Определение

Счет 71 является одним из наиболее широко используемых в осуществлении бухгалтерской записи операций. Котировки счета 71, который называется «Расчеты с подотчетными лицами» или «Исчисление подотчетных сумм», применяют для того, чтобы отразить данные по средствам, которые выданы из кассы и получены работником хозяйствующего субъекта.

Задачи выдачи денег в подотчет сотруднику следующие:

• осуществление хозяйственно-операционных мероприятий;
• проведение мелкооптовых покупок товаров;
• обеспечение командировочных и представительских расходов.

В большинстве случаев необходимость выдачи финансовых средств возникает при выполнении сотрудником поставленных руководством задач, для осуществления непосредственной деятельности организации.

Особенность сути счета 71 состоит в том, что выданная сумма не переходит в собственность подотчетного лица, имеют строго целевое назначение.

То есть работник предприятия имеет право тратить деньги только на цели, которые поставил руководитель, а также если они являются производственной необходимостью. Если возникает остаток полученной в подотчет суммы, его возвращают в кассу.

Важным моментом является соблюдение кассовой дисциплины относительно операционной наличности. После полного выполнения сотрудником поставленной задачи, необходимо предоставить полный отчет по поводу расхода полученных средств в течение трех рабочих дней.

В противном случае, если по каким-либо причинам нарушены сроки сдачи или отчет вообще не предоставлен, подобные суммы расцениваются современный Налоговым кодексом РФ в качестве дохода физического лица и подлежат налогообложению в совокупности с другими доходами работника в соответствии со ст. 137 ТК РФ. Удержание не использованных и не возвращенных средств производится на основании ст. 138 ТК РФ после подачи им письменного заявления и в пределах до 20% заработной платы.

Современная нормативная база России не регламентирует срок выдачи подотчетных средств, эти моменты оговариваются внутренними документами организации. В качестве подотчетных сумм деньги могут быть выданы исключительно сотрудникам предприятия.

Характеристика

Информационное содержание счета определяет данный счет как регистр материального учета денежных средств. Приказ «Об учетной политике предприятия» регламентирует особенности ведения счета 71 – по активной или пассивной стороне.

1. Сальдо кредитовое. Эпизодичное использование подотчета небольшого объема на предприятиях со скромными оборотами позволяет оплачивать расходы после их свершения.
2. Сальдо дебетовое. Руководство избирает политику предварительной выдачи денег. Авансирование — наиболее удобный вариант для предприятий, где практикуются частые, длительные командировки или постоянные масштабные закупки за наличный расчет.

По каждому подотчетнику на предприятии ведут развернутый аналитический учет в разрезе 71 счета. Если аналитический учет фиксирует конкретные обороты по каждому отдельному сотруднику, то благодаря синтетическому учету отражается общая сумма оборотов, остатки, характеризующие взаимоотношения между персоналом и организацией в области расходов производственного характера.

Кассовая дисциплина заключается в следующем:

1. Командированные сотрудники отчитываются в день приезда, если это произошло в рабочее время. В других ситуациях для отчета законодательство отводит три рабочих дня – Указание Центрального Банка РФ №3210 от 11 марта 2014 года в пункте 6.3.
2. Штатный персонал, находящийся на рабочем месте постоянно, должен отчитаться с момента получения денег по расходному ордеру из кассы или поступлению средств на карту.

Проводки

Активно-пассивный счет 71 корреспондируется с определенным перечнем счетов, отражающих операции, присущие данной части деятельности фирмы. В первую очередь, это счета по учету наличных (50 «Касса») и безналичных (51 «Банк»), а также материальный учет по товарам, услугам, производству — 08, 10, 20, 26, 41, 44. Корреспонденция по любым учетным мероприятиям отражается в основном реестре – Журнале бухгалтерских операций, который имеет следующую форму:

№	Операция	Дт	Кт	Сумма	Документ
1	Деньги выданы из кассы	71	60		РКО, кассовая книга
2	Зачислено на карту с расчетного счета	71	51		Платежное поручение, выписка
3	Перечисление средств для подотчета на корпоративную карточку	71	55		Выписки со спец. счетов
4	Проведен отчет по приобретению ОС	08	71		Акт приема-передачи
5	Проведен отчет по приобретению товаров и ТМЦ	10	71		Товарная или товарно-транспортная накладная, приемный акт
6	Проведен отчет по затратам на производственные цели	20, 23, 44	71		Авансовый отчет – АО
7	Проводится отчет по товарам для дальнейшей реализации	41	71		Товарная накладная, АО
8	Остаток подотчета вносится в кассу	71	50		ПКО, кассовая книга
9	Начисление задолженности по невозвратам денег в срок от подотчетных лиц	73	71		АО

Расчеты с сотрудниками проводятся следующим образом.

