
• наименование ОС;
• дата приобретения имущества;
• инвентарный порядковый номер;
• количество единиц;
• стоимость каждого объекта;
• итоговая стоимость.

При необходимости после таблицы ставятся отметки о состоянии ОС. Для этого предусмотрены специальные строки — Примечания.

В конце указывается информация о сотруднике, который сдал ОС, и работнике, который их принял. Делается пометка о внесении изменений в книги учета основных средств. Свою подпись также оставляет главбух.

Скачать образец накладной на внутреннее перемещение объектов ОС от одного МОЛ другому – word.

Выводы

Перемещение ОС внутри компании — процедура, требующая документального оформления. В данном случае обязательному оформлению подлежат несколько бумаг — приказ и накладная.

Перед их составлением проводится инвентаризация, по итогам которой издается соответствующий акт.

При составлении накладной следует придерживаться унифицированной формы №ОС-2. Остальные документы могут оформляться в свободном виде.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Все операции по учету основных средств, принадлежащих организациям на правах собственности, а также основных средств, полученных от органов государственного управления (местного самоуправления) унитарными предприятиями, осуществляются на счете № 01 («Основные средства»).

В процессе организации первичного учета движения, а также наличия основных средств:

1. Устанавливается перечень основных форм первичной документации, которые будут использованы организацией для учета движения, а также наличия объектов основных средств.

2. Создается система документооборота с обязательным учетом графика движения первичной документации, а также ответственных за своевременное и правильное оформление лиц.

3. Происходит определение материально-ответственных лиц, отвечающих за правильное использование и сохранность объектов основных средств.

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете», организации должны применять формы первичной документации, утвержденные в альбоме унифицированных форм первичной документации. Для документального оформления операций по наличию и движению объектов ОС, предусмотрены следующие формы первичных документов:

1. Акт приемки-передачи (накладная) ОС (ф. № ОС-1) – используется для оформления внутреннего перемещения, выбытия, а также поступления объектов ОС.

2. Акт приемки-сдачи модернизированных, отремонтированных, реконструируемых объектов ОС (ф. № ОС – 3) – служит для оформления операций по ремонту ОС.

3. Акт о списании ОС (ф. № ОС – 4) – операции по ликвидации ОС.

4. Акт о списании автотранспорта (ф. № ОС – 4а) – ликвидация автотранспорта.

5. Инвентарная карточка учета объектов ОС (ф. № ОС – 6) – учет ОС по объектам.

6. Акт на приемку оборудования (ф. № ОС – 14) – учет принятого оборудования, которое предназначено для капстроительства.

7. Акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС – 16) – учет оборудования, по которому необходимо составить рекламацию поставщику.

8. Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (ф. № ОС 15) – операции по сдаче оборудования, которое требует монтажа, строительным организациям.

При отсутствии в альбоме унифицированных форм необходимой формы первичной документации организация вправе самостоятельно решить вопрос о содержании такой формы.

Документооборот при учете основных средств

Каждый собственник, имеющий на своем балансе недвижимость, несет бремя ее содержания, т.е. периодически сталкивается с необходимостью проведения строительно-ремонтных работ. При этом, как правило, возникает вопрос, как юридически правильно оформить документы, чтобы исключить обман и недобросовестность со стороны подрядчиков, а главное, не иметь претензий со стороны налоговых и иных проверяющих органов.

В настоящее время достаточно широко распространена практика совершения коммерческими организациями различных операций:

• с объектами основных средств, в частности с оценкой строительных объектов, стоимость которых при приобретении выражена в иностранной валюте;
• с использованием объектов, находящихся в собственности двух или нескольких организаций (на праве общей собственности);
• с установлением порядка государственной регистрации прав на недвижимость.

Для начала нужно хорошо разобраться, какое имущество можно отнести к основным средствам, прежде всего то, что используется свыше 1 года при выполнении работ либо для управленческих нужд компании. При этом имущество должно обладать потенциалом, приносить организации доход (учитывается бухгалтерией на счете 01 «Основные средства» бухгалтерского баланса, который отражает состояние хозяйственных средств, а также источников образования этих средств на определенную отчетную дату и показывает в обобщенном виде финансовое состояние предприятия). Имущество из основных средств также может быть передано во временное владение и пользование с целью получения дохода (учитывается бухгалтерией на счете 03 «Доходные вложения в материальные ценности» бухгалтерского баланса). Для целей бухгалтерского и налогового учета Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 утверждена Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы.

