Автоматизация процесса бюджетирования

На эффективность процесса бюджетирования в наибольшей степени влияют доступность исходных данных для планирования, структура бюджетов, процедура согласования и утверждения, получения ответа и корректировки. Предприятие при использовании бюджетного управления сталкивается с разнообразными проблемами. Самые распространенные — аналитические (75%), концептуальные и управленческие (50%), финансовые, инвестиционные, методологические и учетные (37,5%).

Часть этих проблем можно решить с помощью автоматизации, используя компьютерный компонент системы бюджетирования.

Цели автоматизации бюджетирования:

— дальнейшее развитие бюджетирования;

— рост производительности труда и сокращение трудозатрат;

— укрепление бюджетной дисциплины;

— повышение прозрачности бизнеса;

— рост эффективности процесса принятия управленческих решений.

В частности, автоматизированная система обеспечивает легкий доступ к большому объему разнообразной информации, также облегчается процедура консолидации бюджетов, повышается качество и возможности различного представления информации. Автоматизированные системы предоставляют мощные средства анализа информации, осуществляя сложные операции с большими массивами данных. Таким образом, существенно снижаются затраты времени и труда специалистов на поиск и обработку информации.

Планировать, анализировать и контролировать бюджеты можно с помощью многих корпоративных информационных систем, однако наибольшие возможности по бюджетному управлению предприятием предоставляют специальные программы — автоматизированные системы бюджетирования.

Автоматизированная система бюджетирования (АСБ) представляет собой электронную финансовую модель компании в виде взаимосвязанных бюджетов — производства, продаж, коммерческих и управленческих расходов и т. д.

Эта модель позволяет не только планировать потоки средств по каждому центру финансовой ответственности и сравнивать их с фактическими данными, но и анализировать, каким образом текущие и будущие изменения показателей отразятся на финансовом состоянии компании.

«Любая АСБ должна состоять из следующих функциональных блоков:

· системы бюджетов;

· средств для работы с системой бюджетов (дополнительные функции, редактор отчетов);

· средств для организации коллективной работы;

· средств для импорта (перевода) данных из одной учетной системы в другую».

В качестве простейшей и наиболее дешевой АСБ часто используется программа Microsoft Excel, позволяющая вводить любые формулы, строить практически любые взаимосвязи и прогнозы. Кроме того, в эту программу можно импортировать информацию из большинства учетных систем, а также текстовые файлы, что облегчает ввод данных.

Недостатки: в этой системе достаточно сложно работать коллективно, уровни доступа к данным практически не разграничены. Тем не менее, на большинстве российских предприятий Excel до сих пор является наиболее популярным инструментом бюджетирования или используется в дополнение к уже существующей АСБ.

В любой успешно развивающейся компании наступает момент, когда средств Excel уже не хватает для эффективного бюджетирования и приходится задумываться о приобретении специализированной системы. На российском рынке систем бюджетирования представлены более десятка АСБ как отечественных, так и иностранных производителей:

· Oracle Financial Analyzer (OFA);

· Hyperion Pillar;

· Adaytum e.Planning Analyst;

· EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise;

· Comshare MPS.

· ALVA, созданную для работы с ERP-системой Navision.

Они различаются функциональными особенностями, а также стоимостью внедрения и масштабом предприятий, на которых они могут работать.

Ключевые факторы, влияющие на выбор системы бюджетирования:

· стоимость лицензии;

· наличие технической поддержки;

· возможность интеграции программного продукта с автоматизированными системами бухгалтерского учета

· удобство использования;

· производительность и надежность;

· функциональность;

· возможность самостоятельной настройки системы; и др.

В то же время следует обратить внимание на количество успешных внедрений продукта. Чем больше пользователей, тем качественнее система.

Поэтому необходимо тщательно отнестись к обоснованию выбора программного продукта. «Компании предстоит сделать следующие шаги:

· идентифицировать, описать и классифицировать бизнес-процессы, требующие автоматизации, на основе этой информации определить цели и задачи, которые должна решить новая программа;

· исходя из задач автоматизации разработать систему критериев для оценки программных продуктов, включая детальные требования к функционалу программы, ранжировать критерии по значимости;

· составить представление о функционале существующих на рынке программ, оценить их по заданным критериям;

· сделать окончательный выбор».

При выборе АСБ следует учитывать, какая корпоративная информационная система уже установлена на предприятии. Специализированные АСБ наилучшим образом интегрируются с корпоративными пакетами тех же производителей.

Таким образом, правильно подобранная и внедренная автоматизированная система бюджетирования существенно повысит эффективность ведения бизнеса.