Процедура дисциплинарного наказания

Статьей 193 ТК РФ регламентированы порядок и сроки наложения дисциплинарного взыскания, отступление от которых повлечет его отмену в случае оспаривания.

Важное место в этой процедуре занимают письменные объяснения работника по поводу совершенного им нарушения. Их отобрание можно расценивать одновременно как обязанность работодателя и как право работника на защиту своих прав.

То есть работник вправе и не давать объяснений, если посчитает это целесообразным. Этим правом работники пользуются активно.

На истребование такого объяснения работодателю предоставляется два рабочих дня. Если в течение этого времени работник не предоставил письменное объяснение, то работодатель составляет соответствующий акт.

Возникает вопрос: если работник сразу категорически отказался писать объяснения, нужно ли ждать два дня? Судебная практика считает, что в этом случае соблюдать двухдневный срок ожидания объяснений не нужно, поскольку работник уже выразил свое волеизъявление. Акт об отказе можно составить в тот же день, и при условии соблюдения прочих сроков и остальной процедуры наложения дисциплинарного взыскания оспорить его работник не сможет.

Истребование объяснения лучше оформить письменно в двух экземплярах:

• один из которых вручается работнику;
• второй (с его подписью о получении) остается у работодателя.

Требования к акту об отказе от объяснений

Делопроизводство рассматривает любой акт как информационно-справочный документ, подтверждающий ранее произошедшее событие. Он должен содержать необходимые реквизиты и отвечать определенным требованиям, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, различного рода архивными правилами.

Единого образца акта для фиксирования отказа работника от дачи письменных объяснений либо его унифицированной формы не существует. Составляемый организациями акт может иметь свободную форму, но должен отвечать требованиям ГОСТа.

Составляется акт комиссионно (несколькими лицами) и состоит из вводной и основной (констатирующей) частей.

Вводная часть содержит дату, номер, основание (распорядительный документ), событие/действия (ссылка на произошедший ранее факт нарушения трудовой дисциплины, должностных обязанностей); перечисляется состав комиссии с указанием ФИО (в алфавитном порядке, председатель комиссии указывается первым) и должностей участвующих лиц.

В основной части акта перечисляются установленные факты, выводы и заключения из них.

Например, так: «Работник такой-то (ФИО, должность) отказался дать письменные объяснения по факту совершенного им нарушения трудовой дисциплины, истребуемые у него работодателем на основании ст. 193 ТК РФ». Если работник поясняет причину отказа, ее нужно записать.

Завершается все подписями членов комиссии и сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Хранятся экземпляры акта в отделе кадров.

Акт (в совокупности с другими документами, собранными работодателем) является основанием для наложения на работника дисциплинарного взыскания.

образец акта об отказе работника предоставить письменные объяснения

Порядок дачи объяснений за проступок

Любое нарушение, произведенное работником, должно быть зафиксировано в специальном акте. Данный документ составляется его непосредственным начальником с привлечением как минимум двух свидетелей (также сотрудников организации).

В акте должно быть зафиксировано:

• время,
• место совершенного проступка
• суть проступка.

Далее руководитель обязан потребовать с подчиненного объяснения. При этом работник имеет право давать их как в устном, так и в письменном виде.

Письменные необходимы лишь в том случае, если они позволяют проанализировать и оценить вескость и уважительность причин проступка и могут напрямую повлиять на строгость возможного наказания.

По закону период для запроса и дачи объяснительной записки может определяться внутренними нормативными положениями компании, но в любом случае, он не должен превышать срок в один месяц.

Если работник пишет объяснительную, то в дальнейшем она либо служит обоснованием для того, чтобы освободить его от наказания, либо становится основанием для приказа о наложении дисциплинарного взыскания.

Если же сотрудник отказывается давать письменные объяснения, то через три дня работодатель имеет право составить соответствующий акт.

В каких случаях можно составлять акт

Трудовой Кодекс не зря является основополагающим документом в оформлении рабочих отношений. Безусловно, большинство норм в нем истолковано в пользу сотрудника, однако также много посвящено и правам работодателя. Одна из таких закреплена в статье 193 нормативного акта. Она позволяет руководителю фирмы в отношении кадров использовать один из видов дисциплинарной ответственности:

• Замечание:
• Выговор;
• Увольнение.

В вопросе назначения наказания, как и в любом другом, обязательным условием является документальное подтверждение факта несоблюдения условий трудового договора. К примеру: не явка на работу или отказ ее выполнять. Этим самым подтверждение выступает объяснительная записка. Документ, в котором сотрудник указывает сам факт – совершенный проступок и излагает его причины.

Основываясь на тяжести совершенного нарушения и учитывая обоснованность поступка, работодатель принимает решение о назначении наказания.

Однако не все работники на предприятиях являются ответственными и законопослушными гражданами. Многие отказываются писать объяснительные записки в надежде, что наказание минует их – у начальника на руках отсутствует документ, подтверждающий их провинность.

