Как сделать приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета быстро и с пользой

В.Ю. Авдеев, аудитор

С 2013 года каждая организация должна иметь приказ, которым утверждены применяемые ей регистры бухгалтерского учета. Связано это с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 10). Подписывает приказ руководитель предприятия.

90% российских фирм используют бухгалтерские программы 1С. Все и так понимают, какие распечатки можно получить из программы: ОСВ, анализ счета, карточка счет и т.п. Но это не отменяет формальное требование Закона, директор должен утвердить регистры бухгалтерского учета.

Обратите внимание, требование хоть и выглядит формальным, здесь есть важный момент. В случае проверки налоговый инспектор потребует у вас распечатки этих самых регистров бухгалтерского учета. Если вы не утвердили их состав, то рискуете получить от инспектора требование распечататься все, что позволяет ваша программа: карточки, оборотки, аналитику и т.п. во всевозможных разрезах. Это масса переведенной впустую бумаги и времени. Оно вам нужно? Поэтому при правильном подходе формальный приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета превращается во вполне полезный для бухгалтера инструмент. Как сделать такой приказ?

Для ленивых скажу сразу – его можно получить автоматически в нашем сервисе «Мастер учетной политики» (приказ сделан с учетом 1С, но насколько универсален, что минимальное изменение сделает его пригодным и пользователям других бухгалтерских программ). Для остальных расскажу о приказе подробней.

Итак, перед нами стоит задача утвердить регистры бухгалтерского учета так, чтобы:

а) формально соблюсти требование о наличии приказа;

б) ограничить в нем количество распечаток до минимально необходимого перечня, исключающего ненужный перевод бумаги.

Задачу А решаем следующим образом. За основу берем официальный План счетов и привязываем к нему наши регистры. При этом мы определяем типы регистров для каждого счета. В 1С это: ОСВ, анализ счета, карточка счета. Именно эти документы и утверждаем в приказе:

4.2. Форма регистра «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»

Счет, Наименование объектов аналитического учета	Сальдо на начало периода		Обороты за период		Сальдо на конец периода
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
…

4.3. Форма регистра «Анализ счета»

Счет	Кор. Счет	Дебет	Кредит
	Начальное сальдо
	Начальное сальдо
	…
	Оборот
	Конечное сальдо

Утвердив сами формы документов, привязываем их к счетам:

5. Регистры бухгалтерского учета формируются по счетам бухгалтерского учета согласно следующей таблице:

N счета	Наименование счета	Параметры детализации		Формирование регистров бухгалтерского учета				Ф.И.О. лица, ответственного за ведение регистров
		синтетический учет	аналитический учет	Анализ счета	ОСВ	Карточка счета по кредиту счета	Карточка счета
01	Основные средства	Виды основных средств	Объекты основных средств	V	V	V	—
02	Амортизация основных средств		Объекты основных средств	V	V	V	—
03	Доходные вложения в материальные ценности		Материальные ценности — объекты вложений	V	V	V	—
04	Нематериальные активы	Виды нематериальных активов	Объекты нематериальных активов	V	V	V	—

Таблица получена переработкой плана счетов 1С, путем более общего описания аналитического учета и его сокращения. Действительно, для себя (можно это назвать «для управленческих целей») мы вольны использовать хоть 3 уровня субконто, но зачем их выносить на бумагу, усложняя регистры и увеличивая их объем?

Здесь мы как раз и решаем проблему Б – исключаем избыточные распечатки. Для этого берем на вооружение старый добрый «бумажный» метод ведения бухучета – журнально-ордерную форму счетоводства (см. Инструкцию по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утв. Письмом Минфина СССР от 08.03.1960 г. N 63). Да, не удивляйтесь, 1960 год. В те времена ручного учета составление лишних бумаг было непозволительной роскошью. Поэтому в основу положили принцип, по которому операции, как правило, расшифровываются только по кредиту счетов. Действительно, в каждой проводке есть дебет и кредит, а значит, распечатка полных карточек счета необоснованно удвоит количество потраченной бумаги. В журнально-ордерной системе и по дебету и по кредиту показывают только самые важные операции – операции с денежными средствами. Поэтому в нашем приказе для всех счетов, кроме счетов учета денежных средств, ограничим распечатку карточек только кредитовыми оборотами.