Основные средства могут быть оценены организацией по первоначальной, остаточной или восстановительной стоимости.

Стоимость объектов основных средств, по которой они принимаются к учету, — это первоначальная стоимость, состоящая из суммы фактических затрат компании на приобретение или изготовление основного средства (исключение — суммы возмещаемых налогов). Изменение первоначальной стоимости допускается в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации или частичной ликвидации объектов, а также и при их переоценке. Разница между первоначальной стоимостью и начисленной амортизацией — это остаточная стоимость. Именно по остаточной стоимости основные средства отражаются в бухгалтерском балансе. Если же оценить стоимость объекта основных средств в текущих рыночных ценах, то это уже восстановительная стоимость, по которой также оцениваются основные средства после проведения переоценки.

Формы первичной документации по учету основных средств унифицированы Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» и в соответствии с ним были обязательны для юридических лиц любой формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, исключение составляют лишь бюджетные и кредитные учреждения.

В Письме УФНС России по г. Москве от 25.07.2005 N 20-12/53147 также сказано, что для подтверждения совершения хозяйственной операции должен быть документ, составленный по унифицированной форме, это обязательное условие для того, чтобы документ был принят к учету. В то же время сложившаяся судебная практика свидетельствует о том, что учет основных средств может быть проведен первичными учетными документами, составленными в свободной форме. Это следует и из Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) (в ред. от 23.07.2013), в соответствии с которым необязательно использование унифицированных форм: первичные учетные документы будут утверждаться руководителем организации по представлению главного бухгалтера. Формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, с 01.01.2013 не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других законодательных актов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Обязательными реквизитами первичного учетного документа в соответствии с Законом N 402-ФЗ являются:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных п. 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Если кто-то решит составлять документы в свободной форме, по мнению автора, нельзя допускать удаления отдельных реквизитов из унифицированных форм, но можно при необходимости вносить дополнительные реквизиты, которые должны быть утверждены в учетной политике организации. Составлять документы в свободной или в унифицированной форме, решает бухгалтер. Однако не стоит давать шанс проверяющим из налоговой службы для дополнительных придирок. Вот почему проще и удобнее заполнить унифицированную форму.

В каких случаях оформляется та или иная форма учета основных средств и в чем особенности ее заполнения. Формы N N ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)» применяются для оформления зачисления в состав основных средств отдельных объектов, для учета ввода их в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче другой организации.

Как исключение ввод объектов оформляется в особом порядке. Например, особый порядок ввода объектов в эксплуатацию предусмотрен для бюджетных учреждений.

Приказом руководителя организации назначается приемочная комиссия, которая и составляет указанный акт в одном экземпляре. При передаче основных средств другому предприятию акт составляется в двух экземплярах: для предприятия, сдающего основные средства, и предприятия, принимающего их.

Оформление акта по форме N ОС-1б о приемке нескольких объектов основных средств допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования, а также если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. К акту необходимо приложить техническую документацию, относящуюся к каждому объекту. Акт утверждает руководитель организации.

На основании этих документов бухгалтерия делает соответствующие записи в инвентарных карточках (книгах) учета основных средств, после чего техническая документация передается в технический (производственный) отдел организации, использующий это оборудование.

Во всех формах по учету основных средств нормы амортизации указываются за месяц. Для записи суммы амортизационных отчислений в формах предусматриваются свободные строки.

Форма N ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств» применяется для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного цеха или участка в другой, а также для оформления передачи основных средств со склада в эксплуатацию.

Накладную на внутреннее перемещение основных средств выписывает в двух экземплярах работник участка (цеха) — сдатчик. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передают в бухгалтерию, а бухгалтерия на основании полученной накладной на внутреннее перемещение делает запись в инвентарной карточке (книге) учета основных средств и перекладывает инвентарную карточку в соответствующее место картотеки. На основании второго экземпляра накладной на внутреннее перемещение основных средств сдатчик делает соответствующие отметки в инвентарном списке основных средств по месту нахождения или эксплуатации о выбытии объекта.

Форма N ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств» применяется для оформления сдачи-приемки основных средств из капитального ремонта, реконструкции или модернизации.

