Документальное оформление движения материально-производственных запасов

К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы. Полуфабрикаты собственного производства – это продукты, изготовление которых закончено в одном или нескольких цехах, но подлежащие дальнейшей обработке в других цехах или в других организациях. Обратите внимание! ПБУ 5/01 на основании пункта 4 данного документа не применяется в отношении следующих активов: ü используемых при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации в течение периода, превышающего 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев.

Если актив предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срока, продолжительностью свыше 12 месяцев, или обычного операционного цикла, превышающего 12 месяцев, для его учета можно применять Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденное Приказом Минфина Российской Федерации от 30 марта 2001 года №26н (далее — ПБУ 6/01).

Учет движения материальных ценностей

К первичному сырью относятся уже названная нами добытая руда, хлопок-сырец, природный газ и так далее, вторичное сырье представляет собой пришедшие в негодность готовые изделия – металлолом, макулатура и другие.

Материалы представляют собой продукцию, которую расходуют с изменением формы, состава, состояния при изготовлении изделий, в том числе материалы, участвующие в сборке или производстве товаров на продажу.

Стоимость материалов включается в себестоимость продукции. Согласно пункту 42 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года №119н

«Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»

(далее Методические указания №119н), материалы – это вид запасов.

В случае необходимости организация может изменить формат бланков. В частности могут быть расширены или сужены графы и строки, включены дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.

. . Бухгалтерский учет материально-производственных запасов организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (за исключением бюджетных и кредитных организаций), должны осуществлять в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 года №44н (далее — ПБУ 5/01).

К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов, согласно пункту 2 ПБУ 5/01, принимаются: · сырье, материалы, и другие активы, используемые при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг); · активы, предназначенные для продажи (готовая продукция и товары); · активы, используемые для управленческих нужд организации.

Отпуск материалов на производство и другие цели

Материалы могут отпускаются со склада: на производство для изготовления продукции, на ремонтные и хозяйственные нужды, в переработку на другие предприятия; для реализации на сторону; для безвозмездной передачи другим предприятиям.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

Отпуск материалов на производство должен, как правило, осуществляться на основе предварительно установленных норм расхода материалов (лимитов). Лимитирование отпуска материалов на производство способствует контролю за расходованием материалов и соблюдению норм их производственного потребления, улучшает обеспечение производства материалами и содействует ритмичной работе цехов, а также экономии материалов.

Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов в подразделения организации являются лимитно — заборная карта (форма № М-8), требование-накладная (форма № М-11), накладная (форма № М-15).

Для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды предназначены лимитно заборные карты, которые являются оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно — заборные карты выписываются снабженческими или выполняющими планирующие функции подразделениями организации сроком на один месяц, а при небольших объемах отпуска материалов они могут выписываться на квартал. Один экземпляр лимитнозаборной карты до начала месяца (квартала) ее действия передается подразделению организации — получателю материалов, второй экземпляр — соответствующему складу. Третий экземпляр (если он оформляется) остается в подразделениях, выполняющих снабженческие или плановые функции, для контроля.

Лицо, осуществляющее отпуск материалов, отмечает в обоих экземплярах лимитно — заборной карты дату и количество отпущенных материалов, которые подтверждаются подписями получателя и кладовщика. Отпускаются только те материалы, которые указаны в лимитно — заборной карте, и в пределах установленных лимитов.

Лимитно — заборная карта может выписываться и в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточках складского учета, а в лимитно — заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материала со склада. По лимитно — заборной карте может производиться также возврат неиспользованных материалов на склад.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных.

По лимитно — заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В конце месяца лимитно — заборные карты сдаются в бухгалтерию.

Лимитно — заборные карты используются для ведения складского оперативно-бухгалтерского учета материалов, а также синтетического и аналитического учета материалов, которые ведутся в бухгалтерии по материально ответственным лицам. Значение лимитно — заборных карт заключается не только в контрольной функции, их применение позволяет в несколько раз сократить количество выписываемых разовых первичных документов при отпуске и расходе материальных ресурсов, кроме того, повышается производительность труда работников и экономится время.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, а также в условиях применения компьютеров рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска в этом случае указывается в самой карточке, здесь же отражается шифр направления затрат (калькуляционный объект, цеховые и иные нужды). Представитель цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно — заборной карте расписывается кладовщик. При этой системе карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции оправдательного документа.

