Пример отражения отпускных в 6-НДФЛ в 2019 году

Отпускные показывайте в 6-НДФЛ за период, в котором они выплачены. Начисленные, но не выплаченные отпускные в расчет не включайте.

В разд. 1 укажите:

• в строке 020 – все отпускные, выплаченные в отчетном периоде, вместе с НДФЛ;
• в строках 040 и 070 – НДФЛ с выплаченных отпускных.

В разд. 2 покажите все отпускные, выплаченные в последнем квартале отчетного периода. Заполните отдельные блоки строк 100 – 140 для всех отпускных, выплаченных в один день, указав:

• в строках 100 и 110 – дату выплаты;
• в строке 120 – последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если это выходной, укажите первый рабочий день следующего месяца;
• в строке 130 – отпускные вместе с НДФЛ;
• в строке 140 – удержанный с отпускных налог.

Не показывайте в разд. 2 отпускные, выплаченные в последнем месяце квартала, если последний день этого месяца выходной. Отразите их в разд. 2 6-НДФЛ за следующий квартал. Например, отпускные, выплаченные в декабре 2018 г., не включайте в разд. 2 6-НДФЛ за 2018 г. Ведь срок уплаты налога с этих отпускных по ст. 226 НК РФ – 09.01.2019.

Пример:

В декабре в отпуске были два работника. У первого отпуск начался 3 декабря, у второго – 24 декабря. Отпускные выплачены:

29.11.2018 первому работнику – 47 000 руб. НДФЛ с них 6 110 руб.;

20.12.2018 второму работнику – 25 000 руб. НДФЛ с них 3 250 руб.

НДФЛ с этих отпускных перечислен в день их выплаты.

Общая сумма отпускных, выплаченных за 4 квартал, – 72 000 руб. (47 000 руб. + 25 000 руб.), НДФЛ с них 9 360 руб. (6 110 руб. + 3 250 руб.).

В 6-НДФЛ за 2018 г. отпускные отражены так:

Отпускные, выплаченные 20.12.2018, в разд. 2 6-НДФЛ за 2018 г. показывать не надо. Эти отпускные будут отражены в разд. 2 6-НДФЛ за 1 квартал 2019 г.

Источник: Главная книга

Правила отражения отпускных в неоднозначеных ситуациях

Выплатили отпускные уже после того, как сотрудник ушел отдыхать

• строка 100 – дата выплаты отпускных;
• строка 110 – та же дата, что и по строке 100;
• строка 120 – последнее число месяца, в котором выплатили отпускные*;
• строка 130 – сумма дохода;
• строка 140 – сумма удержанного налога.

Выдать отпускные надо не позднее чем за три дня до ухода сотрудника в отпуск (ст. 136 ТК). Но даже если выдали деньги с опозданием, то дата дохода не меняется – это день фактической выдачи отпускных.

Если выплатили отпускные с опозданием, то сотруднику выдайте компенсацию – не менее 1/150 ставки ЦБ (ст. 236 ТК). Эта выплата не облагается НДФЛ, поэтому в расчете ее не отражайте

Выдали отпускные в последний день месяца

• строка 100 – дата выплаты отпускных;
• строка 110 – та же дата, что и по строке 100;
• строка 120 – последнее число месяца, в котором выплатили отпускные*;
• строка 130 – сумма дохода;
• строка 140 – сумма удержанного налога.

Доход в виде отпускных признают на дату выплаты, а НДФЛ перечисляют в последний день месяца, в котором выдали деньги сотруднику (п. 6 ст. 226 НК, письмо Минфина от 28.03.2018 № 03-04-06/19804).

Выплатили отпускные по отпуску, который переходит с одного месяца на другой

• строка 100 – дата выплаты отпускных;
• строка 110 – та же дата, что и по строке 100;
• строка 120 – последнее число месяца, в котором выплатили отпускные*;
• строка 130 – сумма дохода;
• строка 140 – сумма удержанного налога.

Сотрудник получает доход в виде отпускных в день выплаты денег (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Неважно, на какие дни приходится сам отдых. Заполняйте выплату в одном блоке строк 100–140 в периоде, когда выдали отпускные.

Отпуск с последующим увольнением

Отпускные:

• строка 100 – дата выплаты отпускных;
• строка 110 – та же дата, что и по строке 100;
• строка 120 – последнее число месяца, в котором выплатили отпускные*;
• строка 130 – сумма дохода;
• строка 140 – сумма удержанного налога;

Зарплата:

• строка 100 – последний рабочий день перед отпуском;
• строка 110 – та же дата, что и по строке 100;
• строка 120 – следующий рабочий день после даты по строке 110;
• строка 130 – сумма дохода;
• строка 140 – сумма удержанного налога.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Отпускные выплаты, как и любые другие доходы физических лиц, облагаются налогом, которой обязательно должен отображаться в декларации 6-НДФЛ. Как отобразить отпускные в отчете 6-НДФЛ подробно рассматривается в данной статье.

Особенности отпускных по части НДФЛ

Отпускные, а так же больничные, должны быть отражены в отчете 6-НДФЛ наряду с доходами физических лиц, подлежащих налогообложению. В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса РФ заработная плата выплачивается в два этапа (аванс и основная часть), в то время как отпускные и больничные начисляются следующим образом:

• отпускные: при оформлении отпуска, не позднее, чем за 3 календарных дня до его наступления (статья 136 ТК РФ);
• больничные: в течение 10 календарных дней после того, как сотрудник предоставит больничный лист или другой соответствующий документ. Больничные начисляются в совокупности с ближайшей зарплатой, согласно пункту 1 статьи 15 закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 года No 255-ФЗ.

Не смотря на различия в сроках начисления, правила определения и для отпускных и для больничных являются общими:

1. Дата, когда доход признается полученным для расчета НДФЛ, должен соответствовать дате выплаты дохода (подпункт 1 пункт 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ).
2. Сроком уплаты НДФЛ должна являться последняя дата месяца, в котором совершены выплаты (пункт 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ).

С точки зрения крайнего срока, отпускные отличаются от прочих доходов физических лиц, НДФЛ с которых должен выплачиваться не позднее дня, следующего за выплатой (пункт 6 статьи 226 НК РФ). Именно поэтому в форме отчетности 6-НДФЛ отпускные отражаются обособленно.

