Учет расходов на такси в 2019

Довольно много организаций в настоящее время заканчивают работу поздней ночью, поэтому работники уехать домой могут только на такси. Такие услуги оплачивать может работодатель, заключив с транспортной компанией договор на услуги такси. В статье разберём учет расходов на такси, учитываются ли такие расходы при налогообложении, а также нужно ли удерживать с сотрудников НДФЛ в этой ситуации и начислять страховые взносы.

Налоговый учёт расходов на такси

Если расходы организации является экономически обоснованными, документально подтвержденными и направлены на получение дохода, то она вправе их учесть при расчёте налога на прибыль. Какие именно затраты является обоснованными указывается в НК (Читайте также статью ⇒ Порядок и образец заполнения путевых листов для легкового такси в 2018 году).

Под прочими понимают такие расходы, как содержание служебного транспорта. Соответственно, если такси используют как служебный транспорт, То-есть для поездок служебных целях, расходы на него можно учесть при определении базу налога на прибыль. Под поездками в служебных целях понимаю встречи с клиентами, либо в налоговую для сдачи отчётности. Поездка сотрудника с работы домой как служебная классифицироваться не может и учитывать расходы на таком основании не стоит. Помимо этого, в налоговом кодексе существует запрет по включению в налоговые расходы оплаты проезда до места работы или обратно на общественном транспорте, специальным маршрутом или ведомственным транспортом.

Затраты на проезд могут включаться в расходы на производство из-за технологических особенностей производства, либо когда оплата проезда предусмотрена коллективным или трудовым договором.

Таким образом, затраты которые связаны оплаты услуг такси для работников можно включить в состав расходов, но только если это обусловлено технологическими особенностями производства или предусмотрено в трудовом либо коллективном договоре. То-есть, если организация оплачивает проезд работников домой с работы ночью, то это можно считать производственной необходимостью, так как общественный транспорт в это время не ходит. Обосновать такие расходы организация может следующим образом: «Использование услуг такси обусловлено отсутствием общественных маршрутов регулярного транспорта, безопасностью сотрудников, а также необходимостью прибытия на работу в срочном порядке, либо для убытия с рабочего места в ночные часы работы».

Документально подтвердить расходы на такси организация может договором с транспортной компанией на оказание услуг, акты, счёта фактуры, регистры бухгалтерского учёта.

НДФЛ и страховые взносы

Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно. Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.

Следует помнить, что у организации должны быть подтверждающие документы об использовании работниками арендованного автомобиля или такси для служебных целей. Если таких документов нет, это указывает на то, что лица, используемые такси, имеют экономическую выгоду. А такой доход должен облагаться НДФЛ.

Что касается страховых взносов, то объектом их обложения признаются такие выплаты и вознаграждения, производимые физическим лицам при трудовых отношениях либо по договорам гражданско–правового характера, предмет которых представляет собой выполнения определённых работ или оказание услуг.

При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает.

Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. Такие услуги признаются оказанными в интересах компании, что говорит о том, что у сотрудников облагаемого налогом дохода не возникает. Соответственно, из суммы, оплаченной такси за перевозку сотрудника домой, НДФЛ удерживать не нужно. Кроме того, страховые взносы на эту сумму также не начисляются.

Важно! Сумма, оплаченная за услуги такси по перевозке сотрудников домой не подлежит обложению НДФЛ. Также на эту сумму не начисляются страховые взносы, так как доход у сотрудника в этом случае не возникает.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Бухгалтерский учёт расходов на такси

При бухгалтерском учёте расходы по оплате такси сотрудника отражаются либо на 26 счёте либо на 91. Зависит это от того, на что направлены расходы. Когда услуги такси используются не для производственных целей, то отражаются они на 91 счёте (Читайте также статью ⇒ Счет 91. Учет прочих доходов и расходов. Проводки). Примером могут служить поездки работников на благотворительные мероприятия, либо на встречи с представителями других организаций, которые не являются контрагентами работодателя и т.д. Когда такси предназначено для производственных целей, например, поездка на производственную выставку, то учитывают расходы на 26 счёте (Читайте также статью ⇒ Счет 26: Общехозяйственные расходы. Пример, проводки).

Расходы на такси директору

Документ, который может подтвердить проезд в такси, представляет собой либо кассовый чек, либо квитанцию. Такой документ должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование квитанции, её серия и номер;
• Дата выдачи квитанции;
• Стоимость за пользование такси;
• ФИО ответственного по проводимым расчётам, а также его подпись.