Акт по форме N ОС-3, подписанный работником участка, уполномоченным на приемку основных средств, и представителем организации, производящей капитальный ремонт или модернизацию, сдают в бухгалтерию организации, где делают соответствующие записи в инвентарных карточках учета основных средств о произведенном капитальном ремонте. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта. Если ремонт, реконструкцию или модернизацию выполняет сторонняя организация, то акт составляют в двух экземплярах: второй экземпляр передают организации, производившей капитальный ремонт.

Формы N N ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств» и ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств» применяются для учета зданий, сооружений, передаточных устройств. Инвентарные карточки в соответствии с формами N ОС-6 и ОС-6а ведут в бухгалтерии на каждый объект; заполняют в одном экземпляре на основании акта приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1), технической и другой документации на данный объект.

Записи в карточку о законченных работах по достройке, дооборудованию, реконструкции, капитальному ремонту данного объекта делают на основании акта приемки-сдачи отремонтированных или модернизированных объектов (форма N ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств»). В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» формы N ОС-6 записываются только основные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности. Если качественные и количественные показатели характеристики объекта в результате реконструкции и дооборудования значительно изменены, то прежнюю инвентарную карточку, по которой учтен данный объект, можно заменить новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Форма N ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования» применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств. Акт по форме N ОС-14 составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад акт о приеме оборудования является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах.

Форма N ОС-15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж» оформляется при передаче оборудования в монтаж. При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж по форме N ОС-15 не составляется. Представитель монтажной организации расписывается в акте о получении оборудования на ответственное хранение, и ему передается копия этого акта. Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по форме N ОС-1 или ОС-16.

Акт по форме N ОС-16 применяется в случае выявления дефектов оборудования в процессе его монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля.

Основные средства могут отражаться в бухгалтерском учете организации в составе материально-производственных запасов. Однако здесь есть ограничение: стоимость объекта не должна превышать лимита, установленного в учетной политике организации, — не более 40 000 руб. за единицу. В целях обеспечения сохранности этих объектов должен быть организован надлежащий контроль за их движением: операции с такими объектами оформляются первичными документами для учета материально-производственных запасов — формы N N М-4 «Приходный ордер» и М-17 «Карточка учета материалов». Юридически грамотный, разумный и надлежащий учет основных средств, несомненно, способствует упорядочению и прозрачности финансового оборота организации.

Основные средства приобретаются за плату

Типичный случай поступления объектов ОС – их приобретение за плату, например, по договору купли-продажи.

В этих случаях первоначальная стоимость ОС складывается из фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление имущества, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов. Это означает, что в стоимость объекта ОС включаются, в частности (п. 8 ПБУ 6/01):

• суммы, которые уплачиваются в соответствии с договором продавцу;
• суммы, уплачиваемые за доставку объекта ОС и приведение его в состояние, пригодное для использования;
• суммы, уплачиваемые организациям по договору строительного подряда;
• суммы, уплачиваемые за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением ОС;
• таможенные пошлины и таможенные сборы;
• невозмещаемые налоги, госпошлина, уплачиваемые при приобретении объекта ОС;
• вознаграждения посредническим организациям.

При приобретении объекта ОС за плату проводки по формированию его первоначальной стоимости обычно такие:

Дебет счета 08 – Кредит счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

Пример. По договору купли-продажи приобретен объект ОС стоимостью 238 950 рублей (в т.ч. НДС 18% — 36 450 рублей). Дополнительно организация оплатила услуги транспортной компании по доставке объекта ОС на склад организации в сумме 29 000 рублей (НДС не облагается).

Бухгалтерские записи по приобретению объекта ОС будут такие:

Операция	Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб.
Приобретен объект ОС (238 950 – 36 450)	08	60	202 500
Учтен НДС по приобретаемому объекту ОС	19 «НДС по приобретенным ценностям»	60	36 450
НДС принят к вычету	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС»	19	36 450
Приняты к учету расходы по доставке объекта ОС	08	60	29 000
Объект ОС введен в эксплуатацию (202 500 + 29 000)	01	08	231 500

К этому же варианту поступления можно отнести создание объекта ОС собственными силами. Тогда, помимо расчетов с поставщиками, подрядчиками и прочими дебиторами и кредиторами обычно отражаются иные расходы, связанные с формированием первоначальной стоимости ОС (к примеру, материалы, зарплата работников и отчисления с нее, амортизация объектов ОС, занятых созданием новых внеоборотных активов, и т.д.):

Дебет счета 08 – Кредит счетов 02 «Амортизация основных средств», 05 «Амортизация нематериальных активов», 10 «Материалы», 23 «Вспомогательные производства», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и др.