Отражение отпускных в 6-НДФЛ

Чтобы отразить отпускные в отчете 6-НДФЛ, необходимо свести формат выплаты к одному из двух вариантов:

1. Отпускные выплачиваются отдельно от заработной платы по мере их начисления. В этом случае они отражаются в отдельных строках раздела 2 формы 6-НДФЛ. Причинами такого обособленного обозначения являются отдельная дата выплаты дохода и удержания с него НДФЛ.
2. Отпускные выплачиваются вместе с заработной платой (например, в случае ухода в отпуск с последующим увольнением). В этом случае для отражения отпускных также потребуются отдельные строки в разделе 2 формы 6-НДФЛ, так как не смотря на единую дату выплаты отпускных и дохода, различными будут сроки удержания с них НДФЛ.

Так или иначе, в разделе 2 формы 6-НДФЛ отпускные будут обозначены отдельно от остальных выплат, так как срок удержания с них НДФЛ будет отличаться (Письмо ФНС РФ No БС-4-11/8312 от 11 мая 2016 года.

В разделе 1 формы 6-НДФЛ отпускные войдут в общие показатели сумм начисленных доходов за отчетный период времени (строка 020), налога удержанного с этих начислений (строка 040), и фактически удержанных налогов (строка 070).

На стыке отчетов оплата НДФЛ с отпускных может перейти на следующий за отчетным периодом квартал. Такое может произойти, если день отчисления налога с отпускных выпадает на выходной и переходит на ближайший рабочий день (пункт 7 статьи 6.1 Налогового кодекса РФ). В данном случае строки 020, 040 и 070 Раздела 1 формы 6-НДФЛ будут заполнены по факту начисления дохода, а строки Раздела 2 заполнятся данными по налогообложению уже в следующем квартальном отчете.

Отображение отпускных в разделах декларации 6-НДФЛ

Переходящие отпускные и их перерасчет

Существует ряд общих правил, как отобразить отпускные, переходящие на следующий месяц или квартал:

• начисление дохода в виде отпускных и удержанного с них налога, не зависимо от периода времени, к которому они относятся, на основании их фактической выплаты, будут занесены в общие показатели Раздела 1 формы 6-НДФЛ;
• выплата отпускных будет отражена в Разделе 2 формы 6-НДФЛ с обозначением даты начисления и удержания подоходного налога.

Одним словом, отпускные отражаются в декларации 6-НДФЛ по мере их фактической выплаты, не зависимо от того, к какому отчетному периоду они относятся (Письмо ФНС РФ БС-4-11/9248 от 24 мая 2016 года).

Даже если отчет с данными по отпускным выплатам уже был сдан, может появится необходимость сделать перерасчет отпускных по следующим причинам:

1. Была допущена ошибка при расчете отпуска, в результате чего в отчете фиксируются неверные данные. Исправленные сведения необходимо сдать в налоговые службы в виде Уточненного отчета 6-НДФЛ.
2. Перерасчет отпускных основан на законодательной базе, и правомерно осуществлен после первичного расчета отпускных. Такая ситуация может произойти в результате увольнения сотрудника, отзыва его с места пребывания в отпуске, переноса отпуска ввиду несвоевременной выплаты отпускных. В этом случае данные по перерасчету вносятся в соответствующие строки отчета 6-НДФЛ за тот период, в котором был произведен перерасчет (Письмо ФНС РФ БС-4-11/9248 от 24 мая 2016 года).

Образец заполнения 6-НДФЛ с отпускными

Отпускные необходимо отражать в декларации 6-НДФЛ в соответствии с тремя датами:

1. Дата начисления дохода по отпускным, а также соответствующего сумме выплаты подоходного налога. Здесь отпускные ни чем не отличаются от всех остальных форм дохода, и на общих основаниях вносятся в Раздел 1 формы 6-НДФЛ.
2. Дата фактической выплаты отпускных. Отображается в Разделе 2 формы 6-НДФЛ наряду с другими формами дохода. Датой дохода считается день фактической выплаты отпускных (подпункт 1 пункт 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ, письма ФНС РФ No БС-4-11/14329@ от 21 июля 2017 года и No БС-4-11/9248 от 24 мая 2016 года).
3. Срок уплаты налога, который отличается от ударения налогов с других форм доходов, и требует изменения порядка заполнения формы 6-НДФЛ.

Как заполнить отчет по форме 6-НДФЛ показано ниже, на примере конкретной ситуации.

Сотрудницы ООО «Бриллиант» уходят в очередной отпуск весной 2018 года:

• бухгалтер Бирюлькина Б. Б. – 6 марта (на 10 календарных дней). Отпускные в размере 9 800 р выплачены 28 февраля;
• заведующая складом Сережкина С. С. – 21 марта (на 28 календарных дней). Отпускные в размере 21 500 р выплачены 17 марта;
• продавец-консультант Подвескина П. П. – 3 апреля (на 14 календарных дней). Отпускные в размере 12 300 р выплачены 30 марта.

Подоходный налог каждой из сотрудниц был удержан в день фактической выплаты отпускных. То есть даты получения отпускных и удержания НДФЛ будут следующими:

• Бирюлькина Б. Б. – 28 февраля;
• Сережкина С. С. – 17 марта;
• Подвескина П. П. – 30 марта.

Согласно этим данным мы можем заполнить полностью Раздел 1 и строки 100 и 110 Раздела 2. Для строки 120 определяем дату перечисления НДФЛ:

• Бирюлькина Б. Б. – 28 февраля (последний день месяца февраля для выплат);
• Сережкина С. С. – 2 апреля (последний день месяца марта – 31 число, — выпадает на субботу);
• Подвескина П. П. – 2 апреля (по той же причине).

Каждая из этих выплат в Разделе 2 будет отображаться обособленно, так как все сотрудницы получают отпускные выплаты в разные дни. На практике, если сразу несколько сотрудников получают отпускные в один день, то данные по ним можно объединить при отражении их в Разделе 2. Дата фактического удержания налога при этом будет одна и та же, даже если выплаты начислены в разные одни одного и того же месяца.

Далее необходимо заполнить Раздел 1 формы отчетности 6-НДФЛ. Данные по всем сотрудницам, уходящих в отпуск, будут отражены за I квартал. Для удобства предположим, что иных выплат в организации не совершалось.

