Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Верхнеуральский агротехнологичческий техникум- казачий кадетский корпус
Методическая разработка
тестовых заданий
Тема: «Учет расчетов с подотчетными лицами»
Профессия 112201.01 «Управляющий сельской усадьбы» (учётчик)
Разработал: мастер п/о Тыныштыкова Б.Б.
с. Кизильское
2016г
Тестовые задания на тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами»
В-1
1.Подотчетными называют лица:
А)получившие в кассе заработную плату б) получившие в кассе предприятия аванс на хозяйственные расходы в) получившие в кассе материальную помощь
2.Подотчетная сумма-это:
А)заработная плата б) материальная помощь в) денежный аванс, выдаваемый работникам предприятия на командировочные расходы, на хоз.нужды.
3.Выдача аванса подотчетным лицам на хоз.расходы производится из кассы предприятия:
А) по расходному кассовому ордеру б) по приходному кассовому ордеру в) по накладной
4.Отчетными документами подотчетного лица, который приобрел товарно-материальные ценности будет являться авансовый отчет с приложением к нему:
А)кассового и товарного чеков б)накладных, счетов-фактур в) табелей учета рабочего времени
5.Кто может быть подотчетным лицом организации:
А) работники данной организации б) работники другой организации, с которой осуществляются кооперативные связи в) работники других организаций, обслуживающих основное производство данной организации
6.На какой срок могут выдаваться денежные средства под отчет?
А) на неопределенный срок б) срок, определенный руководителем организации, исходя из цели выдачи денег в) три дня г) 10 дней
7.какая сумма денежных средств выдается под отчет:
А) не ограничивается б) определенная руководителем организации исходя из цели выдачи денег по плановому расчету в) не больше однодневного расхода г) не больше трехдневного расхода
8.В какие сроки подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет по подотчетным суммам?
А)срок не ограничен б) в течение трех дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет в) в течение 10 дней
9.Если подотчетное лицо осталось должно организации, то:
А) оно должно вернуть в кассу учреждения остаток неиспользованной суммы б) может оставить остаток и использовать на собственные нужды в) передать остаток другому подотчетному лицу
10.Если организация осталась должна подотчетному лицу, то:
А) возмещает долг по личному заявлению и авансовому отчету б)может не возвращать долг работнику в)возвращает в виде премии
11.Служебной командировкой признается поездка работника организации:
А) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы б) в другую организацию, находящуюся в этой же местности на 2часа
12.Срок командировки работников:
А) определяется руководителем организации б) определяется самостоятельно работником
13.Расходы по служебной командировке складываются из:
А) расходов по найму жилого помещения б) из расходов на приобретение товаров для личных нужд
В) суточных г) расходов на проезд
14.Из перечисленных документов выбери документы, которые отнесутся для расчетов по служебным командировкам:
А) командировочное удостоверение б) накладные в) табеля г) приказ руководителя организации
О направлении в командировку д)штатное расписание
15.За период нахождения в командировке за работником:
А) сохраняется средняя заработная плата за весь период нахождения в командировке
Б)не сохраняется заработная плата
16.На каком счете ведется учет расчетов с подотчетными лицами:
А) 60 б) 70 в)71 г)50 д)76
17.Представительские расходы-это:
А)расходы, связанные с деловыми переговорами в неформальной обстановке(обеды и др.)
Б) расходы на приобретение материалов
В) расходы на проезд
18.какое будет сальдо у счета 71, если организация должна подотчетному лицу
А)по кредиту б) по дебету
19.Какое будет сальдо у счета 71, если подотчетное лицо должно организации:
А) по дебету б) по кредиту
Тестовые задания на тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами»
В-2
1.Выдача аванса подотчетным лицам на хоз.расходы производится из кассы предприятия:
А) по расходному кассовому ордеру б) по приходному кассовому ордеру в) по накладной
2.Подотчетными называют лица:
А)получившие в кассе заработную плату б) получившие в кассе предприятия аванс на хозяйственные расходы в) получившие в кассе материальную помощь
3.Отчетными документами подотчетного лица, который приобрел товарно-материальные ценности будет являться авансовый отчет с приложением к нему:
А)кассового и товарного чеков б)накладных, счетов-фактур в) табелей учета рабочего времени
4.Подотчетная сумма-это:
А)заработная плата б) материальная помощь в) денежный аванс, выдаваемый работникам предприятия на командировочные расходы, на хоз.нужды5.Кто может быть подотчетным лицом организации:
А) работники данной организации б) работники другой организации, с которой осуществляются кооперативные связи в) работники других организаций, обслуживающих основное производство данной организации
6.В какие сроки подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет по подотчетным суммам?
А)срок не ограничен б) в течение трех дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет в) в течение 10 дней
7.какая сумма денежных средств выдается под отчет:
А) не ограничивается б) определенная руководителем организации исходя из цели выдачи денег по плановому расчету в) не больше однодневного расхода г) не больше трехдневного расхода
8.На какой срок могут выдаваться денежные средства под отчет?
А) на неопределенный срок б) срок, определенный руководителем организации, исходя из цели выдачи денег в) три дня г) 10 дней
9.Если подотчетное лицо осталось должно организации, то:
А) оно должно вернуть в кассу учреждения остаток неиспользованной суммы б) может оставить остаток и использовать на собственные нужды в) передать остаток другому подотчетному лицу
10.Если организация осталась должна подотчетному лицу, то:
А) возмещает долг по личному заявлению и авансовому отчету б)может не возвращать долг работнику в)возвращает в виде премии
11.Служебной командировкой признается поездка работника организации:
А) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы б) в другую организацию, находящуюся в этой же местности на 2часа
12.Из перечисленных документов выбери документы, которые отнесутся для расчетов по служебным командировкам:
А) командировочное удостоверение б) накладные в) табеля г) приказ руководителя организации
О направлении в командировку д)штатное расписание
13.За период нахождения в командировке за работником:
А) сохраняется средняя заработная плата за весь период нахождения в командировке
Б)не сохраняется заработная плата
14.Срок командировки работников:
А) определяется руководителем организации б) определяется самостоятельно работником
15.Расходы по служебной командировке складываются из:
А) расходов по найму жилого помещения б) из расходов на приобретение товаров для личных нужд
В) суточных г) расходов на проезд
16.На каком счете ведется учет расчетов с подотчетными лицами:
А) 60 б) 70 в)71 г)50 д)76
17.Представительские расходы-это:
А)расходы, связанные с деловыми переговорами в неформальной обстановке(обеды и др.)
Б) расходы на приобретение материалов
В) расходы на проезд
18.какое будет сальдо у счета 71, если организация должна подотчетному лицу
А)по кредиту б) по дебету
19.Какое будет сальдо у счета 71, если подотчетное лицо должно организации:
А) по дебету б) по кредиту
Ключ к тестовым заданиям:
1вариант: 1-б; 2-в;3-а;4-а,б; 5-а; 6-б; 7-б; 8-б; 9-а; 10-а; 11- а; 12-а; 13-а,в,г; 14-а,г; 15-а; 16-в; 17-а; 18-а; 19-а
2 вариант: 1-а; 2-б; 3-а,б; 4-в; 5-а; 6-б; 7-б; 8-б; 9-а; 10-а; 11-а; 12-а,г; 13-а; 14-а; 15-а,в,г; 16-в; 17-а; 18-а; 19-а