Обратите внимание на другой важный момент. Мы добавили в таблицу столбец «ФИО лица, ответственного за ведение регистров». Это связано с тем, что в ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете» среди обязательных реквизитов регистра значится ссылка на лицо, ответственное за ведение регистра и его подпись. Этот столбец придется заполнить самим. Если фирма небольшая и за все отвечает один человек (главбух) можно указать его Ф.И.О. в первой строке, а дальше поставить прочерки-повторение.

Итог: Требование об утверждении регистров бухгалтерского учета формально выполнено, аудиторы не застанут вас врасплох. Плюс подстраховались от «жадного» инспектора, желающего получить полную распечатку базы 1С вдоль и поперек.

Составить такой приказ, руководствуясь советами выше, не составит труда. Но если есть желание сэкономить время, формируйте приказ автоматически в составе учетной политики.

АНАЛИЗ СЧЕТА

Смотреть что такое «АНАЛИЗ СЧЕТА» в других словарях:

• анализ баланса — Всесторонняя оценка баланса, счета прибыли и убытков, а также отчета о состоянии предприятия и приложений к отчету. Тематики бухгалтерский учет … Справочник технического переводчика

• АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ — совокупность методич. приемов, применяемых для извлечения из документальных источников социологич. информации, необходимой для решения исследовательских задач. Выделяются два основных метода анализа документов: неформализованный (традиционный) и… … Российская социологическая энциклопедия

• АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ — совокупность методических приемов и процедур, применяемых для извлечения из документальных источников социологической информации при изучении социальных процессов и явлений для решения определенных исследовательских задач. Во всех современных… … Социология: Энциклопедия

• анализ — 3.8.7 анализ (review): Деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности и результативности (3.2.14) рассматриваемого объекта для достижения установленных целей. Примечание Анализ может также включать определение… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• анализ методом счета частиц — 3.3 анализ методом счета частиц (particle count analysis): Определение распределения частиц по размерам в установленном объеме пробы жидкости в установленное время с применением автоматических счетчиков частиц или других проверенных методов.… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ — – один из основных методов конфликтологии, исследование документальных источников, в которых отражены конфликты или их характеристики, с целью получения более достоверной информации об объекте изучения. Обычно выделяют два основных метода А. д.:… … Энциклопедический словарь по психологии и педагогике

• АНАЛИЗ БАЛАНСА — всесторонняя оценка баланса, счета прибыли и убытков, а также отчета о состоянии предприятия и приложений к отчету … Большой бухгалтерский словарь

• АНАЛИЗ БАЛАНСА — всесторонняя оценка баланса, счета прибыли и убытков, а также отчета о состоянии предприятия и приложений к отчету … Большой экономический словарь

• АНАЛИЗ МНОГОФАКТОРНЫЙ ДИСКРИМИНАНТНЫЙ — MULTIPLE DISCRIMINANT ANALYSIS MDAСистема показателей, используемых для прогнозирования платежеспособности заемщика, включающая продолжительность работы на данном месте, размеры дохода, состояние банковского счета, время проживания по последнему… … Энциклопедия банковского дела и финансов

• Анализ баланса — оценка данных в соотношении баланса и счета прибылей и убытков для определения финансового положения, кредитоспособности компании, надежности ее ценных бумаг … Краткий словарь основных лесоводственно-экономических терминов

Синтетический и аналитический учет на счетах. Понятие о субсчетах

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 48

Счета бухгалтерского учета по способу группировки и обобщения учетных данных делятся на синтетические и аналитические.

Синтетические счета предназначены для укрупненной, обобщающей группировки средств организации и ихисточников, а учет на таких счетах называется синтетическим. Учет на синтетических счетах ведется только в денежном измерителе.

Однако для оперативного управления и руководства работой организации, планирования и контроля объема материально-технического снабжения, контроля за сохранностью всех видов имущества, учета затрат на производство, организации расчетов с персоналом организации по оплате труда, с поставщиками и подрядчиками, с бюджетом по налогам требуются детальные, частные сведения, подробно характеризующие все стороны деятельности организации.

Счета, предназначенные для такого вида учета, называются аналитическими, а учет на этих счетах — аналитическим.

Между синтетическими и аналитическими счетами существует тесная взаимосвязь: сумма начальных остатков по аналитическим счетам должна быть равна начальному остатку синтетического счета, в развитие которого открыты аналитические счета; сумма дебетовых оборотов по аналитическим счетам должна быть равна дебетовому обороту синтетического счета, в развитие которого они ведутся; сумма кредитовых оборотов по аналитическим счетам должна быть равна кредитовому обороту синтетического счета, в развитие которого они ведутся; сумма конечных остатков по аналитическим счетам должна быть равна конечному остатку синтетического счета, в развитие которого ведутся аналитические счета.