Раздел 1 Общие показатели

Номер строки	Содержимое строки
010	13%	Налоговая ставка
020	43 600 р	Общий доход
025	0 р	Доход по дивидендам
030	0 р	Размер налоговых вычетов
040	5 668 р	Сумма удержанного налога
045	0 р	Сумма удержанного налога с доходов по дивидендам
050	0 р	Сумма фиксированного авансового платежа
060	3	Количество физлиц получивших доход
070	5 668 р	Сумма удержанного налога
080	0 р	Сумма неудержанного налога
090	0 р	Сумма налогов, возвращенных налоговым агентом

В строке 120 Раздела 2 отражается дата перечисления НДФЛ согласно Налоговому кодексу РФ (не фактическая. Именно она определит к какому отчетному периоду будет относиться выплата: к I кварталу или полугодию.

Так как перечисление НДФЛ в I квартале было только у Бирюлькиной (февраль месяц),то ее отпускные должны быть отражены в отчете 6-НДФЛ за I квартал обособленным блоком. Если бы последний день марта не выпал на выходной день, и перечисление НДФЛ Сережкиной и Подвескиной произошло 31 марта, данные по ним так же отразились бы в отчете за I квартал. Но так как перечисление произошло 2 апреля, информация по ним переходит в отчет по форме 6-НДФЛ за полугодие.

Раздел 2 Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц

Отчет за I квартал. Отпускные Бирюлькиной Б. Б.

Номер строки

Бирюлькина Б. Б.

Как отразить отпускные в 6-НДФЛ – пошаговая инструкция

Стоит рассмотреть, как происходит заполнение отпускных в отчете 6-НДФЛ в виде пошаговой инструкции, чтобы можно сделать все правильно с первого раза.

Шаг 1. Заполнение ИНН и КПП, а также указание налоговой ставки, которая установлена законом.

Заполнение ИНН и КПП

Шаг 2. Заполнение раздела 1 в соответствии с подстрочником. Тут необходимо указать общую сумму доходов и расписать данные за каждый месяц. Для расчета отпусков берут сведения за 12 месяцев.

Заполнение первого раздела

Шаг 3. Указание налога, который был удержан за фактически выданные ранее суммы. Указываются данные тоже за каждый месяц. Также нужно указать итоговый размер. На этом этапе происходит также расчет отпускных и вычет НДФЛ из них.

Заполнение второго раздела

Шаг 4. Заполнение титульного листа. На нем нужно указать ФИО сотрудника, ИНН и КПП.

Заполнение титульного листа

В принципе, само заполнение не представляет проблем. Необходимо только выполнять все предельно внимательно. Если отпускные переходящие, то нужно заполнять не все строчки в один месяц, поскольку они переходят в отчет следующего месяца.

Переходящие отпускные

Отдельно поговорим о том, как отображать отпускные января в данных за декабрь. Обычно это вызывает проблемы у бухгалтеров, так как периоды разные, при этом сведения уже отчасти пойдут в новый годовой отчет.

Начисление отпускных в 1с

Особых сложностей не возникает, если не считать длительные новогодние праздники. Все происходит также, как при переходящих отпускных между кварталами. Вот основные моменты, о которых нужно помнить:

• данные в строках 100 и 110 Раздела один отображаются по дате выплаты;
• срок перечисления НДФЛ может растянуться до последнего числа месяца;
• в 120 строке указывается, в отчет за какой период попадут отпускные.

Таблица 1. Заполнение отчета с привязкой к строкам формы отчета

Строка	Действие	Срок выполнения	Нормы НК РФ (статья)
020	Начисление дохода	В день совершения транзакции	223
040	Исчисление НДФЛ	В день совершения транзакции	226 п.3
100	Передача денег сотруднику	В день совершения транзакции	223
070, 110	Удержание НДФЛ	В день совершения транзакции	226 п. 4
120	Перечисление НДФЛ в казну	Последнее число месяца, в котором выдавалось пособие	226 п. 6

Рассмотрим процесс занесения отпускных в 6-НДФЛ на примере.

Таблица 2. Пример занесения отпускных в отчет

Строка	Значение
020	18 500
040	2 405
070	2 405
100	07.10.2018
110	07.10.2018
120	31.10.2018
130	18 500
140	2 405

Важно. Если сотрудник в одном периоде получает и больничные, и отпускные, то это все отображается в отчете. При этом даты фактического получения средств будут отличаться. Требуется указать дату получения больничных (до 10 дней после получения листка нетрудоспособности бухгалтером) и отпускных (за 3 дня до начала отпуска или ранее).

Нормативные документы, предусматривающие различные виды отпусков, с расшифровкой

Стоит отметить, что переходящие отчеты, которые включают себя отпускные, будут оформлены в соответствии со статьей 6.1 НК РФ. Здесь указано, что отпускные могут быть начислены в один месяц, а перечислены в следующий, если сотрудник уходит в отпуск на границе отчетных периодов. Тогда начисление будет указано в одном отчете 6-НДФЛ, а дата фактической выплаты в другом.

Выплата отпускных вместе с зарплатой – как отобразить в 6-НДФЛ

Иногда отпускные перечисляются вместе с зарплатой. Учитывая то, что специалист пишет заявление на отпуск заранее, бухгалтер может предусмотреть это и оформить отчет заранее. Также выплата вместе с зарплатой происходит в том случае, если совпали сроки, однако это бывает значительно реже. Обычно сотрудник бухгалтерии самостоятельно облегчает себе жизнь и сразу заполняет единый отчет с учетом предоставления денег за отпуск.

Основное правило при выплате отпускных вместе с зарплатой – правильно, требующее все отобразить. Требуется, чтобы дата начисления отличалась от даты начисления заработной платы. Это связано с тем, что последняя выдается два раза в месяц. То есть, начисления происходят единовременно, но выплаты растянуты во времени.

Получение отпускных с зарплатой

Дата фактической выплаты должна совпадать с временем выдачи заработной платы. Это не является нарушением закона. Но в пояснениях к отчету стоит указать, что выплата производилась с основной частью денежных средств. В Разделе 2 зарплату и отпускные необходимо отобразить в разных разделах, так как:

• дата получения дохода может отличаться;
• существует разный порядок по начислению НДФЛ.

Кстати! Иногда сотрудники принимают решение взять отпуск перед увольнением. О том, какой может быть реакция работодателя и какое заявление при этом потребуется можно прочесть ниже.