В подобных случаях, на помощь начальнику в борьбе за трудовую справедливость и приходит документ: «Акт об отказе писать объяснительную записку».

Кто может инициировать составление документа

Трудовым кодексом не определен перечень лиц, составляющих акт, в случае отказа работника писать объяснительную. Можно предположить, что раз подобный документ является поводом для наложения дисциплинарного наказания, то и инициатором его составления будет выступать лицо, занимающееся реализацией кадровой политики. По общему принципу «Акт об отказе писать объяснительную записку» составляет руководитель, либо лицо, исполняющее его обязанности. В зависимости от масштабов предприятия, им может быть, как начальник, так и главный менеджер структурного подразделения, в котором трудится провинившийся работник.

Помимо этого, принять участие в разработке документа должен руководитель отдела кадров.

Чтобы документ считался действительным, свою лепту в дело его составления должны внести и сотрудники предприятия. Из нескольких человек формируется комиссия, которая своей подписью заверяет подлинность документа и обоснованность претензий к работнику со стороны начальства.

Она формируется так же, как аттестационная, в соответствии со статьей 82 Трудового Кодекса.

Если работник, в отношении которого планируется составить акт, состоит в профсоюзе, необходимо пригласить ко всему прочему и представителя этого органа.

Таким образом, перечень лиц, составляющих «Акт об отказе писать объяснительную записку» выглядит следующим образом:

1. Руководитель;
2. Начальник отдела кадров;
3. Члены комиссии;
4. Представитель профсоюза.

Участвовать в его составлении должны не менее 3 лиц.

Требования и правила документального оформления

Закон не предъявляет серьезных требований к составлению акта. Он должен соответствовать ГОСТу и быть информативным. Бумага, на которой выполняется документ, может быть, как обычной, так и фирменной. Обязанности проставлять печать отсутствуют.

1. Сверху справа на документе располагаются данные об организации, ее наименование и юридический адрес.
2. Чуть ниже, посередине, прописывается наименование документа: «Акт об отказе писать объяснительную записку». Также он может называться и «Акт об отказе в предоставлении объяснений» — четкой регламентации нет.
3. Далее указывается место и дата разработки документа. Справа и слева, соответственно.
4. Основная часть акта рассказывает о причине его составления. Что сегодня, в присутствии свидетелей, работник отказался дать объяснения по факту нарушения трудовых правил, а также чем он мотивировал свой отказ. При этом, указываются полные имена и должности свидетелей, а также сотрудника, в отношении которого документ составляется. Обязательное условие-ссылки на нормативно-правовые акты. В данном случае, часть 1 статьи 193 Трудового Кодекса.
5. Заключительная часть — подписи сторон. Сначала свидетелей, о том, что в документе все указано верно. Затем инициатора составления акта-руководителя или начальника.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Образец акта об отказе писать объяснительную

Также рекомендуют дополнить документ подписью работника, в отношении которого он составляется. Она выступит подтверждением, что сотрудник с актом был ознакомлен. И согласен продолжать борьбу за дисциплинарную неприкосновенность.

Если работник откажется подписывать документ, в этой графе проставляется соответствующая отметка.

Акт должен быть составлен по истечении двух дней с момента отказа работником писать объяснительную. Однако, если сотрудник дал понять, что в его планы не входит составление объяснительной, акт можно разрабатывать в первый же день.

Зачем нужна объяснительная

Чтобы доказать факт несоблюдения условий трудового договора в праве существует такое понятие как «объяснительная записка». В ней работник указывает причины своего проступка. Однако не каждое, к примеру, опоздание происходит от безалаберности. Бывают и объективные причины, такие как болезнь или действия непреодолимой силы. Чтобы не допустить наказания невиновных, беспричинного обвинения сотрудников и наложения нескольких взысканий за один и тот же проступок, все факты фиксируются документально.

Объяснительная записка составляется по требованию руководителя. Причиной может стать любое нарушение норм права — от пятиминутного опоздания до прогула работы. Однако, как показывает практика, в основном объяснительные записки составляются по факту серьёзных рабочих огрехов. Она становится его документальным подтверждением и своеобразным чистосердечным признанием работника. При ее наличии руководитель имеет полное право назначить сотруднику дисциплинарное наказание. Чтобы не получить порочащую репутацию запись в личное дело, многие работники отказываются составлять объяснительную. Этот факт также фиксируется, но уже другим документом — актом.

Его главная задача-доказать факт нарушения трудовых норм. Иначе, при отсутствии объяснительной, работодателю было бы невозможно доказать факт неисполнения сотрудником своих обязанностей. А значит, и применить соответствующие меры, регламентированные статей 81 Трудового кодекса.

Обычно акт является поводом применения статьи 192 Трудового Кодекса.

Акт станет подтверждением обоснованности применения работодателем мер в отношении сотрудника в суде. Он станет подтверждением факта неисполнения им порученных обязанностей. Поэтому рекомендуют составлять его по факту каждого отказа писать объяснительную.

