Аналитический учет по 71 счету

Содержание

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
  • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Примеры типовых проводок по счету 71

№ п/п Содержание хоз. операции Дебет Кредит Документы-основания
1 Выплата наличных денежных средств в подотчет 71 50 Отчет кассира, расходный ордер
2 Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку 71 51 Выписка банка, платежное поручение
3 Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку 71 55 Выписка со специальных счетов
5 Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств 08 71 Акт о приемке работ и услуг
6 Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом 10 71 Накладные, документы о перевозке, акт о приеме
7 Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды 20/26/44 71 Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке
9 Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом 41 71 Авансовый отчет и накладные
11 Возврат в кассу неистраченных средств 50 71 Отчет кассира, приходный ордер
12 Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица 73 71 Авансовый отчет

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту.

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

Дт Кт Описание Сумма, руб. Документ — основание
71 51 На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды 2 500 Платежное поручение
10 71 Поступили канцтовары, приобретенные Ивановым И.И. по чеку без НДС 2 840 Авансовый отчет, товарный чек
71 51 На банковскую карточку Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода 340 Платежное поручение

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

Дт Кт Описание Сумма, руб. Документ-основание
26/44 60 Услуги ООО «Василек» отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб.) 6 102 Акт выполненных работ
19 60 Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг 1 098 Акт выполненных работ
68/2 НДС 19 Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету 1 098 Акт выполненных работ, счет-фактура
71 50/1 Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет 7 500 Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
60 71 В учете отражена оплата услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка» 7 200 Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/1 71 Остаток непотраченных средств возвращен в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б. 300 Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Работник Васильков И.И. отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб.

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

  • Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
  • Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

Дт Кт

Важное про 71 счет: характеристика, проводки, примеры

71 счет отражает расчеты с сотрудниками по суммам, выданным под отчет. В статье – характеристика 71 счета в бухгалтерском учете, проводки, примеры, бесплатные образцы документов.

ПЕРЕЕЗД С «1С» НА «БУХСОФТ»
Перенести данные из Вашей «1С» теперь легко! «БухСофт» переносит все данные без потерь и делает проверку!

Без проблем отражать расчеты с подотчетными лицами помогут следующие документы:

Удобный учет расчетов с подотчетными лицами можно вести в программе БухСофт. Чтобы посмотреть программу, просто нажмите на кнопку ниже:

Попробовать программу

71 счет бухгалтерского учета это активно-пассивный счет, который называется «Расчеты с подотчетными лицами» и применяется, чтобы отражать расчеты с физлицами по суммам, которые выданы под отчет. Получить подотчетные средства от работодателя может любой сотрудник, в том числе иностранный гражданин, руководитель и т.д. Кроме того, получить средства под отчет от фирмы или предпринимателя может физлицо, заключившее с ними ГП договор – подрядчик, исполнитель.

71 счет и подотчетные лица

Выдавать под отчет разрешено и наличные суммы (из кассы), и безналичные средства, которые перечисляются на корпоративную карту, а в отдельных случаях – на личную карту сотрудника.

Назначение подотчетных средств бывает различным. Средства работодателя выдаются сотруднику в качестве аванса на командировочные расходы, для погашения долга перед контрагентом или, например, для покупки имущества, работ или услуг в интересах работодателя. Выданные суммы имеют строго целевой характер, и подотчетное физлицо не может тратить их по своему желанию на иные цели.

Передача денег сотруднику документируется в обязательном порядке. После того, как подотчетная сумма израсходована (полностью или частично), сотрудник должен отчитаться о тратах, то есть составить и утвердить авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие факт оплаты расходов и их сумму.

>Полезные документы

Ознакомившись с информацией по 71 счету, не забудьте посмотреть следующие бланки, они помогут в работе:

По факту выдачи наличной подотчетной суммы или перевода безналичных средств счет 71 в бухгалтерском учете дебетуется с одновременным отражением той же суммы по кредиту счетов, на которых ведется учет денежных сумм. Это могут быть счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета».