В качестве представительских расходов могут рассматриваться транспортное обеспечение участвующих представителей других организаций, либо работников организующий компании месту официального приема для переговоров. Это может быть обед, либо другое официальное мероприятие.

На основании этого, встреча в ресторане может рассматриваться основанием для представительских расходов, при этом проезд руководителя в этот ресторан на такси учесть можно на том же основании. Но для этого, кроме документа, который выдается директору в такси, потребуются другие документы, которые могут подтвердить представительские расходы. К ним относятся:

• Приказ о приведении конкретного представительского мероприятия;
• Смета о представительских расходах, хотя в настоящее время обязательной она не является;
• Отчет по представительским расходам, в котором будут указаны цели мероприятия, результаты проведения мероприятия, а также суммы понесённых расходов.

Включать представительские расходы в состав прочих расходов можно только в размере, который не превышает 4% от затрат по оплате труда в отчётном налоговом периоде.

Все поездки сотрудников на такси должны быть санкционированы руководителем организации, например, приказ руководителя может устанавливать определённый круг сотрудников, которым разрешено пользоваться услугами такси с целью выполнения определённых служебных обязанностей. Кроме того, такой приказ определяет критерии по выбору в качестве транспорта – такси.

Важно! Приказ руководителя, вместе с чеком, показывающим оплату услуг такси, будет является документальным подтверждением затрат.

Если рассматривать проезд на такси директора с работы домой или обратно, то отнести их к представительским расходам нельзя. Такого виды затраты учесть можно только в том случае, если они связаны технологическими особенности производства. Либо если они оговорены в трудовом или коллективном договоре. То есть, для того чтобы учесть расходы по услугам такси для проезда руководителя с работы домой или обратно, нужно прописать необходимость в таких поездках либо в трудовом договоре с директором, либо в приказе о проезде работников с работы на работу, в случае возникновения особых условий деятельности организации.

Законодательная база

Законодательный акт

21.06.2013, 15:58	#1
Бух Регистрация: 30.11.2011 Сообщений: 21 Спасибо: 0	Бухгалтерский учет такси со своим автопарком Добрый день. Подскажите пожалуйста. Зарегистрировали ООО, купили машины, приняли водителей в штат. Есть своя диспетчерская служба, программа для автоматизации заказов такси. Обязательно ли применение БСО при приеме денежных средств от пассажира. В кассу выручку от водителя принимать на основании путевого листа или корешка БСО. Должен ли водитель оформлять путевой лист, если по трудовому договору он сам платит за бензин. Помогите пожалуйста, может кто сталкивался с учетом такси. Шеф еще хочет обзавестись своим терминалом, чтобы водители на него деньги скидывали, как это вообще проводить?

21.06.2013, 16:33	#2
Бух, просто бух Регистрация: 05.09.2011 Адрес: СССР Сообщений: 23,216 Спасибо: 1,635	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком Цитата: Сообщение от Marгarita Добрый день. Зарегистрировали ООО, купили машины, приняли водителей в штат. Есть своя диспетчерская служба, программа для автоматизации заказов такси. Обязательно ли применение БСО при приеме денежных средств от пассажира. В кассу выручку от водителя принимать на основании путевого листа или корешка БСО. Добрый день. Выручку в кассу приходуете одним ПКО за день, прилагая все корешки БСО. Цитата: Сообщение от Marгarita Должен ли водитель оформлять путевой лист, если по трудовому договору он сам платит за бензин. Т.е. оплата за бензин входит в з/пл таксиста? Вы должны выдавать под отчет таксистам на ГСМ, а они составлять авансовые отчеты и сдавать в бухгалтерию. Трудовой договор здесь ни при чем. Путевой лист нужно составлять и медосмотр проходить. __________________ Если обзор налоговых законов вызывает смутные мысли типа: «Ни хрена себе… «, то детальное их изучение уже вызывает конкретную мысль: «Хрен вам!»

21.06.2013, 16:48	#3
Бух Регистрация: 30.11.2011 Сообщений: 21 Спасибо: 0	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком Спасибо. Так может лучше машины на ИП оформлять? Проще будет выручку вывести

21.06.2013, 17:25	#4
Бух, просто бух Регистрация: 05.09.2011 Адрес: СССР Сообщений: 23,216 Спасибо: 1,635	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком Цитата: Сообщение от Marгarita Спасибо. Так может лучше машины на ИП оформлять? Проще будет выручку вывести Вы думаете водители идиёты? ИП-ники платят за 2013г. фиксированные страховые взносы в сумме почти 36 тыр. Вы в курсе? А еще придется отчитываться в ИФНС. Ну и кто согласится? __________________ Если обзор налоговых законов вызывает смутные мысли типа: «Ни хрена себе… «, то детальное их изучение уже вызывает конкретную мысль: «Хрен вам!»