• сумма задолженности работников перед предприятием;
• сумма задолженности компании перед персоналом;
• выводятся обороты по дебетовой и кредитовой сторонам;
• выводится развернутый остаток на день окончания отчетного периода.

Анализ счета № 71 на ООО «Газлайн»

На предприятии ООО «Газлайн» ежедневно совершаются операции по расчетам с подотчетными лицами, которые отражаются на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицами».

Рассмотрим основные проводки по счету № 71 на предприятии ООО «Газлайн», которые представлены в таблице 4.

Таблица 4 — Основные проводки по счету № 71 на предприятии ООО «Газлайн

№ п/п	Дата	Документ		Проводка	Сумма
		РО № 20	Выдано Ошмарину В.Л. на приобре6тение материалов и ГСМ	Д 71 К 50	15 000
		Ав.отчет Ошмарина В.Л.	Списано на материалы	Д 10 К 71	5831,10
			Расчеты с поставщиками и подрядчиками	Д 60 К 71	582,23
			Списано на производство	Д 20 К 71	184,76
		ПО № 178	Возврат подотчета от Пичкалева Д.И.	Д 50 К 71	8000,00

Из таблицы 4 видно, что подотчетные суммы списываются с кредита счета 71 в дебет счета 10 (на материалы), в дебет счета 60 (на расчеты с поставщиками и подрядчиками), в дебет счета 20 (на основное производство).

Рассмотрим более детально учет подотчетных сумм на примере работника Пичкалева Д.И.:

• 14.01.09 г. по РО № 15 выдано Пичкалеву Д.И. из кассы 20 000 руб. на приобретение ГСМ и материалов. Бухгалтером предприятия отражена проводка Д 71 К 50
• 16.01.09 г. по РО № 16 выдано Пичкалеву Д.И. из кассы 30 000 руб. на приобретение ГСМ и материалов. Бухгалтером предприятия отражена проводка Д 71 К 50
• 03.02.09 г. по РО № 44 выдано Пичкалеву Д.И. из кассы 1137,26 руб. на приобретение ГСМ. Бухгалтером предприятия отражена проводка Д 71 К 50
• 06.04.09 г. по ПО № 178 возвращено в кассу предприятия 8000 руб.
• 07.10.09 г. по РО № 317 выдано Пичкалеву Д.И. из кассы 20 000 руб. на приобретение материалов. Бухгалтером предприятия отражена проводка Д 71 К 50
• 15.10.09 г. Пичкалевым Д.И. в бухгалтерию предприятия предъявлен Авансовый отчет на сумму 12734,44 руб. Бухгалтером предприятия проведена проводка Д10 К 71 (списано на материалы) на сумму 10234,44 руб. и Д20 К71 (списано на производство) на сумму 2500 руб.
• 21.10.09 г. Пичкалевым Д.И. в бухгалтерию предприятия предъявлен Авансовый отчет на сумму 7604,30 руб. Бухгалтером предприятия проведена проводка Д10 К 71 (списано на производство) на сумму 7604,30 руб.
• 26.10.09 г. по РО № 636 Пичкалеву Д.И. выдано из кассы 20 000 руб. на приобретение материалов. Бухгалтером предприятия отражена проводка Д 71 К 50
• 30.10.09 г. Пичкалевым Д.И. в бухгалтерию предприятия предъявлен Авансовый отчет на сумму 15821,87 руб. Бухгалтером предприятия проведена проводка Д10 К 71 (списано на материалы) на сумму 15821,87 руб.
• 04.11.09 г. Пичкалевым Д.И. в бухгалтерию предприятия предъявлен Авансовый отчет на сумму 8 340,69 руб. Бухгалтером предприятия проведена проводка Д10 К 71 (списано на материалы) на сумму 8340,69 руб.
• 09.11.09 г. Пичкалевым Д.И. в бухгалтерию предприятия предъявлен Авансовый отчет на сумму 13527,82 руб. Бухгалтером предприятия проведена проводка Д10 К 71 (списано на материалы) на сумму 11606,60 руб. и Д20 К71 (списано на производство) на сумму 1921,22 руб.
• 11.11.09 г. по РО № 658 Пичкалеву Д.И. выдано из кассы 20 000 руб. на приобретение материалов. Бухгалтером предприятия отражена проводка Д 71 К 50
• 12.11.09 г. Пичкалевым Д.И. в бухгалтерию предприятия предъявлен Авансовый отчет на сумму 3173,39 руб. Бухгалтером предприятия проведена проводка Д10 К 71 (списано на материалы) на сумму 11803,39 руб. и Д20 К71 (списано на производство) на сумму 1370,00 руб.
• 19.11.09 г. Пичкалевым Д.И. в бухгалтерию предприятия предъявлен Авансовый отчет на сумму 3970,86 руб. Бухгалтером предприятия проведена проводка Д10 К 71 (списано на материалы) на сумму 3970,86.
• 23.11.09 г. по РО № 677 Пичкалеву Д.И. выдано из кассы 30 000 руб. на приобретение материалов. Бухгалтером предприятия отражена проводка Д 71 К 50
• 30.11.09 г. Пичкалевым Д.И. в бухгалтерию предприятия предъявлен Авансовый отчет на сумму 6649,75 руб. Бухгалтером предприятия проведена проводка Д10 К 71 (списано на материалы) на сумму 6649,75.
• 09.12.09 г. Пичкалевым Д.И. в бухгалтерию предприятия предъявлен Авансовый отчет на сумму 4154,20 руб. Бухгалтером предприятия проведена проводка Д10 К 71 (списано на материалы) на сумму 4154,20.
• 16.12.09 г. по РО № 710 Пичкалеву Д.И. выдано из кассы 50 000 руб. для расчетов с поставщиками. Бухгалтером предприятия отражена проводка Д 71 К 50
• 23.12.09 г. Пичкалевым Д.И. в бухгалтерию предприятия предъявлен Авансовый отчет на сумму 1399,80 руб. Бухгалтером предприятия проведена проводка Д10 К 71 (списано на материалы) на сумму 1399,80.
• 28.12.09 г. по РО № 721 Пичкалеву Д.И. выдано из кассы 40 000 руб. для расчетов с поставщиками. Бухгалтером предприятия отражена проводка Д 71 К 50
• 29.12.09 г. Пичкалевым Д.И. в бухгалтерию предприятия предъявлен Авансовый отчет на сумму 2878,72 руб. Бухгалтером предприятия проведена проводка Д10 К 71 (списано на материалы) на сумму 2878,72.
• 29.12.09 г. Пичкалевым Д.И. в бухгалтерию предприятия предъявлен Авансовый отчет на сумму 23580,28 руб. Бухгалтером предприятия проведена проводка Д60 К 71 (списано на расчеты с поставщиками) на сумму 23580,28.

Итого на конец 2009 года Пичкалев Д.И. остался должен в кассу предприятия 66 349,24 руб.

По предприятию в целом на конец 2009 года не сданы авансовые отчеты на сумму 1 377 328,26 руб. Задолженность предприятия перед подотчетными лицами составила 17 577,20 руб. Таким образом, предприятие нарушает п.1.1. Порядка ведения кассовых операций в РФ, так как лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы подотчет, выдаются новые авансы. На основании вышеизложенного, можно дать рекомендации об усилении мер внутреннего контроля за выдачей подотчетных сумм на приобретение товарно-материальных ценностей, не выдавать из кассы предприятия денежные средства до тех пор, пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданный аванс.

Посмотрим структуру кредитового оборота счета № 71 за 2009 год на рисунке № 4.

Рисунок 4 — Структура кредитового оборота счета № 71 за 2009 год.

В 2009 году основная часть (60%) выданных денежных средств под отчет была возвращена в кассу предприятия. 24% подотчетных сумм было потрачено на материалы и выплату доходов учредителю, а оставшиеся 16% подотчетных сумм были израсходованы на оплату материалов поставщикам, основное производство и покупные изделия.