Последствия отказа от дачи пояснений

Предоставление подобных сведений — воля провинившегося. За отказ его наказать не имеют права. Тем не менее гораздо разумнее все же их дать, ведь работодатель тогда может счесть причину «непотребного» поведения уважительной или хотя бы просто более лояльно отнесется к нерадивому подчиненному.

Нежелание же подавать объяснительную записку говорит, чаще всего, об отсутствия сожалений со стороны виноватого работника, тем самым провоцируя начальника на наложение дисциплинарного взыскания. Обычно такое возможно в трех формах, а именно:

• замечание;
• выговор;
• увольнение работника.

По обыкновению акт об отказе писать объяснительную (далее по тексту — Акт) составляется руководителем отдела (подразделения), за которым закреплен нарушитель дисциплины, в присутствии свидетелей-сотрудников (не менее двоих, обычно юрисконсульт и секретарь — но можно привлечь и других работников).

Не существует единого унифицированного законодательно образца составления Акта, поэтому обычно допустима либо произвольная форма составления, либо заполнение по шаблону, принятому внутри организации. Тем не менее есть и обязательные пункты документа, а именно:

• дата, место оформления, номер бумаги;
• название фирмы;
• должность, ФИО работника-нарушителя;
• состав комиссии, которая удостоверяет отказ;
• причина-нарушение, требующая указанных объяснений;
• ссылки на соответствующие нормы законодательства.

Могут быть указаны и иные важные сведения и факты. Ограничений по объему текста в Акте не существует.

При составлении Акта можно использовать приложенные образцы.

Образцы Акта

Важно! Акт должен быть подписан непосредственным составителем и всеми членами импровизированной комиссии. В идеале там будет и подпись виновного, либо отметка о его отказе подписать бумагу.

Заверение печатью такого документа не требуется. Составлен Акт должен быть в 1 экземпляре. После всех мероприятий с участием такой бумаги, она передается в архив на срок не менее трех лет.

Как нужно писать объяснительную, расскажет видео ниже:

Отказ писать объяснительную на работе

В ст. 193 ТК РФ сказано, что если работник нарушил свои трудовые или должностные обязанности, он должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. Но нельзя наказать сотрудника, не затребовав с него письменные объяснения по поводу случившегося.

При этом затребовать объяснения у работника по поводу случившего работодатель может только в письменном виде. Требование оформляется в 2-ух экземплярах. Один остаётся у работника, а другой – передаётся в отдел кадров. На этом экземпляре должна стоять подпись провинившегося работника. Это говорит о том, что он получил требование и с ним ознакомлен. Только так работодатель сможет доказать, что он требовал от работника объяснений по факту случившегося.

Отказывать работодателю в письменных объяснениях работник не имеет права. Объяснить письменно ситуацию он может в течение 2-ух рабочих дней. Если сотрудник не хочет давать объяснения или не представляет их в указанный срок, работодатель составляет акт. Наличие этого документа никак не влияет на применение или неприменение взыскания к провинившемуся.

Отказ от объяснительной также должен быть дан работодателю в письменном виде. Работник пишет его от руки. Если работник отказывается писать объяснительную, в тексте своего отказа он указывает:

• «шапку» документа – сокращенное фирменное название работодателя;
• должность и инициалы представителя работодателя, уполномоченного принимать такие документы на рассмотрение;
• номер входящего документа и дата его регистрации в журнале;
• название документа – «отказ от дачи письменных объяснений»;
• текст документа – здесь работник описывает факты происшествия, а потом указывает на причины, по которым он не хочет давать своему работодателю письменные объяснения;
• дату написания отказа;
• должность, подпись и расшифровку.

Можно ли не писать объяснительную на работе

Только работодатель или уполномоченное от него лицо имеют право требовать, чтобы работник давал письменные объяснения по поводу того или иного факта. Ни один другой начальник, в том числе, начальник кадров или начальник отдела не имеет права требовать от сотрудника такого документа.

Поэтому работник имеет право отказывать всем, кроме работодателя. Никаких санкций ему за это не будет! Но он обязан писать объяснительную на работе по требованию работодателя, тем более, если на рабочем месте произошло происшествие. Требование предоставить объяснения должно быть предъявлено работнику в письменном виде. Если же работник отказывается писать объяснительную, то он также должен представить работодателю отказ в письменном виде.

Что делать, если работодатель требует послать ему объяснения на электронную почту? Электронные объяснительные не являются служебными кадровыми документами, так как на них нет личной подписи работника. Поэтому требование о представление объяснений по электронной почте можно проигнорировать.

Объяснительная в электронном виде будет иметь свою юридическую силу, если работник имеет свою квалифицированную электронную подпись, которой он и подпишет документ. Но на сегодняшний день, обычные рядовые сотрудники не имеют таких подписей, так как бремя по их изготовлению ложится на работодателя.
Работодатель может направить требование работнику, но только подписав его своей электронной подписью. Тогда работник может представить объяснения или отказ давать объяснительную в обычном письменном виде. Закон не запрещает этого делать!