Промежуточная группировка аналитических счетов в пределах одного синтетического счета называется субсчетом. Например, синтетический счет «Материалы» будет иметь столько анали­тических счетов, сколько видов материалов будет находиться в организации. Данные аналити­ческих счетов должны быть сгруппированы по субсчетам, таким как «Сырье и материалы», «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия», «Топливо», «Запасные части» и т.д. (рисунок 3.1)

Синтетические счета называются счетами первого порядка, субсчета – счетами второго порядка, аналитические счета – счетами третьего прядка.

Современные средства автоматизации позволяют создавать дополнительные группировки аналитических счетов и вводить несколько признаков аналитического учета по синтетическим счетам.

Синтетический учет (синтетический счет)

Синтетический учет – это учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведётся на синтетических счетах бухгалтерского учёта.

Основная особенность синтетического учёта заключается в его обобщённости, отсутствии разделения на конкретные характеристики средств.

Синтетическими счетами называются счета бухгалтерского учёта, по которым ведётся учет имущества, обязательств и хозяйственных процессов в самом обобщенном виде. Такие показатели содержатся в счетах синтетического учёта и необходимы для общего представления о наличии и движении средств и их источников (основных средств, сырья, материалов, топлива, затрат на производство, денежных средств в кассе предприятия и на счетах в банке, уставного фонда и т. п.).

Примерами синтетических счетов бухгалтерского учёта служат: 01 – «Основные средства», 04 – «Нематериальные активы», 10 – «Материалы» и др.

Отметим, что синтетический учёт ведётся исключительно в денежном выражении.

Данные синтетического учёта находят своё развитие (детализацию) в аналитическом учёте. Таким образом, можно сказать что, синтетический учёт – обобщённое отображение информации о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, их источников и хозяйственных процессов в денежном измерении.

Ведётся синтетический учёт на основе синтетических счетов бухгалтерского учёта.

Каким образом ведется синтетический учет

Синтетический учет ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н). Приведенный в Плане счетов бухгалтерский счет является инструментом ведения синтетического счета, который показывает обобщенную информацию об объектах учета.

Каждая операция фиксируется в учете компании с помощью двойной записи, то есть по дебету и кредиту сразу двух счетов.

Остаток, сформировавшийся в результате такой записи по тому или иному счету, используемому согласно плану счетов бухучета для отражения определенных действий или событий, и есть элемент синтетического учета. Это всегда общая информация, показывающая стоимостной эквивалент конкретного показателя. Например, счет 10 «Материалы» отражает движение ТМЦ, принадлежащих компании. Дебетовое сальдо по этому счету показывает остаток таких ценностей на определенную дату. К данному счету могут использоваться субсчета, распределяющие все материалы по видам: сырье и материалы, комплектующие изделия, топливо, запчасти, инвентарь, спецодежда и прочие. В то же время все перечисленные ТМЦ могут находиться на разных складах, принадлежащих одной компании, и это также будет отражено в учете. Данная детальная информация видна в аналитике счета 10.

Другой пример: по расчетам за приобретение товаров, услуг или работ организацией синтетический учет ведется по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Тут, как следует из самого названия счета, компания отражает собственные обязательства перед контрагентом или же, напротив, его обязательства перед компанией. Аналитический учет в данном случае будет представлять из себя записи в разрезе каждого конкретного контрагента, отражение перечисленных авансов и окончательных сумм оплаты, а также сами факты получения товаров, работ или услуг.

Взаимосвязь синтетического и аналитического учета

Так как данные аналитического учета раскрывают и детализируют информацию, отраженную на синтетическом счете, то суммированные аналитические данные должны быть равны итоговому показателю синтетического счета. То есть, данные аналитического учёта должны соответствовать данным соответствующего синтетического счета: оборотам и остаткам по счетам синтетического учёта. В этом и заключается их взаимосвязь.