21.06.2013, 18:15	#5
Бух Регистрация: 30.11.2011 Сообщений: 21 Спасибо: 0	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком Я имею в виду оформить ИП на руководителя, машины тоже на нем, а водители не ИП по трудовым договорам. А страховые взносы снизят Ара! Так, мне кажется, будет проще, прозрачней. И не надо будет «мутить» с выручкой при выплате дохода учредителю как в ООО скажем

21.06.2013, 18:18	#6
Бух Регистрация: 30.11.2011 Сообщений: 21 Спасибо: 0	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком И ведь невозможно же совсем не отчитываться в ИФНС

21.06.2013, 18:42	#7
Бух, просто бух Регистрация: 05.09.2011 Адрес: СССР Сообщений: 23,216 Спасибо: 1,635	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком Цитата: Сообщение от Marгarita Я имею в виду оформить ИП на руководителя, машины тоже на нем, а водители не ИП по трудовым договорам. А страховые взносы снизят. И не надо будет «мутить» с выручкой при выплате дохода учредителю как в ООО скажем Вот с выручкой придется мутить как раз согласно этому законопректу, т.к. она должна быть не более 300т.р. и это еще у ИП, у которого нет наемных работников. И про кассовую дисциплину не забывайте пжл. А так вроде бы «все хорошо, прекрасная маркиза» (слова из песни в исполнении Л. Утесова). __________________ Если обзор налоговых законов вызывает смутные мысли типа: «Ни хрена себе… «, то детальное их изучение уже вызывает конкретную мысль: «Хрен вам!»

Сказали спасибо:

Marгarita (21.06.2013)

23.06.2013, 20:14	#8
статус: бухгалтер Регистрация: 23.02.2011 Сообщений: 94 Спасибо: 1	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком По поводу путевого листа: примите в штат на полставки медработника — это обязательно, т.к. у вас транспортная организация. Закажите печать «Медосмотр прошел» и просто, когда будете отправлять водителей в рейс, ставьте печать сами. А медработник просто будет числится. У меня в транспортной компании так было.

Сказали спасибо:

Marгarita (23.06.2013)

23.06.2013, 21:22	#9
Бух Регистрация: 30.11.2011 Сообщений: 21 Спасибо: 0	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком А что Вы думаете по поводу приема денег через терминал? Руководитель считает, что так будет удобнее. Если, например, у водителя смена заканчивается в 23.00, он же не поедет с выручкой домой.

26.06.2013, 22:28	#10
статус: бухгалтер Регистрация: 23.02.2011 Сообщений: 94 Спасибо: 1	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком У вас должен быть дежурный диспетчер, который может принимать выручку. Водители ведь обязательно должны заезжать в автопарк и оставлять машину, сдавать путевой. Многие руководители не хотят, чтобы водители ставили машины около своего дома.

17.01.2014, 13:56	#11
статус: главный бухгалтер Регистрация: 07.07.2011 Адрес: Москва Возраст: 38 Сообщений: 1,061 Спасибо: 6	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком Меня тоже интересует вопрос взноса выручки через терминал. В компании, которую я веду руководитель планирует ввести «сброс» выручки через Киви-терминал. Если честно, не представляю как проводить это..( Киви деньги отправляют не сразу, большими кусками. Как потом это разносить по БСО… __________________ Холодных женщин не бывает-бывают мужчины с сырыми спичками… ​ ​

17.01.2014, 14:48	#12
Бух, просто бух Регистрация: 05.09.2011 Адрес: СССР Сообщений: 23,216 Спасибо: 1,635	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком Che Guevar, наверное как операции эквайринга. __________________ Если обзор налоговых законов вызывает смутные мысли типа: «Ни хрена себе… «, то детальное их изучение уже вызывает конкретную мысль: «Хрен вам!»

