Порядок проведения процедуры уничтожения

На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

1. Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
2. Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
4. Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?

На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:

• Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
• Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
• Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).

Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.

О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.

ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом.

Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.

О том, имеются ли налоговые последствия использования документов без печати, см. в материале «Налоговиков обязали принимать документы без печати».

Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?

Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:

• осуществить уничтожение печати самостоятельно;
• поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).

Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.

Алгоритм действий в данном случае будет следующим:

1. Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
2. После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.

Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).

Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).

Порядок уничтожения печатей при ликвидации фирм

Главная » Статьи » Порядок уничтожения печатей при ликвидации фирм

Опубликовано: 26.03.2018

Собственники бизнеса при его закрытии всегда вынуждены решать вопрос, что делать с печатью ликвидированной фирмы. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст обязует фирмы уничтожать свои печати после прекращения деятельности. Но помните – печать юридического лица можно уничтожить только после его исключения из госреестра, когда все этапы процесса ликвидации фирма прошла, и внесена запись в ЕГРЮЛ о ликвидации компании.

В число наиболее распространенных способов уничтожения печатей при ликвидации фирм входят:

1. Уничтожение печатей фирмы собственными силами. Это делают члены ликвидационной комиссии. Они либо переламывают печать ликвидированного юрлица, либо иным образом ее утилизируют. Главное требование – печать не должна оставлять полноценный оттиск на бумаге и быть пригодной для использования. По итогам составляется акт об уничтожении печати. В него вносится следующая информация:
   • Наименование фирмы;
   • Реквизиты самого акта;
   • Причина и основание уничтожения печати – прописывается формулировка «в связи с ликвидацией», делается ссылка на реквизиты записи в ЕГРЮЛ;
   • Дата, время, способ уничтожения печати;
   • Подтверждение непригодности печати для дальнейшего использования;
   • Состав комиссии;
   • Оттиски печати до и после ее утилизации, подтверждающие невозможность дальнейшего использования печати.

   Акт об уничтожении печати подписывают члены ликвидационной комиссии. После этого он должен быть зарегистрирован в Журнале учета входящей документации. Отметка об утилизации печати делается также в Книге учета штампов.

   Необходимо отметить, что уничтожение печатей по приведенному выше алгоритму достаточно простой и удобный способ утилизации печатей «закрытой» фирмы. Он не Акты об уничтожении печати должны храниться в течение не менее 3-х лет. Это необходимо на случай возникновения споров по отчетам, сделкам, иным документам, которые скреплены данной печатью. А также во исполнение норм закона о хранении внутренней документации фирмы.

2. Уничтожение печатей при ликвидации фирм посредством услуг специализированной компании, которая сопровождает ликвидацию фирмы. Такие компании, как правило, включают услугу по уничтожению печатей в «пакет» услуг по ликвидации юрлица. В данном случае факт уничтожения печати также фиксируется в акте. Плюсы этого способа уничтожения печатей при ликвидации фирм – минимальные трудовые и временные затраты, отсутствие необходимости созыва ликвидационной комиссии, составления акта уничтожения. Так как все эти вопросы решат приглашенные специалисты.
3. Использование услуг агентства, например, штемпельной мастерской, где была изготовлена печать, для уничтожения печатей фирмы. Поскольку компании, занимающиеся изготовлением печатей, как правило, предоставляют услуги и по их уничтожению. По окончании оказания услуги также составляется акт об уничтожении печати.

Следует добавить, что при обращении к сторонним организациям за услугой по уничтожению печати необходимо предоставлять документы, подтверждающие принадлежность уничтожаемой печати организации. А также подтверждение завершения ее ликвидации, заявление на уничтожение печати, справку о регистрации печати в реестре, если она совершалась при ее изготовлении, образец оттиска печати, утвержденный фирмой перед ее изготовлением. Перечисленные документы подтвердят подлинность печати, которая должна быть уничтожена.

Назад к статьям

Куда деть печать при ликвидации ООО

Ответ на этот вопрос дается в седьмом разделе Методических рекомендаций по ГОСТам, утвержденных постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. N 65-ст.

В документе сказано, что организации обязаны уничтожить печать после прекращения деятельности юридического лица, то есть после того, как фирма официально будет исключена из ЕГРЮЛ.