Перемещение материалов. Отпуск материальных ценностей на другие склады, в кладовые цехов (участков) следует рассматривать не как отпуск на производство, а как внутреннее перемещение. Перемещение материалов из одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или в другую кладовую данного предприятия следует оформлять составлением требования-накладной на внутреннее перемещение материалов (форма № М-11).

Требование-накладная выписывается на основании распоряжения отдела снабжения при систематическом пополнении запасов цеховых кладовых с базисных складов. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй — принимающему складу для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Прочее выбытие материалов

Отпуск материалов на сторону (продажа, списание, безвозмездная передача) должен оформляться подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного разрешения руководителя предприятия или лиц, им на то уполномоченных, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

Накладную на отпуск материалов на сторону выписывает работник отдела снабжения в двух экземплярах: первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — получателю материалов. На основании накладной выписывают счет, предъявляемый для оплаты организациям за отпущенные материалы.

При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов оформляется товарно-транспортная накладная.

Аналогично оформляется отпуск материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории (отделу капитального строительства, жилищно-коммунального хозяйства и др.).

Отпуск материалов на сторону для целей переработки может производиться при наличии на это договоров или соглашений.

Отпуск на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем материалов доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Списание материалов может осуществляться в следующих случаях:

пришедшие в негодность по истечении сроков хранения;

морально устаревшие;

при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий.

Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответственных лиц.

Комиссия выполняет следующие функции:

• — осуществляет непосредственный осмотр материалов;
• — устанавливает причину непригодности к использованию материалов (нарушение условий сроков хранения вследствие пожара, стихийных бедствий и т.д.);
• — выявляет лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;
• — определяет возможности использования материалов на другие цели или их продажи;
• — составляет акт на списание материалов (акт составляется по каждому подразделению организации по материально ответственным лицам);
• — представляет акт на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;
• — проводит совместно с экономическими службами (специалистами) организации оценку рыночной стоимости материалов при понижении их физических свойств (морального износа материалов, изменения рыночной цены) и определяет стоимость отходов (утиля, лома и т.п.);
• — осуществляет контроль за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материалов.

В акте на списание материалов указывается: наименование списываемых материалов и их отличительные признаки; количество; фактическая себестоимость; установленный срок хранения; дата (месяц, год) поступления материалов; причина списания; информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц. Акт утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным.

Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях (материалы с пониженными качественными характеристиками), или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т.п.), приходуются на склад (кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.

46 Первичный учет материальных затрат

МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЗАТРАТЫ — часть издержек производства, затрат на производство продукции, товаров, услуг, в которую включаются затраты на сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, энергию и другие затраты, приравниваемые к материальным. Материальные затраты (расходы) образуют часть себестоимости продукции.

Материальные затраты относят к прямым, и учитываются по следующим статьям калькуляции:

— сырьё и основные материалы;

— возвратные отходы производства;

— покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия;

— топливо и энергия на технологические цели;

— и другие.

Первичные документы по поступлению и расходу материальных затрат являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложены на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Поступление материальных ценностей от поставщиков производятся на основании заключенных между покупателями и поставщиками хозяйственных договоров купли-продажи. В договорах в обязательном порядке оговаривается: виды поставляемых ТМЦ, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели ТМЦ, сроки исполнения договора, порядок расчетов. Движение ТМЦ, являющееся результатом заключенного договора, оформляется специальными товаросопроводительными документами. Перемещение ТМЦ без таких документов возможно только для физических лиц и полностью исключено для юридических.

На поставку материалов организация заключает договора с поставщиками, в которых определяются права, обязанности и ответственность сторон.