Эта взаимосвязь объясняется тем, что:

• по своей структуре и синтетические, и аналитические счета состоят из двух частей – дебета и кредита счета. И по этим счетам отражаются остатки (сальдо) счета и обороты по счету;

• итоги оборотов и сальдо по аналитическим счетам всегда равны оборотам и сальдо по синтетическому счету, который объединяет эти аналитические счета;

• все хозяйственные операции отображаются на этих аналитических счетах на основании одних и тех же первичных документов и по такой же стороне счета, по которой отражена запись на синтетическом счете;

• на аналитических счетах отражаются такие же качественно однородные объекты учета, что и на синтетических счетах, но по более детализированным экономическим признакам;

• если на синтетическом счете показываются активы (имущество, дебиторская задолженность и т.д.), то и на относящихся к этому синтетическому счету аналитических счетах отражаются те же активы; и наоборот: если на синтетическом счете показаны капитал и обязательства, то и на детализирующих его аналитических счетах отражаются аналогичные объекты бухгалтерского учета;

• аналитические счета не участвуют в корреспонденции с другими счетами. Корреспонденция счетов проявляется только через синтетический счет, объединяющий аналитические счета.

Итак, поскольку информация аналитического учета, в конечном счете, формирует данные синтетического учета, то вполне очевидна их взаимосвязь: суммы показателей по данным аналитики всегда соответствует общим показателям синтетического учета. Исключений из этого правила быть не может.

И наоборот, если остатки по аналитическим и синтетическим счетам оказались по какой-то причине не равны, то этот факт будет свидетельствовать о допущенной ошибке в учете.

Таким образом, требование о безусловном соответствии данных синтетического и аналитического учета может, в том числе, играть роль и проверочного инструмента в вопросе правильности ведения бухгалтерского учета в организации в целом.

Пример:

Равенство данных синтетического и аналитического учета можно показать на примере счета 70.

Кредитовое сальдо счета 70 по данным бухгалтерского учета организации на 31.12.2018 составляет 500 000 рублей.

Данные аналитического учета по счету 70 на эту же дату следующие:

Работник	Сумма (руб.)
Работник №1	200 000
Работник №2	100 000
Работник №3	200 000
Итого:	500 000

Как видно из Таблицы, итоговая сумма данных аналитического учета соответствует сальдо синтетического счета (500 000 руб.).

Назначение счетов бухгалтерского учета.

Хозяйственная деятельность предприятия – это совокупность отдельных хозяйственных операций. Хозяйственная операция представляет собой свершившийся факт хозяйственной деятельности. В бухгалтерском учете существует правило – все операции должны быть отражены в учете в момент их совершения или непосредственно после их окончания. Существует два способа регистрации операций в бухгалтерском учете:

1 – хронологическая запись, которая предусматривает отражение операций в последовательности их совершения и документального оформления независимо от содержания. Так операции регистрируются в журнале хозяйственных операций;

2 – систематическая запись, которая заключается в регистрации операций в соответствии с их содержанием на счетах бухгалтерского учета.

Таким образом, с помощью бухгалтерских счетов формируется информация о движении хозяйственных средств.

СЧЕТ представляет собой способ группировки и текущего отражения изменений,

происходящих с хозяйственными средствами предприятия.

Счета, на которых хозяйственные средства, их источники и хозяйственные процессы отражаются в обобщенном виде, называются синтетическими (“Основные средства”, “Материалы”, “Уставный капитал” и т.д.). Синтетический счет объединяет данные о хозяйственных средствах или их источниках с каким-либо одним общим признаком. Например, на синтетическом счете “Материалы” учитываются хозяйственные средства, которые являются предметами труда, предназначенными для использования в производстве либо для управленческих нужд, или малоценные средства труда. При этом не имеет значения, что эти хозяйственные средства могут существенно различаться по своей природе, внешнему виду и роли в процессе производства, а также измеряться с помощью различных натуральных измерителей.

Учет, осуществляемый на синтетических счетах, называется синтетическим и ведется только в денежном выражении. Именно синтетические счета используются для составления отчетности, в том числе баланса.

В дополнение к синтетическим счетам по каждому элементу синтетического счета открываются аналитические счета. Аналитически счета служат для более детальной группировки хозяйственных средств. Например, к счету “Материалы” открываются аналитически счета по каждому виду материалов.

На аналитических счетах учет ведется и в денежном и в натуральном выражении. Учет, организуемый на аналитических счетах, называют аналитическим учетом. Он служит для оперативного управления хозяйственной деятельностью, а также контроля за сохранностью собственности, так как обобщающих данных, получаемых с помощью синтетического учета, недостаточно.

Между синтетическими и аналитическими счетами существует связь. Остатки и обороты синтетического счета за определенный период должны быть равны сумме остатков и оборотов всех открытых к нему аналитических счетов за тот же период.