Закон не оговаривает способ уничтожения печати, а также не указывает на конкретного исполнителя процедуры. Таким образом, у вас есть несколько возможностей.

Получить услугу на стороне в рамках пакета «ликвидация компании»

Если вы не хотите заниматься закрытием компании самостоятельно, а доверяете эту процедуру сторонней организации, как правило, пункт об утилизации всех атрибутов фирменного стиля входит в минимальный набор услуг.

Фирма, в которую вы обратились, берет на себя полную ответственность за дальнейшую судьбу ваших печатей и штампов. Вам должны выдать акт об уничтожении печати.

Этот вариант удобен тем, что вы не оплачиваете процедуру в отдельности. Она и так будет вам предоставлена – не придется составлять актов при утилизации своими силами.

Утилизировать печать собственными силами

Этим делом занимается ликвидационная комиссия в составе не меньше трех человек. В назначенный день печать переламывают пополам или делают заметные насечки.

Главное условие – чтобы в результате этих действий с помощью этой печати стало невозможным сделать полноценный оттиск на бумаге.

После этого участниками подписывается акт об уничтожении печати, в котором должна значиться следующая информация:

• Название фирмы;
• Дата, номер, название документа;
• Причины утилизации печати;
• Дата, время уничтожения печати;
• Заверение в приведение печати в полную непригодность;
• ФИО всех присутствующих и их подписи;
• Оттиск печати до ее деформации и после.

Когда акт составлен, его регистрируют в журнале учета входящей документации. Также отметка об утилизации делается в Книге учета штампов.

Возможно, именно этот вариант является самым предпочтительным для небольших фирм, озадаченных, куда же им сдавать печать.

Он не потребует никаких финансовых расходов, а сам акт абсолютно законен – его можно предоставить властным структурам в случае запроса.

Акты об уничтожении с оттиском старой печати необходимо хранить в течение десяти лет на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и другим документам, которые скреплены данной печатью.

Обратиться в агентство, где была изготовлена печать

Если агентство, в котором вы изготовили печать, достаточно крупное и ведет учет своей продукции, оно обычно предоставляет услуги по ликвидации печатей. Вы также получите на руки акт и, таким образом, снимите с себя всю ответственность.

К плюсам этого способа можно отнести тот факт, что почти все сведения о вас (кроме ликвидационных) уже имеются в агентстве, и лишнего представлять не придется.

Кроме того, как и в первом случае, вам не нужно будет заниматься актом самостоятельно. Минус в том, что за услугу придется платить.

Можно также обратиться в орган по учету печатей, но только в том случае, если сведения о ней были внесены в государственный реестр печатей.

Существует еще один путь, который нередко избирается бывшими владельцами компаний. Они просто хранят старую печать уже несуществующей фирмы, к примеру, у себя дома.

Кому-то жаль портить «вещь», а кто-то опасается, что в каком-то нужном документе забыли поставить печать, а она как раз и пригодится, чтобы задним числом помочь бумагам быть в ажуре.

Несмотря на формальную незаконность, такие случаи есть и будут. Во-первых, старая печать, мирно подпирающая книги на полке вдали от злоумышленников, никому не может навредить. Стоит спокойно такой сувенир из прошлого.

Во-вторых, круглая печать уже давно перестала быть по-настоящему серьезным средством защиты документов, поэтому и закон смотрит на процедуру ее утилизации сквозь пальцы.

О настоящем и будущем круглой печати

Круглая печать – это инструмент с нарезным наименованием фирмы и ее адресом, а также оттиск на документе, который он оставляет.

В советский и постсоветский период ее функция была наиважнейшей – защитить договор, приказ или счет-фактуру от подделки, подтвердить подлинность подписи руководителя, придать всему бумажному носителю юридическую силу.

Постепенно этот атрибут предприятий потерял свою ценность, стал «рудиментарным». При современном развитии технологий подделать простую чернильную печать не составляет никакого труда.

Это стало настолько очевидным, что в апреле 2015 года обязательное использование круглой печати для коммерческих ООО и АО было отменено (закон 82-ФЗ).

Что касается ИП, то печать не была для них необходимостью и раньше, согласно закону 129-ФЗ.