Порядок оформления поступления на предприятие материалов:

Получение любых материальных ценностей представителем организации осуществляется при предъявлении им соответствующей доверенности. При выдаче доверенность регистрируется бухгалтерией в журнале учета выданных доверенностей. В бухгалтерии филиала на основании накладной, выписанной поставщиком при передаче материальных ценностей, выписывается приходный ордер. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей.

Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы – платежное требование, в 2-х экземплярах – один непосредственно покупателю, другой – через банк, товарно–транспортную накладную которую составляет грузоотправитель в 4-х экземплярах.

Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя при отсутствии расхождений количества поступивших грузов с данными накладной. Если такое расхождение все же имеется, приемку материалов оформляют актом приемки материалов; квитанцию к железнодорожной накладной и т. д. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов поступают ответственному исполнителю по снабжению, где проверяют правильность их оформления и после этого передают в бухгалтерию.

Отпуск материалов в производство и на другие нужды оформляют лимитно-заборными картами, требованиями-накладными, комплектовочными ведомостями, раскройными картами по которым производится отпуск материалов производство. В них фиксируется результаты использования отпущенных материалов по каждой партии.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположены за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону форма№ М-15, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Далее работник бухгалтерии на основании учебных данных указывает в накладной цену и общую сумму отпускаемых на сторону материальных ценностей, а также рассчитывает налог на добавленную стоимость приходящую на них. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналогического или синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов.

>Документы при поступлении материалов

Какие документы нужно оформлять при поступлении материалов в организацию. Как правильно их оформить и заполнить.

Документы при поступлении материалов

Приходный ордер

При поступлении материалов на склад материальное ответственное лицо (например, кладовщик) должен составить приходный ордер по унифицированной форме М-4 или собственной разработанной форме. На каждую поставку оформляется отдельный приходный ордер.

Один ордер можно составлять, если в течение дня поступает от одного поставщика несколько партий массовых однородных грузов. В конце дня определяется общий итог по всем грузам.

Приходный ордер не составляется, если при приемке материалов выявлены количественные и качественные расхождения.

Приходный ордер передается в бухгалтерию вместе с сопроводительными документами. Бухгалтер приходует материалы на основании ордера, проставляет корреспондирующий счет.

Хранится ордер в бухгалтерии 5 лет.

Упрощенное оформление

Оформлять приходный ордер не обязательно, можно заменить его штампом с необходимыми реквизитами. Штамп проставляется сразу на накладной (п. 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Акт о приемке материалов

Если при приемке материалов выявлены расхождения (по количеству, качеству, ассортименту) с данными сопроводительных документов поставщиков, то составляется акт о приемке материалов по унифицированной форме М-7 или разработанной организацией самостоятельно.

Акт составляется специальной комиссией с обязательным присутствием материально ответственного лица и представителя поставщика в двух экземплярах. Один для бухгалтерии, другой для составлении претензии поставщику.

Если при поступлении материалов отсутствуют расчетные документы, на основании которых можно определить фактическую стоимость, то отразить материалы нужно как неотфактурованную поставку.

Доверенность на получение материалов

Для получения материалов со склада поставщика используются доверенности по форме М-2, М-2а или разработанные самостоятельно. Обычно доверенности выдаются только сотрудникам, но не запрещено выдавать их и другим лицам.

Доверенности М-2а выписывают организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Такие доверенности регистрируют в журнале учета выданных доверенностей. Вести журнал или нет организация решает сама, он удобен тем, что позволяет избежать выписать повторную доверенность на те же ценности.

У доверенностей М-2 есть корешки, которые подшивают в хронологическом порядке.

• Доверенность без даты недействительна.

• Если срок действия доверенности не указан, она действует ровно год.

• С 2013 года согласно ГК РФ максимальный срок доверенности не ограничен (раньше был три года). Можно указать его в доверенности любой по желанию.

Доверенности выписываются в одном экземпляре и под расписку выдаются получателю. Если материалы не были по ней получены, доверенность возвращается назад в бухгалтерию и хранится до окончания года.

Доверенности, по которым были выданы материальные ценности покупателю, хранятся 5 лет.

Бизнес-учет