Проверка расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения часто необходимо приобретать материальные ценности, а также выполнять различные работы, оказывать услуги не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются денежные средства под отчет для совершения определенных действий по поручению организации.

Правильное отражение в бюджетном учете данной операции дает возможность бухгалтеру не допускать нецелевого, нерационального и неэффективного использования средств, чему способствует знание законодательства по ведению бюджетного учета, а также основ проведения проверок в данной области. Об этом и пойдет речь в нашей статье.

Контроль расчетов с подотчетными лицами проводится с целью выявления нарушений и злоупотреблений в данной области финансово-хозяйственной деятельности учреждений, ошибок и недостоверной информации в отчетности, нахождения и наказания виновных.

Назначение контроля расчетов с подотчетными лицами — это проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности.

Основные законодательные и нормативные акты, используемые при расчетах с подотчетными лицами:

• Бюджетный кодекс;
• Трудовой кодекс;
• Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
• Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина России от 08.12.2006 N 168н;
• Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» <1>;
• Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н;
• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Советом Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40.

<1> Применяется в части, не противоречащей ТК РФ, вступившему в силу с 01.02.2002 (ст. 423 ТК РФ).

Общие положения по организации учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждом учреждении и весьма разнообразны. Они осуществляются при оплате:

• запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров;
• мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходов на командировки по территории РФ и за границу;
• представительских расходов.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств под отчет из кассы учреждения.

При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие требования:

1. деньги под отчет выдаются только лицам, список которых утвержден приказом руководителя учреждения. Передача таких денежных средств одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций);
2. подотчетные суммы выдаются на строго определенные цели. Основанием для выдачи денежных средств могут быть приказ руководителя учреждения, заявление работника (с визой руководителя), командировочное удостоверение. В расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денежных средств, в строке «Основание» должно быть указано назначение выдаваемой под отчет суммы. Расходование подотчетных средств на иные цели не допускается. Если на заявлении работника на выдачу денежных средств отсутствует виза руководителя, то его подпись обязательна на расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денег из кассы под отчет;
3. средства должны выдаваться в определенном размере, например сумма денежных средств, выданная на общехозяйственные расходы, не должна превышать указанной в приказе максимальной величины. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
4. авансовые отчеты об израсходованных подотчетных суммах должны сдаваться своевременно.

Направление работника в командировку оформляется приказом руководителя учреждения. Командированному работнику выписывается командировочное удостоверение. Из кассы учреждения по расходному ордеру сотруднику выдается аванс на командировочные расходы, сумма которого, как правило, рассчитывается по смете.

В день отъезда в командировочном удостоверении делается отметка о выбытии работника в командировку. Выбытие также регистрируется в журнале учета работников, направляемых в командировки.

При прибытии работника из командировки в его командировочном удостоверении делается отметка о возвращении. Дата фактического прибытия фиксируется в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

В течение трех дней со дня возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных затратах с приложением оправдательных документов и командировочное удостоверение.

Бухгалтер проверяет целевой характер расходования средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм. Затем авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход по авансовому отчету выдается работнику по расходному ордеру.

Согласно п. 2 Инструкции N 62 направление работников в командировку производится руководителями организаций и оформляется соответствующим приказом с выдачей работнику Командировочного удостоверения (ф. Т-10) и Служебного задания (ф. Т-10а). Формы названных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Оформление командировки в пределах РФ приказом по учреждению дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно. Однако в случае, когда командировочное удостоверение не выписывается, приказ необходим для подтверждения факта направления лица в командировку.

В командировочном удостоверении указываются:

• фамилия, имя и отчество командируемого лица;
• должность и место его работы;
• пункт назначения (город, село, поселок, деревня, район, область, республика и т.д.);
• наименование организации, в которую направляется командируемый работник;
• цель командировки;
• срок командировки в днях (не считая времени в пути).

В ТК РФ никаких ограничений по срокам командировок не определено, поэтому срок устанавливается руководителем в зависимости от цели командировки.

На оборотной стороне командировочного удостоверения делается отметка о прибытии и выбытии:

• в день выбытия в командировку (по месту работы командированного сотрудника);
• в день прибытия к месту назначения (на предприятии, куда командирован сотрудник);
• в день выбытия из места командировки к месту постоянной работы (в учреждении, куда командирован сотрудник);
• в день прибытия из командировки (по месту работы командированного сотрудника).