Таким образом, в настоящее время фирмы могут использовать печать или нет, это зависит от решения руководства.

Многие компании продолжают использовать печать по следующим причинам:

• Компания была зарегистрирована до апреля 2015 года, когда печати для юрлиц были поголовно обязательны. Если будет принято решение об упразднении печати, придется переделать Устав, где содержатся сведения о наличии печати, другие важные документы. А это трудозатратное дело. Нельзя просто так отказаться от печати. Если она есть – ее нужно использовать.
• Молодые фирмы заказывают себе печать, чтобы прибавить себе «веса», показаться более значительными. Они играют на психологии людей: если есть печать – значит, все надежно. Необязательными печати стали совсем недавно, и должно пройти еще много времени, чтобы сознание людей поменялось.
• Из принципа «на всякий случай». Опытные бизнесмены не советуют пренебрегать печатью. Пусть лучше будет, чтобы ни у банков, ни у контрагентов не появлялся повод для лишних разговоров.

Дмитрий Медведев еще несколько лет назад заявил, что круглая печать является пережитком прошлого, так как не справляется с защитой документов.

Сейчас на первый план выходят электронная подпись и галогенная печать. Вероятно, еще при жизни нашего поколения круглая печать окончательно уйдет из деловой среды.

Об учете печатей и штампов в бюджетных учреждениях (Репин А.)

Согласно ст. 9.2 Закона о некоммерческих организациях <1> бюджетным учреждением признается некоммерческая организация, созданная Российской Федерацией, субъектом РФ или муниципальным образованием для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством РФ полномочий в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и спорта, а также в иных сферах. Как и любая некоммерческая организация, бюджетное учреждение должно иметь печать с полным наименованием этой организации на русском языке, а также вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием. Об учете печатей и штампов поговорим в статье.

<1> Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях».

Для чего нужна печать?

Согласно п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 <2> оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяются печатью организации. То есть оттиск печати заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

<2> ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Росархивом (далее — Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Данные Методическое рекомендации разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Какие виды печатей бывают?

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

В настоящее время отсутствует законодательное закрепление понятий «печать» и «штамп», а также требований к их размерам, формам, указываемым в них сведениям. Исключением из данного правила являются печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размер и технические требования к таким печатям установлены ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст. Вместе с тем по общему правилу под печатью понимается устройство, предназначенное для нанесения оттиска на документах, служащего для удостоверения подписи должностного лица либо подлинности документа (ГОСТ Р 51511-2001). Печать с воспроизведением Государственного герба РФ — печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба РФ.

Статьей 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» установлено, что Государственный герб РФ размещается на печатях:

— федеральных органов государственной власти;

— иных государственных органов, организаций и учреждений;

— органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных государственно-властными полномочиями;

— органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Указанная печать включает в себя следующие реквизиты:

— зеркальное изображение Государственного герба РФ;

— полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках — его краткое наименование (если таковое имеется);

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

— идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

— код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Необходимо отметить, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Помимо гербовой печати, в учреждении могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Примечание. Штамп — разновидность печатной формы, содержащая информацию служебного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, дате и номере регистрации документа, выполнении функции и т.п.

Кроме того, в учреждении могут применяться и иные разновидности печатей и штампов. Так, например, в силу п. 4.4 порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, кассир должен быть снабжен печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции.

Основное средство или материальные запасы?

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденными Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, расходы учреждения на оплату договора, предметом которого является изготовление печатей и штампов, в зависимости от учетной политики учреждения и предполагаемого срока использования, следует отразить по статье 310 (в случае их возможного использования более 12 месяцев) или 340 КОСГУ (в случае использования менее 12 месяцев).

Согласно п. 34 Инструкции N 157н <3> принятие активов к учету, а также их выбытие, в том числе в результате принятия решения об их списании, если иное не установлено данной Инструкцией, осуществляются на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом).

<3> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В соответствии с п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества независимо от их стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, принимаются к учету в качестве основных средств.