В отдельных случаях в первоначальную стоимость объектов ОС могут быть включены проценты по кредитам и займам (п.п.7-14 ПБУ 15/2008, Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счета 08 – Кредит счетов 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»

ОС как вклад в уставный капитал

Если объект ОС был получен организацией в качестве вклада в уставный капитал, первоначальная стоимость такого имущества определяется как денежная оценка, согласованная учредителями (п. 9 ПБУ 6/01). Напомним при этом, что, например, в ООО такая оценка не может превышать стоимость, присвоенную объекту независимым оценщиком, учитывая что его привлечение при внесении неденежного вклада в ООО является обязательным (п. 2 ст. 66.2 ГК РФ).

Бухгалтерская запись по получению объекта ОС в качестве вклада в уставный капитал обычно такая (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счета 08 – Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями»

Напомним, что при получении объекта ОС в качестве вклада от организации-плательщика НДС, получатель сможет принять к вычету предъявленный ему НДС, который ранее был восстановлен передающей стороной (пп. 1 п. 3 ст. 170, п. 11 ст. 171 НК РФ).

Например. Организация-ООО получает в качестве вклада в свой уставный капитал оборудование, которое было оценено участниками в сумму 160 000 рублей. Данная величина соответствует стоимости, определенной независимым оценщиком. НДС, восстановленный участником и предъявленный организации, составляет 23 000 рублей.

У ООО, получившего оборудование, бухгалтерские записи будут такие (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н, Письма Минфина от 19.12.2006 № 07-05-06/302, УФНС по г. Москве от 04.07.2007 № 19-11/063175):

Операция	Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб.
Получено оборудование в качестве вклада в уставный капитал	08	75	160 000
Учтен НДС, предъявленный передающей стороной	19	83 «Добавочный капитал»	23 000
НДС принят к вычету	68, субсчет «НДС»	19	23 000
Оборудование принято к учету в составе основных средств	01	08	160 000

Объект ОС получен безвозмездно

При получении объекта основных средств по договору дарения первоначальной стоимостью признается текущая рыночная стоимость имущества на дату принятия к бухучету на счет 08 (п. 10 ПБУ 6/01). Проводка при этом будет такая:

Дебет счета 08 – Кредит счета 98 «Доходы будущих периодов»

Напомним, что доходы будущих периодов будут относиться на прочие доходы по мере начисления амортизации безвозмездно полученного объекта основных средств (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счета 98 – Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»

Например, организация получила безвозмездно станок, который планируется использовать в основном производстве. Его рыночная стоимость определена в размере 218 300 рублей. Срок полезного использования установлен равным 37 месяцев. Амортизация начисляется линейным способом.

Отразим сказанное выше в бухгалтерском учете:

Операция	Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб.
Получен станок	08	98	218 300
Станок принят к учету в составе объектов ОС	01	08	218 300
Начислена ежемесячная амортизация (218 300 / 37)	20 «Основное производство»	02 «Амортизация основных средств»	5 900
Признана часть доходов будущих периодов в качестве дохода текущего периода	98	91, субсчет «Прочие доходы»	5 900

Основное средство получено по договору мены

Если объект ОС получен организацией по договору, который предусматривает его исполнение неденежными средствами, первоначальной стоимостью будет считаться стоимость ценностей, переданных или подлежащих передаче организацией. Эта стоимость равна цене, по которой организация обычно продает такие ценности. Если их стоимость установить нельзя, стоимость ОС будет равна рыночной стоимости аналогичных объектов ОС.

Сама проводка по принятию ОС по договору мену не будет отличаться от обычного приобретения за плату:

Дебет счета 08 – Кредит счета 60

Однако этой проводке будет сопутствовать комплекс бухгалтерских записей по продаже передаваемого в обмен имущества, а также по зачету взаимной задолженности.

Покажем сказанное на примере.

Организация на ОСНО в обмен на свою готовую продукцию стоимостью 312 000 рублей (кроме того НДС 18% — 56 160 рублей), получила оборудование от организации на УСН. Обмен признан равноценным. Себестоимость готовой продукции составляет 298 000 рублей.