Дебет 71 счета показывает задолженность подотчетного физлица (сотрудника, подрядчика, исполнителя) перед работодателем или заказчиком.

Запись по дебету счета 71 возможна, только если оформлен первичный документ. Когда выданы наличные, составляется расходный кассовый ордер, а когда сумма перечислена безналично, первичкой может служить банковская выписка.

По факту расходования подотчетной суммы физлицо составляет обязательный документ. В качестве такого документа служит авансовый отчет. Форму отчета работодатель или заказчик определяет самостоятельно. Как правило, используется типовая форма № АО-1. Она представлена в окне ниже, ее можно скачать.

По своему желанию работодатель может видоизменять типовую форму авансового отчета, дополнить ее какими-либо реквизитами. Требование к документу только одно – он должен иметь все обязательные реквизиты «первички», названные в законе о бухгалтерском учете. Кроме того, к авансовому отчету физлицо должно приложить документы, которые подтверждают факт траты, ее целевой характер и ее сумму.

По факту утверждения руководителем авансового отчета с приложенными к нему документами счет 71 в бухгалтерском учете кредитуется с одновременным отражением стоимости купленного имущества, услуг или работ по дебету соответствующих бухгалтерских счетов. Если подотчетной суммы оказалось недостаточно, то имеет место перерасход.

Кредит 71 счета показывает задолженность работодателя или заказчика перед подотчетным физлицом.

Хозяйственные операции:

«Ввод начальных остатков: расчеты с подотчетными лицами в руб.»

Дебет 000 «Вспомогательный счет» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Ввод начальных остатков в меню «Предприятие» вид операции: «Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)»

«Включение в стоимость оборудования, требующего монтажа, расходов подотчетного лица в руб.»

Дебет 07 «Оборудование к установке» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Включение в стоимость земельного участка расходов подотчетного лица в руб.»

Дебет 08.01 «Приобретение земельных участков» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Включение в стоимость объекта природопользования расходов подотчетного лица в руб.»

Дебет 08.02 «Приобретение объектов природопользования» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Включение в стоимость объекта строительства расходов подотчетного лица в руб.»

Дебет 08.03 «Строительство объектов основных средств» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Включение в стоимость внеоборотного актива (оборудования) расходов подотчетного лица в руб.»

Дебет 08.04 «Приобретение объектов основных средств» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Включение в стоимость нематериального актива, не введенного в эксплуатацию, расходов подотчетного лица в руб.»

Дебет 08.05 «Приобретение нематериальных активов» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Принятие к учету сырья и материалов, поступившего от подотчетного лица в руб.»

Дебет 10.01 «Сырье и материалы» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Принятие к учету покупных полуфабрикатов, комплектующих изделий, конструкций и деталей, поступивших от подотчетного лица в руб.»

Дебет 10.02 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Принятие к учету топлива, поступившего от подотчетного лица в руб.»

Дебет 10.03 «Топливо» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Принятие к учету многооборотной залоговой тары и тарных материалов, поступивших от подотчетного лица в руб. в организациях, осуществляющих производственную деятельность или оказание услуг»

Дебет 10.04 «Тара и тарные материалы» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Принятие к учету запасных частей, поступивших от подотчетного лица в руб.»

Дебет 10.05 «Запасные части» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Принятие к учету прочих материалов, поступивших от подотчетного лица в руб.»

Дебет 10.06 «Прочие материалы» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Принятие к учету строительных материалов, поступивших от подотчетного лица в руб.»

Дебет 10.08 «Строительные материалы» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Принятие к учету инвентаря и хозяйственных принадлежностей, поступивших от подотчетного лица в руб.»

Дебет 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Принятие к учету специальной оснастки и специальной одежды, поступивших от подотчетного лица в руб.»

Дебет 10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Включение в затраты основного производства суммы расходов, осуществленных подотчетным лицом в руб.»

Дебет 20.01 «Основное производство» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Включение в затраты вспомогательного производства суммы расходов, осуществленных подотчетным лицом в руб.»