К основным средствам не относятся предметы, служащие менее 12 месяцев, независимо от их стоимости, материальные объекты имущества, относящиеся в соответствии с положениями Инструкции N 157н к материальным запасам, находящиеся в пути или числящиеся в составе незавершенных капитальных вложений, готовой продукции (изделий), товаров.

Объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы (п. 41 Инструкции N 157н).

Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно. Согласно п. 45 Инструкции N 157н единицей учета основных средств является инвентарный объект также со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, или обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов.

В случае наличия у одного конструктивно сочлененного объекта нескольких частей — основных средств, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Если по комплексу конструктивно сочлененных объектов, состоящих из нескольких предметов, установлен общий для всех объектов срок полезного использования, указанный объект учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Согласно п. 44 Инструкции N 157н сроком полезного использования объекта основных средств является период, в течение которого предусматривается использование в процессе деятельности учреждения объекта нефинансовых активов в тех целях, ради которых он был приобретен, создан и (или) получен (в запланированных целях). Срок полезного использования объектов нефинансовых активов в целях принятия к учету в составе основных средств и начисления амортизации определяется на основании:

1) информации, содержащейся в законодательстве РФ, устанавливающем сроки полезного использования имущества для начисления амортизации. По объектам основных средств, включенным согласно Постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (далее — Классификация основных средств) в амортизационные группы с 1-й по 9-ю, срок полезного использования определяется по наибольшему сроку, установленному для указанных амортизационных групп; в 10-ю амортизационную группу — срок полезного использования рассчитывается исходя из Единых норм амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР, утвержденных Постановлением Совета Министров СССР от 22.10.1990 N 1072;

2) рекомендаций, содержащихся в документах производителя, входящих в комплектацию объекта имущества, при отсутствии в законодательстве РФ норм, устанавливающих сроки полезного использования имущества в целях начисления амортизации, в случаях отсутствия информации в законодательстве РФ и в документах производителя — на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, принятого с учетом:

— ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью;

— ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации, естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта;

— нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта;

— гарантийного срока использования объекта;

— сроков фактической эксплуатации и ранее начисленной суммы амортизации — для объектов, безвозмездно полученных от учреждений, государственных и муниципальных организаций.

Необходимо отметить, что Классификацией основных средств код непосредственно для учета печатей и штампов не предусмотрен. Учет вышеуказанных объектов можно осуществлять с применением кода 19 0009000 «Прочие материальные основные фонды, не указанные в других группировках».

С учетом вышеизложенного окончательное решение по отнесению печатей и штампов к основным средствам или материальным запасам должно приниматься комиссией учреждения.

Как отразить в учете?

Отражение в учете будет зависеть от того, к какой группе нефинансовых активов по решению комиссии будут отнесены приобретаемые печати и штампы.

Основное средство. В соответствии с п. 23 Инструкции N 157н объекты нефинансовых активов принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной (фактической) стоимости. Первоначальной стоимостью объектов нефинансовых активов признается сумма фактических вложений в их приобретение, сооружение или изготовление (создание) с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и (или) подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ).

Напомним, что первоначальная стоимость основных средств стоимостью до 3000 руб. списывается с балансового учета с одновременным отражением объектов на забалансовом счете 21 «Основные средства стоимостью до 3000 руб. включительно в эксплуатации».

Выдача в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 3000 руб. включительно, за исключением объектов недвижимого имущества, отражается на основании первичного учетного документа — ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (п. 10 Инструкции N 174н <4>). Далее рассмотрим пример отражения расходов бюджетного учреждения на приобретение печати.

<4> Инструкция по применению плана счетов бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Пример 1. Бюджетное учреждение приобрело у специализированной организации гербовую печать стоимостью 1118 руб. (в том числе НДС (18%) — 118 руб.). Расходы оплачены за счет средств субсидии на выполнение государственного задания. На основании документов, предъявленных поставщиком, гарантийный срок службы печати составляет три года. В соответствии с решением комиссии учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов приобретенная печать отнесена к основным средствам.