Сделанная запись заверяется подписью руководителя или должностного лица, ответственного за ее внесение в командировочное удостоверение, назначаемого приказом руководителя. Здесь же ставится печать организации.

Если работник командирован на несколько предприятий в разные населенные пункты, то отметки о днях прибытия и выбытия делаются на каждом из предприятий. При этом прибытие и выбытие работника, командированного из другой организации, регистрируются в журнале учета работников, прибывающих в командировки в учреждение. Формы журналов учета работников, прибывающих и выбывающих в командировки, установлены Приложениями 2 и 3 к Инструкции N 62.

Согласно ст. ст. 167, 168 ТК РФ и п. 10 Инструкции N 62 командированному работнику, помимо выплаты средней заработной платы за время нахождения в командировке, возмещаются расходы по найму жилого помещения и на проезд к месту командировки и обратно, а также выплачиваются суточные. Кроме того, работнику возмещаются иные расходы, произведенные им с разрешения или ведома работодателя.

Суточные выплачиваются командированному работнику согласно п. 14 Инструкции N 62 за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. В соответствии с п. 7 Инструкции N 62 днем отъезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, то есть текущие сутки, а с 00.00 и позднее — последующие сутки, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства до 00.00 включительно. Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находятся за чертой населенного пункта, то при определении дня отъезда в командировку или приезда из нее учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

При командировках в пределах РФ суточные выплачиваются по нормам, установленным Постановлением Правительства РФ от 02.01.2002 N 729, — 100 руб. за каждый день командировки. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке.

В случае направления в командировку работника за счет внебюджетных средств соответствующим приказом руководителя размер суточных может быть установлен более 100 руб. в сутки.

Лицо, прибывшее из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывает с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. На одном и том же бланке составляются два документа — служебное задание и отчет о выполненной работе. При этом служебное задание для направления в командировку передается в отдел кадров, так как является основанием для составления соответствующего приказа, поэтому остается для хранения в делах кадровой службы.

Расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам в бюджетном учете учитываются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (счета, чеки, накладные и другие), подтверждающие факт целевого использования денежных средств.

Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

На основании данных, отраженных в авансовом отчете, утвержденном руководителем учреждения, бухгалтерия погашает аванс (списывает с работника числящиеся за ним подотчетные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику разницу между фактически потраченными средствами и суммой аванса (перерасход). Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу учреждения.

При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом к авансовому отчету, кроме документов, подтверждающих факт их приобретения и размер израсходованных сумм, должны быть приложены копии документов, подтверждающих оприходование ТМЦ на склад (приходный ордер или накладная), или же на полях авансового отчета могут быть даны ссылки на эти документы. Если материалы были переданы непосредственно в подразделения организации или сразу израсходованы для ее нужд без оприходования их на склад (например, канцтовары в небольшом количестве, приобретенные работником во время нахождения в длительной служебной командировке), то к авансовому отчету должны прилагаться копии требований с распиской получателей либо другие документы, подтверждающие расход, или же дается ссылка на такие документы.

Если же через подотчетное лицо приобретались материалы, канцтовары, основные средства и др., то они отражаются в бюджетном учете на соответствующих счетах учета нефинансовых активов на дату их фактического поступления в учреждение.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами или Карточке учета средств и расчетов.

Для проверки каждого раздела бухгалтерского учета составляется методика, которая включает:

1. Перечень основных нормативных документов;
2. Приказ об учетной политике учреждения;
3. Задачи проверки;
4. Источники информации (первичные документы по разделу учета, регистры синтетического и аналитического учета и отчетность);
5. Описание контрольных процедур;
6. Положения, на которые ревизору следует обратить внимание при проведении проверки;
7. Методы сбора доказательств, применяемые при проверке;
8. Классификатор возможных нарушений.