Дебет 23 «Вспомогательные производства» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Списание на общепроизводственные расходы суммы расходов, осуществленных подотчетным лицом в руб.»

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Списание на общехозяйственные расходы суммы расходов, осуществленных подотчетным лицом в руб.»

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Включение в расходы обслуживающих производств и хозяйств суммы расходов, осуществленных подотчетным лицом в руб.»

Дебет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Принятие к учету товаров, поступивших от подотчетного лица в руб.»

Дебет 41.01 «Товары на складах» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Принятие к учету товаров в торговую точку, поступивших от подотчетного лица в руб. (розница, учет по стоимости приобретения)»

Дебет 41.02 «Товары в розничной торговле (по покупной стоимости)» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Принятие к учету покупных изделий, поступивших от подотчетного лица в руб.»

Дебет 41.04 «Покупные изделия» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Списание на издержки обращения суммы расходов, осуществленных подотчетным лицом в руб., в организациях, осуществляющих торговую деятельность»

Дебет 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Списание расходов, осуществленных подотчетным лицом в руб., на коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность»

Дебет 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Поступление наличных денежных средств в кассу организации от подотчетного лица в руб. (возврат неизрасходованных сумм, ранее выданных под отчет)»

Дебет 50.01 «Касса организации» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Приходный кассовый ордер в меню «Касса» вид операции: «Возврат подотчетником»

«Поступление наличных денежных средств в операционную кассу от подотчетного лица в руб. (возврат неизрасходованных сумм, ранее выданных под отчет)»

Дебет 50.02 «Операционная касса» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Приходный кассовый ордер в меню «Касса» вид операции: «Возврат подотчетником»

«Поступление денежных средств на расчетный счет организации от подотчетного лица в руб. (возврат неизрасходованных сумм, ранее перечисленных под отчет)»

Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Поступление на расчетный счет в меню «Банк» вид операции: «Прочее поступление»

«Удержание из заработной платы работника неизрасходованных подотчетных сумм в руб.»

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Операция (бухгалтерский и налоговый учет) в меню «Операции — Операции, введенные вручную»

«Выдача наличных денежных средств из кассы организации подотчетному лицу в руб.»

Дебет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50.01 «Касса организации»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Расходный кассовый ордер в меню «Касса» вид операции: «Выдача подотчетному лицу»

«Выдача наличных денежных средств из операционной кассы подотчетному лицу в руб.»

Дебет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50.02 «Операционная касса»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Расходный кассовый ордер в меню «Касса» вид операции: «Выдача подотчетному лицу»

«Перечисление денежных средств с расчетного счета организации подотчетному лицу в руб.»

Дебет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 51 «Расчетные счета»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Списание с расчетного счета в меню «Банк» вид операции: «Перечисление подотчетнику»

«Отражение задолженности подотчетного лица за неизрасходованные суммы, ранее перечисленные под отчет»

Дебет 73.03 «Расчеты по прочим операциям» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Операция (бухгалтерский и налоговый учет) в меню «Операции — Операции, введенные вручную»

«Включение в прочие расходы, не относящиеся к основным видам деятельности расходов подотчетного лица в руб.»

Дебет 91.02 «Прочие расходы» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Включение в расходы будущих периодов расходов подотчетного лица в руб.»

Дебет 97.21 «Прочие расходы будущих периодов» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Авансовый отчет в меню «Касса»

«Поступление денежных документов в кассу организации от подотчетного лица в руб. «

Дебет 50.03 «Денежные документы» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Поступление денежных документов в меню «Касса» вид операции: «Поступление от подотчетного лица»

«Выдача денежных документов из кассы организации подотчетному лицу в руб.»

Дебет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50.03 «Денежные документы»

Каким документом делается в 1с:Бухгалтерия 2.0/1с:Бухгалтерия 3.0:
— Выдача денежных документов в меню «Касса» вид операции: «Выдача подотчетному лицу»