17.01.2014, 15:29	#13
статус: главный бухгалтер Регистрация: 07.07.2011 Адрес: Москва Возраст: 38 Сообщений: 1,061 Спасибо: 6	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком ptihka, а в принципе мы имеем право выручку у водителей принимать через терминалы? по идее, водитель ежедневно должен сдавать смену в кассу, а так же корешки БСО. Еще вопрос. коллеги, кто сталкивался- водители часто «портят» БСО, обливая их то чаем, то жирными пятная от пирогов. Причем, говорить, что это ДОКУМЕНТ- бесполезно. Водила есть водила. Что делать с этими БСО?…формально, они сохраняют вид чистого бланка….но по факту пользоваться ими невозможно. Что с ними делать? заранее спасибо, тем кто откликнется! __________________ Холодных женщин не бывает-бывают мужчины с сырыми спичками… ​ ​

17.01.2014, 15:46	#14
Бух, просто бух Регистрация: 05.09.2011 Адрес: СССР Сообщений: 23,216 Спасибо: 1,635	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком Цитата: Сообщение от Che Guevar ptihka, а в принципе мы имеем право выручку у водителей принимать через терминалы? по идее, водитель ежедневно должен сдавать смену в кассу, а так же корешки БСО. Имеете. И корешки должны вам сдавать, верно. Цитата: Сообщение от Che Guevar Что делать с этими БСО?…формально, они сохраняют вид чистого бланка….но по факту пользоваться ими невозможно. Что с ними делать? Ну скопируй чтоль… И будет чистый корешок __________________ Если обзор налоговых законов вызывает смутные мысли типа: «Ни хрена себе… «, то детальное их изучение уже вызывает конкретную мысль: «Хрен вам!»

17.01.2014, 15:50	#15
статус: главный бухгалтер Регистрация: 07.07.2011 Адрес: Москва Возраст: 38 Сообщений: 1,061 Спасибо: 6	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком Цитата: Сообщение от ptihka Имеете. И корешки должны вам сдавать, верно. Ну скопируй чтоль… И будет чистый корешок ))))))))))))))))) рассмешила))))…я думаю, может, их по акту списать какому-нить…как пришедшего в негодность…даже не знаю прям. __________________ Холодных женщин не бывает-бывают мужчины с сырыми спичками… ​ ​

17.01.2014, 15:52	#16
Бух, просто бух Регистрация: 05.09.2011 Адрес: СССР Сообщений: 23,216 Спасибо: 1,635	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком Цитата: Сообщение от Che Guevar ))))))))))))))))) рассмешила))))…я думаю, может, их по акту списать какому-нить…как пришедшего в негодность…даже не знаю прям. Ну ты выдай им тоже как-нить с таким же губами, как на аве, и посмотри что скажут __________________ Если обзор налоговых законов вызывает смутные мысли типа: «Ни хрена себе… «, то детальное их изучение уже вызывает конкретную мысль: «Хрен вам!»

17.01.2014, 16:16	#17
статус: главный бухгалтер Регистрация: 07.07.2011 Адрес: Москва Возраст: 38 Сообщений: 1,061 Спасибо: 6	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком Цитата: Сообщение от ptihka Ну ты выдай им тоже как-нить с таким же губами, как на аве, и посмотри что скажут Точно!!!!))))) __________________ Холодных женщин не бывает-бывают мужчины с сырыми спичками… ​ ​

17.01.2014, 16:21	#18
Бух, просто бух Регистрация: 05.09.2011 Адрес: СССР Сообщений: 23,216 Спасибо: 1,635	Re: Бухгалтерский учет такси со своим автопарком А вообще я бы (и это вполне серьезно) отдала этот испачканый корешок БСО и потребовала, чтобы вернул водила его копию! Пусть найдет идиётов, которые бы ему такую грязь/рванину на своем копире скопировали. Сразу бы научились уважать бухгалтера. __________________ Если обзор налоговых законов вызывает смутные мысли типа: «Ни хрена себе… «, то детальное их изучение уже вызывает конкретную мысль: «Хрен вам!»

Расходы на такси: когда и как их можно учесть при ОСНО и УСН

Вход на сайт Регистрация Вход для зарегистрированных: Закрыть Войти через Раньше вы входили через Восстановление пароля Регистрация Восстановление пароля Расходы на такси: когда и как их можно учесть при ОСНО и УСН ​Алексей Крайнев, 16 августа 2018 16 августа 2018

Дорожающее топливо, платные парковки, видеокамеры и высокий транспортный налог приводят к тому, что все большее число организаций и предпринимателей отказываются от собственных автомобилей, предпочитая брать их в краткосрочную аренду (каршеринг), либо вовсе пользоваться такси. При этом услуги такси в последнее время стали доступнее как в финансовом плане, так и в организационном. Теперь для того, чтобы заказать машину, достаточно установить мобильное приложение на телефон и нажать пару кнопок. Но как быть с учетом расходов на оплату услуг такси? В каких случаях и как именно можно списать такие расходы? Об этом и пойдет речь в сегодняшней статье.