Отпуск с последующим увольнением

Как заполнять 6-НДФЛ, если сотрудник не ходил в отпуск

Не всегда сотрудники уходят в отпуск. Многие продолжают работать, чтобы получать одновременно зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск. Закон не предусматривает возможность работать без перерыва. В течение года специалист должен использовать 28 дней дополнительного отдыха (исключение составляют некоторые профессии). Так, определенным специалистам положено дополнительно еще 30 дней отдыха за вредное производство или тяжелые условия труда.

Пример заявления на отпуск

Однако существует несколько схем, которые часто используют работодатели, чтобы специалисты могли работать и получать отпускные. Обычно для этого используется следующий ход:

1. сотрудник пишет заявление на получение ежегодного оплачиваемого отпуска;
2. он продолжает работать, несмотря на данное заявление;
3. за три дня до предполагаемой даты выхода в отпуск получает причитающиеся ему денежные средства;
4. получает полную зарплату.

По сути, работнику не важно, как все оформляет бухгалтер. Его интересует, чтобы полученная сумма была установленного размера. А оформление происходит следующим образом:

• отпускные показываются в 6-НДФЛ в соответствии с требованиями закона;
• сумма основного дохода состоит из оклада за отработанные по отчету дни и премии.

Таким образом, внешне все выглядит законно и все стороны остаются удовлетворены: сотрудник получает дополнительную оплату, у работодателя «не выпадают» сотрудники, а ФНС получает положенные отчисления.

Особенности оформления неиспользованного отпуска при увольнении

Когда сотрудник увольняется, он получает деньги за накопленные дни отпуска и за фактически дни, которые он отработал. Сроки расчета регламентированы законом, поэтому, когда специалист предоставляет заявление на увольнение, бухгалтер обязан осуществить полагающиеся расчеты. Дни за накопленный отпуск оплачиваются на основании статьи 127 ТК РФ. При этом деньги не относятся к доходам или отпускным. Таким образом, дата получения средств является датой их перечисления на счет работника. В статье 223 НК РФ сказано, что эта компенсация, в отличие от большинства других, облагается подоходным налогом.

Выписка из статьи 127 ТК РФ

Статья 140 ТК РФ предусматривает единовременную выплату всех положенных сотруднику денежных средств. При этом НДФЛ оплачивается по правилам выплаты налога при перечислении зарплаты, то есть на следующий день, а не до конца месяца. Компенсационные выплаты отражаются в Разделе 1 отчета 6-НДЛ в строках 020, 040 и 070. В Разделе 2 сумму указывается вместе с зарплатой. То есть, не нужно дополнительно выделять строки 100 – 140. Это значительно упрощает работу бухгалтера.

Как оформлять отчет 6-НДФЛ, если сотрудник заболел во время отпуска

Иногда сотрудники заболевают во время нахождения в отпуске. При этом закон предусматривает пролонгацию отпуска из-за болезни. При заболевании необходимо:

• сообщить работодателю о наличии проблем со здоровьем доступным способом;
• озвучить, что лучше: продлить отпуск или взять его в другое время;
• вызвать врача и получить больничный лист;
• закрыть его после выздоровления;
• передать его бухгалтеру.

Образец заявления на продление отпуска

Дополнительно не нужно писать заявление на продление отпуска, но иногда бухгалтер может попросить это сделать.

В ситуации пролонгации необходимо делать корректировки в табеле учета рабочего времени. Также приходится указывать в 6-НДФЛ больничный тоже. Он оплачивается в течение 10 дней после предоставления.

Важно. Отпуск можно продлить только в случае своей болезни. Если проблемы со здоровьем у кого-то из членов семьи, то врач окажет помощь в предоставлении листка нетрудоспособности, опираясь на действующий закон. Таким образом, не всегда обязательно вызывать доктора, находясь в отпуске. Особенно, если у ребенка или супруга/супруги банальная простуда.

Правила перерасчета отпускных

Иногда требуется осуществить перерасчет отпускных. Не всегда это связано с ошибками, который допустил бухгалтер. Так, если сотрудник досрочно вернулся из отпуска в силу различных причин, необходимо осуществить перерасчет. Оставшиеся дни возможно использовать отдельно позже, однако изначально специалист получил больше денег, чем ему причиталось.

Необходимо запомнить следующие правила:

• в отчете 6-НДФЛ указывается сумма фактического дохода уже после перерасчета;
• размер удержанного налога остается неизменным.

Если отчет уже был сдан в ФНС, то необходимо предоставить пояснения к нему и дополнительные данные. После рассмотрения причин внесения изменений сотрудники ФНС примут обновленный отчет.

Финансовые излишки в отчете часто оформляются в виде авансового счета

При наличии оснований для осуществления перерасчета необходимо выполнить все требуемые действия. Если отчет 6-НДФЛ еще не был сдан, то работа бухгалтера будет намного проще. Возможно предупредить сотрудника, что выданные сверх нормы отпускные пойдут в часть зарплаты. Тогда в отчете будет отображена правильная сумма, которая там должна была находиться изначально. Остальные деньги окажутся в зарплатной графе. Во время перечисления средств стоит учитывать преждевременную выдачу денег и перечислить меньше.

Также возможно оформить излишки в виде авансового отчета. То есть, сотруднику выдавалась определенная сумма для покупки чего-то для нужд фирмы. Однако товара не было в наличии и деньги были возвращены бухгалтеру.

Ответственность за неправильно оформленный отчет

Существует наказание за неправильно оформленный отчет для налоговой. Однако обычно сотрудники ФНС отправляют его назад с комментариями, чтобы бухгалтер смог переделать все. Штрафы начисляются только в следующих случаях:

• выявление нарушений во время камеральной проверки предприятия;
• игнорирование требований исправить отчет;
• сдача 6-НДФЛ после обозначенного срока;
• отсутствие отчета, несмотря на требование сотрудников ФНС предоставить его.

Размер санкций может достигать 20 000 рублей.

Размер санкций зависит от допущенных бухгалтером ошибок

Таким образом, рекомендуется внимательно заполнять всю финансовую отчетность. Если одновременно уходит несколько специалистов, то Раздел 2 заполняется на каждого отдельно. Если возникают вопросы или проблемы, то стоит проконсультироваться у других специалистов. Стоит отметить, что заполнять 6-НДФЛ через 1С намного проще, чем вручную. Здесь всегда можно сделать необходимые исправления, не заполняя все заново. Также есть функция внесения комментариев и распечатки отчета. А еще его возможно отправить в ФНС в электронном виде.

Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ при выплате отпускных

Раздел 1

• строка 020 — сумма отпускных, выплаченных в отчетном периоде (включая НДФЛ)
• строка 040 — начисленный НДФЛ с выплаченных отпускных, указанных по строке 020
• строка 070 — удержанный НДФЛ с выплаченных отпускных, указанных по строке 020

Раздел 2

Отражается сумма отпускных, выплаченных в последнем квартале отчетного периода, на каждую дату выплаты отпускных.

• строка 100 — дата выплаты отпускных
• строка 110 — дата выплаты отпускных
• строка 120 — последний день месяца выплаты отпускных
• строка 130 — сумма отпускных (включая НДФЛ)
• строка 140 — сумма НДФЛ

Если последний день месяца выплаты отпускных (строка 120) приходится на выходной день, то указывается первый рабочий день следующего месяца (Письма ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@; от 01.08.2016 № БС-3-11/3504@; от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Пример (отпускные начислены и выплачены в одном квартале)

Отпускные выплачены:

• 20 января 2017 — 25 000 рублей, НДФЛ — 3 250 рублей перечислен в день выплаты отпускных
• 20 марта 2017 — 30 000 рублей, НДФЛ — 3 900 рублей перечислен в день выплаты отпускных

Раздел 1

• строка 020 — 55 000 (25 000 + 30 000)
• строка 040 — 7 150 (3 250 + 3 900)
• строка 070 — 7 150

Раздел 2

• строка 100 — 20.01.2017
• строка 110 — 20.01.2017
• строка 120 — 31.01.2017
• строка 130 — 25 000
• строка 140 — 3 250
• строка 100 — 20.03.2017
• строка 110 — 20.03.2017
• строка 120 — 31.03.2017
• строка 130 — 30 000
• строка 140 — 3 900

Рекомендуем статьи в Школе бухгалтера:

• Как оформить ежегодный отпуск работнику: 8 правил для бухгалтера.
• Расчет отпускных: 5 ошибок, которые следует избегать.
• Пример расчета отпускных. Калькулятор расчета отпускных.

Пример (отпускные начислены в одном квартале, выплачены — в следующем квартале)

Отпускные 30 000 рублей начислены 31 марта 2017 года, выплачены 4 апреля 2017 года, НДФЛ — 3 900 рублей перечислен в день выплаты отпускных. Указанные отпускные в расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2017 года не отражаются. Они отражаются в расчете 6-НДФЛ за полугодие 2017 года

Раздел 1

• строка 020 — 30 000
• строка 040 — 3 900
• строка 070 — 3 900

Раздел 2

• строка 100 — 04.04.2017
• строка 110 — 04.04.2017
• строка 120 — 30.04.2017
• строка 130 — 30 000
• строка 140 — 3 900

Пример (отпускные выплачены в декабре одного налогового периода, срок перечисления НДФЛ — в следующем налоговом периоде)

В Письме ФНС РФ от 05.04.2017 № БС-4-11/6420@ рассмотрена ситуация, при которой отпускные начислены и выплачены в одном налоговом периоде, а срок перечисления НДФЛ — в следующем налоговом периоде.

Отпускные 30 000 рублей выплачены 30 декабря 2016 года, НДФЛ — 3 900 рублей перечислен в день выплаты отпускных, начало отпуска и срок перечисления НДФЛ — 9 января 2017 года, так как 31.12.2016 — выходной день, следовательно, срок переносится на первый рабочий день — 09.01.2017.

Раздел 1 за 2016 год

• строка 020 — 30 000
• строка 040 — 3 900
• строка 070 — 3 900

Раздел 2 за 1 квартал 2017 года

• строка 100 — 30.12.2016
• строка 110 — 30.12.2016
• строка 120 — 09.01.2017
• строка 130 — 30 000
• строка 140 — 3 900

Пример (компенсация неиспользованного отпуска при увольнении)

Датой фактического получения дохода при выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, является последний рабочий день. Поэтому компенсация за неиспользованный отпуск отражается в расчете 6-НДФЛ за период, на который приходится последний день работы (Письмо ФНС РФ от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@).

24.03.2017 в день увольнения выплачена компенсация за неиспользованный отпуск 30 000 рублей, в том числе — НДФЛ 3 900 рублей.

Раздел 1

Чтобы соблюдать требования законодательства при заполнении 6 НДФЛ, отпускные следует отражать правильно. Эта новая форма отчетности введена в действие недавно, поэтому быстрее понять работу с ней помогут специальные примеры.

Как в 6 НДФЛ отразить отпускные: требования ФНС и основные положения

При заполнении этой отчетности надо понимать главное отличие от формы 2 НДФЛ, которая использовалась ранее. Новый документ содержит сведения непосредственно о налоговом агенте и его обязательствах перед государством. Поэтому в нем не нужно указывать данные о доходах, не подлежащих налогообложению.

Но в 6 НДФЛ отпускные и больничные записывают обязательно. Они облагаются налогом по стандартной ставке, 13%. Для точного контроля необходимо наличие в отчетном документе не только соответствующих сумм, но и важных дат:

• получения дохода (фактического);
• удержания НДФЛ;
• перечисления НДФЛ в бюджет.

Общим требованием является строгое соблюдение сроков подачи данных в органы ФНС:

• 05.2016;
• 08.2016;
• 10.2016;
• 04.2017.

Обратите внимание, что последний документ с данными за последний квартал допустимо передать вместе с другой отчетностью весной следующего года.

Чтобы случайно не нарушить правила, следует помнить, что только при личном посещении налоговой инспекции соответствующие даты будут совпадать. На почте надо при отправке письма получить официальное подтверждение. В системе электронного документооборота необходимые данные фиксируются автоматически.