Бухгалтерские записи по операции мены у организации-получателя оборудования представим в таблице:

Операция	Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб.
Отражена выручка от продажи готовой продукции (312 000 + 56 160)	62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»	90 «Продажи», субсчет «Выручка»	368 160
Списана себестоимость готовой продукции	90, субсчет «Себестоимость продаж»	43 «Готовая продукция»	298 000
Начислен НДС с продажи готовой продукции	90, субсчет «НДС»	68, субсчет «НДС»	56 160
Получено оборудование в обмен на товары	08	60	368 160
Отражен зачет задолженности по договору мены	60	62	368 160
Оборудование принято к учету в составе основных средств	01	08	368 160

О том, как учитывается выбытие объектов основных средств, мы рассказывали в нашем отдельном материале.

Зачем нужно оформлять документы при принятии к учету ОС?

Документальное оформление обосновывает совершаемые записи на бухгалтерских счетах. Суммы, отражаемые в учете, соответствуют данным документов, на основании которых сделаны проводки.

Важно! Если бухгалтер примет к учету поступившее основное средство без наличия документа, учтет затраты по приобретению без первички, то в дальнейшем будет невозможно обосновать наличие сумм на счетах.

Учет принятия к учету объекта ОС заключается в сборе всех затрат по приобретению на одном счете. Что входит в затраты при поступлении основных средств? Каждая затратная сумма вносится в учет на основании документа. Далее он подшивается для хранения в папку и при необходимости изымается для предъявления в качестве обоснования проведенных операций на бухгалтерских счетах.

Затраты невозможно будет учесть в расходах для налогообложения, если не будет документального основания — одного из обязательных условий для признания расхода в налоговой базе по налогу на прибыль или УСН доходы минус расходы.

Перечень необходимых документов, подлежащих оформлению, зависит от способа поступления актива в компанию. Доступны следующие способы:

• покупка — приобретение за денежную плату;
• получение в безвозмездный дар;
• получение в качестве вклада в уставный капитал;
• строительство хозспособом (с помощью своих сил);
• строительство подрядным способом (с помощью подрядчиков).
• Какие документы нужно готовить при различных способах приобретения внеоборотных активов, рассмотрено ниже.

Какие нужны при покупке?

Список документов, когда основное средство приобретается за плату:

• договор поставки (если продавец — организация или ИП) или купли-продажи (если продавец — физическое лицо);
• накладная — если приобретаемое за плату основное средство новое (может использоваться ТОРГ-12), оформляется продавцом в двух экземплярах;
• акт приема-передачи — если объект был в употреблении, как правило заполняются типовые формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, оформляется продавцом и покупателем в двух экземплярах, на объект, подлежащий дальнейшему монтажу составляется акт приемки ОС-14, в монтажную компании актив передается по акту ОС-15;
• счет-фактура — документ составляется поставщиком, если в стоимость ОС включен НДС, который покупатель может принять к вычету, достаточно оформления одно экземпляра для покупателя;
• транспортная накладная — если купленное основное средств доставила транспортная компания, заполняется перевозчиком столько экземпляров, сколько заинтересованных сторон — как минимум две;
• путевой лист — если ОС предприятие покупатель транспортировала до места назначения самостоятельно, составляется организацией, купившей объект в одном экземпляре;
• договор подряда, акт выполненных работ — если приходится актив доводить до состояние, готового к эксплуатации. Формирует акт подрядчик, выполнявший монтажно-сборочные и испытательные работы;
• накладные на отпуск материалов, расчетная ведомость, бухгалтерские справки, если оборудование собирается силами покупателя;
• таможенная декларация — если покупается импортное основное средство, оборудование и требуется уплата пошлины и сбора таможне;
• авансовый отчет — необходим в некоторых случаях, если за покупкой ОС отправляется в командировку сотрудник, оформляется бухгалтером и работником в одном экземпляре.

Перечень при строительстве

Если основное средство создается, а не покупается, то документальное оформления поступления будет немного иным. Добавятся документы, учитывающие специфику строительства собственными силами или подрядным способом.

Если объект ОС строится хозяйственным способом (собственными силами), то список оформляемых документов будет следующий:

• накладные на перемещение материалов между подразделениями — можно использовать типовые формы М-8, М-11 (для лимитированных МПЗ), оформляются накладные в двух вариантах для обеих сторон (склада и принимающего подразделения);
• расчетные ведомости — позволяют учесть расходы на оплату трудовой деятельности собственных работников, на которых возложено строительство;
• бухгалтерские справки — являются основанием для учета страхового обязательного обеспечения на сотрудников, занятых строительством;
• счет-фактура — для возмещения НДС, начисленного в связи со строительством основного средства для собственного потребления, эта операция является объектом налогообложения, достаточно оформить один вариант документа по итогам квартала.