Вводная информация

Все многообразие ситуаций, когда работники обращаются к службам такси, можно условно разделить на три группы. Первая, пожалуй, самая традиционная — это использование такси командированными сотрудниками. При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки.

Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д.

И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно теми работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Остановимся на каждой из указанных групп подробнее.

Расходы на такси в командировке

Как известно, затраты на командировки можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом установлено, что в состав данных затрат включаются расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Каких-либо ограничений по учету расходов на такси для проезда командированного работника Налоговый кодекс не содержит. Следовательно, оплата такси, которым работник воспользовался для проезда на вокзал или в аэропорт, либо обратно (как в пункте отправления, так и в пункте назначения), является частью расходов на проезд к месту командировки и обратно. А значит, если затраты на такси экономически обоснованы, их можно учесть в составе командировочных расходов (письма Минфина России от 08.11.11 № 03-03-06/1/720, от 11.07.12 № 03-03-07/33 и от 14.06.13 № 03-03-06/1/22223, см. «Минфин напомнил, как подтвердить затраты на такси, произведенные работником во время командировки»).

Несколько сложнее обстоит ситуация с расходами на такси, которое работник берет для поездок в месте командировки. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ не относит такие расходы к числу командировочных. Но при этом сам перечень расходов, приведенный в данной норме, является открытым (при перечислении расходов использован оборот «в частности»). А на основании статьи 168 Трудового кодекса РФ возмещению подлежат любые расходы, которые работник произвел во время командировки с согласия или ведома работодателя. Таким образом, согласованные с работодателем расходы на такси, которые работник понес во время командировки, должны быть ему компенсированы. В целях применения ТК РФ это будут именно расходы, связанные с командировкой. И нет никаких оснований менять эту квалификацию для целей налогообложения.

Следовательно, расходы на такси, понесенные работником в месте командировки и возмещенные работодателем, можно списать на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, несмотря на то, что в данной норме они прямо не названы. Этот вывод подтверждается письмом Минфина России от 08.11.11 № 03-03-06/1/720. В нем как раз был рассмотрен вопрос учета расходов на такси, которым работник воспользовался в месте командировки. По мнению авторов этого письма, такие затраты учитываются на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ при условии их экономической обоснованности.

Завершая рассмотрение этого блока ситуаций, заметим, что компании на общей системе налогообложения могут учесть расходы на такси в месте командировки также на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Такое право им дает пункт 4 статьи 252 НК РФ. Согласно этой норме, если затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, в составе какой именно группы он учтет такие затраты.

Готовьте, проверяйте и сдавайте через интернет отчетность по налогу на прибыль

А вот у плательщиков единого налога по УСН подобной возможности для маневра нет, так как перечень расходов, учитываемых «упрощенщиками» при определении объекта налогообложения, является закрытым (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Командировочные расходы списываются на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Иного основания для учета таких расходов в налоговой базе по УСН подобрать не удастся.
В любом случае и компаниям на УСН, и тем, кто применяет ОСНО, можно рекомендовать включить положение о порядке учета данных расходов в учетную политику для целей налогообложения.

Ведите учет, готовьте и сдавайте отчетность по УСН

Расходы на такси в служебных целях по месту нахождения

Следующий блок ситуаций, когда перед организацией возникает вопрос об учете расходов на такси, — это использование данного вида транспорта для служебных поездок работников. Здесь на помощь придут разъяснения Минфина России, приведенные в письме от 20.10.17 № 03-03-06/1/68839. В нем сказано, что организации могут использовать такси в качестве служебного транспорта. В этом случае затраты, связанные с перевозкой работников в корпоративных целях службами такси, можно учесть на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на содержание служебного транспорта (конечно, при выполнении требований статьи 252 НК РФ).

Плательщики единого налога по УСН также могут списать затраты на перевозку работников на такси, поскольку расходы на содержание служебного транспорта включены в перечень, предусмотренный пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ. Данные затраты «пройдут» на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Вне зависимости от того, какой режим налогообложения применяет организация, мы рекомендуем документально зафиксировать тот факт, что в качестве служебного транспорта используется такси. Это можно сделать соответствующим распорядительным документом организации (приказом или распоряжением руководителя). В нем также следует прописать порядок действия работников, которым необходимо осуществить поездку (заявка, согласование, визирование и т.п.).