Ошибки и неточности наказывают денежным штрафом. На исправление дают 5 дней. При нарушениях сроков более 10 дней законодательством разрешена блокировка счета налогового агента. По этой причине не рекомендуется совершать нарушения, способные нарушить нормальную деятельность ИП, организации.

style=»text-align: justify;»>Пример заполнения формы

Как отразить отпускные в 6 НДФЛ: заполнение титульного листа

Общие правила оформления подобной отчетной документации действуют и в этом случае:

• Заполнение полей начинают с левого края.
• При наличии пустых позиций в них записывают прочерки: «–».
• Если возникли помарки, то придется заполнять лист заново. Исправления и применение корректирующих карандашей не разрешается.
• При скреплении сохраняют целостность бумажных носителей.

Проще заполнять формы с применением специализированного программного обеспечения. Передавать отчетность также удобнее в цифровом виде. Бумажные формы допустимы только при небольшой численности персонала. Если в штате есть 25 и более человек, получавших доход, то используют исключительно электронный документооборот.

Начнем рассмотрение примера с титульного листа:

• На первой странице вверху указываются идентификационные параметры налогоплательщика. Если это – филиал предприятия, то заносят данные КПП. В нашем примере отчет подает индивидуальный предприниматель Петров, поэтому он заполняет эту графу прочерками.
• При правильном заполнении отчета у проверяющих органов не возникнут замечания. В противном случае придется делать исправления. Новый документ будет корректировкой, что обозначают порядковым номером в соответствующей графе. В нашем примере составляется первый вариант отчета, поэтому вписывают нули.
• Отчет заполняют и передают в НИ ежеквартально, с записью кода: 21, 31, 33, или 34 соответственно. Этот документ полугодовой, поэтому записывается «31».
• Далее заполняют графы с типовыми данными: код налогового органа, место предоставления отчета, наименование, телефон.
• В отдельном блоке указывают Ф.И.О. физического лица. Это может быть ответственный сотрудник предприятия, представитель. В последнем варианте делают запись с данными о документе, подтверждающем соответствующие полномочия.

Обратите внимание, что дата составления документа не подтверждает факт своевременного предоставления его в органы ФМС.

Отпускные в 6 НДФЛ: заполнение отчетной части

Теперь изучим подробнее, как отразить в форме 6 НДФЛ отпускные. Эти суммы считаются доходом и облагаются по ставке 13%. Важными являются перечисленные выше сроки расчета и перевода отпускных, налогов. Приведем особенности заполнения отдельных позиций.

В первом разделе содержатся сводные данные, которые считают нарастающим итогом:

• Строка 020. Сюда вписывают сумму всех доходов физических лиц, которые облагаются налогом. В нашем примере помимо заработной платы добавлены отпускные. В этой графе учитываются начисления за отчетный период, поэтому вполне допустимо, что величина будет больше, чем реальные выплаты. Пенсии и другие государственные пособия сюда не входят.
• В строках 040 и 070 указаны сумы исчисленного и удержанного НДФЛ. Они не обязательно совпадают. При заполнении используются реальные данные, подтвержденные первичными документами.
• Доходов в виде дивидендов, авансовых платежей и других действий по списку первого раздела не было, поэтому следующие строки заполняют прочерками: 025; 030; 045; 050; 080 и 090.
• В стр. 060 записано количество работников (2), которые получали доход в этом периоде.

Данные по второму разделу представлены в таблице:

Строка	Значение
100	15.04.2016	«Дата получения дохода». Отпускные были выплачены именно в этот день. Заработная плата – в другой срок, что и отражено в других позициях отчета.
110	15.04.2016	«Дата удержания НДФЛ». В Соответствии с действующими нормативами этот налог фиксируется в учете на дату фактической выплаты.
120	29.04.2016	Срок перечисления НДФЛ определен в «Налоговом кодексе» (п.9 ст.226.1 и п.6 ст.226 соответственно). При выплате отпускных допустимо совершать такой перевод в последний день этого же месяца.
130	25000	«Сумма полученного дохода». Запись делают на основе первичной документации.
140	3250	«Сумма удержанного налога». Запись делают на основе первичной документации.

В следующих позициях отражены данные по выплаченным в отчетный период зарплатам. Надо правильно распределять суммы НДФЛ по строкам в разных частях отчета. Если с июньской зарплаты налог будет переведен в бюджет в июле, то соответствующие данные о выплатах сотруднику не будут записываться в строке 100 первого раздела. Нарастающим итогом их заносят в отчетную документацию следующего периода, то есть за 9 месяцев текущего года.

Отражение отпускных в 6 НДФЛ: проверка

Чтобы исключить ошибки и повторные отчеты используют методики, разработанные ФНС:

• Если значение в строке 020 получилось меньше, чем в 030, то сумма налоговых вычетов выше, чем полагается по правилам НК РФ.
• Эта формула пригодится для проверки начисленных НДФЛ (Стр. 020 – стр. 030)/ 100 * стр.010 = стр. 040.
• Если цифра в стр.040 меньше, чем в 050, значит авансовый платеж рассчитан неправильно.

С полным списком контрольных действий можно ознакомиться в письме ФНС № БС-4-11/3852@ от 10.03. 2016 г. Проверяйте не только цифры, но и соответствие документа правилам, изложенным выше в этой статье.

Рассмотрим, как правильно отразить в отчетности по форме 6-НДФЛ отпускные выплаты за отпуск, начинающийся в июле, начисленные и выплаченные в июне за три дня (ст. 136 ТК РФ) до его начала.

Заполнение 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) производится на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать:

• сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика;
• вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих налоговую базу, в соответствии с кодами видов доходов (утв. приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@);
• суммы дохода и даты их выплаты;
• статус налогоплательщика;
• даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ, реквизиты соответствующего платежного документа.

Форма 6-НДФЛ содержит два раздела:

• раздел 1 «Обобщенные показатели», в котором указывают обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке;
• раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц», в котором указывают даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

Далее подробнее остановимся на порядке заполнения раздела 2 формы 6-НДФЛ.

Исходя в том числе из положений главы 23 Налогового кодекса дата фактического получения дохода, дата удержания НДФЛ и дата (срок) перечисления НДФЛ в бюджет — это три самостоятельные даты, каждую из которых определяют на основании отдельных норм указанной главы (ст. 223, пп. 4, 6 ст. 226, пп. 7, 9 ст. 226.1 НК РФ; письма ФНС России от 18.03.2016 № БС-4-11/4538@, от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 20.01.2016 № БС-4-11/546@, от 24.11.2015 № БС-4-11/20483@).