Перечень основных нормативных актов включает законы, приказы по ведению бюджетного учета, методические указания, инструкции финансовых и налоговых органов и другие документы, которыми руководствуется ревизор при проверке соответствующего раздела учета.

В ходе проверки уделяют внимание разделу учетной политики, устанавливающему порядок выдачи денежных средств под отчет, а именно:

• списку материально ответственных лиц, имеющих право на получение денег под отчет, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности;
• предельному размеру подотчетных средств;
• периоду, в течение которого полученные средства должны быть использованы;
• срокам представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата.

По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, а неизрасходованные остатки денежных средств сданы в кассу, ограничен тремя рабочими днями.

Задачи проверки расчетов с подотчетными лицами заключаются в необходимости удостоверения в:

• наличии оснований для выдачи денежных сумм под отчет (приказов руководителя, заявлений работников с разрешительной подписью);
• отсутствии выдачи подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее выданные под отчет суммы;
• правильности оформления авансовых отчетов и своевременности представления их в бухгалтерию;
• полноте приложенных к авансовым отчетам первичных документов и соответствии их нормативным требованиям;
• наличии командировочного удостоверения с отметками прибытия-выбытия и правильности его оформления;
• правильности возмещения командировочных расходов (суточных, затрат по проезду и проживанию);
• полноте, своевременности и правильности возврата в кассу неизрасходованных подотчетных сумм;
• ведении аналитического учета в разрезе каждого подотчетного лица;
• правильности отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам с подотчетными лицами;
• правильности отражения операций с подотчетными лицами в бюджетном учете и применения бюджетной классификации.

Источники информации. Перечень первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, небольшой — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой — состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Взаимосвязь между регистрами бюджетного учета и проверяемыми первичными документами устанавливается следующим образом.

1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы учреждения, данным Журнала операций расчетов с подотчетными лицами и Журнала операций по счету «Касса» за каждый месяц.
2. Проверяется соответствие сальдо по счету 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» данным Главной книги за каждый месяц.
3. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу по Журналу операций по счету «Касса» с соответствующим итогом по данным Журнала операций расчетов с подотчетными лицами.
4. Проверяется соответствие сведений, отраженных в журналах операций, данным отчетов: Баланса исполнения бюджета (ф. 0503130) и Отчета о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121) за отчетный период.
5. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы, отнесенные в дебет счетов аналитического учета счета 100 00 000 «Нефинансовые активы», с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.
6. Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.
7. Проверяется соответствие аналитических данных Журнала операций расчетов с подотчетными лицами (в разрезе подотчетных лиц) представленным авансовым отчетам за конкретный период.

Ревизору следует ознакомиться с материалами инвентаризации. При этом нужно иметь в виду, что инвентаризация проводится учреждением в установленные учетной политикой (или иным приказом) сроки в соответствии с Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Характерные ошибки и нарушения, выявляемые при проверке расчетов с подотчетными лицами

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

• выдача денежных средств сотрудникам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы деньги на хозяйственные расходы;
• выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками учреждения;
• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;
• несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• выдача подотчетных сумм без оснований;
• систематическая выдача сумм под отчет без необходимости с последующим возвратом их в кассу;
• неистребование денежных сумм с подотчетных лиц, не отчитавшихся в установленный срок;
• списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов.

1. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

• отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
• отсутствие командировочных удостоверений или ненадлежащее их оформление;
• неполное заполнение реквизитов командировочного удостоверения (отсутствие печатей в пунктах назначения, отметок);
• несоблюдение установленных норм командировочных расходов, возмещение командировочных расходов сверх установленных законодательством норм без основания;
• отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
• отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
• несоответствие маршрута командирования, длительности пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении;
• возмещение в составе командировочных расходов сумм, не предусмотренных действующими нормативными документами (например, оплаты дополнительных услуг гостиницы);
• оплата командировочных расходов при командировке на один день и др.

1. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

• нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
• некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

1. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами.
2. Нарушения порядка учета представительских расходов:

• несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;
• отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

1. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

• некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
• неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
• несоответствие записей в авансовых отчетах и журналах операций, Главной книге или других регистрах.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при расчетах с подотчетными лицами для ревизора являются:

• отсутствие в учреждении утвержденного приказом руководителя учреждения списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
• списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности учреждения или за счет использования чистой прибыли;
• отсутствие утвержденных руководителем учреждения смет представительских расходов;
• отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• отсутствие визы руководителя учреждения или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками учреждения, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя учреждения и главного бухгалтера.

М.Волчкова

Эксперт журнала

«Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам де­нежных средств, выданных работникам организации на хозяй­ственные, командировочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы, услуги) и др. Их учет осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными ли­цами».

Целью проверки является установление законности и правиль­ности расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами проверки расчетов с подотчетными ли­цами являются:

— установление правильного и целевого использования под­отчетных сумм;

— выявление незаконных и экономически нецелесообразных расходов, осуществляемых наличными денежными средствами;

— соблюдение установленного порядка возмещения коман­дировочных расходов.

Источниками информации при проверке данных хозяйствен­ных операций являются: приказы и распоряжения по организа­ции, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательны­ми документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовы­ми документами, Главная книга, баланс организации, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Проверку достоверности обязательств по расчетам с подот­четными лицами начинают с установления тождества учетных и отчетных данных по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В случае обнаружения несоответствия данных необходимо опре­делить величину отклонений и их причины.

Расчеты с подотчетными лицами проверяются, как правило, сплошным способом. При этом устанавливается:

— соблюдение правил выдачи авансов;

— своевременность предоставления авансовых отчетов и документальная обоснованность использования подотчетных сумм;

— целесообразность и законность использования подотчетных сумм;

— соблюдение установленного в законодательном порядке предельного размера расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования;

— порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;

— соблюдение правомерности выделения НДС во всех первичных документах, подтверждающих расходы;

— своевременность возврата неиспользованных сумм;

— обоснованность и правильность авансовых отчетов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь и за границу;

— обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов;

— правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами.

Подтвердив сальдо задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», проверяющий приступает непосредственно к документальной проверке хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами.

В процессе контроля необходимо проверить законность и целесообразность возмещения командировочных расходов.

Проверка расчетов с подотчетными лицами по командиров­кам предполагает:

— признание факта служебной командировки;

-проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.

Проверяя авансовые отчеты по командировкам, ревизор (аудитор) устанавливает наличие командировочного удостоверения с указанием цели командировки с соответствующими отметками о выбытии и прибытии; первичных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем организации.

Проверка отражения в учете расчетов с подотчетными лица­ми проводится прослеживанием записей корреспондирующих счетов в авансовых отчетах и регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лигами». Затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются в себестоимость и отражаются на счетах учета затрат с выделением сверхнорма­тивных расходов для налогового учета.

Нарушения, встречающиеся в практике учета расчетов с подотчетными лицами, делятся на две группы:

— допускаемые администрацией организации;

— возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации.

К первой группе нарушений относятся:

— отсутствие утвержденного списка лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы на хозяйственно-операционные нужды;

— выдача денег в под отчет работникам, не предусмотренным в списке;

— выдача подотчетных сумм работникам, имеющим задолженность по ранее полученным авансам;

— скрытое кредитование работников путем выдачи им аван­сов без всякой потребности;

— несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчетного лица по невозвращенному в кассу остатку подотчетных сумм и др.

Ко второй группе нарушений относятся:

— несвоевременное предоставление авансового отчета и возвращение остатка денег в кассу;

— передача денег другому подотчетному лицу;

— расходование аванса не по назначению;

— неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса;

— предоставление оправдательных документов, искажающих размеры или направления действительного расходования средств.