Есть и второй вариант учета данных затрат. Согласно пункту 25 статьи 255 НК РФ, в расходы на оплату труда включаются любые виды расходов, произведенных в пользу работника, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. В то же время, в пункте 26 статьи 270 НК РФ сказано, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Однако это правило не действует в отношении сумм, которые включаются в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, а также случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Как следует из разъяснений, содержащихся в письме Минфина России от 27.11.15 № 03-03-06/1/69181, при расчете налога на прибыль организации вправе учесть расходы, связанные с перевозкой работников службами такси. Но при соблюдении следующих условий: данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. (См. «Минфин сообщил, в каком случае расходы на такси для работников уменьшают налогооблагаемую прибыль»).

Таким образом, организация вправе учесть затраты на услуги такси в составе расходов на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ), если выполняются указанные выше условия. В частности, если организация расположена далеко от остановок общественного транспорта или имеются иные технологические особенности производства, в силу которых работники пользуются услугами такси для служебных поездок, а оплата указанных расходов предусмотрена трудовыми договорами. Поскольку правила статьи 255 НК РФ действуют и при определении объекта налогообложения по УСН, все вышесказанное актуально и для налогоплательщиков, применяющих этот спецрежим (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Но при таком подходе к учету рассматриваемых затрат надо быть готовыми к возможным претензиям налоговиков в части начисления НДФЛ и страховых взносов. Поэтому мы рекомендуем учитывать затраты на такси для служебных поездок по первому варианту, то есть как расходы на содержание служебного транспорта. При таком способе учета направленность затрат на интересы организации, а не физлиц, очевидна, что снимает вопросы и по НДФЛ, и по страховым взносам.

Рассчитывайте зарплату, взносы и НДФЛ в веб-сервисе

В отпуск на такси

И, наконец, заключительная ситуация: использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно работниками организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Как быть с расходами на такси в этом случае?
Напомним, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Такая возможность установлена статьей 325 ТК РФ и статьей 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».
При этом согласно статьей 325 ТК РФ, организации, финансируемые из бюджета, оплачивают работникам стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси). То есть в данном случае запрет на использование такси установлен на уровне закона.
«Северные» организации, не финансируемые из бюджета, принимают решение об оплате работникам проезда к месту проведения отпуска и обратно самостоятельно. Такое решение нужно закрепить в коллективном договоре, локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения первичных профсоюзных организаций, и (или) трудовых договорах (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). И в этом случае закон не запрещает работодателям оплачивать услуги такси. А значит, такие организации вправе предусмотреть в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре порядок компенсации расходов работников на проезд к месту проведения отпуска и обратно при использовании различных видов транспорта, в том числе такси.

Теперь обратимся к положениям Налогового кодекса. Если организация не финансируется из бюджета, то затраты на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников «северных» организаций) учитываются в составе расходов на оплату труда в порядке, предусмотренном работодателем. Об этом сказано в пункте 7 статьи 255 НК РФ. Как видим, данная статья не содержит положений, запрещающих «северным» организациям учитывать расходы на такси для проезда работников в отпуск и обратно.
Таким образом, коммерческие организации могут списать указанные расходы. Отметим, что такое право есть не только у тех, кто находится на ОСНО, так и у тех, кто применяет УСН, так как в последнем случае расходы на оплату труда также учитываются по правилам статьи 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Но тут надо помнить, что положения статьи 255 НК РФ применяются с учетом положения статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов. Поэтому отнести затраты на оплату проезда в отпуск на такси в расходную часть налоговой базы можно только при условии экономической обоснованности таких затрат. Это правило актуально как для общей системы налогообложения, так и для УСН, поскольку положения статьи 252 НК РФ распространяются и на «упрощенщиков» (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Документальное подтверждение расходов на такси

Отдельно остановимся на вопросе документального подтверждения затрат на такси. Широкое распространение онлайн-сервисов по заказу такси привело к тому, что далеко не в каждой поездке пассажир получает соответствующий подтверждающий документ. И если в ситуациях, когда такси используется «для себя», отсутствие такого документа не имеет существенного значения, то в случае служебной поездки учесть ее стоимость при налогообложении без подтверждающего документа не получится ни в одном из вышеописанных случаев. Ведь по правилам пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Эти положения актуальны для любых видов расходов и, как уже упоминалось, должны применяться также плательщиками единого налога по УСН (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.09 № 112). Согласно пункту 111 этих Правил, перевозка в такси оформляется кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать следующие данные: наименование «Квитанция на оплату пользования легковым такси», серию и номер, отпечатанные типографским способом; наименование фрахтовщика; дату выдачи квитанции на оплату; стоимость пользования легковым такси (цифрами и прописью). Если плата берется на основании тарифов за расстояние перевозки и (или) время пользования легковым такси, указываются также показания таксометра, на основании которых рассчитывается стоимость пользования легковым такси; ФИО и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов. В квитанции на оплату такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия перевозки пассажиров и багажа.