Некоторые сложные синтетические счета непосредственно связаны с аналитическими без каких-либо промежуточных групп. Например, в дополнение счета “Расчеты с подотчетными лицами” открываются аналитические счета на каждое подотчетное лицо.

Некоторые синтетические счета состоят из нескольких групп аналитических счетов. Первые (после синтетического счета) группы счетов аналитического учета называются субсчетами. СУБСЧЕТ – промежуточное звено между синтетическим и аналитическим счетами. Каждый субсчет объединяет несколько аналитических счетов, а сами субсчета, в свою очередь, объединяются одним синтетическим счетом. Количество групп счетов аналитического учета зависит от сложности хозяйственной деятельности предприятия, целей и задач учета.

Например, в дополнение к синтетическому счету “Материалы” в хлебопекарне можно открыть субсчета: 10-1 “Сырье”, 10-2 “Полуфабрикаты”, 10-3 “Топливо” и т.д. В свою очередь, в дополнение к каждому субсчету открываются аналитические счета на каждый конкретный вид материалов (мука, сахар и т.д.).

10 “Материалы” –

– синтетический счет (ведется в денежных единицах)

Субсчета (ведутся в денежных единицах)	Аналитический счета (ведутся как в денежных, так и в натуральных единицах)
	сахар (кг)
10-1 – сырье (субсчет № 1)	мука (кг)
	молоко (л) и т.д.
10-2 – полуфабрикаты (субсчет № 2)	варенье (кг)
	повидло (кг) и т.д.
	мазут (т)
10-3 – топливо (субсчет № 3)	бензин (л) и т.д.
10-4 – тара (субсчет №4)	коробки (шт.)
	ящики (шт.)
	мешки (упаковка) и т.д.

Организация аналитического учета

Аналитический учет – учет, который ведется на лицевых аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях внутри каждого синтетического учета.

В обозначении лицевого счета указываются – кредитным или депозитным является тот счет, цель на которого дают кредит или получают депозит, номер и дата договора, размер процентной ставки, сроки погашения кредита или депозита, цифровое обозначение группы кредитного риска, по которому начисляется резерв на возможные потери по кредитам, по кредитным и другим счетам. Лицевым счетам присваиваются наименование и номер. Номер лицевого счета должен определять его принадлежность к конкретному клиенту и целевому назначению.

В лицевых счетах должны отражаться:

· Дата предыдущей операции по счету

· Входящий остаток на начало дня

· Обороты по дебету и кредиту, отраженные по каждому документу

· Остаток после отражения каждой операции на конец дня

К обязательным реквизитам лицевых счетов относится:

1. Дата совершения операции

2. Номер документа

3. Вид (шифр) операции

4. Номер корреспондирующего счета

5. Суммы отдельно по кредиту и дебету

6. Остатки по счету

7. Другие депозиты

При открытии лицевые счета регистрируются. Лицевой счет имеет 20 знаков. В целях создания резерва в книге регистрации открытых счетов и в программном обеспечении рекомендуется предусматривать для номеров 25 знаков. Знаки в номере лицевого счета располагаются, начиная с первого разряда слева, где номер раздела – первый разряд, номер счета – второй разряд, номер счета второго порядка – второго разряда, код валюты третьего разряда, защитный электронный ключ – первого разряда.

Открыт лицевой счет ИП, взявшему кредит на срок до 1 года. 45406810800000012801, где

45406 – код балансового счета второго порядка («кредиты, предоставленные ИП на срок от 181 дня о 1 года»), к которому и открывается лицевой счет

810 – код валюты (указывается в соответствии с общероссийским классификатором валюты)

8 – электронный защитный ключ, для расчета электронного ключа по счетам руководствуются нормативными актами Банка России

00000012801 – номер лицевого счета в книге регистрации

Такую структуру кодовое обозначение лицевого счета будет иметь для корреспондирующих, расчетных, текущих, кредитных счетов, счетов просроченных кредитов и процентов и некоторых других счетов.

Отдельные счета могут иметь отличительные особенности в кодировке, н/п бюджетные счета из 7 последних разрядов и первые 3 будут использовать для кодировки символа бюджетной отчетности.

При определении ключа участвуют не только позиции (разряды) кодового обозначения лицевого счета, но и разряды банковского идентификационного кода (БИК), которыми стали обозначаться банки при безналичных расчетах с 11.09.1996 г.