Отметим, что в расчете 6-НДФЛ не предусмотрено указание кодов видов доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщикам. Вместе с тем от вида выплачиваемого налогоплательщику дохода, в обязательном порядке отражаемого в регистрах налогового учета (с кодом 2012 для сумм отпускных выплат и с кодом 2000 для доходов в виде оплаты труда), зависит порядок определения вышеуказанных дат, который, в свою очередь, влияет на корректность заполнения раздела 2 формы 6-НДФЛ.

Заполнение 6-НДФЛ в части сумм отпускных

В общих случаях:

• дату фактического получения доходов в денежной форме определяют как день выплаты (перечисления на банковский счет) такого дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);
• удержать начисленную сумму налога налоговые агенты обязаны непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ);
• перечислить суммы исчисленного и удержанного налога налоговый агент обязан не позднее дня, следующего за днем выплаты (за некоторым исключением) (п. 6 ст. 226 НК РФ).

При этом в отношении дохода в виде оплаты труда в целях исчисления НДФЛ предусмотрено специальное положение, согласно которому датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признают последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Средний заработок, сохраняемый на период ежегодного отпуска, не является оплатой труда, поскольку период отпуска относится ко времени отдыха, то есть времени, в течение которого работник не выполняет никаких трудовых обязанностей (ст. 106, 107, 114, 139 ТК РФ). Поэтому дату фактического получения дохода при выплате сотруднику отпускных определяют на день его выплаты (пост. Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 11709/11; письма Минфина России от 26.01.2015 № 03-04-06/2187, от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139, от 10.10.2007 № 03-04-06-01/349, ФНС России от 24.10.2013 № БС-4-11/190790).

Удержание НДФЛ с отпускных также производят на дату их выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Соответственно, даты, отражаемые по строке 100 и по строке 110 раздела 2 формы 6-НДФЛ в отношении таких выплат, будут совпадать.

Важно!

Пункт 4.2 порядка заполнения формы 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) предусматривает отдельное заполнение строк 100—140 в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, но различные сроки перечисления НДФЛ.

Вместе с тем порядок определения даты перечисления в бюджет НДФЛ, удержанного с отпускных, с 2016 года регулируется специальной нормой (абзац второй п. 6 ст. 226 НК РФ): при выплате таких доходов налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Это означает, что срок перечисления НДФЛ с доходов в виде отпускных определяют как последнее число месяца, в котором фактически произведена выплата отпускных. Соответственно, именно эту дату нужно отразить по строке 120 раздела 2 формы 6-НДФЛ в отношении вида дохода «Суммы отпускных выплат».

ПРИМЕР

Операцию по выплате работнику 27.06.2016 отпускных нужно отразить в разделе 2 формы 6-НДФЛ за полугодие, составляемого на отчетную дату 30.06.2016, следующим образом:

• по строке 100 указывают дату 27.06.2016;
• по строке 110 — 27.06.2016;
• по строке 120 — 30.06.2016;
• по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.

Отражение в 6-НДФЛ доплат в связи с уточнением среднего заработка

Оплату отпуска производят не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Расчет среднего заработка для оплаты ежегодного отпуска (ст. 139 ТК РФ) производится исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя зарплата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).

Вместе с тем в приведенном примере дата окончания расчетного периода для исчисления среднего заработка для оплаты ежегодного отпуска (30.06.2016) наступила уже после срока оплаты отпуска. В связи с чем после окончания календарного месяца средний заработок пересчитывают, а работнику в ближайший день выплаты зарплаты производят соответствующую доплату.

ПРИМЕР (продолжение)

После окончания календарного месяца в связи с пересчетом среднего заработка работнику в ближайший день выплаты зарплаты (08.07.2016) произведена соответствующая доплата отпускных. Так как эта выплата фактически произведена уже в июле 2016 г., то отражать ее нужно будет в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 г. (на 30 сентября) следующим образом:

• по строке 100 указывают дату 08.07.2016;
• по строке 110 — 08.07.2016;
• по строке 120 — 01.08.2016 (с учетом п. 7 ст. 6.1 НК РФ);
• по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.

Единовременная выплата к отпуску в 6-НДФЛ

Положением об оплате труда организации может быть предусмотрена единовременная выплата к ежегодному отпуску. Данная выплата не является материальной помощью (социальной выплатой), а представляет собой, по сути, поощрительную (стимулирующую) выплату, которая начисляется и выплачивается одновременно с отпускными выплатами и в полном объеме облагается НДФЛ.

Статья 129 Трудового кодекса определяет стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) как один из элементов заработной платы (оплаты труда работника).

В целях исчисления НДФЛ в отношении дохода в виде оплаты труда предусмотрено специальное положение (п. 2 ст. 223 НК РФ), согласно которому датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). При этом под доходом в виде оплаты труда понимается непосредственно вознаграждение за выполненные трудовые обязанности (письмо Минфина России от 12.11.2007 № 03-04-06-01/383).

В связи с этим дата фактического получения дохода в виде стимулирующей выплаты должна определяться как день выплаты этого дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Указанная позиция подтверждена Минфином России (письмо Минфина России от 27.03.2015 № 03-04-07/17028).

Отсюда можно сделать вывод, что единовременная выплата к отпуску, носящая стимулирующий, поощрительный характер, в целях главы 23 Налогового кодекса не может быть отнесена к виду дохода с кодом 2000 «Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним категориям физических лиц (кроме выплат по договорам гражданско-правового характера)».

Какого-либо особого порядка исчисления, удержания и уплаты НДФЛ, а также отдельного кода для такого вида дохода, как единовременная выплата к ежегодному отпуску, предусмотренная Положением об оплате труда, нет. По мнению автора, рассматриваемая единовременная выплата может быть отнесена к иным доходам по коду дохода 4800.

В связи с тем, что положениями главы 23 Налогового кодекса установлены различные сроки перечисления налога с доходов в виде отпускных выплат и в виде поощрительных (стимулирующих) выплат, отнесение данной единовременной выплаты к виду дохода «Суммы отпускных выплат» может повлечь некорректное заполнение строки 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. При этом в разделе 2 формы 6-НДФЛ применительно к такому доходу отражают следующие даты:

• по строке 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» указывают день выплаты (перечисления) единовременной выплаты к отпуску (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);
• по строке 110 раздела 2 «Дата удержания налога» — ту же дату, что и в строке 100, то есть дату выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ);
• по строке 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» — день, следующий за датой выплаты рассматриваемого дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Важно!