Таким образом, учесть расходы на такси без кассового чека или квитанции, оформленной в указанном выше порядке, не получится. Заменить их какими-то другими документами (распечатками с сайта или мобильного приложения, банковскими выписками и т.п.) нельзя, поскольку законодательством это не предусмотрено. Соответственно, налогоплательщикам нужно быть крайне осторожными при заказе такси через онлайн-сервисы. Следует заранее уточнить, что вам понадобится документ, подтверждающий оплату поездки. Либо организация может заключить договор с таксопарком, на основании которого ей будут подаваться машины. В договоре нужно предусмотреть обязательную выдачу водителем кассового чека или квитанции. Работник, который воспользуется услугами такого такси, должен будет получить от водителя необходимый подтверждающий документ.

Рекомендуем разъяснить работникам, что без правильно оформленных подтверждающих документов компания не сможет возместить им соответствующие расходы. При этом в локальном акте организации, регламентирующем порядок использования работниками такси, нужно зафиксировать, какие именно документы должен представить сотрудник, претендующий на компенсацию расходов на такси.

Ведите учет, готовьте и сдавайте отчетность по налогу на прибыль и НДС 8 290 Обсудить на форумеВ закладки8 290

Тест для самопроверки

Получайте новости и статьи на почту На адрес отправлено письмо для завершения подписки.

advant24.ru

Бесплатная консультация юриста в Санкт-Петербурге:
г. Москва , Московская обл г. Санкт-Петербург , Ленинградская обл Федеральный номер Приказ об использовании услуг такси в служебных целях

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер Когда можно признать затраты на поездки и чем их подтвердить Куда, зачем и почему работник ездил на такси в рабочее время — не простое любопытство бухгалтера. Ответить на эти вопросы нужно для того, чтобы определить, можно ли расходы на такие поездки признать в налоговом учете и не будет ли возмещение их стоимости работнику его доходом. «Расходный» налоговый учет То, как затраты на такси будут учтены в «прибыльном» и «упрощенном» налоговом учете, зависит от ситуации. СИТУАЦИЯ 1. Командировка Для проезда до аэропорта/вокзала и обратно работник может использовать такси. Ведь Положение о командировках не содержит никаких ограничений на сей счетп. 12 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; Письма Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33.

Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)

Налогообложение Расчет налогов с компенсаций сотрудникам проезда на такси производится в соответствии с системой налогообложения, используемой организацией. При расчете не учитывается НФДЛ в полном объеме, так как затрачиваемые сотрудником средства на поездку в такси не являются его личной экономической выгодой.
Если фирма используется общую систему налогообложения, значит налог на прибыль составляет 20%. При расчете общей прибыли бухгалтер высчитывает расходы, которые уменьшили прибыль, понесенные в результате принесшей доход учреждению деятельности, в том числе и превышенная оплата за проезд, среди которых расход на проезд в такси.

Cлужебная записка на оплату такси образец

Внимание Ведь такое возмещение рассматривается как обычный доход работника, для которого законодательство не предусматривает каких-либо особых исключений. *** В любом случае порядок использования такси теми или иными работниками определяет руководитель. Бухгалтер лишь отражает одобренные им расходы в учете.
Если же затраты работника на такси руководитель признает необоснованными, их просто-напросто не возместят. И получится, что работник прокатился с ветерком за свой счет.
Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»: 2018 г.

1. Учет расходов на пожарную безопасность, № 11
2. Учет спецодежды: налоговый и бухгалтерский, № 3

2017 г.

1. Включать ли экосбор в расходы?, № 13
2. Проверь себя: летняя веранда от создания до демонтажа, № 10
3. Бухучет и прибыль: учитываем разные расходы, № 7

2016 г.

Учет расходов на такси в 2018

Важно Ведь в закрытом перечне расходов упрощенцев представительских расходов вообще нетп. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22. СИТУАЦИЯ 3. На работу и с работы Иногда директор требует возместить ему (или другим работникам) расходы на такси, связанные с поездками из дома в офис и обратно.

Можно ли учесть такие расходы при налогообложении прибыли? Об этом мы спросили специалиста Минфина. ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России “Если затраты на услуги такси не связаны ни с командировкой, ни с проведением представительских мероприятий, организация вправе отнести в состав своих налоговых расходов подобные затраты, связанные с перевозкой работников службами такси до места работы и с работы домой, только в двух случаяхп.