Если объект основных средств строится подрядным способом, то оформляемые документы будут другими:

• договор подряда — подписывается заказчиком и подрядчиком и определяет условия строительства ОС;
• акт выполненных работ (формы КС-2 и КС-3 для строительства) — приложение к договору, подтверждает выполнение определенного рабочего этапа в создании основного средства;
• накладные на получение МПЗ для строительства;
• сметная документация.

Какими бумагами оформляют безвозмездное получение актива

Если основное средств подарено организации, то должны быть оформлены следующие документы:

• договор дарения с условия безвозмездной передачи и принятии к учету ОС;
• акт приема-передачи, если основное средств было в эксплуатации;
• накладная, если ОС — новый;
• документы, подтверждающие оказание услуг оценщика, если такой привлекался для определения средней рыночной стоимости актива, полученного в дар;
• транспортная накладная или путевой лист для подтверждения затрат на доставку;
• бумаги, подтверждающие сборку и монтаж, если таковые производились.

Основания при получении объекта в качестве взноса в уставный капитал

Еще один возможный способ, это оприходования основного средств в результате поступления в виде вклада в УК общества от учредителя. В этом случае документальное оформления для учета включает:

• документы об оценке стоимости ОС оценщиком;
• документация сборно-монтажного и испытательного характера — набор зависит от того, кем эти работы проводятся — подрядчиком или собственными силами;
• если требуется доставка объекта, то нужна транспортная накладная или путевой лист.

Сроки хранения

Компания должна обеспечить сохранность документации, поступающей в связи с оприходованием ОС. Эти документы являются первичными и обосновывают сформированную первоначальную стоимость имущества, подлежащего дальнейшей амортизации.

При определении временных сроков для хранения следует опираться на такой перечень нормативных актов:

1. НК РФ (отдельные пункты ст.23 и 24).
2. Закон 402-ФЗ (в частности ст.29).
3. Приказ Минкультуры России 558 от 25.08.10.

Важно! Срок хранения для целей налогового и бухгалтерского учета различный. Это важно учитывать и хранить документы, опираясь, в первую очередь, на более длительный период.

В налоговом учете период хранения подобных документов определен ст. 23 НК РФ и составляет 4 года. Срок нужно отсчитывать с момента завершения амортизационных начислений для налогообложения.

В бухгалтерском учете срок составляет 5 лет после того года, в котором объект основных средств принят к учету (введен в эксплуатацию).

Отдельно следует упомянуть документы, которыми оформляют корректность амортизационных расчетов (различные расчетные ведомости, протоколы, заключения, касающиеся амортизации). Подобную документацию нужно хранить постоянно, конкретные сроки для нее не ограничены законодательством.

На практике приходится сталкиваться с ситуацией, когда для одного и того же документа различными нормативными актами установлены не совпадающие по времени сроки хранения. В этом случае большее внимание следует уделять более длительным срокам, тогда не будут нарушения положения ни одного закона, приказа.

Ответственность за несоблюдение периодов

Для предприятия владельца основным средством нарушение сроков хранения документов ведет к ответственности:

• административной;
• налоговой.

Невыполнение сроков — это грубое нарушение по НК РФ, что ведет к:

• штрафу 10 т.р. или 30 т.р., первый устанавливается при совершении нарушения в течении одного года, второй — более одного года (при условии, что это не привело к занижению налоговая база);
• при занижении базы штраф исчисляется в процентах от незаплаченной налоговой суммы — 20% с минимальной границей в 40 р.р.

Компания обязана предоставлять документы по запросу ФНС, если этого не произойдет, то за каждый неподанный бланк придется заплатить 200 руб.

Что касается административной ответственности за несоблюдение сроков хранения, то она накладывается на руководителя предприятия — штраф может варьироваться от 2000 до 3000 руб.

Предприятие обязано оформлять все необходимые документы для грамотного оприходования полученного объекта ОС. Отсутствие документов не позволит обосновать произведенные расходы перед налоговой. Составленные документы нужно хранить на протяжении установленного срока, в противном случае компании грозит ответственность в виде штрафов.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!