Не надо путать фактическую дату уплаты и срок уплаты НДФЛ. Исходя из положений абзаца второго пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226 Налогового кодекса правомерным является перечисление удержанного НДФЛ как в день выплаты дохода в виде отпускных, так и в любой последующий день текущего месяца (включая последнее число месяца, в котором выплачены отпускные).

Расчет 6-НДФЛ – обязательная отчетная форма, которую ежеквартально в ИФНС сдают налоговые агенты, выплачивавшие доходы физлицам. В ней отражаются также показатели сумм отпускных и больничных и НДФЛ по ним. Как правильно отразить в 6-НДФЛ отпускные и больничные –расскажем в этой статье.

Даты получения дохода и удержания НДФЛ

В отличие от зарплаты, днем фактического получения дохода для которой считается последнее число месяца, днем получения дохода для отпускных (в т.ч. компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) и больничных считается та дата, которой их перечислили на счет работника в банке, либо выплатили наличными (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Отпускные работодатель должен выплатить сотруднику за 3 рабочих дня до отпуска. Что касается больничных пособий, то работодатель начисляет их на основании больничного листа в 10 -дневный срок, выплачивая в ближайший «зарплатный» день.

Удержать «отпускной» и «больничный» НДФЛ, как и налог с прочих доходов, нужно в день их выплаты, а перечислить в бюджет не позже последней даты месяца выплаты работнику, учитывая перенос на ближайший рабочий день при совпадении с выходными и праздничными датами (п. 6 ст. 226 НК РФ). Напомним, что для налога, удержанного с зарплаты и компенсации за отпуск, срок перечисления – следующий день после выплаты дохода.

Эти особенности отражения дат, общие для больничных и отпускных, нужно учитывать при заполнении раздела 2 расчета 6-НДФЛ.

Особенности отражения отпускных в 6-НДФЛ

Заполняя Раздел 1 формы 6-НДФЛ, суммы отпускных показывают совокупно с другими доходами физлиц. А вот в Разделе 2 отпускные следует отражать отдельно от доходов, имеющих иные сроки уплаты НДФЛ в бюджет. Кроме того, отдельно друг от друга отражаются и отпускные, выплаченные разными датами.

Например, организация в апреле 2018 г. выплатила сотрудникам:

• 5 числа зарплату за март — 100000 руб., в т.ч.НДФЛ 13000 руб.,
• отпускные двоим сотрудникам: 12 апреля — 10000 руб. (НДФЛ 1300 руб.), 26 апреля – 8000 руб. (НДФЛ 1040 руб.).

Вот как эти суммы распределятся в 6-НДФЛ за полугодие:

Как отразить в 6-НДФЛ «переходящие» отпускные

Ситуации с так называемыми «переходящими» отпускными возникают, когда отпуск начинается в одном месяце, а закачивается в другом, либо когда оплата отпускных происходит в конце одного месяца, а сам отпуск начинается в следующем.

Такой «переходящий» отпуск в 6-НДФЛ никаких особенностей отражения не имеет, поскольку здесь учитываются даты выплаты отпускных, удержания и перечисления налога, исходя из которых, по общим правилам заполняется расчет.

Например, работник получил отпускные 28 марта, а 2 апреля ушел в отпуск. Выплата отпускных, удержание и перечисление НДФЛ будут отражены в 6-НДФЛ 1 квартала, т.к. налог удержан сразу — 28 марта, а срок его перечисления – 31 марта.

Перерасчет отпускных: 6-НДФЛ

Нередко на практике возникают ситуации, когда выплаченные в предыдущем периоде отпускные приходится пересчитывать по различным причинам, причем как в большую сторону, так и в меньшую. Как в этом случае отражать отпускные в 6-НДФЛ:

• Если перерасчет привел к уменьшению суммы отпускных, нужно внести исправления в ранее представленный 6-НДФЛ в части начисленного и полученного дохода и налога с него (строки 020, 040, 130). В отчете периода, в котором произведен перерасчет, это отразится на сумме удержанного налога по строкам 070 и 140, а если излишне удержанный НДФЛ не был зачтен в счет будущих выплат, а возвращен физлицу, его отражают по строке 090.
• Если при перерасчете сумма отпускных увеличилась, «уточненку» за прошлый период сдавать не придется. Достаточно отразить суммы доначислений отпускных и налога по строкам 020, 040, 070, 130, 140 расчета 6-НДФЛ периода, в котором произведен пересчет. Произведенная доплата работнику будет доходом месяца, в котором она выплачена.

Отражаем больничные в 6-НДФЛ

НДФЛ облагаются все видыбольничных пособий. Исключение — пособие по беременности и родам, которое не нужно отражать в 6-НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Как и отпуска, больничные включаются в общие суммы дохода и налога раздела 1, а в разделе 2 отражаются отдельными строками, в зависимости от сроков уплаты НДФЛ.

Работник может принести больничный лист в одном периоде, а получить пособие уже в другом. В расчет 6-НДФЛ такой больничный включается по дате его выплаты работнику.

Например, работодатель получил больничный листок от работника 26 марта. Выплатили пособие работнику вместе с ближайшей зарплатой – 5 апреля. Тем же днем удержан налог, а срок уплаты в бюджет — последний день апреля. Очевидно, что отразить этот больничный следует в разделе 2 6-НДФЛ не за 1 квартал, а за полугодие.

6-НДФЛ с примером больничного и отпуска

Компания в апреле выплатила 4 сотрудникам:

• 05.04.2018 зарплату марта – 100 000 руб. (НДФЛ 13000 руб.),
• 05.04.2018 больничный – 5000 руб. (НДФЛ 650 руб.),
• 05.04.2018 отпускные – 10000 руб. (НДФЛ 1300 руб.),
• 26.04.2018 отпускные – 12000 руб. (НДФЛ 1560 руб.)

В 6-НДФЛ полугодия эти суммы будут показаны совокупно по соответствующим строкам раздела 1, а в разделе 2 отразятся по строкам 100-140 следующим образом:

• зарплата – отдельно от остальных выплат,
• выплаченные 05.04.2018 больничный и отпускные – вместе, поскольку сроки их выплаты, удержания, перечисления налога совпадают,
• отпускные от 26.04.2018 – отдельно от остальных выплат.