Указанные расходы можно отразить следующим образом:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражены расходы учреждения на приобретение печати	4 106 31 310	4 302 31 730
Погашена задолженность перед поставщиком за поставленную печать	4 302 31 830	4 201 11 610
Печать принята к учету в качестве основного средства	4 101 38 310	1 106 31 310
Приобретенная печать выдана в эксплуатацию в соответствующее подразделение учреждения

Материальные запасы. Если комиссия учреждения примет решение учитывать печати и штампы как объекты материальных запасов, то их учет в соответствии с п. 30 Инструкции N 174н следует вести на счете 0 105 30 000 «Материальные запасы — иное движимое имущество учреждения». Поступление печатей и штампов осуществляется на основании следующих первичных документов:

— товарно-сопроводительных документов поставщика (продавца), иных документов, подтверждающих получение учреждением (отгрузку, передачу) материальных ценностей, оформленных в рамках обычая делового оборота, содержащих обязательные реквизиты первичного учетного документа (товарной накладной, товарно-транспортной накладной);

— акта о приемке материалов (ф. 0315004).

Оприходование материальных запасов, полученных в рамках договоров на нужды учреждения, отражается на основании первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих исполнение поставщиком условий договора по передаче (изготовлению) материальных ценностей.

Списание печатей и штампов производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости на основании акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Данный акт применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход. Он составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем.

Пример 2. Бюджетное учреждение для осуществления приносящей доход деятельности приобрело три резиновых штампа общей стоимостью 590 руб. (в том числе НДС (18%) — 90 руб.). Штампы используются в деятельности, облагаемой НДС. В связи с отсутствием рекомендаций изготовителя штампов и исходя из ожидаемого срока использования данных объектов комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов отнесла штампы к материальным запасам.

Указанные расходы отражаются в учете следующим образом:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приняты к учету приобретенные штампы	2 105 36 340	2 208 34 660
Погашена задолженность перед поставщиком за поставленные штампы	2 302 36 830	2 201 11 610
Принят к учету «входной» НДС на основании выставленного счета-фактуры	2 210 01 560	2 208 34 660

Каков порядок хранения, списания и уничтожения печатей и штампов?

В соответствии с разд. 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 для упорядочения использования печатей в учреждении должна быть разработана и утверждена руководителем инструкция по применению печатей. Данная инструкция может иметь следующие разделы:

1) перечень печатей, используемых в организации, который включает:

— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати;

— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования деятельности. Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати. Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать»;

2) места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями. Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы документационного обеспечения или финансовой службы.

Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке;

3) порядок пользования печатями. Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны:

— штатное расписание;

— образцы подписей на открытие счетов;

— другая информация.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя учреждения;

4) форма журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала. За образец можно взять форму, приведенную в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76;

5) порядок выдачи печатей и штампов работникам учреждения, а также порядок их хранения. Печати должны храниться в установленных в инструкции подразделениях учреждения и выдаваться в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати должны храниться в надежно запирающихся шкафах;

6) ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;

7) порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях учреждения;

8) порядок уничтожения печатей и штампов. Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя учреждения. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или утратившие свое назначение печати (например, при смене организационно-правовой формы, наименования, местонахождения учреждения, его ликвидации) уничтожаются с обязательным списанием с учета. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Комиссия учреждения определяет способ уничтожения печатей и штампов: изделия из каучука, резины разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями. При уничтожении печатей и штампов составляется акт об уничтожении, который утверждается руководителем.

В акте должны быть указаны:

— состав комиссии;

— время и место уничтожения печатей и штампов;

— обоснование уничтожения;

— наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

— способ уничтожения;

— заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;

— подписи членов комиссии.

Акты об уничтожении печатей и штампов хранятся в течение срока, установленного инструкцией по учету печатей и штампов, а затем уничтожаются согласно утвержденному порядку. Работник, ответственный за учет печатей и штампов, на основании акта делает отметки об уничтожении в журнале учета печатей и штампов.

* * *

В завершение сформулируем следующие выводы:

1. В настоящее время отсутствует законодательное закрепление понятий «печать» и «штамп», а также требований к их размерам, формам, указываемым в них сведениям.

2. Решение по отнесению печатей и штампов к основным средствам или материальным запасам принимается комиссией учреждения исходя из срока полезного использования этих объектов.

3. Разделом 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что для упорядочения использования печатей в учреждении должна быть разработана и утверждена руководителем инструкция по применению печатей.