26 ст.

Служебная записка на такси (образец)

НК РФ. И с этим согласен специалист Минфина. ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ “В налоговом учете признаются транспортные расходы нескольких видов, в том числе и расходы на аренду автомобиля для производственных целей. Следуя этой логике, если поездка на такси носила именно служебный характер, организация может признать такие расходы при расчете базы по налогу на прибыль.

Инфо Но цель поездки и ее связь с производственной деятельностью необходимо документально обосновать”. БУЛАНЦЕВА Валентина АлександровнаГосударственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России Приказом или локальным нормативным актом организации может быть установлен перечень работников, которым для выполнения их служебных обязанностей разрешено пользоваться услугами такси, определены критерии выбора именно такого вида транспорта.

Зеленоглазое такси: как учесть расходы на поездки работников

Во-первых, это может быть надуманная необходимость в такой поездке. Например, добраться в нужное место можно было с помощью общественного транспорта или пешком.

Также учитывается время при выяснении причин использования такси, то есть его было достаточно, чтобы воспользоваться общественным транспортом и не было никакой необходимости в спешке. Неоправданность расходов может выясниться при расчете маршрута, которым следовал сотрудник на такси.

Если маршрут был длиннее или имел беспричинные остановки и ожидание, к примеру, а оснований для этого нет. Иными словами, при поездке работник предприятия разрешал какие-то личные задачи, а не производственные. В случае, если расходы денежных средств, которые понес сотрудник, оказываются неоправданными, руководитель имеет право на удержание из его заработной платы или сделать выговор означенному работнику.

Приказ об использовании личного автомобиля в служебных целях образец

А если работник оплатил такси за счет собственных средств, то в расходах упрощенцу можно признать такие суммы только после возмещения работнику перерасходаподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80. СИТУАЦИЯ 2. Представительские мероприятия Затраты на транспортное обеспечение доставки участвующих в переговорах как представителей других организаций, так и сотрудников самой компании к месту проведения официального приема и обратно относятся к представительским расходамподп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264

НК РФ. Так что если, к примеру, встреча в ресторане является представительским мероприятием, то затраты на проезд директора в ресторан на такси можно учесть как «прибыльные» налоговые расходы. Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда за отчетный (налоговый) периодп.

Не каждая компания, может предоставить для своих работников служебную машину, это случается в практике довольно часто. Тоже самое касается личного транспорта работников, не у всех он имеется.

Тем не менее довольно часто приходится выезжать по служебным делам, для этого потребуется оформленная служебная записка. Безусловно, можно воспользоваться общественным транспортом, однако, это порой неуместно, так как могут перевозится имущество организации или какие-то важные документы. К тому же поездки на таком транспорте, не всегда выглядят корректно, к примеру, тогда, когда вы спешите на встречу с серьезными партнерами. В этих случаях, может выручить такси. Как правило, излишеством вызов такси может быть тогда, когда доходы компании на извоз сотрудников при помощи такси оказываются чересчур затратными.

Приказ об использовании услуг такси в служебных целях

Образец служебной записки исполнен по установленному шаблону, причины, описанные конкретным лицом, отображаются на бумаге в индивидуальном характере. Если факты на бумаге имеют действительный вес и их не как нельзя оспорить, тогда руководитель после прочтения и согласия выносит решение и постановление по приказу.

Далее постановление передается в бухгалтерию, где и производится погашение обоснованных трат за счет производства. Сопроводительная документация, до ее обязательного рассмотрения начальством, должна обязательно прилагаться к записке.

Остаток неиспользованного резерва, по истечению командировки, передается в бухгалтерию, где заполняются соответствующие бумаги, которые точно отображают остаточную сумму денежных средств.
Превышение полномочий Если расход на вызов такси считается неоправданным, тогда этот факт считается превышением полномочий. То есть служебная записка на такси, являющаяся не оправданной бывает в нескольких случаях: • Надуманная необходимость поездки.• Достаточный лимит времени для того, чтобы воспользоваться местным транспортом, чтобы добраться в пункт назначения.• Если маршрут был в несколько раз длиннее положенного, с дополнительными остановками, значит сотрудник выполнял не только производственные задачи, но и свои личные цели Если, служебная записка на списание о расходных денежных средствах для вызова такси считается неоправданной, тогда руководитель вправе эти деньги удержать с заработной платы работника.

Лучшая юридическая помощь – подробная информация, изложенная в максимально доступной форме.

Выбор читателей

Тренды сегодня